加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)策略

徐茵

摘 要：在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，檔案管理工作受到了越來越多的關(guān)注，而檔案資源建設(shè)則是開展檔案管理與服務(wù)的基礎(chǔ)性工作，更是記錄院校改革發(fā)展過程、編研開發(fā)檔案文化產(chǎn)品必不可少的構(gòu)成，做好檔案資源建設(shè)工作能夠?qū)n案的價(jià)值充分發(fā)揮出來，所以本文也就如何有效加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案資源;建設(shè)策略

高職院校檔案在近年來得到了較為迅猛的發(fā)展，不管是在數(shù)量上亦或者是在內(nèi)容上都有了較大的發(fā)展，這與高職教育事業(yè)發(fā)展之間有著密不可分的關(guān)系。檔案資源作為整個(gè)社會(huì)信息資源開發(fā)與利用的基礎(chǔ)，對(duì)其加強(qiáng)建設(shè)就是為了能夠構(gòu)建出更具特色且專業(yè)的檔案資源庫(kù)，這也是高職院校檔案部門特色資源的集中體現(xiàn)。就現(xiàn)如今各個(gè)檔案管理部門對(duì)于高職院校檔案資源建設(shè)情況來看，依然還是存在著一些問題，無法有效滿足教學(xué)、科研需求，為了改善這一現(xiàn)象，本文也從高職院校檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀著手分析了要如何加強(qiáng)這一項(xiàng)工作，希望以此來進(jìn)一步提高高職院校檔案管理工作質(zhì)量。

一、高職院校檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀

1.檔案資源建設(shè)缺少政策保障。在《高等學(xué)校檔案管理辦法》之中有明確指出：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校需要加強(qiáng)管理，將其納入到學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃之中?！笨墒蔷透呗氃盒０l(fā)展實(shí)際情況來分析的話，高職院校檔案工作在整體發(fā)展規(guī)劃之中還是鮮有提及，學(xué)校各個(gè)部門檔案移交落實(shí)情況還是沒有在考核范圍之中，再加上缺少行政管理政策保障，所以高職院校對(duì)于檔案資源建設(shè)工作重視程度還是不足，相關(guān)部門歸檔意識(shí)較弱，所以高職院校檔案資源建設(shè)工作質(zhì)量自然也就無法得到保障。

2.檔案資源完整度不足。就目前高職院校檔案資源建設(shè)情況來分析的話，檔案資源完整度不足也是發(fā)展過程中的問題之一，之所以會(huì)如此還是因?yàn)楦呗氃盒Ｈ鄙儆行У墓芾頇C(jī)制，所以促使學(xué)校檔案歸集工作規(guī)范性不足，檔案資源完整度自然也就不足。具體而言，一方面檔案資源還尚未能完全涵蓋學(xué)校年度重點(diǎn)工作。通常情況下，高職院校黨政辦負(fù)責(zé)的相關(guān)檔案以及文件資料歸檔較為齊全，可是其它部門負(fù)責(zé)的相關(guān)資源完整程度就名下不足，尤其是二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)落實(shí)的校企合作活動(dòng)等相關(guān)資料更是容易出現(xiàn)疏漏。另一方面，檔案資源延續(xù)性無法得到保障也是高職院校檔案資源建設(shè)重要問題之一。因?yàn)闄n案資源管理人員會(huì)出現(xiàn)調(diào)整、各個(gè)部門負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案資源建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不足等因素，促使檔案資源歸檔工作受到了影響，更甚至還有些部門出現(xiàn)了年度歸檔資源斷檔等情況。

3.檔案資源質(zhì)量有待提升。就目前高職院校檔案資源建設(shè)情況來分析，除了上述兩點(diǎn)之外，檔案資源質(zhì)量有待提升也是十分顯著的問題之一。在上述分析中我們有提到院校檔案資源歸檔意識(shí)不足，在這種情況下，檔案資源質(zhì)量自然也就無法得到保障。一方面，檔案管理部門對(duì)于檔案資源建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不足，所以自然很容易會(huì)促使歸檔工作出現(xiàn)不具體、不明確等情況，資料收集也會(huì)出現(xiàn)問題;另一方面，也有部分檔案資源建設(shè)工作人員能力不足，促使其在實(shí)踐過程中出現(xiàn)一系列的問題，最終自然也就影響了檔案資源建設(shè)質(zhì)量。

