電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

張琳

摘 要：電算化會(huì)計(jì)檔案管理是未來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理的必然趨勢(shì)，但是目前，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在著一些問(wèn)題，具體表現(xiàn)在：電算化會(huì)計(jì)檔案收集不完整;電相應(yīng)的制度沒(méi)有建立;在管理過(guò)程中還存在著一些安全隱患，軟硬件支持不夠。為此，企事業(yè)單位要加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，在電算化會(huì)計(jì)檔案管理類(lèi)過(guò)程中要確保檔案的完整，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的制度建設(shè)和安全管理力度，加大對(duì)檔案管理的軟硬件支持力度。

關(guān)鍵詞：電算化? 會(huì)計(jì)? 檔案

電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱(chēng)，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。電算化實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)。目前，我國(guó)很多的企事業(yè)單位都實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，同時(shí)把電算化應(yīng)用到了會(huì)計(jì)檔案管理中，但是由于我國(guó)會(huì)計(jì)電算化起步較晚，在電算化會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)了一些問(wèn)題。

一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電算化會(huì)計(jì)檔案收集不完整

一般情況下，企事業(yè)單位會(huì)把打印出來(lái)的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)憑證等紙質(zhì)檔案資料存檔，而不是把存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)信息備份到磁性介質(zhì)上，也不保存，這樣收集到的會(huì)計(jì)檔案信息是不完整的，而且電算化會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)節(jié)也不完整，另外部分企事業(yè)單位沒(méi)有保存電算化軟件的版本和軟件系統(tǒng)，這樣在電算化軟件版本升級(jí)之后，可能會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，無(wú)法被調(diào)閱或者出現(xiàn)其他錯(cuò)誤。

（二）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度沒(méi)有建立

一些企事業(yè)單位認(rèn)為電算化會(huì)計(jì)檔案管理只不過(guò)是數(shù)據(jù)的計(jì)算方法發(fā)生了改變，從用手工統(tǒng)計(jì)改變?yōu)橛糜?jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算，讓會(huì)計(jì)人員從繁重的工作中解放出來(lái)，提高了工作效率和計(jì)算的準(zhǔn)確度。電算化會(huì)計(jì)檔案的管理、收集、保管、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等工作并沒(méi)有發(fā)生本質(zhì)的變化，因此還采用原來(lái)手工的檔案管理制度。導(dǎo)致電算化信息系統(tǒng)檔案管理員的工作職責(zé)不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新形勢(shì)，工作無(wú)序，問(wèn)題較多，陳舊的會(huì)計(jì)檔案保存環(huán)境對(duì)于新的存儲(chǔ)介質(zhì)起不到應(yīng)有的保障作用。

（三）電算化會(huì)計(jì)檔案存在安全隱患

電算化會(huì)計(jì)檔案采用計(jì)算機(jī)操作和管理，因此，計(jì)算機(jī)的安全隱患必然會(huì)轉(zhuǎn)移到電算化的會(huì)計(jì)檔案管理中。一是電算化背景下會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被存儲(chǔ)在光盤(pán)或磁盤(pán)等磁性介質(zhì)上，存儲(chǔ)量大，攜帶方便，但是也給偷竊舞弊行為開(kāi)了方便之門(mén)。對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改、增刪基本上很難留下痕跡，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式造成的電算化會(huì)計(jì)檔案保管職員職責(zé)不明，因此，出了問(wèn)題之后職員之間相互推諉，增加了追責(zé)難度。另外計(jì)算機(jī)黑客、病毒等也增加了會(huì)計(jì)檔案的安全隱患，計(jì)算機(jī)軟件的設(shè)計(jì)漏洞也可能造成會(huì)計(jì)信息的丟失，以及輕易被人通過(guò)復(fù)制盜走信息。

（四）電算化會(huì)計(jì)檔案管理軟硬件支持不夠

第一，電算化會(huì)計(jì)檔案管理需要的采集設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、輸出設(shè)備等有的企事業(yè)單位還比較缺乏，有的雖然充足但是比較陳舊，都達(dá)不到電算化會(huì)計(jì)檔案管理的硬件要求;

第二，有的較小的企事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的硬件環(huán)境不好，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房;

第三，會(huì)計(jì)電算化軟件開(kāi)發(fā)滯后，會(huì)計(jì)軟件的設(shè)計(jì)思想只針對(duì)會(huì)計(jì)核算，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理，以及會(huì)計(jì)的預(yù)測(cè)功能、過(guò)程控制功能和分析決策功能很少涉及到;還有些會(huì)計(jì)軟件雖然審查通過(guò)，但還存在著較大的漏洞和盲區(qū)，比如在初始化運(yùn)行之后，沒(méi)有對(duì)初始化數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行檢驗(yàn);會(huì)計(jì)軟件發(fā)生故障數(shù)據(jù)被破壞，無(wú)法恢復(fù)到初始狀況等。

