物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理的困境及對策探討

李紅俠

摘 要：全面預(yù)算管理是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的模擬器，在企業(yè)經(jīng)營管理過程中發(fā)揮著重要作用。物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算具有人力成本管控要求高、物資采購品種多、專業(yè)面廣、項(xiàng)目經(jīng)營模式多樣等特點(diǎn)。物業(yè)管理企業(yè)在全面預(yù)算實(shí)踐中存在著與戰(zhàn)略目標(biāo)不匹配、不注重實(shí)施與控制推動(dòng)、缺乏有效地考評激勵(lì)機(jī)制、管理手段落后等主要問題。針對以上問題，本文結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)探討完善物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理的對策，以提高企業(yè)經(jīng)營管控能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理企業(yè)? 全面預(yù)算管理? 困境? 對策

中圖分類號：F406.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）06（b）--02

1 物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理概述

1.1 全面預(yù)算管理的概念

預(yù)算管理是企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)而開展的一定時(shí)期內(nèi)的系統(tǒng)性經(jīng)營活動(dòng)的模擬，它以戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向，通過制定行動(dòng)計(jì)劃、建立管理體系、編制預(yù)算、配置資源、過程控制、分析改善、績效考核等，促使企業(yè)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)及管理水平的全面提升。

全面預(yù)算管理就是將預(yù)算管理嵌入到企業(yè)各領(lǐng)域、層次和環(huán)節(jié)中，貫穿于企業(yè)價(jià)值的每個(gè)經(jīng)營活動(dòng)，以便有效地組織和協(xié)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，完成既定的經(jīng)營目標(biāo)。

1.2 物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理的特點(diǎn)及重要性

（1）物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理的特點(diǎn)。物業(yè)管理企業(yè)提供的產(chǎn)品是管理服務(wù)，不需要復(fù)雜的產(chǎn)品設(shè)計(jì)及銷售環(huán)節(jié)，相對生產(chǎn)企業(yè)在環(huán)節(jié)方面相對簡單，但也有其自身復(fù)雜的特點(diǎn)：第一，人力成本管控要求高。物業(yè)管理是勞動(dòng)密集型行業(yè)，物業(yè)管理運(yùn)營中涉及的專業(yè)業(yè)務(wù)包括工程方面、安全方面、清潔方面、綠化方面、品質(zhì)管理方面、客服服務(wù)等，覆蓋面廣，進(jìn)而造成人力成本管控要求高;第二，物資采購品種多。物業(yè)管理雖不需要購買大量的原材料，但是由于業(yè)務(wù)類型復(fù)雜，使得物資采購品種多樣、零星雜碎;第三，項(xiàng)目經(jīng)營模式多樣。多數(shù)物業(yè)管理企業(yè)管理項(xiàng)目多，地域分布分散，各管理項(xiàng)目業(yè)態(tài)不同、客戶群體不同，物業(yè)經(jīng)營模式也不同。

基于以上自身特點(diǎn)，物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理從體系建立、模板設(shè)計(jì)到執(zhí)行分析、績效考核等方面，具體內(nèi)容還是比較豐富復(fù)雜的。

（2）物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理的重要性。物業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)多年不變，因此物業(yè)管理企業(yè)主營業(yè)務(wù)收入是相對穩(wěn)定的。但隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各種資源價(jià)格日益上漲，物業(yè)管理企業(yè)的利潤空間越來越低。在這種背景下，物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理顯得尤為重要。

全面預(yù)算管理水平是物業(yè)管理企業(yè)核心競爭力的體現(xiàn)。通過加強(qiáng)全面預(yù)算管理，能夠?qū)⑵髽I(yè)的資金流、實(shí)物流、業(yè)務(wù)流、信息流、人力流等關(guān)鍵問題融合于一體;促進(jìn)物業(yè)管理企業(yè)計(jì)劃工作的開展與完善，避免盲目發(fā)展;促使企業(yè)降低生產(chǎn)成本，以最小的資源消耗生產(chǎn)出盡可能多的服務(wù)。

2 物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理存在的主要問題

2.1 企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、行動(dòng)計(jì)劃與預(yù)算不匹配

