新形勢下做好現(xiàn)代干部人事檔案管理研究

摘 要 干部的人事檔案是單位檔案管理中最為重要的部分，是組織進(jìn)行人員調(diào)動安排的重要參照，為人才資源的合理安排和利用提供了可靠依據(jù)。隨著時代的進(jìn)步，我國的政治經(jīng)濟和干部人事管理制度都在不斷進(jìn)行改革，干部人事檔案管理工作面臨許多新問題。本文首先分析了干部人事檔案管理的重要性，然后分析了當(dāng)前干部人事檔案管理工作中存在的不足，最后探討了做好現(xiàn)代干部人事檔案管理工作的具體措施。供相關(guān)人士參考交流。

關(guān)鍵詞 新形勢 干部人事 檔案管理

一、引言

人事檔案是個人經(jīng)歷的工作實踐的歷史記錄，其記錄著個人的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)以及其成長過程的真實寫照。其是既能反映出個人的經(jīng)歷、學(xué)歷及技術(shù)職稱，同時又能反映個人的社會關(guān)系及獎懲等情況的基礎(chǔ)資料。人事檔案管理既是一項政治性的工作，又是一項專業(yè)性的工作;既是一項服務(wù)性的工作，又是一項機密性的工作。其工作質(zhì)量的好與壞，直接關(guān)系到整個單位的工作效率與質(zhì)量，是衡量一個單位工作的重要條件之一。

二、干部人事檔案管理的重要性

干部人事檔案是了解干部成長經(jīng)歷，考察干部個人素質(zhì)的重要媒介，檔案管理工作是各項管理工作的基礎(chǔ)，為進(jìn)行組織人事工作提供了參考，做好檔案管理和審核，能幫助單位進(jìn)行公平合理的人才選拔，保障單位用人的正確性。同時，干部人事檔案展現(xiàn)著一個人政治生涯的歷程，反映著干部的思想覺悟、工作才能和其他各項指標(biāo)，對干部自身的發(fā)展有影響作用，由于檔案中記錄著干部的成長過程，這些資料也是單位用人的重要參照物，所以對干部的行為舉止和工作態(tài)度起到了一定的約束與監(jiān)督作用。干部人事檔案管理是一項嚴(yán)肅的工作，對黨和國家的發(fā)展起著重要作用，對社會主義建設(shè)有重要意義。因此做好干部人事檔案管理，既是對干部本人負(fù)責(zé)，也是為黨和國家負(fù)責(zé)。

三、當(dāng)前干部人事檔案管理工作中存在的不足

（一）認(rèn)識不夠

長期以來，一些單位對人事檔案管理工作存在著一定的誤解，認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管性的事務(wù)工作，沒有列入單位的重要工作內(nèi)容當(dāng)中，認(rèn)為只要做好人事檔案的不丟失、不泄密，能夠應(yīng)付人員的調(diào)配以及查閱就可以了，人事檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視。甚至有些單位未把檔案管理工作納入到正常的議事日程當(dāng)中，對檔案管理工作不重視、不研究、不安排的現(xiàn)象很普遍。致使一些單位在調(diào)配人事的過程中常出現(xiàn)這樣那樣的問題，給后續(xù)的人員調(diào)配工作造成了阻礙。同時，一些單位從事人事檔案管理工作的人員還存在“兼職”的現(xiàn)象，專業(yè)性不強，也容易導(dǎo)致人事檔案管理工作的問題出現(xiàn)。

（二）干部人事檔案管理工作的效率較低

當(dāng)前我國很多地方的干部檔案管理還是運用傳統(tǒng)模式，沒有進(jìn)行信息化管理，這就造成了工作效率低下。比如在查詢?nèi)耸聶n案時，要按照檢索信息在龐大的資料庫中對照檔案編號逐個查找，過程復(fù)雜，查找很費時間，且要耗費大量的人力資源。這種落后的管理方式不僅造成干部人事檔案管理工作的效率低下，也影響了組織人事工作的開展，阻礙了人才的高效選拔和工作的順利進(jìn)行。