二、加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)策略

1.做好個(gè)性化檔案宣傳，強(qiáng)化歸檔意識(shí)。要想真正加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)工作，首先還是需要強(qiáng)化高職院校相關(guān)人員歸檔意識(shí)，而單純的依賴于下發(fā)通知亦或者是開展工作會(huì)是無法實(shí)現(xiàn)這一目的的，思想意識(shí)的統(tǒng)一還是需要在具體的工作以及反復(fù)的實(shí)踐中有效落實(shí)。為此，高職院校在開展檔案資源建設(shè)工作的時(shí)候，可以展開個(gè)性化的檔案工作宣傳與指導(dǎo)，這能進(jìn)一步強(qiáng)化高職院校內(nèi)部人員歸檔意識(shí)。

首先，高職院?？梢越柚谛Ｍ鈱＜抑v座來有效提高內(nèi)部人員檔案知識(shí)素養(yǎng)，具體而言，可以借助于學(xué)校每年開展的中層干部培訓(xùn)機(jī)會(huì)，來將檔案工作也直接納入到培訓(xùn)內(nèi)容之中，同時(shí)邀請(qǐng)校外專家結(jié)合學(xué)校歸檔工作之中存在的問題來進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn)與教育，這樣就能真正有效從管理層來有效推廣“大檔案”理念，從而真正為高職院校檔案資源建設(shè)提供方向。

其次，還可以積極開展兼職檔案員專題培訓(xùn)與教育，以此來提高檔案資源建設(shè)人員業(yè)務(wù)能力與水平。部分高職院校檔案管理人員為兼職人員，工作能力參差不齊，所以為了能夠進(jìn)一步提高高職院校檔案資源建設(shè)管理工作質(zhì)量，還可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行整體的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，或者是借助于微信交流群來對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)與指導(dǎo)，這樣也能進(jìn)一步提高院校檔案資源建設(shè)質(zhì)量。

最后，為了能夠進(jìn)一步加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)質(zhì)量，還可以階段性的跟進(jìn)各個(gè)部門歸檔工作，定期聯(lián)系相關(guān)業(yè)務(wù)部門，以此來掌握相關(guān)部門歸檔工作情況，同時(shí)借助于各個(gè)部門來開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，以此來實(shí)現(xiàn)嵌入式宣傳，同時(shí)為相關(guān)工作人員講解檔案基本業(yè)務(wù)知識(shí)，反復(fù)宣傳檔案工作，指導(dǎo)他們掌握合理的檔案資源建設(shè)要求與任務(wù)，這樣自然能夠有效提高高職院校檔案資源建設(shè)質(zhì)量。

2.細(xì)化歸檔范圍，對(duì)檔案資源建設(shè)制度進(jìn)行明確。歸檔范圍以及保管期限表都是有效保障檔案資源齊全完整的具體依據(jù)，而檔案資源建設(shè)過程中檔案資源是否完整也是建設(shè)質(zhì)量評(píng)定重要標(biāo)準(zhǔn)。為此，在加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)的時(shí)候，高職院?？梢园凑障嚓P(guān)部門提出來的機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍以及保管期限規(guī)定來對(duì)檔案資源建設(shè)制度進(jìn)行明確，同時(shí)結(jié)合院校實(shí)際情況來進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整，以此來對(duì)檔案歸檔范圍、實(shí)施工作等多方面進(jìn)行完善，這樣就能進(jìn)一步提高檔案資源的規(guī)范程度以及完整性。首先，對(duì)檔案利用范圍進(jìn)行明確，按照檔案不同密級(jí)程度來確定不同的使用對(duì)象以及使用范圍，規(guī)定可以使用檔案的事由，同時(shí)對(duì)使用人員級(jí)別與身份進(jìn)行限制;其次，對(duì)于檔案使用程序也需要制定出相應(yīng)的規(guī)范，對(duì)于不同的使用方式，例如外借、查閱以及復(fù)制等審批手續(xù)需要制定出相應(yīng)的規(guī)定，對(duì)于單位內(nèi)部人員以及外部人員的使用程序最好是進(jìn)行適當(dāng)區(qū)分，還可以在線上與線下直接發(fā)布查找檔案須知以及服務(wù)指南，這樣就能進(jìn)一步發(fā)揮出檔案價(jià)值。最后，推進(jìn)信息化檔案資源建設(shè)，構(gòu)建出檔案信息資源管理系統(tǒng)，同時(shí)真正實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門檔案信息資源共享，這樣就能有效提高檔案信息資源使用效率，而且還需要在訪問權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)功能等多方面來進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能真正有效提升整個(gè)檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

