事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策

鄭輝

【摘要】本文針對檔案管理存在的問題，提出加大打假力度、積極采取信息現(xiàn)代化檔案管理模式、加強檔案管理人員綜合素質的提升、加強對檔案管理工作的重視等措施，事業(yè)單位有其特殊性，不同于其他單位，所以在管理檔案的工作中應該更加嚴格謹慎，加強事業(yè)單位的檔案管理，就應該針對具體問題做出相應的合理科學的整改措施，這樣才能更好地完成檔案管理工作。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;對策研究

檔案管理是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，隨著社會的發(fā)展和科學水平的進步，促使了人員的流動，給檔案管理帶了許多困難和麻煩。檔案作為每個人在各種社會活動中的原始記錄，包括三個要素：形成者、具有考察價值、載體和形式的多樣性，在人員流通的相關工作中都會涉及檔案管理。在事業(yè)單位的檔案管理中，存在造假（這是最突出的一個問題，由于涉及相關利益和權利，修改年齡、履歷等情況屢見不鮮;或因為一些沒有責任心的檔案管理人員，導致部分檔案缺失或污損，為了應付檢查，擅自造假）、不夠信息現(xiàn)代化（大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理還局限于紙質檔案，一旦丟失，沒有備份，且紙質檔案存放不看重環(huán)境，濕度大的檔案室會使紙質檔案出現(xiàn)字跡模糊的情況）、檔案管理人員相關素質較差（檔案人員的專業(yè)能力不匹配，不能合理有效地管理檔案）、對檔案管理工作重視不夠（部分領導、干部職工對檔案管理工作不重視）等問題。檔案作為每個人在各種社會活動中的原始記錄，包括三個要素：形成者、具有考察價值、載體和形式的多樣性，在人員流通的相關工作中都會涉及檔案管理。事業(yè)單位檔案管理具有實效性、真實性和動態(tài)性的特點，在事業(yè)單位的檔案管理中，存在一些問題亟待解決，本文就其中存在的問題提出相關解決對策。

一、事業(yè)單位檔案管理的特點

（一）實效性。事業(yè)單位的檔案記錄了在職員工的資料，包括履歷資料、學籍材料、組織關系材料、工資材料、獎勵材料、處分材料、任免材料、考核材料等，對于單位來說，把握職工的檔案可以分析每位職工的特點，給予合理的調派和升遷，所以檔案必須保證實效性。

（二）真實性。檔案內容需要保證真實才能反映出職工在崗位上的表現(xiàn)和個人能力，檔案的真實性能夠使單位清楚每位職工的真實表現(xiàn)從而做出合理的安排，若檔案造假，職工能力與檔案不匹配，容易在工作中出現(xiàn)錯誤。

（三）動態(tài)性。由于職工信息、履歷等資料會產(chǎn)生變動，所以對檔案的信息應該予以實時更新，確保檔案的真實可靠，檔案記錄人員需要對職工的職位變動等信息及時記錄和補充，保證事業(yè)單位檔案的全面性。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理中存在造假。年齡造假：檔案管理中常見的問題，一些人因年齡不符合轉正、晉升等相關要求而更改出生日期，或是直接填寫，或是后期涂改;學歷造假：這一問題也屢見不鮮，有謊報前置學歷、單位配合造假、冒用他人學籍、其他檔案造假;另外還存在黨員身份造假和民族身份、戶籍履歷造假;還有因為一些沒有責任心的檔案管理人員，導致部分檔案缺失或污損，為了應付檢查，擅自造假。

（二）不夠信息現(xiàn)代化。事業(yè)單位現(xiàn)存的硬件設施太差，檢索效率低。一些單位甚至將雜物堆放在檔案室，而且檔案室內沒有配備電腦和打印機，更是連防火防潮的措施都沒有。在檔案檢索的時候，依舊按照原始方法，人工翻找，效率極低。另外，對收集歸檔工作的不積極也降低了檔案信息不完整、不及時、甚至不夠準確真實，以上問題不僅造成了檔案的利用率，甚至嚴重影響了檔案的質量。一般檔案檢索分為手工檢索和計算機檢索，不過，后者的普及率很低，手工檢索浪費人力物力及時間成本，是很不合理的一種檢索方式。

