行政審批類檔案利用研究

李新剛

摘 要：本文闡述了行政審批類檔案利用的現(xiàn)實(shí)意義，在對制約行政審批檔案利用因素的基礎(chǔ)上，有針對性地提出了解決問題的建議，希望能對提升行政審批檔案利用工作具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：行政審批檔案;檔案利用;專業(yè)檔案

引言

行政審批檔案是指行政機(jī)關(guān)在實(shí)施行政審批事項(xiàng)過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種載體和形式的文件資料，是履行依法行政職能的法律憑據(jù)。做好行政審批檔案的利用，加強(qiáng)不同類型的行政審批檔案信息挖掘、規(guī)范化研究，有利于拓展檔案社會服務(wù)功能，這也成為推進(jìn)行政管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的重要課題。

1.行政審批類檔案利用的現(xiàn)實(shí)意義

通過行政機(jī)構(gòu)改革，各級行政部門審批事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)了“一張網(wǎng)”“一站式”辦理，即統(tǒng)一網(wǎng)上申報(bào)、受理、反饋、監(jiān)管。工商注冊、網(wǎng)上報(bào)稅、婚姻查詢等業(yè)務(wù)紛紛開通了網(wǎng)絡(luò)辦理渠道，各類審批業(yè)務(wù)檔案數(shù)量呈現(xiàn)出井噴之勢。據(jù)統(tǒng)計(jì)，XX 市2017 年行政審批類業(yè)務(wù)檔案有2000 多卷（件）。這些行政審批類檔案種類多、數(shù)量大、高度分散，且多與民生緊密相聯(lián)。

1.1保障民生民利的需要

營業(yè)執(zhí)照登記檔案、婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、低保檔案、退伍軍人安置檔案、社會救助檔案等，涉及民政、工商、稅務(wù)、水利等多個部門。行政部門依法對其設(shè)定的事項(xiàng)進(jìn)行行政許可、確認(rèn)等審批程序，所產(chǎn)生的檔案信息資料具有客觀性、憑據(jù)功能、法律證明力。對行政審批檔案的利用，可以督促相關(guān)部門履行行政職責(zé)，切實(shí)保障公眾民生民利的需求。

1.2滿足數(shù)據(jù)時(shí)代信息的需要

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)的發(fā)展，各單位或部門對行政審批檔案的查詢利用效率要求更高。建立統(tǒng)一的行政審批檔案管理機(jī)構(gòu)，將行政審批檔案歸入一個部門或單位進(jìn)行統(tǒng)一管理，解決了傳統(tǒng)行政審批體制下檔案信息條塊分割、利用效率低下等問題，實(shí)現(xiàn)了行政審批檔案業(yè)務(wù)資源的整合和共享，滿足了大數(shù)據(jù)時(shí)代信息利用的現(xiàn)實(shí)需要。

1.3確保專業(yè)檔案安全的需要

2011 年以來，國家檔案局相繼印發(fā)了《國家基本專業(yè)檔案目錄》，加大了各級主管部門和檔案行政管理部門對重點(diǎn)專業(yè)檔案項(xiàng)目的監(jiān)管力度，把涉及民生民利、公共利益等方面的檔案作為國家專業(yè)檔案目錄重點(diǎn)，加強(qiáng)對專業(yè)檔案的規(guī)范引導(dǎo)，保障檔案信息安全。因此，加強(qiáng)行政審批檔案的管理和利用，也是保障國家專業(yè)檔案安全的重要舉措。

2.行政審批類檔案利用的制約因素

2.1信息高度分散

一直以來，行政審批業(yè)務(wù)由不同主管機(jī)關(guān)行使，由此形成的行政審批類業(yè)務(wù)檔案由各個業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)管理，導(dǎo)致行政審批業(yè)務(wù)檔案資源分散，檔案信息資源呈現(xiàn)出條塊化管理模式，難以實(shí)現(xiàn)審批檔案利用效率的最大化。

2.2系統(tǒng)難以兼容

行政審批類業(yè)務(wù)從文件形成到審批事項(xiàng)的完成，經(jīng)歷了“申請—受理—審查—決定—告知”等多個流程。機(jī)構(gòu)改革后行政審批事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)了較為集中的管理，但審批人員的變更、審批事項(xiàng)的變化、審批檔案的歸檔及時(shí)與否等，都會客觀上導(dǎo)致審批檔案系統(tǒng)中的檔案信息數(shù)據(jù)被割裂，系統(tǒng)性不強(qiáng)。行政審批電子文件及數(shù)據(jù)的檔案屬性尚未明確一致，行政審批系統(tǒng)與檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)還存在兼容難等問題。這些都是制約行政審批檔案利用的重要因素。

2.3制度體系障礙

國家檔案局與相關(guān)行政主體發(fā)布了一系列行政審批類檔案管理規(guī)章制度，但這些制度制定時(shí)間較久，與新一輪行政機(jī)構(gòu)改革以及行政審批事項(xiàng)精簡相比，諸多的行政審批檔案未納入統(tǒng)一的管理范疇。

3.行政審批類檔案利用的對策建議

3.1整合行政審批檔案資源管理注重區(qū)域內(nèi)行政審批業(yè)務(wù)、檔案信息的整合，建立由區(qū)域檔案行政主管部門牽頭，行政審批單位共同參與的行政審批檔案資源管理組織構(gòu)架。各行政審批業(yè)務(wù)部門對本部門形成的行政審批類檔案的開放利用設(shè)立相關(guān)規(guī)定，完成審批后及時(shí)將檔案移送至檔案主管部門。檔案利用者統(tǒng)一到檔案部門查詢、利用所需的檔案信息資源。條件允許的，應(yīng)建立區(qū)域行政審批檔案數(shù)據(jù)資源庫或行政審批檔案大數(shù)據(jù)中心，通過檔案查詢利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)現(xiàn)“一站式”“24 小時(shí)”登錄查詢利用，突破區(qū)域、部門及時(shí)間限制。

3.2統(tǒng)一行政審批檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

大力解決行政審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)兼容難的問題，實(shí)現(xiàn)兩者數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)交換和信息共享利用。一是建立行政審批業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)交換中間庫，當(dāng)行政審批業(yè)務(wù)完成后，便會自動向中間庫移送電子文件及數(shù)據(jù)信息，檔案系統(tǒng)自動捕捉新的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)“在線歸檔”;二是統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，定義行政審批業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，使其與檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立映射關(guān)系，[2] 完成系統(tǒng)自動組卷、自動查詢;三是通過建立行政審批業(yè)務(wù)檔案查詢服務(wù)接口，在行政審批部門與檔案利用部門兩者之間進(jìn)行雙向數(shù)據(jù)交換，滿足行政審批檔案在線利用需要。

3.3完善行政審批檔案管理制度

針對行政機(jī)構(gòu)改革和行政審批事項(xiàng)、權(quán)限的變更，國家檔案局與行政審批主管部門應(yīng)及時(shí)出臺、變更行政審批業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定，指導(dǎo)下級行政審批部門及檔案管理機(jī)構(gòu)開展相關(guān)業(yè)務(wù)工作，為檔案利用提供完善的制度保障，滿足行政審批檔案利用的規(guī)范化、制度化和程序化要求，發(fā)揮行政審批檔案更大的社會效益。

結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作的有序開展有利于行政單位各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，并為有關(guān)人員提供有力的數(shù)據(jù)信息參考，因此各級領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該給予高度的重視。單位各部門也應(yīng)積極配合檔案人員進(jìn)行科學(xué)的檔案管理，利用現(xiàn)代化技術(shù)和方法提高檔案管理的效率和水平，更好的發(fā)揮其作用。

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