如何做好良渚博物院檔案管理工作

沈晨霞

摘? ? 要：當(dāng)今，許多單位存在一個(gè)普遍現(xiàn)象，多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作可有可無，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。本人在博物館工作，并且從事檔案管理工作多年，深知檔案不僅能在檔案館發(fā)揮作用，也能見證博物館的發(fā)展。只有認(rèn)真分析博物館的現(xiàn)狀，做出完善的改進(jìn)措施，才能把博物館的檔案管理工作做得更好。

關(guān)鍵詞：博物館;檔案管理;重要性

博物館的檔案管理工作相比于普通場所的檔案管理而言，在實(shí)際工作中其工作內(nèi)容更為繁瑣且更為嚴(yán)謹(jǐn)，需要相關(guān)工作人員嚴(yán)肅認(rèn)真的對(duì)待。在博物館中對(duì)于一些古籍和歷史資料的管理，一旦出現(xiàn)任何問題，其后果往往是無法逆轉(zhuǎn)的。為了能夠確保博物館檔案管理工作的順利進(jìn)行，筆者在這里簡單地分析管理檔案過程中可能存在的幾點(diǎn)問題與不足，并在此基礎(chǔ)上提出做好管理工作的正確方法。

一、檔案在博物館中的作用

博物館在發(fā)展過程中不斷積累著豐富的檔案資料，這些檔案資料記錄了博物館的發(fā)展歷程和奮斗足跡，對(duì)博物館的發(fā)展有著極其重要的歷史和實(shí)踐意義。從這個(gè)意義講，檔案管理工作是博物館工作中一項(xiàng)不可替代的重要工作?！爸袊鷳B(tài)博物館之父”蘇東海先生曾講過，一個(gè)優(yōu)秀的綜合性博物館必須具備三大建設(shè)：人才建設(shè)、藏品建設(shè)和資料建設(shè)。這其中，藏品建設(shè)是核心，人才建設(shè)和資料建設(shè)則是兩個(gè)重要的支撐，缺一不可。從人類科技進(jìn)步的歷程看現(xiàn)階段科技生產(chǎn)活動(dòng)過程中形成的各類檔案資料，經(jīng)常會(huì)成為將來科技生產(chǎn)活動(dòng)的重要依據(jù)和憑證。對(duì)于博物館來講，館藏陳列只是面向觀眾的成果展示，背后的選題、擬定、布展、記載等一系列過程只有通過檔案才能留存并反映出來。全面翔實(shí)的檔案記載是博物館整體工作的濃縮和記錄，真實(shí)記錄了工作的全過程，沒有這些記錄，博物館的工作就是不完整甚至殘缺的;有了這些記錄，不僅是對(duì)過去經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，更是指導(dǎo)今后工作的寶貴資源，是不斷提升博物館工作水平的重要載體和保障。所以可以這樣講，檔案工作的管理水平直接決定著整個(gè)博物館的管理水平，且高水平的檔案工作亦是博物館長遠(yuǎn)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，對(duì)于博物館各項(xiàng)工作的開展具有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。

博物館檔案除了是一本良好教材，能夠在人文教育中發(fā)揮重要的作用外，也屬于一部成長日記，能夠反映出人類發(fā)展與歷史的真實(shí)案件，并且真實(shí)記載著整個(gè)歷史的成長過程。除此之外，博物館檔案的信息中有人類發(fā)展和繁衍過程中重大的事跡，也有人類的文明起源發(fā)展史。與此同時(shí)，博物館檔案為我人類研究歷史的發(fā)展進(jìn)程提供了可靠的參考信息，做出了無與倫比的貢獻(xiàn)。

現(xiàn)在各類博物館在其事業(yè)發(fā)展過程中都積累了大量的檔案資料，這些都是前人留下的寶貴財(cái)富。博物館中的檔案種類很多，如：行政檔案、人事檔案、藏品檔案、展覽檔案、會(huì)計(jì)檔案等等。以展覽檔案為例，每年良渚博物院舉辦的各類展覽很多，引過來、走出去。每一個(gè)展覽，從籌備、策劃、布展、展出到展覽結(jié)束，其間都形成了大量文字、圖像、聲音及其他形式的檔案 資料，如：展覽大綱、設(shè)計(jì)方案、照片、文創(chuàng)產(chǎn)品、觀眾調(diào)查、 媒體報(bào)道、配套的圖錄等等。這些展覽檔案客觀翔實(shí)地反映了展覽展陳工作，是博物館發(fā)展的歷史見證。但往往許多人會(huì)認(rèn)為它既不是文物資料，也不是科研成果，其作用無足輕重。其實(shí)不然，一套建立完備的檔案，既能反映一個(gè)博物館的發(fā)展，又能對(duì)今后的展覽起到借鑒的作用 。

