大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

摘? ? 要：檔案管理作為一項(xiàng)極其重要的工作內(nèi)容，可有效保障信息數(shù)據(jù)的安全性。因此，本文將檔案管理作為研究對(duì)象，分析大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理問(wèn)題，如檔案管理人員綜合能力較為薄弱、檔案管理安全性存在一定風(fēng)險(xiǎn)以及檔案管理內(nèi)部體系還不夠完善等方面，以此提出大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)策略，一是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能化收集，二是健全檔案管理內(nèi)部控制體系，三是實(shí)行檔案數(shù)據(jù)安全管理模式，可有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;信息建設(shè)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷成熟的背景下，檔案管理工作也迎來(lái)了新的轉(zhuǎn)機(jī)。目前，檔案管理存在一些不足之處，包括人員素質(zhì)問(wèn)題、管理安全問(wèn)題以及體系制度問(wèn)題等，只有發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的最大價(jià)值，才能促使檔案管理工作順應(yīng)未來(lái)的轉(zhuǎn)型趨勢(shì)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理問(wèn)題

1.檔案管理人員綜合能力較為薄弱

目前，我國(guó)檔案管理工作還沒(méi)有充分運(yùn)用到大數(shù)據(jù)技術(shù)，在實(shí)際工作中通常會(huì)出現(xiàn)使用方法不當(dāng)以及數(shù)據(jù)規(guī)模不一致等情況，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)的自身價(jià)值難以在檔案管理工作中得到充分的價(jià)值體現(xiàn)。其原因主要?dú)w結(jié)于以下兩方面：一是檔案管理人員現(xiàn)有能力水平難以適應(yīng)工作上的新要求與新技術(shù)，工作人員自身業(yè)務(wù)能力有待提高;二是檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用意識(shí)薄弱，沒(méi)有關(guān)注將檔案管理工作結(jié)合到大數(shù)據(jù)技術(shù)上的重要性，在學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)上缺乏積極主動(dòng)性，導(dǎo)致信息化檔案管理建設(shè)工作在開(kāi)展過(guò)程中頻繁出現(xiàn)失誤。

2.檔案管理安全性存在一定風(fēng)險(xiǎn)

目前，在加快檔案管理工作信息化的建設(shè)過(guò)程中，關(guān)于檔案的安全隱私問(wèn)題也成為了重點(diǎn)聚焦對(duì)象。檔案管理工作最大的職責(zé)就是保障數(shù)據(jù)的隱私性以及安全性，但如果一旦存在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)問(wèn)題，就容易造成檔案數(shù)據(jù)的泄露，從而給用戶造成嚴(yán)重影響。因此，如何在大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理工作日趨融合的同時(shí)，規(guī)避信息化建設(shè)所帶來(lái)的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，使得檔案管理數(shù)據(jù)得到充分的保障，也是現(xiàn)階段信息化建設(shè)過(guò)程的一重大壁壘。

3.檔案管理內(nèi)部體系還不夠完善

目前，由于許多檔案管理部門(mén)在檔案管理運(yùn)行機(jī)制的建立方面工作的缺失，使得組織內(nèi)部缺乏規(guī)范完整的管理機(jī)制，難以對(duì)檔案管理人員的工作產(chǎn)生有效的行為約束。例如，在檔案管理工作的責(zé)任歸屬問(wèn)題上，有不少的檔案管理部門(mén)沒(méi)有制定行之有效的責(zé)任機(jī)制，導(dǎo)致問(wèn)題發(fā)生之時(shí)無(wú)法明確責(zé)任歸屬對(duì)象。同時(shí)，在檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制的建立上，沒(méi)有制定科學(xué)合理的激勵(lì)制度，使得檔案管理人員的工作積極性難以被充分調(diào)動(dòng)。此外，在檔案管理工作上沒(méi)有建立有力的監(jiān)督機(jī)制，導(dǎo)致下級(jí)檔案管理人員難以對(duì)上級(jí)檔案管理人員進(jìn)行有效監(jiān)督。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)策略

