醫(yī)院檔案管理的重要作用

殷航

【摘要】隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作的重要性日益凸顯。檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)為檔案管理在社會(huì)各項(xiàng)工作中的發(fā)揮作用提供了條件。醫(yī)院作為特殊的社會(huì)組織，檔案管理顯得尤為重要。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;重要作用;研究

一、醫(yī)院檔案管理涵蓋的內(nèi)容

與普通社會(huì)組織相比，醫(yī)院的檔案涵蓋的內(nèi)容更復(fù)雜，管理難度更大。醫(yī)院檔案一般分為文書檔案、人事檔案、科技檔案、病歷檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案六大類。

（一）醫(yī)院的文書檔案。醫(yī)院的文書檔案主要包括黨群檔案、行政檔案和業(yè)務(wù)檔案。黨群檔案主要指黨務(wù)工作檔案、共青團(tuán)工作檔案、工會(huì)工作檔案及其他群團(tuán)工作檔案。其中涵蓋了上級(jí)部門下發(fā)的各種相關(guān)文件、醫(yī)院黨組織的各種相關(guān)文件、共青團(tuán)和工會(huì)等群團(tuán)組織的相關(guān)文件等。行政檔案主要指各項(xiàng)規(guī)章制度、各事項(xiàng)的決策文件、各種通知通告等等。業(yè)務(wù)檔案包括業(yè)務(wù)合同、客戶來往函件等。

（二）醫(yī)院的人事檔案。醫(yī)院的人事檔案是指醫(yī)院職工、人事安排和職工獎(jiǎng)懲等人事相關(guān)的檔案。醫(yī)院職工的各項(xiàng)材料和手續(xù)，如合同、入職表、任職情況、個(gè)人資料等個(gè)人信息都屬于人事檔案的范疇。人事檔案還包括職工的獎(jiǎng)懲信息，如考勤情況、個(gè)人獲獎(jiǎng)等信息。

（三）醫(yī)院的科技檔案。醫(yī)院的科技檔案一般涵蓋兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是科研檔案，二是基建檔案?？蒲袡n案是指醫(yī)院的科研情況，如醫(yī)療方法的研究檔案、科研教學(xué)技術(shù)的檔案等等?？蒲袑?shí)力是醫(yī)院綜合實(shí)力的重要組成部分，相關(guān)檔案的管理工作也十分重要?；n案是醫(yī)院建設(shè)和設(shè)備購(gòu)置等方面的檔案，其中有醫(yī)院建筑設(shè)計(jì)圖和施工圖、設(shè)備信息和相關(guān)的購(gòu)置合同等重要信息。

（四）醫(yī)院的病歷檔案。醫(yī)院的病歷檔案是指醫(yī)院對(duì)病人進(jìn)行治療及病人身體情況的檔案記錄。這其中有病人入院的檢查情況、醫(yī)生的診斷書和治療方法、病人的用藥情況和恢復(fù)情況、手術(shù)前的家屬簽字等等。病歷檔案是整個(gè)治療過程的記錄，既可以通過對(duì)醫(yī)療過程記錄來避免一些醫(yī)療糾紛，也可以通過比較成功的案例分析進(jìn)行醫(yī)療科研和教學(xué)。

（五）醫(yī)院的聲像檔案。聲像檔案主要是指照片、膠片、錄音和影像檔案。聲像檔案可以更加真實(shí)具體地進(jìn)行記錄。聲像檔案涵蓋的內(nèi)容比較復(fù)雜，可以是醫(yī)院重大活動(dòng)事項(xiàng)的錄像檔案，也可以是醫(yī)療過程的錄像檔案。主要是由于其特定的性質(zhì)而劃歸一類以便于管理。

（六）醫(yī)院的實(shí)物檔案。醫(yī)院的實(shí)物檔案也是一個(gè)比較特殊的檔案種類，主要是指醫(yī)院在發(fā)展過程中形成的證書、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌等實(shí)物，記錄了醫(yī)院的發(fā)展和進(jìn)步，是醫(yī)院歷史的見證。實(shí)物檔案是醫(yī)院文化的一個(gè)重要組成部分。

二、醫(yī)院檔案管理的重要作用

醫(yī)院檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)各有不同，但是檔案管理的重要作用不是割裂開實(shí)現(xiàn)的，而是所有檔案統(tǒng)籌到一起發(fā)揮的作用。

（一）加強(qiáng)檔案管理有助于樹立醫(yī)院品牌和文化。醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院創(chuàng)立和發(fā)展的歷史，是醫(yī)院文化形成的搖籃，也是醫(yī)院樹立品牌的最可靠證據(jù)。檔案記錄了無數(shù)仁人志士為醫(yī)院的發(fā)展嘔心瀝血的事跡。檔案也記錄了醫(yī)院的建設(shè)從無到有、從小到大的全過程。醫(yī)院每個(gè)科室的創(chuàng)立和發(fā)展都離開一批又一批優(yōu)秀的院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)生、護(hù)士、職工等的貢獻(xiàn)，檔案記錄每個(gè)人的貢獻(xiàn)。檔案記錄了醫(yī)院創(chuàng)立的初心和使命，是醫(yī)院文化傳承的最重要載體。檔案記錄的治療成功案例、科研突破成果、醫(yī)師個(gè)人榮譽(yù)也是醫(yī)院樹立品牌的重要素材。加強(qiáng)檔案管理有助于樹立醫(yī)院品牌和文化。