1.展覽檔案是博物館發(fā)展的見證

一個(gè)展覽的好壞，一定程度上也反映了博物館發(fā)展的水平。而一套系統(tǒng)、全面、完整的展覽檔案，就是對(duì)展覽主題思想、設(shè)計(jì)理念、觀眾反響等信息的真實(shí)記錄。

2012年9月26日，由良渚博物院、無錫博物院共同承辦的“紫砂故事—無錫博物院藏紫砂藝術(shù)展”在良渚博物院開展。此次展出的100件紫砂藝術(shù)品，是從2000余件無錫博物院歷代紫砂藏品中遴選出的精品力作，分別展示紫砂在明、清、民國、近現(xiàn)代這四個(gè)不同歷史階段所呈現(xiàn)的藝術(shù)特點(diǎn)。

2014年當(dāng)8月9日，由山東省文化廳、山東省文物局、山東省文物保護(hù)與收藏協(xié)會(huì)聯(lián)合主辦，山東博物館、良渚博物院、山東省博物館學(xué)會(huì)承辦的“玉潤東方——大汶口—龍山·良渚玉器文化展”在山東博物館隆重開幕。此次展覽擷取了海岱地區(qū)和良渚文化代表性玉器共計(jì)300余件（組），其中良渚文化精品158件（組）。是中國迄今為止展出大汶口-龍山文化和良渚文化玉器最多的展覽，展出玉器造型各異、精美絕倫。當(dāng)時(shí)觀眾依絡(luò)繹不絕地涌向山東博物館，各大媒體也爭相報(bào)道。

翻翻當(dāng)年的展覽檔案，再現(xiàn)了我館從老館搬至新館后的巨大變化，也見證了我館的發(fā)展。

2.展覽檔案對(duì)今后工作具有指導(dǎo)作用

展覽檔案是對(duì)過去工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，展覽人員通過分析、借鑒以往的展覽檔案資料，改進(jìn)不足之處，使展覽水平更加提升。每年我館都要進(jìn)行《調(diào)查問卷》工作，由參觀者自愿填寫的方式完成問卷，從觀眾基本信息（年齡、學(xué)歷、職業(yè)、來源地、 收入等 、服務(wù)質(zhì)量、問題意見等方面進(jìn)行調(diào)查。

類似這樣的展覽很多，就不一一列舉了。通過分析這些展覽策劃人員可以在舉辦下一個(gè)展覽時(shí)改進(jìn)和融入這內(nèi)容，促使我館的展覽水平不斷地提升。

伴隨著計(jì)算機(jī)的普及化、網(wǎng)絡(luò)化、處理信息的多媒體化，人類已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字化信息時(shí)代，全球網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與變化，也推動(dòng)了檔案信息的高速發(fā)展，同時(shí)也給檔案工作帶來巨大的困難和挑戰(zhàn)。我館作為文化事業(yè)單位，“宣傳展示，服務(wù)社會(huì)”更是我們服務(wù)的宗旨。新館開館以后，我們緊扣時(shí)代脈博，充分利用和發(fā)掘館藏資源，舉辦了50余個(gè)具有特色的展覽，深受廣大觀眾的歡迎和喜愛。我們辦展服務(wù)于社會(huì)，不僅要實(shí)現(xiàn)打造展覽品牌的目的，更重要的是利用館藏文物，更多的突出杭嘉湖寧地區(qū)文化的特色，立足在文化大發(fā)展大繁榮事業(yè)中，最大限度地滿足人民精神文化的需求。同時(shí)，在完成職能工作的過程中，最大限度地積累博物館的檔案資源。

面對(duì)新形式、新任務(wù)，我們?nèi)绾瓮诰蝠^藏資源、打造精品是我館辦展新的理念。隨著新館展覽的全面展開，隨著新館現(xiàn)代化設(shè)施的全面運(yùn)行，我館各部門的職能作用發(fā)揮的越來越突出，無論是行政、業(yè)務(wù)、還是黨務(wù)等各項(xiàng)工作，在日常工作中都形成了大量的文字材料和電子文件，豐富并積累了一定的檔案材料，但同時(shí)也給檔案收集工作帶來了一定的難度。

