婦幼保健院檔案規(guī)范化管理研究

劉曉菁

【摘要】本文從檔案管理制度的完善度不足、資料收集效率較為低下、檔案管理內(nèi)容劃分的明確度不足、相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平不足、檔案管理方法落后、信息化建設(shè)不足等方面，對(duì)婦幼保健院檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了說(shuō)明，并闡述了婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理的幾方面開展措施，以期為促進(jìn)婦幼保健院檔案管理方面的更好發(fā)展提供參考。

【關(guān)鍵詞】婦幼保健院;檔案管理;規(guī)范化

婦幼保健院作為我國(guó)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)之中極為重要的一部分，其肩負(fù)著對(duì)婦女及兒童的身心健康良好保障的重要責(zé)任，而檔案恰恰是更好開展保障工作的重要依據(jù)，且在當(dāng)今的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件之下，競(jìng)爭(zhēng)壓力的逐漸增大，婦幼保健院若想提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力，檔案的規(guī)范化管理具有重要意義，其已經(jīng)成為當(dāng)今發(fā)展之中不可忽視的問(wèn)題。

一、婦幼保健院檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理制度的完善度不足，資料收集效率較為低下。在我國(guó)的不斷發(fā)展之中，婦幼保健院各項(xiàng)管理工作也隨之得到了發(fā)展，其雖然已經(jīng)對(duì)檔案管理方面提升了重視，但在檔案管理制度方面仍舊未能達(dá)到完善，致使整體工作開展缺乏規(guī)范性，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效管理。2.檔案管理內(nèi)容劃分的明確度不足，相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平不足。就婦幼保健院檔案管理而言，其工作開展的內(nèi)容會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展發(fā)生變化，而在實(shí)際的管理之中，往往工作內(nèi)容未能依據(jù)發(fā)展而更新，自然也就缺乏與當(dāng)今檔案管理相適應(yīng)的管理體系，致使整體的工作質(zhì)量及效率較差。3.檔案管理方法落后，信息化建設(shè)不足。此方面的問(wèn)題主要體現(xiàn)在檔案信息化及檔案管理信息化不足方面，致使檔案管理工作較為繁瑣，難以規(guī)范性的開展，在管理效率方面也較低，對(duì)婦幼保健院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成了一定的阻礙。

二、婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理措施

（一）健全檔案管理制度，促進(jìn)管理規(guī)范化開展。在婦幼保健院檔案管理工作的開展之中，包含檔案的收集、整理、錄入、歸檔等在內(nèi)的一系列工作的開展都需要相應(yīng)的檔案管理制度作為支撐，方能夠確保每一環(huán)節(jié)工作的有序及規(guī)范的展開，且在規(guī)范化檔案管理制度制定的這一過(guò)程之中，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案管理工作整體的進(jìn)一步強(qiáng)化，這對(duì)于婦幼保健院整體的發(fā)展而言極為有利。因此，在婦幼保健院當(dāng)前階段檔案管理方面的建設(shè)之中，相關(guān)管理部門應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)、婦幼保健院檔案管理的基本要求及檔案管理實(shí)際工作開展的情況等方面進(jìn)行綜合的分析及考量，而后以此為依據(jù)，建立起具有較高的統(tǒng)一性、完善性及規(guī)范性的管理制度，使之成為婦幼保健院檔案管理工作開展的約束力，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案治療實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的有效提升。此外，就婦幼保健院之中的檔案而言，許多檔案本身具有不可復(fù)制的特性，若其一旦發(fā)生丟失或損壞，則都會(huì)對(duì)相關(guān)工作的開展造成極為嚴(yán)重的影響，此時(shí)便需做好檔案保存、利用、工作保密、收集、整理、歸納及銷毀等方面制度的建立及健全工作，同時(shí)應(yīng)建立起針對(duì)相關(guān)檔案工作人員的工作責(zé)任及獎(jiǎng)懲制度，其中應(yīng)包含檔案的歸檔范圍、整理要求、責(zé)任履行、獎(jiǎng)勵(lì)及懲罰等多方面的內(nèi)容，以此來(lái)促使婦幼保健院檔案管理的相關(guān)科室，能夠?qū)n案文件材料從收集開始，到最終的保存、銷毀及取用的各個(gè)環(huán)節(jié)管理工作的開展，都能夠有據(jù)可依，促使檔案管理工作整體的規(guī)范性得到有效的提升。

