企業(yè)管理溝通中的問題以及解決對策研究

韓堃 謝大亮

摘要：隨著中國社會經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，中國企業(yè)的管理水平也不斷提高。不論是大型公司還是小型公司，內(nèi)部管理模式在公司的整體發(fā)展中都起著關(guān)鍵作用。當(dāng)前公司的大多數(shù)內(nèi)部管理模型都要求通過溝通和交流進行有效的管理，因此，當(dāng)今公司管理層中溝通和交流的充分性對公司的整體工作及其運營效率具有非常重要的影響。為此，本文主要介紹了管理溝通中存在的問題及其對策。通過分析內(nèi)部管理問題，以更好地維護公司的整體運營和正常工作。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理;溝通;對策研究

一、與溝通有關(guān)的管理概念概述

（一）管理溝通的重要性

溝通是發(fā)送者和接收者之間的信息流。管理溝通是一般溝通現(xiàn)象的特例。因此，管理溝通的內(nèi)容和范圍不同于其他形式的溝通。換句話說，管理溝通和一般溝通有一些共同點。因此，我們基于一般溝通來解釋管理溝通。不同的科學(xué)家對管理溝通有不同的定義。本文接管了組織管理科學(xué)家巴納德對溝通的定義[1]，即溝通是連接組織成員以實現(xiàn)共同目標(biāo)的一種手段。

（二）企業(yè)管理溝通的重要性

1.管理溝通是日常管理的潤滑劑

公司的日常管理任務(wù)非常復(fù)雜：例如，人力資源工作，各種業(yè)務(wù)任務(wù)和其他正常流程不能與管理溝通分開。正如我們所說，公司的核心工作是開展業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)重點是識別，分析然后滿足潛在的客戶需求。這個過程正是良好溝通的過程。溝通的影響與需求分析的影響直接相關(guān)。準(zhǔn)確的需求分析可以提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品或服務(wù)，并提高業(yè)務(wù)盈利能力。公司的人力資源管理始終體現(xiàn)出溝通的重要性：良好的溝通可以提高員工的工作效率，最大程度地發(fā)揮員工的工作潛力，使員工為公司創(chuàng)造額外的增值。只要能從以上兩個層面認識到溝通作為一個潤滑劑在管理中的作用，大大提高了公司的工作效率。

2.管理溝通是公司實現(xiàn)管理目標(biāo)的最重要手段之一

公司管理的目標(biāo)取決于公司的類型，但是一般公司的管理目標(biāo)包括生產(chǎn)成本，公司利潤和生產(chǎn)安全性。管理溝通是實現(xiàn)管理目標(biāo)的主要手段之一：公司以安全生產(chǎn)為例，希望實現(xiàn)安全生產(chǎn)的目標(biāo)，主要是安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的制定。制定過程通常遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定，但是根據(jù)公司的需求制定一些特定的要素，并且需要與一線員工進行溝通以保持這些要素。制定安全標(biāo)準(zhǔn)后，最重要的是實施：除了公司法規(guī)中的限制外，實施過程對于與合同方進行溝通更為重要，因為該過程與安全的實施直接相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

3.管理溝通是公司提高戰(zhàn)略實施技能的重要基礎(chǔ)

公司當(dāng)前的發(fā)展趨勢和戰(zhàn)略計劃的實施需要良好的團隊合作精神和較強的學(xué)習(xí)能力，以應(yīng)對市場的激烈競爭。因此，對于公司目前的內(nèi)部管理而言，這是公司有效利用其溝通技巧贏得競爭的關(guān)鍵因素之一。同時，公司的外部環(huán)境變得越來越復(fù)雜，合作和競爭就是為什么公司之間的溝通和協(xié)作變得越來越重要的原因。有效的管理可以使公司充分了解自己的資源優(yōu)勢并制定有針對性的戰(zhàn)略計劃。在此基礎(chǔ)上，公司的員工可以更好地將個人目標(biāo)與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合起來，從而主動實施戰(zhàn)略計劃的各種目標(biāo)。因此，運用管理溝通的原理和技術(shù)將有助于提高公司戰(zhàn)略計劃的有效性。