（一）我館現(xiàn)有6個(gè)部門，有30 臺(tái)計(jì)算機(jī)在線使用，在日常工作中產(chǎn)生了大量的電子文件，由于電子文件易改、易復(fù)制的特殊性，客觀上也造成檔案收集工作的困難。

（二）機(jī)構(gòu)和人員的變化，在某種程度上也造成了檔案資料的流失。

（三）在工作中絕大多數(shù)人還缺乏檔案意識(shí)，使檔案資料在流程過程中出現(xiàn)遺失。

那么怎樣才能做好博物館的檔案工作呢？作為一個(gè)檔案工作者，筆者謹(jǐn)以切身體驗(yàn)并結(jié)合實(shí)際工作，認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

二、博物館檔案管理工作現(xiàn)狀

1.重視程度不夠

如今，許多單位存在一個(gè)普遍現(xiàn)象，多數(shù)人認(rèn)為檔案管理工作可有可無，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。認(rèn)為檔案工作就是負(fù)責(zé)保管文件的事務(wù)工作，不是博物館的主要業(yè)務(wù)工作，只要不丟失檔案，能查檔就行了。我們每個(gè)人都在各自的崗位上按照工作目標(biāo)，認(rèn)真完成自己的本職工作，通過總結(jié)、統(tǒng)計(jì)逐級(jí)上報(bào)，最后形成單位年度總結(jié)報(bào)告。也就是說我們每個(gè)人都是檔案收集工作的實(shí)踐者，只不過我們沒有意識(shí)到最原始的檔案工作就發(fā)生在我們身上。事實(shí)上，檔案管理工作對(duì)本單位的持續(xù)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案管理是博物館工作重要的組成部分之一。它是一個(gè)全方位的工作，不是一兩人就能獨(dú)立完成的。檔案工作做得好壞直接反映領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視的程度，領(lǐng)導(dǎo)重視與否直接影響其工作的質(zhì)量和管理水平。所以，任何一個(gè)單位要想把檔案工作做好，領(lǐng)導(dǎo)的支持極為重要，只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，才能確保人力、物力、財(cái)力的投入。檔案工作是一個(gè)單位全局工作重要的組成部分，要想使這項(xiàng)工作保質(zhì)保量，不僅要制定可行的計(jì)劃和措施，更要把檔案管理納入到行政管理工作中，以保證檔案工作的規(guī)范化、制度化。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部還要率身垂范，帶頭清理清退手中積存的文件資料，帶頭遵守檔案制度，并做好全院總動(dòng)員。只有這樣才能不斷增強(qiáng)全院人員的檔案意識(shí)，才能讓更多的人參與檔案的收集工作，才能把檔案工作變成每個(gè)人的自覺行為，最終使博物館檔案工作逐步規(guī)范化。

2.人員配備不足。由于近年來國家機(jī)構(gòu)編制管理性增強(qiáng)，博物館的人員編制有減無增，管理者面對(duì)日益增長的工作量和有限的人員編制捉襟見肘，造成檔案資料管理人員兼職現(xiàn)象十分普遍?，F(xiàn)實(shí)工作中，相當(dāng)一部分檔案資料管理人員除了負(fù)責(zé)檔案資料工作以外，還承擔(dān)著場館管理、參觀接待等繁重的工作任務(wù)，很難做到專職專用，從而嚴(yán)重影響了檔案資料管理工作的開展。

3.管理手段不規(guī)范。一是檔案資料收集不規(guī)范，一些博物館的檔案資料收集工作分屬于不同部門，無法形成規(guī)模效益，不利于綜合利用;二是檔案資料整理不規(guī)范，主要是由于業(yè)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷歸檔過程中無法按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范立卷，嚴(yán)重影響了工作質(zhì)量;三是檔案資料管理不規(guī)范，主要是基層博物館受人才、資金、場地等條件的制約，無法對(duì)檔案資料實(shí)施有效管理;四是檔案資料利用不規(guī)范，一些博物館的檔案資料借閱管理不規(guī)范，造成了檔案資料借出后無法按期歸還，甚至遺失等問題。