（二）加強(qiáng)檔案管理有助于提升醫(yī)院管理效率。醫(yī)院檔案管理既是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，又可以有效促進(jìn)醫(yī)院管理效率的提升。檔案管理工作涉及醫(yī)院工作的方方面面。醫(yī)院的改建需要查閱檔案中的工程設(shè)計(jì)圖紙和施工圖紙，醫(yī)院購(gòu)置設(shè)備需要現(xiàn)有設(shè)備的具體數(shù)據(jù)和使用程度，醫(yī)院人事安排需要進(jìn)行高效的人力資源管理，這些都離不開檔案管理工作的支持。加強(qiáng)檔案管理可以有效提高醫(yī)院的管理效率。

（三）加強(qiáng)檔案管理有助于醫(yī)療、科研和教學(xué)發(fā)展。在醫(yī)院的運(yùn)行過程中，會(huì)形成各種檔案，醫(yī)療護(hù)理、預(yù)防保健、科研教學(xué)、藥物管理等等，這些檔案是醫(yī)院管理的重要條件，也可以為醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療、科研、教學(xué)提供信息服務(wù)。醫(yī)院檔案可以通過對(duì)醫(yī)療實(shí)踐的記錄為后續(xù)的相似情況提供解決方案，也通過以往的醫(yī)療實(shí)踐找出醫(yī)療工作中尚需改進(jìn)的地方。醫(yī)院檔案通過對(duì)醫(yī)療方案的記錄和藥物使用的記錄也可以給醫(yī)療科研提供幫助。同時(shí)醫(yī)院檔案的記錄可以為醫(yī)療教學(xué)提供良好的素材。

（四）加強(qiáng)檔案管理可以監(jiān)督和還原醫(yī)療全過程。目前我國(guó)醫(yī)患關(guān)系比較緊張，時(shí)有無良患者在醫(yī)院滋事。醫(yī)院通過病歷檔案可以記錄一個(gè)病人從入院、檢查、制定醫(yī)療方案、采取醫(yī)療措施、觀察恢復(fù)情況、出院等整個(gè)過程。通過這些記錄可以看出醫(yī)生在治療中的操作有無不當(dāng)，病人在治療過程中是否配合。這就為出現(xiàn)醫(yī)療糾紛時(shí)，提供了直接的證據(jù)，可以幫助還原事情的真相，使醫(yī)院避免無良醫(yī)鬧的影響。

三、如何發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的重要作用

要發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用，必須加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理。在注重保密性的前提下，通過信息化技術(shù)的使用，最大化挖掘醫(yī)院檔案的作用。

（一）注重保密，引入信息化技術(shù)統(tǒng)一管理。醫(yī)院檔案中有很多是醫(yī)院無法向外界透露的，如病歷檔案屬于病人的個(gè)人隱私，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候一定要注重保密。醫(yī)院檔案管理要引入信息化技術(shù)，將檔案進(jìn)行電子化統(tǒng)一處理，一方面有利于信息的管理、查閱和使用;另一方面更方便對(duì)信息進(jìn)行分析和處理。通過電子檔案的處理，完全可以在病歷中抹去病人的個(gè)人信息，僅僅顯示醫(yī)療過程中的檢查情況、醫(yī)療方案、用藥情況、恢復(fù)情況等等。這就做到了在注重保密的前提下挖掘檔案的作用。

（二）權(quán)限分離，規(guī)范檔案管理制度。檔案的管理工作主要包括檔案信息的錄入、存放、查閱、提取、處理等等。醫(yī)院的檔案很復(fù)雜，在構(gòu)建檔案信息化系統(tǒng)時(shí)必須要分門別類，規(guī)范檔案管理制度。首先是錄入要準(zhǔn)確，各部門要安排專人負(fù)責(zé)錄入和校對(duì)相關(guān)檔案信息。其次是存放，要設(shè)立專門的檔案管理室并配備專門的檔案存儲(chǔ)和管理設(shè)備。再次是查閱，檔案的查閱要實(shí)現(xiàn)權(quán)限分級(jí)，明確各個(gè)職級(jí)可以查詢的檔案范圍。最后是提取和處理，要完善檔案提取的程序，保證檔案提取和歸還過程中不會(huì)出現(xiàn)泄密。要設(shè)立專門的檔案分析處理人員，對(duì)于因用來科研和教學(xué)等需要公開的檔案，要進(jìn)行嚴(yán)格處理。要在最好保密工作的前提下，不斷創(chuàng)新方式方法發(fā)揮檔案管理的重要作用。

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