淺談軍工投資項(xiàng)目之儀器設(shè)備檔案管理

黃晴

【摘要】?jī)x器設(shè)備檔案管理是國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱軍工投資項(xiàng)目）管理的一個(gè)重要組成部分，在儀器設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、維修等環(huán)節(jié)發(fā)揮了重要作用。本文結(jié)合工作實(shí)際，論述軍工投資項(xiàng)目?jī)x器設(shè)備資料的組成、歸檔范圍、組卷方法，儀器設(shè)備檔案管理工作存在的問題以及解決對(duì)策，結(jié)合國(guó)家對(duì)軍工投資項(xiàng)目管理新要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理工作提出了建議。

【關(guān)鍵詞】軍工投資項(xiàng)目;儀器設(shè)備;檔案管理

為了確保裝備研制生產(chǎn)核心能力，滿足高新技術(shù)裝備研制生產(chǎn)需要，提高國(guó)防科技工業(yè)技術(shù)裝備水平和自主創(chuàng)新能力，近年來，國(guó)家加大了對(duì)國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投入，儀器設(shè)備的購(gòu)置成為軍工投資項(xiàng)目中必不可少的組成部分，儀器設(shè)備檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，成為國(guó)家對(duì)項(xiàng)目稽查、審計(jì)及監(jiān)管的重要依據(jù)。

一、軍工投資項(xiàng)目?jī)x器設(shè)備資料的組成、分類與歸檔范圍

（一）儀器設(shè)備分類。軍工投資項(xiàng)目購(gòu)置的儀器設(shè)備主要分為五類：1.標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備（包括車鉗銑刨等各類加工設(shè)備以及通用、專用檢測(cè)儀器）。2.非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備（以自制設(shè)備為主）。3.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及軟件（包括計(jì)算機(jī)硬件、軟件和信息安全設(shè)備）。4.特種設(shè)備。5.其他設(shè)備。上述設(shè)備中非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備和特種設(shè)備由于其本身固有的特性，設(shè)計(jì)、制造、安裝調(diào)試和使用等環(huán)節(jié)較復(fù)雜，期間產(chǎn)生的文件資料眾多，因此在檔案管理過程中必須重視各環(huán)節(jié)歸檔資料的完整性和有效性。非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備指不是按照國(guó)家頒布的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格制造的，而是根據(jù)自己的用途需要，自行設(shè)計(jì)制造的設(shè)備。非標(biāo)設(shè)備本身的一些固有特性決定了其評(píng)估程序和方法較標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備更復(fù)雜難度更大，需歸檔的技術(shù)文件、方案評(píng)審文件較標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備多。特種設(shè)備包括鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機(jī)械等。這些設(shè)備一般具有在高壓、高溫、高速條件下運(yùn)行的特點(diǎn)，易燃、易爆、易發(fā)生高空墜落等，對(duì)人身和財(cái)產(chǎn)安全有較大的危險(xiǎn)性。按照《中華人民共和國(guó)特種設(shè)備安全法》的要求，特種設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、安裝單位必須具有相關(guān)資質(zhì)，特種設(shè)備在投入使用前必須獲得使用地特種設(shè)備安全監(jiān)督管理部門開具的產(chǎn)品檢驗(yàn)檢測(cè)結(jié)果、報(bào)告、鑒定結(jié)論及特種設(shè)備使用登記證書等。因此特種設(shè)備的歸檔文件中必須包含上述文件。

（二）儀器設(shè)備檔案的組成。軍工投資項(xiàng)目?jī)x器設(shè)備檔案由以下三部分組成：購(gòu)置階段資料、開箱驗(yàn)收階段資料、使用及維護(hù)（修）階段資料。每個(gè)階段資料歸檔范圍依據(jù)儀器設(shè)備的分類以及購(gòu)置方式等的不同而有所區(qū)別。

（三）儀器設(shè)備資料的歸檔范圍和組卷方法。1.儀器設(shè)備購(gòu)置階段資料歸檔范圍包括：立項(xiàng)審批資料、購(gòu)置需求及論證報(bào)告或研制方案及評(píng)審文件，購(gòu)置或研制計(jì)劃，購(gòu)置請(qǐng)示報(bào)告，招標(biāo)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件和招標(biāo)代理文件，非招標(biāo)項(xiàng)目的采購(gòu)文件、技術(shù)商務(wù)應(yīng)答文件，購(gòu)置的技術(shù)商務(wù)評(píng)審文件及會(huì)議紀(jì)要，供應(yīng)商資質(zhì)（涉密項(xiàng)目還需包含保密資質(zhì)）及報(bào)價(jià)文件，合同、合同評(píng)審文件及合同辦理人授權(quán)委托書。對(duì)于購(gòu)置的進(jìn)口儀器設(shè)備還需歸檔代理授權(quán)文件、報(bào)關(guān)文件和原產(chǎn)地證明等。