（二）加強(qiáng)宣傳及人員培訓(xùn)力度，提升檔案利用價(jià)值及管理規(guī)范性。若想切實(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理，則首先應(yīng)從人員入手，尤其是婦幼保健院的領(lǐng)導(dǎo)層人員，應(yīng)在思想上提升其對(duì)檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)知，進(jìn)而使之能夠充分地給予人力、物力及財(cái)力方面的支持，以此來(lái)形成強(qiáng)大的規(guī)范化檔案管理建設(shè)推動(dòng)力。除領(lǐng)導(dǎo)層人員外，對(duì)于檔案管理工作人員也應(yīng)提升重視，在當(dāng)前階段的發(fā)展之中，檔案管理方面的理念、知識(shí)、技巧及方式方法已經(jīng)得到了創(chuàng)新性的發(fā)展，此時(shí)若想確保檔案規(guī)范化管理工作的落實(shí)效果，針對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)極為重要。由此可知，在婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理之中，于人員方面，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)工作，以便于提升檔案管理的規(guī)范性及檔案資料本身的利用價(jià)值。1.應(yīng)針對(duì)婦幼保健院的領(lǐng)導(dǎo)人員的思想加以強(qiáng)化，真正做到對(duì)檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)到位、組織到位及措施到位，并使之能夠在全院的整體決策及規(guī)劃之中，將檔案的規(guī)范化管理納入其中，并將之作為年度考核及評(píng)價(jià)的參考依據(jù)。2.在領(lǐng)導(dǎo)層人員提升對(duì)婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理認(rèn)知之后，其組織人員在婦幼保健院內(nèi)部加大宣傳工作，提升院內(nèi)全體人員對(duì)此方面的認(rèn)知，進(jìn)而能夠在實(shí)際檔案管理工作的開展之中給予相應(yīng)的支持與配合，提升整體管理的規(guī)范性。3.應(yīng)針對(duì)婦幼保健院檔案管理的實(shí)際開展情況，從思想、職業(yè)道德、責(zé)任、知識(shí)、技術(shù)技能等方面，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員綜合能力及素質(zhì)的不斷提升，使之時(shí)刻都能夠?qū)n案管理方面的需求加以滿足。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提升管理的效率性及規(guī)范性。在當(dāng)前階段的發(fā)展之中，信息技術(shù)早已在各個(gè)領(lǐng)域之中得到了極為廣泛的應(yīng)用，促使社會(huì)整體都在加強(qiáng)信息化建設(shè)，此時(shí)婦幼保健院檔案管理信息化建設(shè)的程度，不僅僅關(guān)系到檔案管理的成效，其還會(huì)對(duì)婦幼保健院整體的競(jìng)爭(zhēng)力產(chǎn)生巨大影響，此時(shí)若想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的效率性及規(guī)范性方面的有效提升，則應(yīng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)予以強(qiáng)化，其主要體現(xiàn)在以下1.應(yīng)加大資金方面的投入，參照我國(guó)相關(guān)領(lǐng)域之內(nèi)的檔案信息管理情況，配置能夠良好適用于婦幼保健院檔案信息管理現(xiàn)代的軟件及硬件設(shè)備，推動(dòng)?jì)D幼保健院檔案信息系統(tǒng)方面的規(guī)范化建設(shè)，其中主要包括復(fù)印機(jī)、電腦、檔案專用柜、打印機(jī)等等。2.應(yīng)強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)，將所有的資料都在計(jì)算機(jī)內(nèi)錄入，并依據(jù)資料的重要性將之分別進(jìn)行存儲(chǔ)、備份及加密，并依照支部書記帶頭、辦公室主任進(jìn)行分管、檔案室展開具體負(fù)責(zé)及落實(shí)、院內(nèi)各個(gè)科室協(xié)助配合這一體系，構(gòu)建出相應(yīng)的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，并對(duì)各個(gè)管理級(jí)別設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，通過(guò)檔案的數(shù)字化建設(shè)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享及遠(yuǎn)程傳輸與查詢，全面提升婦幼保健院檔案的利用價(jià)值。另外，為了保證信息化建設(shè)內(nèi)容應(yīng)用的合理性，可以在管理上引進(jìn)新型技術(shù)手段。將數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中云計(jì)算的技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，強(qiáng)調(diào)工作中的人性化服務(wù)理念，為信息需求者提供服務(wù)的同時(shí)，提高檔案材料自身的價(jià)值。同時(shí)，在信息化建設(shè)中，可嘗試與移動(dòng)端建立聯(lián)系，進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)水平，使檔案材料不再受到時(shí)間與空間的限制，并在身份識(shí)別系統(tǒng)的配合下，完成信息管理升級(jí)。

三、結(jié)論

婦幼保健院的檔案管理工作，必須將制度內(nèi)容的優(yōu)化作為基礎(chǔ)，保證常規(guī)化工作中的合理性水平，確定執(zhí)行檔案管理工作方法的有效性。同時(shí)，人才梯度的建設(shè)，使工作中的管理執(zhí)行制度得到保證。而將信息技術(shù)手段作為支撐，可以更好地完成管理技術(shù)的升級(jí)，使其在內(nèi)容上與時(shí)代發(fā)展條件保持同步性，為婦幼保健院的成長(zhǎng)性建設(shè)預(yù)留空間。不僅實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的建設(shè)升級(jí)，也為醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展創(chuàng)造了穩(wěn)固的基礎(chǔ)條件。

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