張憲法
摘要:隨著網(wǎng)絡(luò)以及高新技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)如今的我們處于一個信息高速發(fā)展的社會,信息也逐漸成為人們關(guān)注的重點,因此信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用變得越來越廣泛。因此,在這種情況下,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也為政府推行電子政務(wù)提供了一個良好的平臺,同時也加快了政府構(gòu)建檔案管理模式的速度,使得政府的服務(wù)功能得到進一步拓展,政府檔案的信息化建設(shè)速度也隨之加快。但是隨著政府電子政務(wù)的實現(xiàn),檔案管理模式也應(yīng)該有所創(chuàng)新,從而加快檔案管理模式的改變,使管理模式變得更加科學(xué)化以及合理化,為人們的生活帶來更大的便利。
關(guān)鍵詞:電子政務(wù);檔案管理;模式探究
前言:
我們知道,相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式,電子政務(wù)中的檔案管理變得更加便捷,因為它主要針對的是信息化的電子文件。這些檔案都是以計算機語音進行儲存,不必再擔(dān)心會破損等問題?,F(xiàn)如今,檔案管理不斷趨于信息化發(fā)展已經(jīng)成為其發(fā)展的必然走向,有必要引起各相關(guān)部門的重視,以科學(xué)選擇和應(yīng)用多種現(xiàn)代化手段,推進電子政務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展進程。同時,還要注重對已經(jīng)建立并投入使用的檔案管理體系加以更新和改善,促使信息化檔案管理水平的有效提升。
1.電子政務(wù)中檔案管理存在的問題
1.1管理權(quán)限不足,責(zé)任主體不明確
近些年來,電子政務(wù)以及信息化建設(shè)的逐漸完善,使得我國的檔案管理模式發(fā)生了一些改變,但是我們不能否認(rèn)的是,目前電子政務(wù)中的檔案管理仍然存在一定的問題。首先最明顯的就是管理權(quán)限不足,因此電子檔案的儲存是在業(yè)務(wù)部門進行的,但是和檔案部門不同,業(yè)務(wù)部門的管理權(quán)限是更大一些的。但是根據(jù)我國電子政務(wù)的相關(guān)規(guī)定,電子檔案的管理權(quán)限是由業(yè)務(wù)部門和檔案部門同時擁有的,但是我們知道電子檔案中有很多重要資料,并且在日常的生活中,可能會頻繁使用到電子檔案,如果電子檔案出現(xiàn)了遺失、被篡改的現(xiàn)象,很難明確指出是誰的責(zé)任,再加上沒有明確的規(guī)章制度,導(dǎo)致出現(xiàn)問題時沒辦法準(zhǔn)確找出是誰的責(zé)任,導(dǎo)致電子檔案的管理比較模糊。
1.2電子檔案管理安全保證有待加強
電子檔案的安全方面依舊存在很多問題?;痉譃橐韵聨讉€方面:一是技術(shù)原因,由于我國電子政務(wù)投入使用的時間較短,所以從某方面而言工作人員的計算機技術(shù)水平是有限的,所以電子檔案的加密效果有限,這就意味著電子檔案很容易受到黑客攻擊,從而出現(xiàn)病毒或者是軟硬件漏洞,從而出現(xiàn)電子檔案損壞或者是丟失的現(xiàn)象。二是自然原因,如果出現(xiàn)斷電或者其他問題,會導(dǎo)致檔案沒來及保存而丟失。三是管理原因,如果工作人員操作不當(dāng)或者是沒有強烈的責(zé)任意識,會出現(xiàn)工作失誤從而導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問題。并且由于審核問題,導(dǎo)致某些檔案的可靠性受到影響。
1.3投入資金不足,專業(yè)人才隊伍建設(shè)落后
隨著我國對電子政務(wù)的重視程度不斷提高,各方面都在積極開展電子政務(wù)的檔案管理工作,并且我國在近些年的發(fā)展中也取得了不錯的成績。但是這并不意味著我國的電子政務(wù)工作已經(jīng)完全成熟。實際上,還存在制約我國電子政務(wù)檔案管理發(fā)展的問題,由于投入資金有限,導(dǎo)致工作人員能夠接受工作培訓(xùn)的機會大大降低,從而出現(xiàn)了專業(yè)人才隊伍建設(shè)落后的現(xiàn)象;由于投入資金很少,導(dǎo)致我國的電子政務(wù)檔案管理建設(shè)的進程是十分緩慢的,在一定程度上制約了電子檔案管理模式的進步。
