檔案管理在行政工作中的創(chuàng)新與應(yīng)用

林森

摘? ? 要：檔案管理科學(xué)作為一門完備的管理體系在行政工作中起著尤為重要的作用?？茖W(xué)的檔案化工作就是對(duì)其管理活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)的記錄和構(gòu)建，而檔案的存在意義就在于它對(duì)行政單位自身發(fā)展軌跡和決策進(jìn)行了系統(tǒng)的整理和歸納，是最為重要的工作經(jīng)驗(yàn)財(cái)富以及對(duì)未來(lái)進(jìn)行重大事項(xiàng)決策的主要資料獲取地。本文就檔案管理在行政事業(yè)單位中的創(chuàng)新與應(yīng)用進(jìn)行探討，以供參考！

關(guān)鍵詞：檔案管理;行政工作;創(chuàng)新;應(yīng)用

一、引言

檔案是國(guó)家十分重要的資源，也是行政單位管理工作的基石。在具體的檔案管理工作中，行政單位應(yīng)對(duì)其引起足夠重視，引進(jìn)科學(xué)化和規(guī)范化的管理理念和模式改進(jìn)檔案管理工作的成效，從而為行政單位整體的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，達(dá)到行政管理高效化和高質(zhì)化的實(shí)現(xiàn)。對(duì)此，相關(guān)從業(yè)人員應(yīng)作出不懈努力，不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，為促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新科學(xué)化以及行政單位的智能發(fā)揮作出重要貢獻(xiàn)。

二、檔案管理在行政中的創(chuàng)新與應(yīng)用

2.1 創(chuàng)新行政管理模式

檔案管理工作應(yīng)該從意識(shí)和人員以及管理模式方面進(jìn)行改進(jìn)，從而有效提升整個(gè)檔案管理工作的效率并促進(jìn)行政單位管理工作的質(zhì)量水平。

在進(jìn)行強(qiáng)化的同時(shí)還要把這些觀念牢牢運(yùn)用在當(dāng)前的檔案工作當(dāng)中和建設(shè)當(dāng)中。只有堅(jiān)信檔案管理和行政單位效率提高之間的有益正相關(guān)，才可以真正的把檔案管理的強(qiáng)化意識(shí)融入到每天的日常工作當(dāng)中，把檔案管理的核心觀念放到工作中的重要地位上。行政單位要對(duì)各種相關(guān)法律，比如《檔案法》或者《〈檔案法〉實(shí)施辦法》以及本地的檔案管理試行辦法進(jìn)行學(xué)習(xí)，對(duì)檔案的重要性進(jìn)行充分的研究和指導(dǎo)監(jiān)督。只有這樣，檔案管理工作才能夠從被動(dòng)的消極管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)的積極管理。

行政事業(yè)單位的檔案管理工作要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，體現(xiàn)了制度的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但是行政事業(yè)單位的檔案管理工作中又存在著或多或少的差異，因此，各行政事業(yè)單位需要結(jié)合各自的專業(yè)特點(diǎn)和行政管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和探討更適合的工作管理模式，建立符合本單位檔案管理的一套健全科學(xué)合理的工作制度體系。因此，需要單位領(lǐng)導(dǎo)也要將各項(xiàng)制度監(jiān)督落實(shí)。

比如，隨著新型電子檔案載體的廣泛應(yīng)用，同時(shí)推動(dòng)行政事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸趨于信息智能化。對(duì)檔案管理工作有嚴(yán)格的制度和規(guī)范，特別是電子檔案與紙質(zhì)檔案的分別管理和共同管理，要以健全、科學(xué)、安全的行業(yè)制度為保障。比如，它們之間的銜接、轉(zhuǎn)換和歸納需要有詳細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫纫?guī)范和表達(dá)。鑒于此，行政管理部門要根據(jù)本單位的電子檔案管理歸納的特點(diǎn)以及專業(yè)需要來(lái)設(shè)計(jì)電子數(shù)據(jù)的管理格式標(biāo)準(zhǔn)，明確對(duì)電子檔案的信息載體、存儲(chǔ)格式和轉(zhuǎn)換格式、硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等做出嚴(yán)格的規(guī)范措施，同時(shí)要求相關(guān)工作人員非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行和配合，確保行政事業(yè)檔案管理工作的安全統(tǒng)一有序。

同時(shí)，檔案管理工作按照責(zé)任制推進(jìn)，必須職責(zé)分明。因此，每個(gè)檔案工作者都要時(shí)刻保證專業(yè)素養(yǎng)、恪守工作職責(zé)。