編制的預(yù)算與未來經(jīng)營活動(dòng)是脫節(jié)的。一方面，企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與行動(dòng)計(jì)劃不匹配。企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)前瞻性不夠或下達(dá)力度不夠，造成行動(dòng)計(jì)劃頻繁調(diào)整，或行動(dòng)計(jì)劃制定人找不到計(jì)劃制定依據(jù)而盲目制定計(jì)劃;另一方面，行動(dòng)計(jì)劃與預(yù)算不匹配。預(yù)算沒有與經(jīng)營業(yè)務(wù)緊密關(guān)聯(lián)，導(dǎo)致預(yù)算編制遠(yuǎn)離實(shí)際，進(jìn)而產(chǎn)生許多超預(yù)算或預(yù)算外事項(xiàng)。

2.2 只注重編制，不注重實(shí)施與控制

企業(yè)耗時(shí)費(fèi)力編完預(yù)算后，置之高閣，沒有建立有效地預(yù)算實(shí)施與控制機(jī)制;或者企業(yè)雖在預(yù)算管理體系中包含預(yù)算分析和反饋環(huán)節(jié)，但因預(yù)算編制與財(cái)務(wù)核算脫節(jié)，預(yù)算科目和財(cái)務(wù)核算科目口徑不一致，無法取得同口徑比對數(shù)據(jù)，全面預(yù)算無法真正發(fā)揮作用。

2.3 缺乏有效地考評激勵(lì)機(jī)制

企業(yè)預(yù)算執(zhí)行偏差率很大，沒有完成預(yù)算，或超額完成預(yù)算，并沒有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制;或者企業(yè)雖設(shè)定了相應(yīng)的獎(jiǎng)懲方案，但預(yù)算顆粒度較粗，沒有把部門的業(yè)績指標(biāo)、個(gè)人收入和預(yù)算達(dá)成率掛鉤，激勵(lì)措施可操作性不強(qiáng);或者企業(yè)雖設(shè)定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，但未按照執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。以上現(xiàn)象大大打擊了員工的工作積極性。

2.4 管理手段落后

企業(yè)預(yù)算管理信息化程度較低，在全面預(yù)算實(shí)施過程中，預(yù)算編制、復(fù)核、審查、過程控制、分析考核等工作主要靠人工完成，數(shù)據(jù)量大、工作強(qiáng)度高，員工耗費(fèi)的精力太大，及時(shí)性和準(zhǔn)確性都會受一定的影響，同時(shí)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)度不夠，歷史數(shù)據(jù)抓取困難，因此工作效率低下，協(xié)同能力差。

3 完善物業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算管理的對策

3.1 企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、行動(dòng)計(jì)劃與預(yù)算相匹配是預(yù)算管理的前提

企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)是企業(yè)發(fā)展的方向，根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)制定詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃，在此基礎(chǔ)上編制的預(yù)算才具有指導(dǎo)性。

（1）企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與行動(dòng)計(jì)劃匹配。企業(yè)高層應(yīng)將企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、發(fā)展規(guī)劃及其分解落實(shí)情況傳遞到內(nèi)部各管理層級和全體員工，明確每個(gè)管理項(xiàng)目在企業(yè)發(fā)展中的定位及下一年經(jīng)營目標(biāo);各管理中層應(yīng)帶領(lǐng)全體成員，根據(jù)企業(yè)高層下達(dá)的戰(zhàn)略目標(biāo)，制定詳細(xì)的行動(dòng)計(jì)劃。戰(zhàn)略目標(biāo)自上而下，行動(dòng)計(jì)劃自下而上，通過多次溝通協(xié)調(diào)達(dá)到目標(biāo)與計(jì)劃的匹配。例如企業(yè)如果追求差異化戰(zhàn)略，那它必須有提升品質(zhì)的行動(dòng)計(jì)劃;如果追求成本領(lǐng)先戰(zhàn)略，那么它必須有降低成本的行動(dòng)計(jì)劃。