（三）管理溝通原則

相互尊重是有效溝通的最重要前提之一。在整個交流過程中，可以觀察到一些不尊重的現(xiàn)象，例如拒絕別人的意見，阻止學(xué)歷相對于自己的身份低的人，以及不了解自己的人的意見。在交流過程中堅持自己的觀點和原則??是很有意義的，但是在交流過程中，應(yīng)該知道如何找到共同點以及如何解決分歧。鼓勵無條件發(fā)表意見，真誠相待，如果在進行交流時遇到雙方的不同意見或建議，應(yīng)該保持開放和明顯的態(tài)度，以進行有效的交流。相反，當(dāng)溝通過程充滿懷疑和惡意時，問題不僅得到解決，而且變得更加嚴重，溝通過程也是信息傳遞的過程，也直接影響決策的成敗。因此，溝通方應(yīng)如實表達對溝通的觀點，這對于溝通是必要的。組織還必須不斷改進雙向交流機制，以便根據(jù)事實確定真相。協(xié)作是溝通的主要目標(biāo)之一，企業(yè)工作的各個方面都需要協(xié)作。因此，溝通方應(yīng)以協(xié)作方式進行交流。兩個交流方之間相互合作的態(tài)度非常重要，這種態(tài)度的形成主要取決于兩個溝通方的意識。

二、中國企業(yè)管理溝通中存在的問題

（一）缺少長期制定的管理溝通策略

管理層的溝通策略是溝通者的行動指南，它指導(dǎo)著雙方努力工作。制定管理溝通戰(zhàn)略需要長期發(fā)展的眼光，基于公司的未來發(fā)展要求和公司的總體戰(zhàn)略目標(biāo)，以及逐步制定長期的競爭性管理溝通戰(zhàn)略的計劃，根據(jù)具體的戰(zhàn)略計劃執(zhí)行。在實施過程中，溝通策略是針對實際實施情況量身定制的，形成了良性循環(huán)。同時，大多數(shù)公司制定了許多策略，如市場營銷策略，生產(chǎn)策略，人員管理策略等，但很少公司制定了管理溝通策略。一旦遇到溝通問題，會急著想臨時處理它們，使得大多數(shù)企業(yè)的溝通處理方式都具有某些短期特征。

（二）管理溝通渠道不足

溝通雙方是否可以接收全面的信息取決于許多因素，例如信息是否清晰，通信噪聲有多高，溝通雙方的意愿如何以及溝通程度如何。交流范圍具有最大的影響，對溝通范圍影響最大的因素是溝通渠道的充分性：如果溝通渠道充足，雙方就可以充分表達自己的見解。中國公司的溝通渠道顯然不足。首先，中國式公司的溝通通常不了解溝通的對等性質(zhì)。下行通信信道很多，上行通信信道太少。他們通常使用垂直溝通，而忽略水平溝通交流的重要性，創(chuàng)新渠道的使用沒有得到加強，非正式交流無法得到積極健康的管理。其次，當(dāng)今大多數(shù)公司內(nèi)部溝通仍然依賴于傳統(tǒng)的溝通方法，例如指令，報告和會議，無法適應(yīng)社會經(jīng)濟和技術(shù)的發(fā)展，公司成員的心理結(jié)構(gòu)以及不斷變化的需求[2]。溝通工具使通訊既耗時又效率低下。這使得公司的中高級管理人員無法掌握公司的真實情況，同時員工不滿情緒也很多，離職的可能性也會增加。

（三）缺乏專門的管理溝通機構(gòu)

管理溝通就像財務(wù)管理，生產(chǎn)管理等。必須建立管理溝通部門，聘請專人進行溝通工作，制定管理溝通計劃，并監(jiān)控溝通計劃的執(zhí)行情況。但是，在中國的公司中，很少有專門的通訊機構(gòu)成立。盡管一些公司已經(jīng)建立了諸如信息部門之類的溝通組織，但是它們還沒有完全執(zhí)行溝通功能。例如，信息部門只是收集和組織信息并提供有關(guān)該信息的反饋。缺乏管理和通信設(shè)施導(dǎo)致公司溝通問題頻發(fā)，缺乏監(jiān)督的，無序和低效的溝通都極度浪費公司資源。