二、加強(qiáng)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的措施

（一）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，加強(qiáng)會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)。

第一，引進(jìn)會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)方面的復(fù)合型人才，企事業(yè)單位可以通過(guò)招聘的方式向社會(huì)和高校引進(jìn)人才，應(yīng)聘的人員既要有會(huì)計(jì)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)方面的知識(shí)，有極強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。

第二，加大培訓(xùn)力度。企事業(yè)單位要重視會(huì)計(jì)職員的培訓(xùn)工作，要定期對(duì)會(huì)計(jì)職員進(jìn)行考核，考核合格后才能上崗，多次考核不合格的要堅(jiān)決予以辭退。會(huì)計(jì)職員也要認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化的重要意義，重視培訓(xùn)，主動(dòng)參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。會(huì)計(jì)職員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、以及安全方面的知識(shí)，不斷提高自己的能力。

（二）確保電算化會(huì)計(jì)檔案完整

第一，要明確歸檔責(zé)任，確保全面歸檔。會(huì)計(jì)電算化工作的文檔資料和軟件程序都需要?dú)w檔，歸檔的同時(shí)還要注意保留復(fù)件;

第二，妥善保管，定期備份到磁介質(zhì)上，還要定期檢查，復(fù)制電算化會(huì)計(jì)檔案，防止會(huì)計(jì)信息破壞;

第三，要堅(jiān)持電算化會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理的原則，另外會(huì)計(jì)軟件的使用說(shuō)明、軟件程序也要同會(huì)計(jì)檔案一樣進(jìn)行保管。

（三）加強(qiáng)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案制度管理

第一，要建立健全企事業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，比如歸檔制度、保管制度、借用審批制度、定期備份制度、安全管理制度等。這些制度要符合電算化會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn);

第二，企事業(yè)單位的會(huì)計(jì)職員要嚴(yán)格按照規(guī)定的正確流程開(kāi)展工作，對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分類(lèi)管理，提高會(huì)計(jì)檔案的管理質(zhì)量。要嚴(yán)格按照審計(jì)和稅務(wù)部門(mén)的要求，整理報(bào)表和賬簿，對(duì)于重要賬簿要及時(shí)打印、封存和收檔，對(duì)于大額資金和業(yè)務(wù)往來(lái)要即使審核、記錄，避免失誤。對(duì)于一些重要的財(cái)務(wù)信息要做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲(chǔ)工作，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，每年進(jìn)行定期整理和歸類(lèi)。

（四）加強(qiáng)企業(yè)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理

第一，會(huì)計(jì)職員要提高自己的保密意識(shí)，因?yàn)?，?huì)計(jì)部門(mén)是關(guān)系著企事業(yè)單位重要活動(dòng)和信息的部門(mén)，會(huì)計(jì)檔案信息中有很多是絕密的，一旦泄露，有可能造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的失敗，因此，必須使會(huì)計(jì)職員樹(shù)立嚴(yán)格的保密思想;

第二，要明確各個(gè)會(huì)計(jì)職員的崗位職責(zé)，合理分工，互不兼任，減少舞弊的可能性;

第三，采用計(jì)算機(jī)控制技術(shù)加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全管理。

（五）強(qiáng)化對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的軟硬件支持

第一，配備和更新會(huì)計(jì)檔案管理的設(shè)備，達(dá)到電算化會(huì)計(jì)檔案管理的硬件要求。設(shè)置專(zhuān)門(mén)的電算化會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房，改善硬件存儲(chǔ)的環(huán)境;

第二，加大電算化會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)，要改變傳統(tǒng)的軟件設(shè)計(jì)思想，設(shè)計(jì)出的會(huì)計(jì)軟件不僅要有會(huì)計(jì)核算功能，還要有會(huì)計(jì)的預(yù)測(cè)功能、過(guò)程控制功能和分析決策功能。已有的會(huì)計(jì)軟件還要不斷完善和更新?lián)Q代，根據(jù)客戶的需求，堵上漏洞。

三、結(jié)束語(yǔ)

會(huì)計(jì)檔案管理詳細(xì)記錄了企事業(yè)單位之間經(jīng)濟(jì)往來(lái)的具體信息和數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的健康發(fā)展發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。在日常檔案管理過(guò)程中，會(huì)計(jì)檔案管理人員要嚴(yán)格檔案管理工作的流程，設(shè)立防火墻、更新殺毒軟件、更新登錄密碼等方式，確保檔案管理工作的安全性，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

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