淺談軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理

龔霞

【摘要】本文從單位軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理工作角度，對(duì)軍工項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了梳理，結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行剖析，最后提出相關(guān)對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】軍工固定資產(chǎn);項(xiàng)目檔案;項(xiàng)目驗(yàn)收

軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案是軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分，是項(xiàng)目在論證、批復(fù)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的項(xiàng)目文件，是項(xiàng)目全過程的全部行為的原始記錄，是項(xiàng)目管理的子系統(tǒng)，是驗(yàn)證責(zé)任、追溯責(zé)任的憑證。一個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)，全程都在產(chǎn)生文件、資料，而檔案管理工作就是做到對(duì)過程文件資料全程管控。只有做好項(xiàng)目檔案管理，才能真正把反映項(xiàng)目建設(shè)全貌且有保存價(jià)值的文件資料都完整、準(zhǔn)確、齊套歸檔。隨著軍工固定資產(chǎn)投資工作的開展和國家對(duì)檔案工作重視程度的加強(qiáng)，檔案管理越來越規(guī)范。2007年2月，國家檔案局和原國防科工委聯(lián)合印發(fā)了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工計(jì)〔2007〕161號(hào)文），規(guī)定了未經(jīng)檔案驗(yàn)收過檔案驗(yàn)收不合格的單位不得進(jìn)行或通過竣工驗(yàn)收;2007年7月，原國防科工委印發(fā)了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（科工辦〔2007〕744號(hào)文），對(duì)推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理工作制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出了要求;2015年10月，國家國防科技工業(yè)局、國家檔案局印發(fā)了《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》（科工計(jì)〔2015〕931號(hào)文），是適應(yīng)國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理發(fā)展需要、新時(shí)期國家對(duì)檔案工作新精神需要，制定的基礎(chǔ)性法規(guī)。隨著檔案管理規(guī)范化，既能推進(jìn)項(xiàng)目開展，保證項(xiàng)目質(zhì)量，又能確保項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收。然而，在實(shí)際工作中，項(xiàng)目檔案管理還存在著或多或少的問題。基于固定資產(chǎn)檔案管理工作和參加集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的經(jīng)驗(yàn)，筆者談?wù)劗?dāng)前軍工項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題，對(duì)問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行剖析，最后提出對(duì)策建議。

一、當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）檔案工作不及時(shí)。一個(gè)固定項(xiàng)目從前期立項(xiàng)、實(shí)施到最終驗(yàn)收，往往跨年度甚至歷經(jīng)多年才能完成，檔案工作經(jīng)常與項(xiàng)目建設(shè)不同步，步調(diào)不一致，很多重大專項(xiàng)會(huì)議檔案部門沒有被要求參加，很多重大設(shè)備開箱驗(yàn)收檔案人員沒有及時(shí)到現(xiàn)場(chǎng)收集資料，現(xiàn)場(chǎng)工作人員沒有較強(qiáng)的歸檔意識(shí)，導(dǎo)致很多重要文件、資料遺失，后期很難彌補(bǔ)。固定資產(chǎn)項(xiàng)目工作重點(diǎn)被放在項(xiàng)目的立項(xiàng)、論證和招投標(biāo)等過程中，對(duì)最末端的檔案工作投入精力不多，導(dǎo)致項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，檔案文件突擊歸檔，驗(yàn)收前留給單位整理編目、自查的時(shí)間不夠，僅僅能保證檔案有無的問題，不能保證檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）檔案質(zhì)量參差不齊。在項(xiàng)目檔案歸檔整理過程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)大量復(fù)印件，雖然復(fù)印件在備查功能方面與原件相同，但檔案最重要的原始憑證作用丟失了。設(shè)備儀器檔案的開箱驗(yàn)收文件缺失較嚴(yán)重，很多重要的開箱單、隨箱檢驗(yàn)報(bào)告、合格證等歸檔不全，尤其是重大設(shè)備，有的數(shù)百萬的設(shè)備儀器歸檔資料寥寥無幾。基建檔案由于專業(yè)性強(qiáng)，主動(dòng)權(quán)掌握在施工方手中，很多施工、監(jiān)理過程資料移交不齊，施工日志、監(jiān)理月報(bào)、備忘錄、監(jiān)理人員變更記錄、圖紙更改單等不主動(dòng)歸檔?；ê椭卮笤O(shè)備普遍缺少聲像檔案資料、隱蔽工程檔案。還有很多歸檔文件存在不符合歸檔要求的圓珠筆、鉛筆字跡。

（三）檔案過程文件缺失?，F(xiàn)實(shí)工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)過程文件缺失，導(dǎo)致項(xiàng)目脫節(jié)，不能完整反映項(xiàng)目進(jìn)程。如：招投標(biāo)文件收集不全、缺少評(píng)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書和未中標(biāo)通知書;缺整改結(jié)果反饋材料、設(shè)計(jì)變更文件沒有閉環(huán);缺安全保密方面的證明文件、缺參與涉密項(xiàng)目的保密資質(zhì)文件、保密承諾書;缺照片、錄音、錄像材料;缺具有決策性的過程文件，如重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要，沒有參會(huì)人員簽到、沒有記錄參會(huì)人員意見，只有會(huì)議結(jié)果的記錄;設(shè)備儀器缺交付、使用、安裝過程中產(chǎn)生的文件。