（2）行動(dòng)計(jì)劃與預(yù)算匹配。企業(yè)預(yù)算編制應(yīng)以各管理部門的年度經(jīng)營計(jì)劃為基準(zhǔn)，各預(yù)算編制部門應(yīng)根據(jù)行動(dòng)計(jì)劃研究多種行動(dòng)方案，進(jìn)行分析、評價(jià)，從中選擇最優(yōu)方案，配置合適的資源;企業(yè)應(yīng)將計(jì)劃分解到各個(gè)層次，每個(gè)月份，定時(shí)定人定格式，明確的時(shí)間進(jìn)度表，明確的責(zé)任劃分，明確的科目定義等。例如：外地培訓(xùn)，必須明確出差人、出差時(shí)間、出差地點(diǎn)、參加培訓(xùn)的內(nèi)容，培訓(xùn)差旅費(fèi)是計(jì)入培訓(xùn)費(fèi)還是計(jì)入差旅費(fèi)要作定義等。

3.2 實(shí)施與控制是預(yù)算管理的核心

預(yù)算的價(jià)值并不僅在于它的計(jì)劃職能，還在于它能幫助管理者進(jìn)行控制。嚴(yán)密的過程控制舉措是預(yù)算順利執(zhí)行和企業(yè)快速反應(yīng)的重要保障。

（1）預(yù)算編制與財(cái)務(wù)核算建立聯(lián)系。財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置詳細(xì)的預(yù)算明細(xì)級科目，設(shè)計(jì)科目設(shè)置規(guī)則，確保各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與預(yù)算科目一一對應(yīng)。同時(shí)做好預(yù)算編制培訓(xùn)工作，科目設(shè)置規(guī)則每個(gè)員工人手一份，確保每個(gè)預(yù)算編制人員清楚每個(gè)科目對應(yīng)的經(jīng)營活動(dòng)內(nèi)容、填寫規(guī)則方法等;同時(shí)為了方便抓取預(yù)算實(shí)際執(zhí)行情況數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)預(yù)算明細(xì)級科目更新財(cái)務(wù)核算明細(xì)級科目，使兩者口徑一致。

（2）健全預(yù)算實(shí)施與控制機(jī)制。全面預(yù)算應(yīng)被看成是一個(gè)控制工具，預(yù)算的數(shù)字不僅是事前的計(jì)劃，同時(shí)也是事中和事后進(jìn)行控制和糾正的基礎(chǔ)。

預(yù)算支出管控。預(yù)算內(nèi)審批事項(xiàng)應(yīng)執(zhí)行正常的流程控制，由預(yù)算執(zhí)行審批相關(guān)人員按照企業(yè)內(nèi)部控制流程進(jìn)行逐級審批控制，審批的重點(diǎn)是采購制度和流程的合規(guī)性;預(yù)算外或超預(yù)算審批事項(xiàng)應(yīng)執(zhí)行額外的審批流程，由歸口職能部門負(fù)責(zé)落實(shí)和核查支出的必要性，報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行，審批的重點(diǎn)是支出的必要性及最低支出金額，預(yù)算外或超預(yù)算審批事項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格控制防范風(fēng)險(xiǎn)。

預(yù)算收入管控。物業(yè)管理企業(yè)的當(dāng)期物業(yè)費(fèi)收入的催收，應(yīng)嚴(yán)格按合同約定執(zhí)行，以確保當(dāng)期物業(yè)費(fèi)收繳率及物業(yè)費(fèi)收入按時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成預(yù)算指標(biāo);對于歷史欠費(fèi)，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)依據(jù)企業(yè)清欠催繳制度開展清欠工作，針對業(yè)主欠費(fèi)時(shí)間長短及金額大小不同，采取不同的催繳方式。清欠時(shí)物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)注意催收證據(jù)的收集及主張權(quán)利的時(shí)間限制等。

（3）預(yù)算管控預(yù)警。為了確保預(yù)算目標(biāo)的達(dá)成，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)將指標(biāo)管理提前到進(jìn)度管理環(huán)節(jié)，建立預(yù)算管控預(yù)警系統(tǒng)，對不利偏差進(jìn)行事前控制和預(yù)防。在執(zhí)行過程中，通過編制季度滾動(dòng)預(yù)算的方式，在月份內(nèi)按實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行微調(diào)，全年指標(biāo)不動(dòng)，根據(jù)企業(yè)外部環(huán)境及運(yùn)營情況，提前考慮應(yīng)對措施，在后期業(yè)務(wù)中進(jìn)行彌補(bǔ)，或減少不利偏差，選擇替代方案，確保目標(biāo)達(dá)成。例如：當(dāng)物業(yè)收入或利潤因客觀原因預(yù)計(jì)達(dá)不到預(yù)算目標(biāo)時(shí)，可提前考慮提供物業(yè)特約服務(wù)（家政服務(wù)、生活服務(wù)等）來增加收入。