2.儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收階段資料歸檔范圍分外購(gòu)儀器設(shè)備（含軟件）歸檔范圍：開箱驗(yàn)收單、裝箱清單、出廠合格證或質(zhì)量證明、使用手冊(cè)（含電子版）、維修手冊(cè)（說明書、指南）、軟件光盤及授權(quán)使用文件、安裝資料（安裝基礎(chǔ)圖、地基示意圖、電氣接線圖）、驗(yàn)收規(guī)范（方案）、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、試運(yùn)行報(bào)告、驗(yàn)收確認(rèn)表，培訓(xùn)記錄等。自行研制的設(shè)備（含軟件）歸檔范圍：除了上述的隨機(jī)資料外，還需要?dú)w檔設(shè)計(jì)、制造等方面的資料。3.儀器設(shè)備使用及維護(hù)（修）階段資料歸檔范圍包括：設(shè)備轉(zhuǎn)固文件、定檢記錄、故障分析報(bào)告、檢修記錄、事故報(bào)告、報(bào)廢單等。根據(jù)國(guó)家頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）相關(guān)規(guī)定，以及國(guó)防科工局下達(dá)的軍工投資項(xiàng)目設(shè)計(jì)批復(fù)，儀器設(shè)備文件根據(jù)批復(fù)表的順序按臺(tái)（套）組卷。

二、軍工投資項(xiàng)目?jī)x器設(shè)備檔案存在的主要問題

（一）儀器設(shè)備檔案完整性問題。在儀器設(shè)備檔案管理過程中，歸檔資料的完整性問題較為突出，其主要表現(xiàn)為：1.儀器設(shè)備購(gòu)置階段。缺少購(gòu)置需求或科研方案論證及評(píng)審文件;招標(biāo)項(xiàng)目的未中標(biāo)文件，內(nèi)部招標(biāo)的比質(zhì)比價(jià)文件;進(jìn)口設(shè)備（含軟件）的原產(chǎn)地證明、代理授權(quán)及報(bào)關(guān)文件;非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備及軟件開發(fā)項(xiàng)目的研制方案、質(zhì)量、工藝文件及評(píng)審文件、驗(yàn)收方案;特種設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造資質(zhì)、質(zhì)量認(rèn)證文件，安裝竣工圖等。2.儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收階段。缺少軟件開發(fā)項(xiàng)目的軟件測(cè)試報(bào)告、保密測(cè)評(píng)文件、使用授權(quán)文件;非標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備的設(shè)計(jì)圖樣、設(shè)計(jì)計(jì)算書、安裝調(diào)試記錄、外購(gòu)部件質(zhì)量證明;外購(gòu)設(shè)備的裝箱單、出廠合格證或出廠質(zhì)量證明、隨機(jī)軟件光盤、入廠檢測(cè)文件等;特種設(shè)備的出廠質(zhì)量檢驗(yàn)合格證明、制造焊接質(zhì)量的技術(shù)證明，安裝單位資質(zhì)、安裝調(diào)試計(jì)劃、施工方案，安裝質(zhì)量檢查驗(yàn)收記錄，特種設(shè)備使用登記證及使用培訓(xùn)文件、特種設(shè)備安全監(jiān)督管理部門開具的產(chǎn)品檢驗(yàn)結(jié)論等。

3.儀器設(shè)備使用及維護(hù)（修）階段。缺少設(shè)備的試運(yùn)行記錄、定檢記錄等。

（二）儀器設(shè)備檔案有效性問題。歸檔資料的有效性問題常常體現(xiàn)為合同協(xié)議簽章手續(xù)不全，合同只蓋單位合同章，無簽署人、簽署日期;合同、投標(biāo)文件、資質(zhì)文件只歸檔復(fù)印件，無原件;請(qǐng)示報(bào)告的批復(fù)欄只有領(lǐng)導(dǎo)簽字無批復(fù)內(nèi)容和批復(fù)日期;評(píng)審意見無專家簽名等。

（三）儀器設(shè)備檔案準(zhǔn)確性問題。歸檔資料的準(zhǔn)確性問題表現(xiàn)為設(shè)備驗(yàn)收時(shí)間先于設(shè)備安裝時(shí)間;合同簽訂時(shí)間先于合同審批時(shí)間;合同簽署人與授權(quán)人不一致;合同約定的交付資料與實(shí)際交付資料不符;光盤名稱無法反映光盤的具體內(nèi)容等。

（四）儀器設(shè)備檔案系統(tǒng)性問題。歸檔資料的系統(tǒng)性問題表現(xiàn)為光盤與紙質(zhì)文件混放，沒有單獨(dú)立卷，沒有備考說明;卷內(nèi)文件排列順序混亂，未按照GB/T11822-2008相關(guān)要求排列;卷內(nèi)備考表內(nèi)容不具體等。

