事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

梁靜

【摘要】在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理工作對(duì)于其發(fā)展具有十分重要的意義，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，能促進(jìn)單位的規(guī)范建設(shè)，并提高整體的管理水平。但當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位在檔案管理方面仍存在著一定的問(wèn)題?；诖?，本文就分析事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容和意義，在此基礎(chǔ)上，分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并探討解決的對(duì)策，旨在促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策;合理利用

事業(yè)單位的檔案管理工作是國(guó)家文獻(xiàn)信息管理工作重要的組成部分，對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都具有十分重要的作用。因?yàn)槲覈?guó)事業(yè)單位的工作廣泛涉及了教、科、文、衛(wèi)等諸多的方面，參與了部分社會(huì)事務(wù)的管理活動(dòng)。而其保管的檔案資料則是記錄該單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)開(kāi)展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)。提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，能夠保證事業(yè)單位在工作中更合理地利用相應(yīng)的信息資源，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容簡(jiǎn)析

事業(yè)單位的檔案管理工作，是通過(guò)管理相關(guān)檔案而展開(kāi)的各種形式的工作活動(dòng)，主要包括各種檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研以及利用。在事業(yè)單位的檔案工作中，必須要按照一定的原則，對(duì)不同形式、不同內(nèi)容的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)的分類和組合，然后根據(jù)不同的使用需求進(jìn)行編號(hào)、編目排列，這樣能幫助人們更加便捷地檢索和利用相應(yīng)的檔案信息。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用和意義

（一）檔案管理工作的作用。1.事業(yè)單位保管的檔案具有參考的作用。檔案記錄了事業(yè)單位所有活動(dòng)最真實(shí)、最可靠的數(shù)據(jù)情況。這些數(shù)據(jù)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考，這樣能保證事業(yè)單位制定出最符合本單位發(fā)展實(shí)況的規(guī)劃決策。2.事業(yè)單位的檔案具有借鑒依據(jù)的作用。檔案與其他文獻(xiàn)最大的差異就是檔案比其他文獻(xiàn)更客觀，更具有公正性，同時(shí)還具有一定的法律效力。因?yàn)闄n案形成的過(guò)程十分公正、客觀，具有較大的權(quán)威性和說(shuō)服力，因此可以作為借鑒依據(jù)。

（二）檔案管理工作的意義。事業(yè)單位的檔案詳細(xì)、真實(shí)地記錄了單位發(fā)展的歷程以及取得的各項(xiàng)優(yōu)秀成果，因此，根據(jù)檔案能夠準(zhǔn)確衡量事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)水平，同時(shí)還可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)，綜合評(píng)析該單位的發(fā)展?jié)摿Γ瑥亩茖W(xué)制定出發(fā)展規(guī)劃。這樣一來(lái)，就能為該單位未來(lái)的發(fā)展贏得更廣闊的市場(chǎng)空間，從而促進(jìn)事業(yè)單位健康、有序發(fā)展。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作具有十分重要的作用和意義。

三、當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理觀念較為淡薄。目前，我國(guó)部分事業(yè)單位的管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理的觀念較為淡薄，使得單位檔案管理工作沒(méi)有落到實(shí)處，無(wú)法保證單位保管檔案資料的真實(shí)性和完整性。這樣不但影響到檔案資料作用的發(fā)揮，還影響到檔案管理人員工作的積極性。

（二）缺乏完善的管理制度。目前，我國(guó)部分事業(yè)單位檔案管理工作還缺乏完善的制度，使得檔案管理的方式不夠系統(tǒng)化，管理工作缺乏規(guī)范性，這樣一來(lái)，很容易造成單位檔案資料因管理混亂而出現(xiàn)遺失的問(wèn)題，既影響到檔案數(shù)量的齊全，也影響到檔案的質(zhì)量。

（三）管理人員素質(zhì)參差不齊。2015年，國(guó)家大力推行

“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)，事業(yè)單位的檔案管理工作也開(kāi)始了信息化管理，但很多事業(yè)單位的檔案管理人員只具備較為專業(yè)的檔案館知識(shí)，在計(jì)算機(jī)方面的技能較差，而新招聘的管理人員，雖然具有一定的計(jì)算機(jī)技能，但專業(yè)能力方面較差，因此，很多事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。