2.2 科學(xué)應(yīng)用高效信息化的檔案管理工具

在對(duì)行政單位的檔案進(jìn)行信息化的改制和建設(shè)當(dāng)中，檔案部門要充分利用當(dāng)前計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存數(shù)量巨大、進(jìn)行檢索的速度極快等各類先進(jìn)優(yōu)勢(shì)，大力進(jìn)行針對(duì)計(jì)算機(jī)框架構(gòu)建下的檔案檢索思路和實(shí)際的存儲(chǔ)構(gòu)建方式。同時(shí)，檔案部門要在這種高速信息化檢索的基礎(chǔ)之上建立起最為嚴(yán)格的管理和研究制度，針對(duì)計(jì)算機(jī)的技術(shù)和管理這兩個(gè)方面對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)籌和調(diào)配，確保檔案本身和存儲(chǔ)之間的安全保障，對(duì)于紙張形式的傳統(tǒng)檔案、數(shù)據(jù)形式的電子檔案和兩者之間進(jìn)行過渡的檔案的安全措施都要進(jìn)行針對(duì)性的保證，確保網(wǎng)絡(luò)檔案的安全以及數(shù)據(jù)媒介存儲(chǔ)的安全。同時(shí)要采用雙軌制的構(gòu)建方式，把紙張的檔案文件和電子的檔案文件進(jìn)行分門別類的整理，對(duì)其進(jìn)行檔案編號(hào)的統(tǒng)一化和對(duì)應(yīng)化，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行錄著信息的整理和輸入，方便查閱和整理。同時(shí)在此基礎(chǔ)上還要對(duì)數(shù)據(jù)的備份工作進(jìn)行整理和重視。如果單位自身?xiàng)l件比較好的話，則可以一步一步進(jìn)行數(shù)字的檔案館建設(shè)，通過高度整合的信息處理核心進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.3提高檔案管理的安全性和保密性

在我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案資料，都是涉及行政運(yùn)行的重要資料，甚至很多會(huì)涉及到專業(yè)機(jī)密以及國(guó)家機(jī)密，是需要嚴(yán)格保密和保存的。所以檔案管理最基本的工作素養(yǎng)是安全性和保密性。①檔案選址方面，需要按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，設(shè)立專有存放處。②庫(kù)房檔案管理也需要配備專業(yè)人員，主要負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的保密與安全，做好嚴(yán)格的檔案管理和歸納工作以及詳細(xì)登記工作;③檔案管理崗位的工作人員要進(jìn)行專業(yè)化的考核和培訓(xùn)，使工作專員有較高的檔案管理能力，能夠高效準(zhǔn)確的區(qū)分各類檔案的管理要求和歸納次序。

2.4創(chuàng)建高水平的檔案管理隊(duì)伍

由于檔案管理工作對(duì)連續(xù)性要求很高且時(shí)間跨度大，具有很強(qiáng)的專業(yè)性和連續(xù)性，對(duì)檔案管理的團(tuán)隊(duì)人員的要求也需要穩(wěn)定，對(duì)此崗位的人才要求要避免身兼多職業(yè)、頻頻調(diào)動(dòng)。

首先要加強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，為行政事業(yè)的決策資料和發(fā)展軌跡的保存、查詢等服務(wù);具備主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，積極地為行政事業(yè)單位提供資料信息核查支援。同時(shí)，要根據(jù)檔案資料的巨細(xì)化，不斷地調(diào)整并提升檔案管理的服務(wù)技術(shù)和質(zhì)量，比如，要做到將檔案資料按照科學(xué)方式以不同的類型、內(nèi)容、方式、時(shí)間、頻率等各方面進(jìn)行詳細(xì)嚴(yán)格的整理匯總，同時(shí)，按照各部門對(duì)檔案資料的不同需求以合理科學(xué)的方式逐次開放檔案資源，做到微笑服務(wù)主動(dòng)服務(wù)，確保各相關(guān)部門在檔案查詢時(shí)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和簡(jiǎn)便性。此外，行政事業(yè)單位要多組織崗位培訓(xùn)，以進(jìn)一步提升檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)服務(wù)質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

可見，行政事業(yè)單位的檔案管理工作在行政體系中也起著舉足輕重的作用?？茖W(xué)合理的檔案管理工作就是對(duì)本單位的檔案資料進(jìn)行記錄和構(gòu)建的真實(shí)體現(xiàn)，主要是對(duì)本行政事業(yè)單位自身的歷史發(fā)展軌跡和重要決策進(jìn)行了科學(xué)有序的歸納和整理，為日后的發(fā)展和工作提供了重要的可考查資料，也是一些重要資料的獲取地。可見，檔案管理工作在發(fā)展迅速的今天，已然成為行政事業(yè)單位的重要崗位，同時(shí)也對(duì)行政的管理工作效益有著重要的影響意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]李雋. 探討行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J]. 企業(yè)技術(shù)開發(fā)，2013（08）：69-70.