（四）實施缺乏制度性和較強的隨機性

管理溝通工作既科學(xué)又具有藝術(shù)性：如果公司進行溝通工作，則必須使用系統(tǒng)的應(yīng)對策略，并采取應(yīng)變，多用途和靈活的措施。制度規(guī)范保證了溝通中既具備個人色彩，但隨機性并不容易太強。這是共同工作時應(yīng)避免的常見問題。有關(guān)調(diào)查顯示，中國有大型的國有和私營公司，具有過分的個人和非正式溝通方式，并且溝通完全基于個人價值和個人喜好。這種情況不僅使溝通無法正常進行，而且還阻礙了信息的有效傳輸，并損害了公司的內(nèi)部管理。

三、解決管理中溝通問題的對策

（一）制定企業(yè)傳播戰(zhàn)略目標(biāo)

有時會出現(xiàn)管理之間的溝通障礙，這是管理者沒有溝通方法并且沒有足夠溝通技巧的原因。但是，最基本的原因是缺乏用于管理的溝通策略。溝通方法取決于策略：策略目標(biāo)為交流活動提供了方向和動力。因此，公司應(yīng)根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略和指導(dǎo)方針制定戰(zhàn)略溝通目標(biāo)。鑒于中國公司面臨的主要問題和公司溝通未來發(fā)展的主要趨勢，公司設(shè)定的戰(zhàn)略目標(biāo)應(yīng)包括：營造良好的溝通環(huán)境，改善溝通氛圍，逐步提高溝通效率，最終建設(shè)現(xiàn)代化公司。形成一種具備信息技術(shù)現(xiàn)代化的又人性化的管理和溝通模式，以確保實現(xiàn)公司的總體業(yè)務(wù)目標(biāo)。

（二）加強對各級管理人員的溝通培訓(xùn)

管理者溝通知識的掌握程度決定了溝通策略是否具有競爭力，以及溝通策略的執(zhí)行過程是否有效。管理者在溝通活動中的重要作用決定了管理者的溝通狀態(tài)。我們通常將管理者分為三個級別：高級，中級和基礎(chǔ)級。在整個溝通活動中，各級經(jīng)理都扮演著極其重要的角色。沒有高層管理人員的不斷發(fā)展和遠見以及溝通戰(zhàn)略的前瞻性規(guī)劃，就不會開發(fā)出獨特而有競爭力的溝通戰(zhàn)略。高級別的指令和命令無法及時有效地傳達給下級。同樣，下級經(jīng)理或員工的要求也無法正確上傳，因此溝通無法順暢進行，經(jīng)理們?nèi)Πl(fā)展的溝通策略也浪費在管理上。管理人員應(yīng)熟悉溝通過程中的一些溝通技巧，以簡化溝通。

（三）成立專門的溝通部門

為了實現(xiàn)溝通的戰(zhàn)略目標(biāo)，公司必須設(shè)立專門的溝通部門，負責(zé)公司的管理和溝通。該部門的主要任務(wù)是參與管理層溝通活動的整體工作，參與制定管理層的溝通策略，系統(tǒng)和準(zhǔn)則，并與其他部門合作進行上述工作任務(wù)，負責(zé)管理層的溝通工作，并向其他部門或公司提供相關(guān)的決策信息，對信息的評估和反饋，以及提供對策和解決方案，以提高公司溝通的有效性。如果公司已經(jīng)有人力資源管理部門或信息部門，則可以在上述機構(gòu)的基礎(chǔ)上對其進行整合，并為其分配新任務(wù)，形成溝通部門。并根據(jù)現(xiàn)有部門人員的實際需要增加或減少，為他們提供專業(yè)培訓(xùn)。通過建立一個新部門，可以改善溝通執(zhí)行不力和溝通對象不清的現(xiàn)象。

