檔案數(shù)字化掃描存在問(wèn)題與對(duì)策

楊璐銘

摘要：本文通過(guò)近兩年開(kāi)展的檔案數(shù)字化掃描工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出具有一定應(yīng)用價(jià)值的檔案數(shù)字化掃描對(duì)策，以提高檔案數(shù)字化掃描工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;掃描;問(wèn)題;對(duì)策

檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。當(dāng)前，檔案數(shù)字化正處在一個(gè)探索和逐步完善階段，館藏檔案中，除少部分檔案是以實(shí)物、音像等載體形式存在外，絕大部分是紙質(zhì)檔案，這就決定了檔案數(shù)字化的中心任務(wù)就是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描成為數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。我們?cè)诔浞终{(diào)研的基礎(chǔ)上選擇了最優(yōu)的掃描方式，在掃描流程、掃描技術(shù)手段、掃描設(shè)備等方面不斷地實(shí)踐，但運(yùn)用于檔案數(shù)字化掃描仍然存在一些問(wèn)題。

一、數(shù)字化掃描中存在的問(wèn)題

1.1掃描范圍不夠明確

檔案館保存的檔案數(shù)量眾多，不同檔案的價(jià)值不同、開(kāi)放利用時(shí)間不同保密程度也不同。這些因素的存在決定檔案館在進(jìn)行檔案信息數(shù)字化掃描的時(shí)候，必須確定哪些信息需要優(yōu)先掃描，哪些可暫緩或不需要掃描。對(duì)于利用率不很高，可以暫緩數(shù)字化;利用頻率很高，可優(yōu)先掃描處理;目前沒(méi)有解密或密級(jí)太高、保存價(jià)值較高的檔案文件不適合做數(shù)字化掃描。然而，在實(shí)際工作中，對(duì)有些檔案，我們并沒(méi)有按照要求去規(guī)范，沒(méi)有進(jìn)行檔案的層次化管理，而是把所有的檔案都進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，導(dǎo)致一些重要的檔案資源在掃描過(guò)程中因處理不善而受損，也影響著查閱的速度和準(zhǔn)確率。

1.2基礎(chǔ)工作與數(shù)字化掃描的有機(jī)結(jié)合不夠完善

規(guī)范性、科學(xué)性是檔案數(shù)字化工作的基本要求。從檔案工作的整個(gè)流程來(lái)看，收集、整理和對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理等幾個(gè)環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，缺一不可，在組織實(shí)施每個(gè)環(huán)節(jié)的同時(shí)，應(yīng)看到它們的相互影響。在實(shí)際操作工作中，我們往往更多的是在考慮檔案掃描的進(jìn)展速度，沒(méi)有做好這些環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合以實(shí)現(xiàn)整體綜合效應(yīng)，導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)零散、單一、孤立的現(xiàn)象，從而影響了檔案數(shù)字化的最終效果。

1.3人員整體素質(zhì)有待提高

目前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)還處在探索階段，工作人員的素質(zhì)普遍不高，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，嚴(yán)重缺乏既懂業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。不論是掃描檔案文件和對(duì)象的鑒定選擇，還是數(shù)字化掃描過(guò)程中參數(shù)的確定和特殊問(wèn)題的處理方面，這一問(wèn)題顯得尤為突出。從了解的情況來(lái)看，很多單位在數(shù)字化掃描過(guò)程中出現(xiàn)新問(wèn)題新情況想辦法解決的時(shí)候就感到力不從心。再加上檔案工作人員對(duì)數(shù)字化的認(rèn)識(shí)還處于一個(gè)模糊的認(rèn)識(shí)水平，存在單一和片面的認(rèn)識(shí)觀點(diǎn)，只求過(guò)得去不求過(guò)得硬的思想大有人在，認(rèn)為把檔案掃描存儲(chǔ)進(jìn)入計(jì)算機(jī)刻上光盤(pán)備份好就達(dá)到數(shù)字化的要求了，掃描的時(shí)候只注重了掃描速度，檔案幅面擺放不正、錯(cuò)掃、漏掃現(xiàn)象嚴(yán)重。這些問(wèn)題勢(shì)必造成檔案文件的無(wú)形損失和檔案掃描質(zhì)量不高的問(wèn)題。

二、提高檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量的對(duì)策

2.1基礎(chǔ)設(shè)施配備齊全

掃描設(shè)備配備的是否齊全以及性能的高低是提高檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量的前提。硬件方面，為滿足數(shù)字化掃描工作要求，配備聯(lián)想電腦，服務(wù)器，掃描儀，A3平板掃描儀等，使之適應(yīng)系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理。