3.自覺挖掘歸檔信息，落實(shí)歸檔資料收集。高職院校檔案資源建設(shè)是日積月累的工作，需要長(zhǎng)時(shí)間堅(jiān)持下去才能實(shí)現(xiàn)。為此，檔案管理部門一定要從日常工作中有序推進(jìn)，真正掌握學(xué)校檔案資源建設(shè)主動(dòng)權(quán)，自覺挖掘年度歸檔信息，以此來真正將歸檔資料收集工作有效落實(shí)下去，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)。首先，可以從綜合性文件之中梳理出歸檔資源，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃以及總結(jié)有對(duì)學(xué)校整個(gè)工作進(jìn)行合理安排，同時(shí)也有對(duì)工作的落實(shí)進(jìn)行合理匯總，這些資料與文件就是檔案資源建設(shè)重要構(gòu)成，所以在建設(shè)過程中可以對(duì)其進(jìn)行收集與整理，這樣就能對(duì)學(xué)校整個(gè)工作情況形成良好的把握。此外，也可以參考各個(gè)部門工作總結(jié)來樹立起應(yīng)該進(jìn)行重點(diǎn)歸檔的內(nèi)容，針對(duì)性的督促各個(gè)部門來做好歸檔工作，以此來提高檔案資源建設(shè)質(zhì)量。其次，還可以從宣傳報(bào)告之中來挖掘檔案資源。各個(gè)高職院校官網(wǎng)都會(huì)宣傳學(xué)校教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)以及學(xué)生管理等多項(xiàng)活動(dòng)與內(nèi)容，而這些信息資源就很好地體現(xiàn)出了院校工作情況，對(duì)其進(jìn)行歸納與收集，也是高職院校檔案資源建設(shè)重要構(gòu)成。最后，還可以從重大活動(dòng)之中來對(duì)檔案資源進(jìn)行完善，而這里的資源可以是文字信息也可以是圖片信息，這樣就能從這些檔案資源中很好地分析院校發(fā)展歷程。

4.做好編研工作，提高檔案資源利用率。在加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)的時(shí)候，除了上述幾點(diǎn)之外，積極開展編研工作，充分提高資源利用效率也是十分重要的一點(diǎn)。在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，高職院校檔案資源建設(shè)也需要從資源庫(kù)開始逐漸轉(zhuǎn)向思想庫(kù)，借助于編研利用來更好地呈現(xiàn)出院校發(fā)展特色，同時(shí)為各個(gè)部門業(yè)務(wù)工作實(shí)施提供參考與借鑒，真正有效加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)效果。首先，對(duì)院校大事記、年鑒進(jìn)行編制，這樣就能清楚的將學(xué)校改革發(fā)展步伐以及歷程呈現(xiàn)出來，同時(shí)還可以系統(tǒng)化的整理年度工作重點(diǎn)，以此來為院校發(fā)展提供保障與參考。其次，也可以編制部門歷史沿革以及校史材料，這不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源建設(shè)，還能為學(xué)校文化教育提供可靠的文獻(xiàn)資料，真正有效落實(shí)高職院校檔案資源建設(shè)。

綜上所述，高職教育在社會(huì)不斷發(fā)展過程中也得到了明顯的發(fā)展，院校檔案管理工作在這一過程中面臨著全新的發(fā)展，而加強(qiáng)高職院校檔案資源建設(shè)工作則能夠?qū)⒏呗氃盒n案資源價(jià)值充分顯現(xiàn)出來，為高職院校教育事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展提供良好保障。為此，高職院校在發(fā)展過程中一定要加強(qiáng)對(duì)檔案資源建設(shè)的認(rèn)識(shí)，做好檔案資源建設(shè)工作，才能將檔案管理工作的價(jià)值最大化。

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（作者單位：山西水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院）