（4）預(yù)算分析與差異改善。財(cái)務(wù)部應(yīng)定期將預(yù)算與實(shí)際發(fā)生的情況進(jìn)行比較，以發(fā)現(xiàn)不利差異和有利差異;各業(yè)務(wù)部門應(yīng)對不利差異產(chǎn)生的原因作出分析并提出改善措施或方案;財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況及各業(yè)務(wù)部門提出的改善措施或方案，編制預(yù)算管理報(bào)表及預(yù)算分析報(bào)告上報(bào)企業(yè)管理層;企業(yè)管理層核準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)跟進(jìn)改善措施或方案的執(zhí)行情況。

3.3 考評激勵(lì)是預(yù)算管理的靈魂

物業(yè)企業(yè)是勞動(dòng)密集型企業(yè)，人力成本占比在70%以上，因此人員績效考評激勵(lì)更有實(shí)際意義。

（1）設(shè)置科學(xué)合理的考核指標(biāo)體系。企業(yè)應(yīng)建立和實(shí)施績效考評制度，設(shè)置科學(xué)合理的考核指標(biāo)體系，對企業(yè)內(nèi)部各責(zé)任單位和全體員工的業(yè)績進(jìn)行定期考核和客觀評價(jià)，將考評結(jié)果作為確定員工薪酬以及職務(wù)晉升、評優(yōu)、降級、調(diào)崗、辭退等的依據(jù)。

績效考評目標(biāo)應(yīng)當(dāng)具有可操作性，指標(biāo)值不能太高，也不能太低;績效考評目標(biāo)應(yīng)當(dāng)具有針對性，每個(gè)人要明確，月度、季度、年度考核相結(jié)合，全體員工目標(biāo)一致;考核應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持公開、公平、公正的原則，考核過程及結(jié)果應(yīng)有完整的記錄。通過考核和評比，及時(shí)指出職工的不足及下一階段努力的方向，從而激發(fā)職工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

（2）建立有效的激勵(lì)機(jī)制。企業(yè)在激烈的市場競爭中求增長，必須有創(chuàng)新。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)積極營造人人可創(chuàng)新的環(huán)境，鼓勵(lì)員工不斷學(xué)習(xí)，激發(fā)全員的斗志，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工共贏的生命共同體。創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)措施必須事先作出明確而具體的規(guī)定，兌現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)的流程簡單具體，獎(jiǎng)勵(lì)的原則是范圍廣、頻率高、尺度松。除了金錢獎(jiǎng)勵(lì)之外，還應(yīng)該有表揚(yáng)、提升職位等多種形式。

3.4 信息系統(tǒng)是預(yù)算管理的保障

全面預(yù)算從編制、動(dòng)態(tài)管理、執(zhí)行到考核和監(jiān)督是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，企業(yè)要想準(zhǔn)確、高效的實(shí)施全面預(yù)算，必須依靠現(xiàn)代信息技術(shù)。在信息化和數(shù)據(jù)化的今天，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)和全面預(yù)算管理系統(tǒng)，人工效率低、協(xié)同差等問題全部解決。同時(shí)數(shù)據(jù)處理、挖掘能力配上數(shù)據(jù)建模能力，趨勢分析會越來越精準(zhǔn)，實(shí)時(shí)預(yù)警機(jī)制會發(fā)揮越來越強(qiáng)作用。

4 結(jié)語

物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確戰(zhàn)略目標(biāo)，根據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)制定年度工作計(jì)劃，根據(jù)年度工作計(jì)劃編制全面預(yù)算，健全預(yù)算實(shí)施與控制機(jī)制，設(shè)置科學(xué)合理的考核指標(biāo)體系，激發(fā)全員斗志，關(guān)注利益創(chuàng)造，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工共贏。同時(shí)物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)將預(yù)算編制與財(cái)務(wù)核算建立聯(lián)系，借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高企業(yè)的核心競爭力。

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