信訪檔案信息化建設(shè)的思考

摘 要：信訪檔案是一種專門性的檔案，是信訪部門在接待來訪工作活動(dòng)中所形成的檔案形式，主要體現(xiàn)在人員間談話記錄、來信內(nèi)容以及調(diào)查、審批、上報(bào)等記錄活動(dòng)，是信訪管理以及事務(wù)處理中形成具有原始性的一種重要信息資源。隨著我國科技信息的快速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)覆蓋各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，信訪檔案工作也受到了信息技術(shù)的影響，信息化管理已經(jīng)成為信訪檔案工作未來發(fā)展的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：信訪檔案;信息化;建設(shè)

一、信訪檔案信息化建設(shè)的必要性

1.提供信訪工作的高效性

信訪檔案管理是信訪工作的重要組成部分，記錄了信訪活動(dòng)的真實(shí)行動(dòng)過程，具有文書檔案原始記錄的真實(shí)性、公正性、完整性以及有效性等特點(diǎn)，是一種不同于其他檔案的功能性檔案管理工作，在國家檔案管理活動(dòng)中占有重要地位。但是，傳統(tǒng)的紙板信訪檔案管理模式對檔案的收藏以及服務(wù)能力十分有限，而隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)、云端等電子文件載體大量涌現(xiàn)出來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展的步伐，難以滿足信息時(shí)代信訪檔案管理工作的需要。信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠快速解決信訪檔案管理工作中的人力不足、溝通不暢、資源共享不及時(shí)等問題，從而大幅度提高了檔案人員的工作效率以及檔案信息傳遞的強(qiáng)度和力度，檔案管理人員可以將更多的時(shí)間和精力投入在檔案數(shù)據(jù)的整理工作上，其服務(wù)職能正在從檔案的保管及使用性功能上逐步朝著信息采集、應(yīng)用、管理等方向轉(zhuǎn)變，從而打破傳統(tǒng)信訪檔案利用率低、局限性強(qiáng)的局面，為信訪工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.滿足信訪檔案資源共享的需要

目前我國現(xiàn)存的信訪機(jī)構(gòu)數(shù)量較多，歸口管理不統(tǒng)一，從中央機(jī)構(gòu)到地方政府以及各職能部門均設(shè)立了信訪機(jī)構(gòu)。然而，由于信訪部門并不屬于國家相關(guān)序列機(jī)構(gòu)，使得信訪部門與國家職能部門之間沒有嚴(yán)格意義上的隸屬關(guān)系，導(dǎo)致中央信訪機(jī)構(gòu)之間以及對地方信訪工作的協(xié)調(diào)管理能力十分有限，各地之間的信訪機(jī)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制各不相同，存在一定的差異性。因此，信訪檔案管理部門之間的業(yè)務(wù)相對比較獨(dú)立，從而存在信息資源過于分散、信息無法及時(shí)共享等問題。而信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理資源縱向與橫向的聯(lián)系，將各地信訪檔案機(jī)構(gòu)有效聯(lián)合，形成一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫以及聯(lián)機(jī)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)資源信息共享，更好地滿足現(xiàn)代化社會(huì)對信訪檔案工作的高效需求。

二、信訪檔案信息化建設(shè)的主要實(shí)施內(nèi)容

1.收集電子文件

隨著我國計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及信息化技能的不斷普及，各級信訪部門均產(chǎn)生了大量的電子文檔、影像圖片等多種形式的電子文件，這些電子版文件是我國信訪管理工作的重要組成部分，電子信息主要是以虛擬的形式將檔案文獻(xiàn)等集中起來，也是形成信訪檔案信息化的一個(gè)重要途徑。對此，信訪檔案管理機(jī)構(gòu)需要加大電子文件的接收、存儲、保管及高效利用等手和方法，為實(shí)現(xiàn)高效的信息化檔案管理工作奠定重要基礎(chǔ)。

2.紙質(zhì)信訪檔案的數(shù)字化

目前，我國信訪檔案多數(shù)以紙板檔案管理為主，為了實(shí)現(xiàn)資源高效利用，對紙板文件進(jìn)行數(shù)字化歸檔，是信訪檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。檔案的數(shù)字化管理主要指的是以多媒體形式（例如影像、音頻、電子文檔等）為載體，將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以識別和處理的數(shù)字化信息，將各信息內(nèi)容存儲在磁盤等物理介質(zhì)上。檔案數(shù)字化系統(tǒng)主要由檔案目錄和檔案全文數(shù)字化兩部分組成，各地信訪機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分利用數(shù)字化信息技術(shù)，整合資源，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用率。

