建立電子政務(wù)中的檔案管理模式探究

張憲法

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)以及高新技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)如今的我們處于一個信息高速發(fā)展的社會，信息也逐漸成為人們關(guān)注的重點，因此信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用變得越來越廣泛。因此，在這種情況下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也為政府推行電子政務(wù)提供了一個良好的平臺，同時也加快了政府構(gòu)建檔案管理模式的速度，使得政府的服務(wù)功能得到進一步拓展，政府檔案的信息化建設(shè)速度也隨之加快。但是隨著政府電子政務(wù)的實現(xiàn)，檔案管理模式也應(yīng)該有所創(chuàng)新，從而加快檔案管理模式的改變，使管理模式變得更加科學(xué)化以及合理化，為人們的生活帶來更大的便利。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù);檔案管理;模式探究

前言：

我們知道，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子政務(wù)中的檔案管理變得更加便捷，因為它主要針對的是信息化的電子文件。這些檔案都是以計算機語音進行儲存，不必再擔(dān)心會破損等問題?，F(xiàn)如今，檔案管理不斷趨于信息化發(fā)展已經(jīng)成為其發(fā)展的必然走向，有必要引起各相關(guān)部門的重視，以科學(xué)選擇和應(yīng)用多種現(xiàn)代化手段，推進電子政務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展進程。同時，還要注重對已經(jīng)建立并投入使用的檔案管理體系加以更新和改善，促使信息化檔案管理水平的有效提升。

1.電子政務(wù)中檔案管理存在的問題

1.1管理權(quán)限不足，責(zé)任主體不明確

近些年來，電子政務(wù)以及信息化建設(shè)的逐漸完善，使得我國的檔案管理模式發(fā)生了一些改變，但是我們不能否認(rèn)的是，目前電子政務(wù)中的檔案管理仍然存在一定的問題。首先最明顯的就是管理權(quán)限不足，因此電子檔案的儲存是在業(yè)務(wù)部門進行的，但是和檔案部門不同，業(yè)務(wù)部門的管理權(quán)限是更大一些的。但是根據(jù)我國電子政務(wù)的相關(guān)規(guī)定，電子檔案的管理權(quán)限是由業(yè)務(wù)部門和檔案部門同時擁有的，但是我們知道電子檔案中有很多重要資料，并且在日常的生活中，可能會頻繁使用到電子檔案，如果電子檔案出現(xiàn)了遺失、被篡改的現(xiàn)象，很難明確指出是誰的責(zé)任，再加上沒有明確的規(guī)章制度，導(dǎo)致出現(xiàn)問題時沒辦法準(zhǔn)確找出是誰的責(zé)任，導(dǎo)致電子檔案的管理比較模糊。

1.2電子檔案管理安全保證有待加強

電子檔案的安全方面依舊存在很多問題?；痉譃橐韵聨讉€方面：一是技術(shù)原因，由于我國電子政務(wù)投入使用的時間較短，所以從某方面而言工作人員的計算機技術(shù)水平是有限的，所以電子檔案的加密效果有限，這就意味著電子檔案很容易受到黑客攻擊，從而出現(xiàn)病毒或者是軟硬件漏洞，從而出現(xiàn)電子檔案損壞或者是丟失的現(xiàn)象。二是自然原因，如果出現(xiàn)斷電或者其他問題，會導(dǎo)致檔案沒來及保存而丟失。三是管理原因，如果工作人員操作不當(dāng)或者是沒有強烈的責(zé)任意識，會出現(xiàn)工作失誤從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問題。并且由于審核問題，導(dǎo)致某些檔案的可靠性受到影響。

1.3投入資金不足，專業(yè)人才隊伍建設(shè)落后

隨著我國對電子政務(wù)的重視程度不斷提高，各方面都在積極開展電子政務(wù)的檔案管理工作，并且我國在近些年的發(fā)展中也取得了不錯的成績。但是這并不意味著我國的電子政務(wù)工作已經(jīng)完全成熟。實際上，還存在制約我國電子政務(wù)檔案管理發(fā)展的問題，由于投入資金有限，導(dǎo)致工作人員能夠接受工作培訓(xùn)的機會大大降低，從而出現(xiàn)了專業(yè)人才隊伍建設(shè)落后的現(xiàn)象;由于投入資金很少，導(dǎo)致我國的電子政務(wù)檔案管理建設(shè)的進程是十分緩慢的，在一定程度上制約了電子檔案管理模式的進步。

2.提升電子政務(wù)中的檔案管理模式的相關(guān)措施

2.1明確管理職責(zé)確保組織保障

為了促進我國電子檔案管理模式的改變，首先我們需要制定明確的規(guī)章制度，明確不同部門的責(zé)任，從而在電子檔案出現(xiàn)問題時，可以找出相關(guān)負(fù)責(zé)人，從而追究其責(zé)任。還要明確不同檔案的分類及管理標(biāo)準(zhǔn)，從而保證電子政務(wù)的科學(xué)性以及安全性。最重要的是，需要明確不同部門的職責(zé)分工，從而保證不同部門做好自己的工作，各司其職，不會受到其他部門的影響，這樣就可以保證電子檔案收集資料的準(zhǔn)確性以及及時性，并且不會出現(xiàn)電子檔案受到不同部門影響的問題，并且明確管理職責(zé)還可以保證電子檔案的安全性、真實性以及有效性。

2.2全方面考慮確保電子政務(wù)檔案安全

電子政務(wù)的檔案安全問題是一項重點工作，我們應(yīng)該從多方面進行考慮，首先就是提升檔案管理工作人員的技術(shù)水平，可以培養(yǎng)他們自主研發(fā)的能力，從而提升電子檔案的保密性。二是可以制定法律法規(guī)，對電子政務(wù)的檔案管理提出明確的法律規(guī)定，從而促進電子檔案管理工作的規(guī)范性，三是提高工作人員的管理意識，明確其工作職責(zé)，制定獎懲分明的制度，從某一方面提升工作人員的責(zé)任意識。四是加強檔案管理的定期抽查。我們知道，電子政務(wù)的檔案管理工作是一個長期工作，對于其收集、歸類、鑒定都需要有嚴(yán)格的審核流程，尤其是重要文件，必須要確保其完整性以及安全性。要清楚的認(rèn)識到不同檔案的實際價值，對于重要文件，必須要進行加密保管，而對于一些不在管理范圍的檔案，應(yīng)該進行及時銷毀，注重對電子檔案的查詢利用的監(jiān)督。

2.3提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理之間存在一定的區(qū)別，對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)要求有很大不同，檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)包括檔案知識素質(zhì)、計算機能力素質(zhì)、信息資源開發(fā)素質(zhì)等。最重要的一點就是電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計算機上操作，因此檔案人員的計算機操作能力必須要加強，因此檔案管理人員的計算機能力必須要加強，總之，隨著當(dāng)前電子檔案管理工作的不斷深入，對檔案管理人員提出了新的要求，這就需要檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識，努力提高自身素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。并且檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變自己的工作理念，強化對資源的重視，從而促進電子政務(wù)中檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

結(jié)語：

電子政務(wù)背景下的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，需要多方面工作的共同推進。我們必須明確的一點就是，檔案是信息社會的主要資源，與電子政務(wù)信息數(shù)字化一樣，在高新技術(shù)快速發(fā)展的今天，政府各部門的信息需求以及檢索方式都發(fā)生了新的改變，在本文的討論中，我們分析了目前電子政務(wù)檔案管理模式中存在的一些問題，不可否認(rèn)，他們對我國電子檔案的發(fā)展有一定的阻礙作用，但是我們需要從多方面考慮，促進檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。

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