（四）更新溝通機制

創(chuàng)新的溝通機制有助于提高溝通效率?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為交流機制的創(chuàng)新創(chuàng)造了條件。人們的思想和觀念以及信息交換發(fā)生了巨大變化：傳統(tǒng)的溝通機制已不再能滿足公司發(fā)展和變革的要求，這就是為什么公司應(yīng)該抓住新的技術(shù)發(fā)展機遇并創(chuàng)新公司溝通機制的原因。互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展為創(chuàng)新的溝通機制提供了新的動力。公司可以依靠互聯(lián)網(wǎng)來建立創(chuàng)新思維溝通機制。例如，通過網(wǎng)絡(luò)溝通為溝通方式增加了更多選擇。員工可以在公司論壇上發(fā)布消息，或通過電子郵件發(fā)送建議或評論，使用新的聊天工具隨時隨地與同事進行交流，甚至在不離開工作崗位的情況下發(fā)送和接收文檔。這些溝通方法的變化取決于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。這項創(chuàng)新可以節(jié)省溝通成本，擴大溝通渠道并提高通信效率。使用創(chuàng)新的溝通機制時，應(yīng)考慮以下幾點：即便高度依賴現(xiàn)代科學(xué)和技術(shù)的溝通平臺，也不應(yīng)放棄原始公司固有的傳統(tǒng)管理溝通機制。由于傳統(tǒng)的通信機制是有效的，因此在引入大量新機制的情況下，應(yīng)該繼續(xù)提高傳統(tǒng)機制的有效性。公司管理的溝通渠道和溝通文化應(yīng)多元化。傳統(tǒng)的溝通機制應(yīng)補充和整合創(chuàng)新的溝通機制，以通過相互補充來最大化溝通效率。

（五）整合溝通渠道

通過整合溝通渠道，合并或擴大或減少公司運營的渠道，減少效率低下或?qū)嶋H影響不明顯的渠道，并擴大人們希望接受和引入的新型高效渠道，必須考慮通道之間的互補性，只有這樣才能更好地實現(xiàn)溝通目標(biāo)并實現(xiàn)通信功能。整合溝通渠道時，必須遵守一些原則。

首先，遵循系統(tǒng)原則[4]。組織是具有強大系統(tǒng)屬性的有機整體。組織中的任何本地變更都會影響整體變更。類似地，溝通通道也代表一個系統(tǒng)，溝通方法也是如此。它們之間有著不可分割的聯(lián)系。如果我們整合了溝通渠道，就不能簡單地確認或否定某些溝通渠道并刪除或合并它們;遵循透明化原則。在進行管理和溝通時，公司應(yīng)為不需要保密的溝通事項打開溝通渠道。溝通渠道的增加提高了溝通事項的透明度，使員工能夠充分理解溝通信息，并能及時告知員工使用渠道的規(guī)則和程序。這樣，可以極大地減少對信息不對稱的破壞，并且可以消除溝通盲點;簡單性原則也適用于此。選擇立即交流和共享信息的最佳方法?？赏ㄟ^非正式渠道傳輸?shù)男畔⒉粦?yīng)通過正式渠道傳輸，因為非正式渠道通常更實用。此原則的目的是提高信息傳輸?shù)乃俣?，并減少由過多組織級別引起的信息失真的可能性。

（六）建立健全的企業(yè)溝通體系

由于中國目前大多數(shù)公司都已建立了相關(guān)的管理和溝通系統(tǒng)，因此當(dāng)前的重點是建立高度制度化的管理和溝通系統(tǒng)，以確保在管理層發(fā)展過程中進行順暢的溝通和交流。同時，公司的內(nèi)部管理部門偶爾會邀請其他相關(guān)監(jiān)管部門有效地監(jiān)視公司的通信管理運營。如果公司自身的管理和溝通工作的發(fā)展中存在類似缺陷，則必須根據(jù)有關(guān)建議及時糾正。公司還必須基于良好的溝通模式有效地模仿國內(nèi)外公司的治理結(jié)構(gòu)，以便中國公司和其他集體能夠充分利用不同員工的智慧和才能，開展雙贏合作，以應(yīng)對內(nèi)部的各種重要困難。在工作開發(fā)過程中，選擇合適的溝通行為和溝通語言方法，并應(yīng)用不同的制度化要求，以有效地確保公司溝通管理的順利開展。

四、結(jié)語

綜上所述，可以說，我國企業(yè)當(dāng)前管理溝通過程中存在的問題和困難正在增加，公司本身及其他相關(guān)行業(yè)必須有迅速有效解決這些問題的自覺，以確保企業(yè)在市場上獲得發(fā)展的美好愿景可以實現(xiàn)。公司本身首先必須高度重視在管理和溝通框架內(nèi)的溝通和交流，選擇合適明智的溝通和管理方法，并使公司各級員工能夠真正地運用自己的才能，促進我國公司治理的順利發(fā)展。

參考文獻：

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[4]陳康敏，李斌.我國企業(yè)內(nèi)部管理溝通問題及對策研究[J].學(xué)術(shù)論壇，2011，（07）：119-122.