4.管理制度不健全。目前，博物館的檔案資料管理工作普遍依賴于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，綜合性制度建設(shè)滯后，缺乏長效工作機(jī)制和科學(xué)的管理體系，致使工作開展缺乏制度性保障，隨機(jī)性、隨意性、形式化、短期化等問題比較普遍，管理缺位的問題十分突出。那怎樣才能提高全員檔案意識(shí)？一個(gè)單位要想把檔案工作做好，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要全院人員的支持與參與，而檔案宣傳工作更是加強(qiáng)檔案管理的必要手段。所以，我們?cè)诠ぷ髦幸罅π麄髡叻ㄒ?guī)，讓更多的人了解檔案工作的作用和意義，使職工在工作學(xué)習(xí)中所形成的相關(guān)資料得到有序收集和整理，以達(dá)到查閱之目的，讓“檔案就是資源”、“檔案就是財(cái)富”“、檔案就是效率”的意識(shí)深入人心。

三、建立檔案制度，實(shí)行層級(jí)管理，確保檔案收集的完整性

檔案室的基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一管理本單位各部門形成的各種門類和載體的全部檔案，為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，并為國家積累檔案資料。所有職能單位的檔案來源，除了正常接收中央、各省下發(fā)的文件，更多的還來源于本單位發(fā)揮職能作用所產(chǎn)生的檔案，由于行業(yè)不同，所產(chǎn)生的檔案內(nèi)容就不同。所以，每個(gè)單位的檔案工作都要根據(jù)國家檔案法及檔案管理的基本理論，結(jié)合本單位、本部門的實(shí)際工作，制定本單位檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循，最終使其檔案工作更規(guī)范化、制度化。

目前，我院檔案工作采取年度、問題的分類方法管理全宗檔案。長期以來，各類檔案對(duì)博物館的發(fā)展建設(shè)都發(fā)揮了巨大的檔案作用。例如：2012年7月的第五屆夏令營上，北大與省文物考古研究所、良博院三家單位共同簽署長期合作協(xié)議，在良渚遺址成立北大考古教學(xué)實(shí)習(xí)基地、考古夏令營暨公眾考古基地照片，來自全國111所重點(diǎn)中學(xué)的139名高二學(xué)生、5位中學(xué)歷史老師和北大考古文博學(xué)院20名師生。139營員們將有機(jī)會(huì)到浙江省博物館、南宋官窯博物館、中國茶葉博物館等，以及河姆渡、跨湖橋、印山越王陵等重要考古遺址參觀學(xué)習(xí)，還將在安吉古城親自拿起手鏟，體驗(yàn)真實(shí)的田野考古工作。通過這些照片真實(shí)地彰顯了考古學(xué)博大精深的魅力，考古人軒然磅礴之氣質(zhì);后者趣味盎然，反映出學(xué)習(xí)生活之精彩，師生關(guān)系之融洽。同學(xué)們欣賞得津津有味，相信更能從多個(gè)維度認(rèn)識(shí)一個(gè)有血有肉、真實(shí)立體的考古文博學(xué)院了吧。所以，要想做好博物館的檔案工作，一定要抓好基礎(chǔ)工作。首先要加強(qiáng)和完善檔案管理制度，要采取層級(jí)管理、齊抓共管、集中歸檔的原則，加大宣傳力度，在各部門增設(shè)檔案信息聯(lián)絡(luò)人員，目的就是實(shí)現(xiàn)檔案分級(jí)管理，從源頭上做好檔案資料的收集工作，并將檔案工作列入到年終考核工作中，使博物館檔案管理工作逐步趨于網(wǎng)絡(luò)化、制度化。

四、檔案是博物館管理工作的基礎(chǔ)

檔案工作不僅僅需要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心與重視，更需要檔案人員具有較強(qiáng)的檔案理論和專業(yè)知識(shí)，同時(shí)，還應(yīng)具有很強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力。這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求，檔案人員不僅要愛崗敬業(yè)，更要加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，同時(shí)還要熟悉了解本單位、各部門的整體工作，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，創(chuàng)新工作，利用現(xiàn)代化管理手段管理好檔案。只有這樣才能更好地利用開發(fā)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)和各部門做好檔案服務(wù)工作。針對(duì)博物館檔案資料管理工作的現(xiàn)狀和存在問題，建議采取以下四個(gè)方面的措施：