（四）信息化檔案管理安全性較低。目前，部分事業(yè)單位對(duì)檔案信息化管理的安全性方面不夠重視，沒(méi)有明確檔案查閱的權(quán)限，在計(jì)算機(jī)防火墻方面也存在一定的漏洞，很容易導(dǎo)致信息泄露，應(yīng)該引起檔案管理人員的足夠重視。

四、事業(yè)單位檔案管理工作中存在問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）提升管理者的管理觀念。針對(duì)目前我國(guó)部分事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理工作重要性缺乏正確的認(rèn)知，管理觀念較為淡薄的問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)宣傳教育，提高相關(guān)管理者的思想認(rèn)識(shí)，促使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要作用和意義，從而重視單位的檔案管理工作，制定出完善的檔案管理工作制度，并將制度落到實(shí)處。同時(shí)，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，并采用培訓(xùn)教育的方式提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力。最后，還要重視檔案保管的安全性，只有這樣，才能做好單位的檔案管理工作，提高工作的效率。

（二）制定完善的檔案管理制度。在事業(yè)單位檔案管理工作中，核心的工作內(nèi)容就是收集、整理檔案資料，并建檔保存。只有科學(xué)制定檔案管理工作的制度，合理分配檔案管理的權(quán)限，采用統(tǒng)一化的管理方法，才能提高單位檔案管理工作的效率，同時(shí)降低管理工作的成本。為此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)本單位檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷調(diào)整、完善檔案管理工作的制度，使單位的檔案管理制度更加科學(xué)、合理，從而確保各項(xiàng)工作的可控性，促使檔案管理工作更適應(yīng)單位的發(fā)展需求。在實(shí)際制定中，相關(guān)單位首先要科學(xué)制定用人制度，同時(shí)合理制定獎(jiǎng)罰制度，只有這樣才能充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員工作的積極性，提高檔案管理工作的效率。

（三）積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。事業(yè)單位要想提高檔案管理工作的效率，還必須積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。首先，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)自身檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，先從物質(zhì)層面為檔案管理部門(mén)提供專門(mén)的辦公室和閱覽室，并為其安裝必要的檔案管理器具，同時(shí)做好防火、防水和防盜的措施。其次，加強(qiáng)單位檔案管理信息化的建設(shè)。為此，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加大資金投入，積極采購(gòu)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)充分利用信息化環(huán)境打造出多元化的檔案信息管理平臺(tái)，以此提高單位檔案管理工作的效率。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。針對(duì)部分事業(yè)單位檔案管理工作過(guò)人員素質(zhì)參差不齊的問(wèn)題，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)宣傳和教育工作，通過(guò)宣傳，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想認(rèn)知，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任感;通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)教育，提高他們?nèi)粘９ぷ鞯木C合能力與素質(zhì)，同時(shí)還要提高他們的業(yè)務(wù)能力水平，從而保證檔案資料的齊全和整潔，能夠及時(shí)收集、整理相關(guān)的檔案資料，并做好建檔管理工作，只有這樣，才能提高單位檔案管理工作的效率，讓檔案資料起到最大的作用。

（五）確保檔案管理的安全性。事業(yè)單位保管的檔案資料具有一定的法律效率，因此，相關(guān)事業(yè)單位必須重視檔案管理的安全性。為此，相關(guān)事業(yè)單位必須重視檔案資料的保密性，在對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化管理的過(guò)程中，必須規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，同時(shí)制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，而且還要提高工作人員的安全意識(shí)，通過(guò)教育培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員樹(shù)立基本的防火、防水、防霉變、防蟲(chóng)、防盜意識(shí)以及掌握相應(yīng)的技能。針對(duì)信息化管理工作，采用更先進(jìn)的信息化手段，防止網(wǎng)絡(luò)上不法分子或黑客的網(wǎng)絡(luò)入侵行為，真正做好檔案原始資料的保管工作。此外，針對(duì)檔案檢索和查閱工作，也必須制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，明確各種檔案資料的權(quán)限，對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)的人員，不允許他們查閱相關(guān)的檔案信息，只有管理人員在日常工作中全面重視檔案管理工作的安全性，才能提高檔案管理工作的效率，真正發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的作用。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案資料記錄了該單位各項(xiàng)工作及活動(dòng)開(kāi)展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)，對(duì)該單位今后各項(xiàng)工作的開(kāi)展具有指導(dǎo)價(jià)值，同時(shí)，還能促進(jìn)該單位的健康、有序發(fā)展。因此，事業(yè)單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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