（三）檔案管理人員相關素質較差。在檔案管理工作中，檔案管理人員的工作能力和個人素質十分重要，許多檔案管理人員工作懶散，不負責任，缺乏耐心，這給檔案管理產(chǎn)生了非常負面的影響，或者檔案管理人員配置不足，管理水平薄弱許多單位的檔案管理人員僅1名，若檔案管理人員請假不在崗，這會影響需要查檔的工作，另外，當其離崗時，交接工作不完善，會導致許多檔案成為死檔，造成巨大的損失。

（四）對檔案管理工作重視不夠。1.領導不夠重視。部分領導認為檔案管理只是一個小工作，各種設施和工作人員安排不到位，自然檔案管理工作就做得不好。2.干部職工不夠重視。一些干部職工檔案管理意識薄弱，對自己的材料都疏于整理，沒有意識到檔案管理對于單位的重要性，或者出于方便的主觀想法將檔案予自己保留，不愿意將檔案交檔案室統(tǒng)一保管。

三、對策研究

（一）加大打假力度。1.前端控制，防微杜漸。建立檔案的審查、鑒別、保密保管的制度，嚴格按照規(guī)章制度進行檔案管理工作，加強各部門的協(xié)作，明確權限。2.嚴格把關，強化管理。鑒別每一份檔案是否應歸檔，按照分類具體保管檔案。3.責任倒逼，加大懲處。依照《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案造假問題處理辦法》等相關法律法規(guī)對涉事人員依法懲處，發(fā)揮司法機關的作用，打擊檔案造假行為。

（二）積極采取信息現(xiàn)代化檔案管理模式。對檔案室的硬件設備進行更新?lián)Q代，實行信息現(xiàn)代化檔案管理模式，管控檔案的溫濕度，使其控制在一個合理的范圍內，做好防火防潮工作，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案管理工作實現(xiàn)科學化、信息化，將紙質檔案整理備份為電子檔案，不僅能增加檔案的安全性，還能提高檢索的效率，查檔可以通過相關權限id在電腦上進行，不需要每次都去檔案室，最大化實現(xiàn)信息共享。

（三）加強檔案管理人員綜合素質的提升。對檔案管理人員進行定期的技能培訓，提高工作能力，增加對專業(yè)知識的掌握，使其重視這份工作，調動工作積極性，樹立良好的工作態(tài)度;檔案管理人員需要熟練掌握檔案的管理工作，綜合利用現(xiàn)代化設備對檔案信息進行更新維護，提高檔案的時效性;在檔案管理人員離職時，要求必須做好交接工作，并留下聯(lián)系方式方便后續(xù)出現(xiàn)問題可以聯(lián)系解決。

（四）加強對檔案管理工作的重視。檔案管理工作需要單位職工和領導共同配合才能更好地完成，領導的重視才能確保檔案管理工作的順利進行，建議領導要對檔案管理工作進行監(jiān)督和考核，定期檢查檔案是否完整無缺失，若有問題，要及時補救。

四、總結

在事業(yè)單位的檔案管理中，存在造假（這是最突出的一個問題，由于涉及相關利益和權利，修改年齡、履歷等情況屢見不鮮;或因為一些沒有責任心的檔案管理人員，導致部分檔案缺失或污損，為了應付檢查，擅自造假）、不夠信息現(xiàn)代化（大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理還局限于紙質檔案，一旦丟失，沒有備份，且紙質檔案存放不看重環(huán)境，濕度大的檔案室會使紙質檔案出現(xiàn)字跡模糊的情況）、檔案管理人員相關素質較差（檔案人員的專業(yè)能力不匹配，不能合理有效地管理檔案）、對檔案管理工作重視不夠（部分領導、干部職工對檔案管理工作不重視）等問題，這些問題嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的實效性、真實性和動態(tài)性。針對上述問題，本文提出加大打假力度、積極采取信息現(xiàn)代化檔案管理模式、加強檔案管理人員綜合素質的提升等措施，事業(yè)單位有其特殊性，不同于其他單位，所以在管理檔案的工作中應該更加嚴格謹慎，加強事業(yè)單位的檔案管理，就應該針對具體問題做出相應的合理科學的整改措施，這樣才能最好地完成檔案管理工作。

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