2.提升電子政務(wù)中的檔案管理模式的相關(guān)措施
2.1明確管理職責(zé)確保組織保障
為了促進我國電子檔案管理模式的改變,首先我們需要制定明確的規(guī)章制度,明確不同部門的責(zé)任,從而在電子檔案出現(xiàn)問題時,可以找出相關(guān)負(fù)責(zé)人,從而追究其責(zé)任。還要明確不同檔案的分類及管理標(biāo)準(zhǔn),從而保證電子政務(wù)的科學(xué)性以及安全性。最重要的是,需要明確不同部門的職責(zé)分工,從而保證不同部門做好自己的工作,各司其職,不會受到其他部門的影響,這樣就可以保證電子檔案收集資料的準(zhǔn)確性以及及時性,并且不會出現(xiàn)電子檔案受到不同部門影響的問題,并且明確管理職責(zé)還可以保證電子檔案的安全性、真實性以及有效性。
2.2全方面考慮確保電子政務(wù)檔案安全
電子政務(wù)的檔案安全問題是一項重點工作,我們應(yīng)該從多方面進行考慮,首先就是提升檔案管理工作人員的技術(shù)水平,可以培養(yǎng)他們自主研發(fā)的能力,從而提升電子檔案的保密性。二是可以制定法律法規(guī),對電子政務(wù)的檔案管理提出明確的法律規(guī)定,從而促進電子檔案管理工作的規(guī)范性,三是提高工作人員的管理意識,明確其工作職責(zé),制定獎懲分明的制度,從某一方面提升工作人員的責(zé)任意識。四是加強檔案管理的定期抽查。我們知道,電子政務(wù)的檔案管理工作是一個長期工作,對于其收集、歸類、鑒定都需要有嚴(yán)格的審核流程,尤其是重要文件,必須要確保其完整性以及安全性。要清楚的認(rèn)識到不同檔案的實際價值,對于重要文件,必須要進行加密保管,而對于一些不在管理范圍的檔案,應(yīng)該進行及時銷毀,注重對電子檔案的查詢利用的監(jiān)督。
2.3提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理之間存在一定的區(qū)別,對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)要求有很大不同,檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)包括檔案知識素質(zhì)、計算機能力素質(zhì)、信息資源開發(fā)素質(zhì)等。最重要的一點就是電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計算機上操作,因此檔案人員的計算機操作能力必須要加強,因此檔案管理人員的計算機能力必須要加強,總之,隨著當(dāng)前電子檔案管理工作的不斷深入,對檔案管理人員提出了新的要求,這就需要檔案人員能夠立足崗位,不斷更新已有的知識,努力提高自身素質(zhì),以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需求。并且檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變自己的工作理念,強化對資源的重視,從而促進電子政務(wù)中檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。
結(jié)語:
電子政務(wù)背景下的檔案管理模式的轉(zhuǎn)變,需要多方面工作的共同推進。我們必須明確的一點就是,檔案是信息社會的主要資源,與電子政務(wù)信息數(shù)字化一樣,在高新技術(shù)快速發(fā)展的今天,政府各部門的信息需求以及檢索方式都發(fā)生了新的改變,在本文的討論中,我們分析了目前電子政務(wù)檔案管理模式中存在的一些問題,不可否認(rèn),他們對我國電子檔案的發(fā)展有一定的阻礙作用,但是我們需要從多方面考慮,促進檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。
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