軟件方面，擁有一套檔案數(shù)字化加工軟件，支持高速掃描儀、普通平板掃描儀和大幅面工程圖紙掃描儀，具備對(duì)影像優(yōu)化處理、加蓋水印、自動(dòng)糾偏、糾斜，生產(chǎn)多頁(yè)TIFF和PDF文件等功能，在技術(shù)上符合檔案信息化建設(shè)的基本要求。同時(shí)將檔案數(shù)字化成果上傳至集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案數(shù)字化成果的有效利用提供途徑。

2.2加強(qiáng)過(guò)程管理

根據(jù)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)，尤其在掃描工作開(kāi)展之前，檔案室負(fù)責(zé)人專(zhuān)門(mén)對(duì)掃描人員進(jìn)行檔案整理、標(biāo)注頁(yè)碼以及檔案裝訂等相關(guān)培訓(xùn)工作;在紙質(zhì)檔案上做標(biāo)記時(shí)，要求使用鉛筆，在紙張的右下角進(jìn)行標(biāo)記，筆記不能過(guò)重，字體工整，不能過(guò)大，以免傷害紙張;拆裝檔案時(shí)，尤其是“手風(fēng)琴”式折疊的大幅圖紙時(shí)，要求小心翻動(dòng)，不能用力過(guò)度，以保護(hù)脆弱紙張。

2.3加強(qiáng)后期管理保證質(zhì)量

后期管理中，圖像質(zhì)檢是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作。甲乙雙方需要制定檔案數(shù)字化后的二校或三校質(zhì)檢規(guī)定，校對(duì)工作根據(jù)加工進(jìn)度按階段進(jìn)行，杜絕在最后階段集中突擊校驗(yàn)。首先，數(shù)字化工作人員（乙方）要對(duì)照原件，檢查掃描文件的清晰度，與原件無(wú)關(guān)的內(nèi)容、斑點(diǎn)、墨汁等是否清除;是否進(jìn)行糾錯(cuò)及糾偏處理。其次，檔案工作人員對(duì)掃描件圖像進(jìn)行逐卷逐頁(yè)校對(duì)，確保掃描件與原件完整一致。尤其基建檔案，要按照案卷目錄對(duì)卷內(nèi)件進(jìn)行逐件核對(duì)，特別要注意卷內(nèi)件頁(yè)數(shù)與目錄、原件相符。最后，根據(jù)要求裝訂復(fù)原檔案，基建、勘探開(kāi)發(fā)類(lèi)檔案圖紙多，復(fù)原時(shí)注意圖紙正反、恢復(fù)手風(fēng)琴式折疊，遇到破損紙質(zhì)，及時(shí)修復(fù)，逐卷逐頁(yè)檢查裝訂質(zhì)量。

2.4制定檔案數(shù)字化建設(shè)的總體規(guī)劃，準(zhǔn)確把握思路，以適應(yīng)檔案建設(shè)發(fā)展的需求，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案工作人員

檔案數(shù)字化工程是一個(gè)龐大而長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，而且也是一個(gè)嶄新的課題，科技含量高、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，前人也沒(méi)有留下更多的經(jīng)驗(yàn)讓我們學(xué)習(xí)和借鑒，這就需要我們?nèi)ヌ剿骱涂偨Y(jié)。在實(shí)際工作中，我們應(yīng)按照總體規(guī)劃，分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，整體推進(jìn)的步驟，以務(wù)實(shí)創(chuàng)新的精神對(duì)其進(jìn)行組織實(shí)施。檔案工作從收集到利用的一系列流程都需要貫穿結(jié)合，使其成為一個(gè)有機(jī)的整體。要防止出現(xiàn)那種孤立片面的工作思路和認(rèn)識(shí)，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)有條不紊地開(kāi)展工作，在機(jī)結(jié)合的前提下進(jìn)行一一突破，從而保持工作的聯(lián)系性和協(xié)調(diào)性，在工作中要精心研究其特點(diǎn)和規(guī)律，發(fā)現(xiàn)和解決出現(xiàn)的實(shí)際問(wèn)題，準(zhǔn)確把握每一個(gè)環(huán)節(jié)。

結(jié)語(yǔ)

總之，檔案形成的歷史沿革時(shí)間較長(zhǎng)，紙質(zhì)為載體的紙張質(zhì)地種類(lèi)較多，所形成的檔案文件紙張和字體復(fù)雜多樣，不同時(shí)期的紙張質(zhì)量不一，因此，在開(kāi)展檔案掃描工作中，嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)，要保證圖像的清晰可讀，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的需求。

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