1.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能化收集

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，應(yīng)最大限度提高大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)行效率，同時(shí)提高檔案數(shù)據(jù)收集效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集的智能化。首先，將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，明確檔案數(shù)據(jù)的分類(lèi)體系，從而提高結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)以及非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)的最大收集效果。其次，還可以將檔案數(shù)據(jù)收集范圍不斷擴(kuò)大，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)對(duì)于零散化檔案數(shù)據(jù)以及碎片化檔案數(shù)據(jù)的收集能力，構(gòu)建一個(gè)穩(wěn)定高效的關(guān)系型檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，以此提高對(duì)非結(jié)構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的整合能力，如電子郵件、視頻以及圖片等內(nèi)容。最后，在實(shí)際推送服務(wù)效果的把控上，可以充分借助云計(jì)算技術(shù)以及智能化技術(shù)等信息手段，不斷挖掘并適應(yīng)用戶對(duì)智能化服務(wù)的實(shí)際需求，提升檔案數(shù)據(jù)保護(hù)及管理質(zhì)量。

2.健全檔案管理內(nèi)部控制體系

檔案管理作為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、保密性以及系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，對(duì)于完整的檔案管理機(jī)制建立的要求高，也就意味著健全檔案管理內(nèi)部體系的重要性與必要性。首先，需要構(gòu)建明確的責(zé)任機(jī)制，將檔案管理人員的工作權(quán)利、責(zé)任與義務(wù)落到實(shí)處，不斷提升檔案管理領(lǐng)導(dǎo)人員以及基層人員的責(zé)任意識(shí)，確保全體檔案管理工作人員在工作上都能夠盡職盡責(zé)的完成本職工作，保證能夠通過(guò)工作問(wèn)題反應(yīng)人員問(wèn)題的效率。其次，構(gòu)建檔案管理激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理質(zhì)量作為檔案管理人員的考核指標(biāo)，在考核過(guò)程中，有效結(jié)合考核指標(biāo)與檔案管理人員的績(jī)效，評(píng)估工作人員的工作情況，對(duì)考核結(jié)果較為優(yōu)異的檔案管理人員給予一定的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核結(jié)果不夠理想的檔案管理人員進(jìn)行一定的薪酬懲罰，提高檔案管理人員的工作積極性與專(zhuān)注度。最后，構(gòu)建檔案管理監(jiān)督機(jī)制，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理監(jiān)督小組，并實(shí)行層層管理模式以及層層監(jiān)督模式，鼓勵(lì)檔案管理監(jiān)督小組成員積極監(jiān)督同事的工作行為，及時(shí)制止檔案管理人員在工作中的不良行為，形成一個(gè)良好的工作氛圍。

3.實(shí)行檔案數(shù)據(jù)安全管理模式

首先，加大檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的資金投入力度，將檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到疾控中心的財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，以此完善檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施。其次，根據(jù)自身情況構(gòu)建一個(gè)有效的數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案管理工作所涉及到的數(shù)據(jù)以及資料統(tǒng)一儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，并提升數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性以及安全性，確保檔案管理的相關(guān)信息能夠得到妥善保存。最后，保證普通文件以及電子文件歸檔工作的質(zhì)量，通過(guò)制定行之有效的工作方案，提高普通文件轉(zhuǎn)化為電子文件的效率，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的安全防護(hù)措施，利用有效的殺毒軟件對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)保護(hù)，同時(shí)做好定期更新數(shù)字化平臺(tái)以及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的工作，不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。

結(jié)論：

綜上所述，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案管理工作有著積極意義，可有效促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。因此，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能化收集，健全檔案管理內(nèi)部控制體系，實(shí)行檔案數(shù)據(jù)安全管理模式，是有效推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的必經(jīng)之路。

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作者簡(jiǎn)介：郝立娟（1989.8-），女，漢族，內(nèi)蒙古興安盟人，學(xué)歷：碩士研究生，單位：突泉縣就業(yè)訓(xùn)練中心，郵編137500。