3.構(gòu)建信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫

構(gòu)建信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫主要體現(xiàn)在以下幾方面：信訪檔案卷級目錄、文件級目錄、專題目錄、全宗級以及全文信息目錄等建設(shè)工作;建立高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)信息庫，能夠確保檔案信息的完整性、有效性及安全性，便于檔案管理人員快速完成檔案的收集和整理工作。

三、信訪檔案信息化建設(shè)需要注意的問題

1.構(gòu)建檔案信息化政策法規(guī)體系

各地政府及相關(guān)職能部門要制定有關(guān)檔案管理的政策法規(guī)，從法律上確保信息化建設(shè)環(huán)境的良好性及優(yōu)質(zhì)性。盡管。我國出臺的相關(guān)法律法規(guī)具有多樣性，涉及面也比較廣泛，但是，從目前政策法規(guī)執(zhí)行上來看，依然存在著諸多不完善之處。就需要組織管理者要從實(shí)際工作中出發(fā)，對目前存有的各項(xiàng)法規(guī)、政策等進(jìn)行深入研究，并依據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，對方案、制度等不完善內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，做到與時(shí)俱進(jìn)，逐步完善檔案信息化建設(shè)的政策法規(guī)等相關(guān)內(nèi)容，構(gòu)建檔案信息化政策法規(guī)體系，確保檔案建設(shè)的健康、良性發(fā)展。

2.建立信訪檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

要想加快信訪檔案信息化管理建設(shè)的發(fā)展步伐，就需要設(shè)立該項(xiàng)工作的總體策劃者、管理者和執(zhí)行者，由國家和各地方政府等職能部門組織牽頭，從行政管理和信息技術(shù)兩個(gè)方面對各地信訪檔案進(jìn)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和規(guī)劃，建立統(tǒng)一的信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，制定具有實(shí)際約束力的行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和階段性發(fā)展規(guī)劃，包括近期發(fā)展目標(biāo)和遠(yuǎn)期發(fā)展規(guī)劃等，從而完成對各信訪機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)指導(dǎo)工作，做到思想觀念及協(xié)調(diào)行為的統(tǒng)一性。

3.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

聘請業(yè)內(nèi)資深專家，從信訪檔案業(yè)務(wù)管理、技術(shù)手段以及設(shè)備設(shè)施等方面進(jìn)行規(guī)范化管理，同時(shí)結(jié)合國內(nèi)行業(yè)實(shí)際發(fā)展情況以及國際發(fā)展趨勢，制定出適合我國信息化信訪檔案發(fā)展建設(shè)中可以共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)，例如網(wǎng)絡(luò)通信、計(jì)算機(jī)軟件、云端數(shù)據(jù)信息庫等方面的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)。

4.培養(yǎng)信訪檔案信息化人才

信息化技術(shù)的各項(xiàng)功能需要通過人來實(shí)現(xiàn)，各信訪管理部門要加大人才培養(yǎng)力度，制定綜合性技術(shù)人才的培訓(xùn)及發(fā)展計(jì)劃。信息化檔案管理建設(shè)不僅要求檔案人員具有專業(yè)的檔案管理知識還需要具備網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的操作及處理能力，因此，就需要強(qiáng)化信訪檔案隊(duì)伍建設(shè)工作，制定科學(xué)、合理的培訓(xùn)計(jì)劃，聘用資深人士進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和實(shí)地演練，提升人員業(yè)務(wù)技能，熟悉計(jì)算機(jī)等大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的操作流程，建立一支專業(yè)過硬的信訪檔案建設(shè)隊(duì)伍。

四、結(jié)束語

總而言之，信訪檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢，需要信訪部門強(qiáng)化人員檔案信息化知識的建設(shè)工作，提升人員整體工作能力，從而快速的推進(jìn)信訪工作的健康發(fā)展。

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作者簡介：

何海天（1988.11.25-），男，漢，大學(xué)，行政管理，吉林財(cái)經(jīng)，初級，檔案管理。