（四）檔案編目不合理。項(xiàng)目檔案遵循“誰形成、誰歸檔”原則，但兼職檔案人員交給檔案室的檔案文件普遍存在組卷不規(guī)范的現(xiàn)象：案卷和文件排列不符合時(shí)間形成順序，排序不規(guī)范;卷內(nèi)文件不連貫;案卷、文件題名著錄不規(guī)范;案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、脊背標(biāo)簽和備考表填寫不規(guī)范;設(shè)備儀器未按單臺(tái)套歸檔;聲像、電子文件等特殊載體的檔案保管不規(guī)范。

二、項(xiàng)目檔案管理問題的原因分析

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)。檔案工作不及時(shí)的主要原因在于——檔案意識(shí)不強(qiáng)、不重視。領(lǐng)導(dǎo)的總體協(xié)調(diào)意識(shí)不夠，建設(shè)部門的歸檔管理意識(shí)和檔案管理部門項(xiàng)目前期介入的意識(shí)不強(qiáng)。在機(jī)制體制上沒有做到檔案的“三納入、四同步”;沒有完善的項(xiàng)目檔案規(guī)章制度;沒有采取納入合同管理等有效措施;沒有完全遵循項(xiàng)目檔案管理的“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰形成、誰歸檔”原則。

（二）職責(zé)分工不清。固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案包括文書檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案。每個(gè)專項(xiàng)檔案都是個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，從前期準(zhǔn)備、實(shí)施過程到完成驗(yàn)收，每一份原始文件、資料都是項(xiàng)目實(shí)施過程的真實(shí)反映。項(xiàng)目實(shí)施工程過程中，由于工作節(jié)點(diǎn)較多，銜接過程中，檔案文件交接配合不緊密或責(zé)任心不強(qiáng)，都會(huì)導(dǎo)致文件散落遺失;有的工作人員為了方便自己利用，把很多重要文件資料留在個(gè)人手上，不交檔案部門歸檔，也造成了日后歸檔不齊套。

（三）項(xiàng)目實(shí)施不規(guī)范。歸檔缺失材料大部分都是與施工方、供貨商前期沒有確定好歸檔要求造成的。比如，與委托招標(biāo)代理公司沒有約定好招投標(biāo)過程的歸檔文件清單;對(duì)施工單位、監(jiān)理公司歸檔的圖紙、月報(bào)、日志等過程文件沒有提歸檔要求;設(shè)備廠商在簽訂合同時(shí)，沒有明確交貨驗(yàn)收時(shí)需要提供的文件、資料。等到項(xiàng)目驗(yàn)收的時(shí)候，再想補(bǔ)缺補(bǔ)漏就不太容易了。

（四）檔案培訓(xùn)不到位。固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案涉及門類多，人員廣泛，只有單位檔案部門加強(qiáng)檔案專業(yè)培訓(xùn)，加大宣傳力度，及時(shí)宣貫國家相關(guān)政策、法律法規(guī)，才能讓大家形成較好的歸檔意識(shí)，讓兼職檔案員在日常歸檔工作中做到合理、合規(guī)。其中科工計(jì)〔2007〕161號(hào)文、科工辦〔2007〕744號(hào)文、科工計(jì)〔2015〕931號(hào)文和DA/T28-2018《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》等規(guī)定是項(xiàng)目檔案工作中必須熟練掌握的。

三、加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的建議

（一）固化管理體制。依法依規(guī)建立管理體制;制定與項(xiàng)目檔案管理一體的檔案業(yè)務(wù)制度;制定“三納入”“四參加”“四同步”制度;明確檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、隸屬關(guān)系和管理權(quán)限;明確檔案管理的責(zé)任主體和基本流程，固化檔案收集整理業(yè)務(wù)的管控模式，做到“誰主管、誰負(fù)責(zé)、誰形成、誰歸檔”。

（二）細(xì)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。項(xiàng)目管理各類相關(guān)人員都要進(jìn)行項(xiàng)目檔案培訓(xùn)，了解互相工作內(nèi)容，在關(guān)鍵點(diǎn)、結(jié)合點(diǎn)上要有效配合。將國家標(biāo)準(zhǔn)的“歸檔范圍”進(jìn)一步延伸到自己單位的

“歸檔文件分類收集范圍”，定點(diǎn)責(zé)任到相關(guān)業(yè)務(wù)部門。細(xì)化文件形成、整理、審核、移交和驗(yàn)收程序的責(zé)任控制規(guī)程，制定切實(shí)可執(zhí)行的有節(jié)點(diǎn)控制的歸檔計(jì)劃表。把檔案分類體系與項(xiàng)目檔案整理規(guī)范結(jié)合，對(duì)兼職檔案人員提出案卷整理、文件著錄等要求。

（三）強(qiáng)化檔案管控。將檔案管理納入合同管理，明確歸檔要求，歸檔驗(yàn)收審查納入合同項(xiàng)目驗(yàn)收程序;開展檔案工作年度考核，將文件歸檔情況納入部門績效考核體系;日常檔案管理按階段不定期組織相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，及時(shí)找到問題及時(shí)整改。只有做到這些措施，檔案文件收集、整理、歸檔才能與項(xiàng)目建設(shè)同步，做到系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確的高質(zhì)量歸檔。

四、結(jié)束語

總之，軍工固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目管理的子系統(tǒng)，是驗(yàn)證責(zé)任、追溯責(zé)任的憑證。只有不斷固化管理體制、細(xì)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)、強(qiáng)化檔案管控，切實(shí)做好項(xiàng)目檔案管理，才能真正把反映項(xiàng)目建設(shè)全貌且有保存價(jià)值的文件資料都完整、準(zhǔn)確、齊套歸檔，從而推進(jìn)項(xiàng)目開展，保證項(xiàng)目質(zhì)量，確保項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收。

【參考文獻(xiàn)】

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