淺談高職院校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)和能力要求

蔣影

摘 ?要：教學(xué)秘書在高職院校中扮演著承上啟下的作用，他能讓領(lǐng)導(dǎo)充分的了解學(xué)生想法。也能讓學(xué)生隨時(shí)知道學(xué)校的教育方針，隨著社會(huì)的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)體系的不斷成熟，教學(xué)秘書在高職院校中逐漸成為了與各科班主任同樣重要的存在。教學(xué)秘書需要承擔(dān)著很多的學(xué)校日常工作，接下來讓我們?nèi)チ私庖幌鲁蔀橐幻呗氃盒＝虒W(xué)秘書需要擁有什么樣的能力、做些什么工作吧。

關(guān)鍵詞：高職院校;教學(xué)秘書;崗位職責(zé);能力要求

教學(xué)工作是高職院校所有工作的重心，由輔導(dǎo)員和教學(xué)秘書深入到同學(xué)中維護(hù)著院校教學(xué)管理的基層工作，教學(xué)秘書的工作職責(zé)和工作能力都需要特別優(yōu)秀，因?yàn)榻虒W(xué)秘書的工作復(fù)雜，既需要與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通有需要與下級(jí)同學(xué)處理好溝通關(guān)系，如果教學(xué)秘書的能力不夠就會(huì)使教學(xué)秩序出現(xiàn)問題。所以呢，教學(xué)秘書一定要時(shí)刻學(xué)習(xí)，不斷地熟悉教學(xué)工作，提高自己的能力。

1 高職院校教學(xué)秘書的日常工作解讀

高職院校教學(xué)秘書的工作十分的清晰，就是做好學(xué)校與學(xué)生意志相互傳達(dá)的工作，所以教學(xué)秘書的工作內(nèi)容分為以下幾個(gè)方面、

1.1教學(xué)服務(wù)的工作職責(zé)

參與教學(xué)服務(wù)是教學(xué)秘書日常的工作職責(zé)之一，在教學(xué)服務(wù)的過程中，教學(xué)秘書需要清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作定位，對(duì)于每個(gè)學(xué)期的教學(xué)任務(wù)都了如指掌。教學(xué)秘書需要輔助教務(wù)處制定并通知學(xué)生每學(xué)期全校學(xué)生的學(xué)習(xí)任務(wù)和時(shí)間以及全校教師的教學(xué)任務(wù)和時(shí)間。在輔助制定教學(xué)任務(wù)的工作中，教學(xué)秘書需要向教務(wù)處提交多份人才的培養(yǎng)計(jì)劃，這份人才培養(yǎng)計(jì)劃內(nèi)容通常是教學(xué)秘書從學(xué)生那里收集到的學(xué)生意向，然后由教學(xué)秘書統(tǒng)一的整理并寫成計(jì)劃書。教務(wù)收到教學(xué)秘書的人才培養(yǎng)計(jì)劃之后，會(huì)進(jìn)行適當(dāng)?shù)娜∩岵⒆罱K確定該學(xué)期學(xué)生的學(xué)習(xí)課程以及實(shí)踐課程的內(nèi)容。在確定教務(wù)安排后，教學(xué)秘書還需要輔導(dǎo)教務(wù)處進(jìn)行教學(xué)任務(wù)的學(xué)時(shí)、學(xué)分、開課時(shí)間、開課性質(zhì)（比如必修和選修）以及學(xué)科的考試方式（筆試或者實(shí)踐）。在協(xié)助教務(wù)處進(jìn)行教學(xué)安排后，教學(xué)秘書就開始著手將這些信息錄入到教學(xué)系統(tǒng)中，并在聯(lián)系個(gè)學(xué)科教師和學(xué)生進(jìn)行課程查看和答疑。如果教學(xué)課表出現(xiàn)沖突情況，教學(xué)秘書需要及時(shí)的修正和改進(jìn)各科目的任課教師和任課時(shí)間。教學(xué)秘書還需要面向?qū)W生服務(wù)，協(xié)助教務(wù)處向?qū)W生進(jìn)行課本教材的分發(fā)與收費(fèi)工作。教學(xué)秘書還需要面向任課教師，對(duì)任課教師調(diào)、停、請(qǐng)假工作進(jìn)行收集與協(xié)助審批，教學(xué)秘書需要通知教師調(diào)、停、請(qǐng)假的流程和注意事項(xiàng)，協(xié)助教師完成調(diào)、停、請(qǐng)假工作，并將教師的請(qǐng)假時(shí)間、請(qǐng)假理由錄入到教師個(gè)人的工作檔案中，以作存檔。除了這些日?；镜姆?wù)工作之外，教學(xué)秘書還需要在一些特定的情況下面向師生進(jìn)行服務(wù)工作。學(xué)校每一年的秋季都會(huì)迎來新生、每一年的夏季都會(huì)送走一批畢業(yè)生，新生的入學(xué)通知和入學(xué)后的活動(dòng)安排繁瑣復(fù)雜，需要教學(xué)秘書緊跟教學(xué)流程做好新生的管理工作。畢業(yè)生的畢業(yè)手續(xù)也十分的復(fù)雜，教學(xué)秘書需要對(duì)每一個(gè)畢業(yè)生進(jìn)行畢業(yè)資質(zhì)的審查，逐個(gè)的查看檔案并向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)工作，嚴(yán)格按照學(xué)校的畢業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行篩選，然后準(zhǔn)備學(xué)生的畢業(yè)證和畢業(yè)資格證書等。

1.2 教學(xué)檔案工作職責(zé)