（五）儀器設(shè)備檔案安全性問題。歸檔資料的安全性問題體現(xiàn)為電子文件缺少備份，案卷密級(jí)標(biāo)識(shí)不準(zhǔn)確，檔案庫房與閱覽室、辦公室未實(shí)行“三分開”等。

三、加強(qiáng)軍工投資項(xiàng)目?jī)x器設(shè)備檔案管理工作的建議

（一）建立健全項(xiàng)目檔案工作組織體系和管理制度。軍工投資項(xiàng)目中工藝設(shè)備項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)（購(gòu)置需求論證）、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、購(gòu)置計(jì)劃、招投標(biāo)、合同簽訂、開箱驗(yàn)收等階段，涉及各單位各部門各層次的人員，并形成大量的項(xiàng)目資料。為了確保項(xiàng)目資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和有效利用，建立完善的項(xiàng)目檔案工作組織體系以及與其相適應(yīng)的管理制度是軍工投資項(xiàng)目?jī)x器設(shè)備檔案管理首要工作。項(xiàng)目建設(shè)單位必須建立以分管軍工投資項(xiàng)目的單位領(lǐng)導(dǎo)為檔案管理組組長(zhǎng)，項(xiàng)目管理部門、檔案管理部門、儀器設(shè)備采購(gòu)部門、儀器設(shè)備使用部門、計(jì)量檢測(cè)部門、財(cái)務(wù)部門等專、兼職檔案管理員為組員的項(xiàng)目檔案工作組，并且依據(jù)

《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》的相關(guān)要求，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，從項(xiàng)目檔案的組織管理、項(xiàng)目文件編制、整理和收集、項(xiàng)目文件的歸檔、案卷編目和裝訂、項(xiàng)目檔案保管和利用、項(xiàng)目檔案的移交和使用等方面做出詳細(xì)規(guī)定，確保有章可循。

（二）熟練掌握軍工投資項(xiàng)目相關(guān)政策法規(guī)。軍工投資項(xiàng)目管理的主要特點(diǎn)是政策性強(qiáng)，項(xiàng)目建設(shè)與管理必須符合國(guó)防科技工業(yè)發(fā)展規(guī)劃，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)防科工局制定的相關(guān)法規(guī)、規(guī)定和政策。因此要做好項(xiàng)目?jī)x器設(shè)備檔案管理，檔案管理人員首要任務(wù)是必須熟悉掌握國(guó)防科工局下發(fā)的有關(guān)軍工投資項(xiàng)目政策性文件，其中主要有《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理辦法》《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目招投標(biāo)管理暫行辦法》《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目招投標(biāo)管理暫行辦法實(shí)施細(xì)則》等，只有熟知政策法規(guī)，檔案管理人員才能正確指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目前期階段，即設(shè)備購(gòu)置或研制階段的收集整編工作，確保該階段檔案資料的完整性。例如軍工項(xiàng)目招投標(biāo)管理暫行辦法規(guī)定，單臺(tái)（套）設(shè)備估算價(jià)在100萬人民幣或10萬美元以上的應(yīng)當(dāng)進(jìn)行招標(biāo)，依據(jù)此項(xiàng)規(guī)定，檔案管理人員在接收業(yè)務(wù)部門提交資料時(shí)必須重點(diǎn)關(guān)注招投標(biāo)文件的歸檔情況，以確保儀器設(shè)備檔案的完整性。

（三）加強(qiáng)儀器設(shè)備（軟件）購(gòu)置合同、研制流程管理。儀器設(shè)備檔案管理作為軍工投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，在項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施過程中必須做到“前期介入，過程控制”。為了確保歸檔資料的完整性和有效性，在儀器設(shè)備（軟件）購(gòu)置或研制階段，建設(shè)單位必須在購(gòu)置合同或研制方案中以附件的形式明確必須歸檔的隨機(jī)資料、技術(shù)文件的名稱、數(shù)量和質(zhì)量要求，并建立質(zhì)量保證金制度，檔案管理部門參與項(xiàng)目費(fèi)用的支付控制。建設(shè)單位檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門在設(shè)備開箱、驗(yàn)收時(shí)依據(jù)合同協(xié)議，或在研制過程節(jié)點(diǎn)處依據(jù)研制方案的規(guī)定對(duì)照檢查隨機(jī)文件、技術(shù)資料、測(cè)試驗(yàn)收文件。

四、結(jié)語

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案管理是軍工投資項(xiàng)目建設(shè)的管理手段，檔案記錄和反映了項(xiàng)目的質(zhì)量、技術(shù)和管理水平，是完成項(xiàng)目建設(shè)和竣工驗(yàn)收的前提和保證。檔案管理規(guī)范，項(xiàng)目管理一定規(guī)范。

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