教學(xué)檔案資料的收集和整理工作對(duì)與整個(gè)學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)水平有重要的影響，而教學(xué)檔案工作也是教學(xué)秘書的主要工作任務(wù)之一。高職院校的教學(xué)檔案主要分類有，教學(xué)資料和教學(xué)信息。其中教學(xué)信息主要包括各學(xué)年各個(gè)年級(jí)段的學(xué)期安排表，因?yàn)椴煌昙?jí)的相同學(xué)期學(xué)生學(xué)習(xí)的課程會(huì)有部分的不同，所以教學(xué)秘書需要每個(gè)年級(jí)的每個(gè)學(xué)期課程進(jìn)行檔案的整理和存檔。校歷、教學(xué)計(jì)劃以及教師和學(xué)生之間的人員變動(dòng)都需要教學(xué)秘書進(jìn)行教學(xué)信息的整理和存檔，作為對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)的考核以及對(duì)教師個(gè)人績(jī)效的審核依據(jù)。教學(xué)資料的內(nèi)容比較瑣碎，并且內(nèi)容多，主要包括考試試卷、考試資料、學(xué)生個(gè)人的成績(jī)檔案、學(xué)生的實(shí)習(xí)認(rèn)證、學(xué)生和教室在學(xué)期間發(fā)表的刊物、各年級(jí)學(xué)生的花名冊(cè)、各年級(jí)教師的檔案等。這些教學(xué)資料對(duì)學(xué)生和教師的影響重大，在進(jìn)行教學(xué)資料整理的時(shí)候需要教學(xué)秘書有耐心，進(jìn)行細(xì)心的整理，不能出現(xiàn)一點(diǎn)失誤。

1.3 教學(xué)監(jiān)督工作職責(zé)

在師生的教學(xué)過程中，往往會(huì)出現(xiàn)一些違背學(xué)校校規(guī)校紀(jì)的事情，需要教學(xué)秘書進(jìn)行教學(xué)監(jiān)督工作。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)的教學(xué)監(jiān)督工作分為三種情況，第一種是針對(duì)教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督，在教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督工作中教學(xué)秘書的服務(wù)重心會(huì)傾斜到任課教師的身上，教學(xué)秘書需要針對(duì)教師的教案、教學(xué)計(jì)劃做出監(jiān)督分析，督促教師認(rèn)真工作，防止教學(xué)事故的發(fā)生。其次教學(xué)秘書還應(yīng)該對(duì)教師的課堂進(jìn)行監(jiān)督，組織不定期的課堂檢查工作，查看教師課堂是否存在教學(xué)松散、學(xué)生上課出小差的行為。最后教學(xué)秘書安排教師的學(xué)期聽課任務(wù)，根據(jù)各位教師的相互評(píng)價(jià)來進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督。第二種是考試監(jiān)督。學(xué)生考試作弊的現(xiàn)象屢禁不止，教學(xué)秘書一定要保證教學(xué)的公平工作，安排專職的考試監(jiān)督人員進(jìn)行監(jiān)督，協(xié)助教務(wù)處制定考試作弊的懲罰，向?qū)W生和教師宣傳考試作弊的嚴(yán)重性。第三種是管理監(jiān)督，教學(xué)秘書需要針對(duì)學(xué)校各年級(jí)對(duì)學(xué)生管理進(jìn)行監(jiān)督，重視學(xué)生的心理和生理健康，做好學(xué)生的日常行為監(jiān)督。

2 教學(xué)秘書應(yīng)該具備的工作能力和意識(shí)

2.1 具有強(qiáng)大的靈活應(yīng)變能力和溝通能力

教學(xué)秘書是教務(wù)處的決策執(zhí)行者和溝通者，需要擁有良好應(yīng)變能力和溝通能力，因?yàn)榻虒W(xué)秘書需要頻繁的與學(xué)生和領(lǐng)導(dǎo)打交道，然而學(xué)生和領(lǐng)導(dǎo)是兩個(gè)不同的階層，教學(xué)秘書需要強(qiáng)大的溝通能力和靈活應(yīng)變能力在學(xué)生和領(lǐng)導(dǎo)的溝通過程中扮演不同的角色，得到雙方的信任，為自己進(jìn)行工作做好紐帶的聯(lián)系。

2.2 具有學(xué)習(xí)意識(shí)和責(zé)任感

教學(xué)秘書的每一個(gè)工作過程一旦出現(xiàn)失誤就有可能造成學(xué)校教學(xué)秩序的紊亂，所以教學(xué)秘書需要擁有很強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，這樣的話教學(xué)工作才會(huì)很少出現(xiàn)問題。同時(shí)教學(xué)秘書必須要具有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)意識(shí)，時(shí)代在進(jìn)步，教學(xué)管理也在不斷的進(jìn)步，在不同的教學(xué)時(shí)期教學(xué)秘書需要根據(jù)學(xué)校教學(xué)管理的改變做出調(diào)整，所以需要教學(xué)秘書具有很強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，否則就是能被進(jìn)步的管理制度淘汰。

3 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代教學(xué)管理已經(jīng)不同于以往，它對(duì)教學(xué)秘書的工作職責(zé)和能力要求制定了更高的水平。一個(gè)優(yōu)秀的高職院校教學(xué)秘書需要擁有強(qiáng)大的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，還應(yīng)該擁有極強(qiáng)的溝通能力和表達(dá)能力，這樣才能做好學(xué)生和學(xué)校高層之間的信息傳遞工作。為了更加適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)管理，教學(xué)秘書需要不斷的學(xué)習(xí)，不斷的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

[1] ?吳學(xué)翠.高職院校教學(xué)秘書崗位職責(zé)分析—以應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].輕工科技，2019（02）：137-138.