（三）相關(guān)工作人員不夠?qū)I(yè)

在當(dāng)前的人事檔案管理工作人員中，存在用人隨意和人員專業(yè)性不強的問題。用人隨意主要表現(xiàn)在單位對人事檔案管理工作不夠重視，許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不會把優(yōu)秀的人才用于人事檔案管理工作中，也沒有根據(jù)本單位自身的工作性質(zhì)篩選出適合檔案管理的人員。專業(yè)性不強主要表現(xiàn)在許多單位從事人事檔案管理的人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)，從事人事檔案管理工作多數(shù)都是“半路出家”，致使在實際的檔案管理工作過程中容易出現(xiàn)漏洞。同時，人事檔案管理工作是一項有著自身一套完整理論、法規(guī)和方法的工作，具有獨立的任務(wù)和程序，從事該項工作的人員需要一定的時間和基礎(chǔ)去進(jìn)行學(xué)習(xí)，而當(dāng)前許多單位對檔案管理工作人員的調(diào)動頻繁，勢必會影響檔案管理工作的正常運行。

四、做好現(xiàn)代干部人事檔案管理工作的具體措施

（一）強化意識，建設(shè)完善設(shè)施和制度

要想做好干部人事檔案管理工作，必須強化意識，重視各項設(shè)施和制度的健全完善。首先，是基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，各單位應(yīng)該投入專項資金，修建專門的檔案儲存室，為檔案儲存提供安全的場所，使檔案能夠長時間保存;同時要配備相應(yīng)的辦公設(shè)備，使檔案管理工作能夠更加順利地進(jìn)行。其次，要建立健全檔案管理制度，各單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循《檔案法》的各項規(guī)定，并結(jié)合各單位的實際情況，對檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，制定出相應(yīng)的工作制度。讓工作人員有制度可依，有條理地進(jìn)行工作，減少工作中的失誤，對于檔案的查閱、調(diào)動、審查等工作都能有規(guī)章可以參照;并且要明確責(zé)任，制定責(zé)任追究細(xì)則，對于違反規(guī)章的行為進(jìn)行嚴(yán)格的追查問責(zé)，防止出現(xiàn)檔案泄密、貪污腐敗、弄虛作假的現(xiàn)象，保障人事檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)行。

（二）有效提升干部人事檔案管理信息化水平

充分利用信息化管理技術(shù)，不斷完善干部人事檔案管理機制。在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時代，各單位的檔案數(shù)據(jù)量非常龐大，只通過單一化的庫藏方式很難滿足現(xiàn)今社會對于檔案的要求。所以要充分利用信息化管理技術(shù)（例如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計算等等）建立起更加科學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)，特別要加強信息檢索系統(tǒng)的建設(shè)，以此來提升信息利用的效率和質(zhì)量，加強檔案數(shù)據(jù)處理速度。要以事業(yè)單位具體應(yīng)用為根本，建立起不同層級需要的數(shù)據(jù)信息，并對其實施信息整合，不斷完善信息化檔案管理機制，從而為干部隊伍建設(shè)提供較強的理論支撐。

（三）不斷完善干部人事檔案管理制度方面的建設(shè)

從現(xiàn)階段來看，在干部人事檔案管理方面還存在著傳統(tǒng)干部人事檔案制度和人事代理制度并存的情況，在很大程度上影響著檔案管理的真實性，無法發(fā)揮對人才建設(shè)的推動作用。這就需要干部人事檔案管理機構(gòu)要積極主動地適應(yīng)社會發(fā)展需要，不斷完善干部人事檔案管理制度方面的建設(shè)，建立起包含多種人事檔案類型的公共人事檔案制度，這也是今后干部人事檔案管理的發(fā)展趨勢和方向。以此制度作為發(fā)展基礎(chǔ)，不斷完善人事檔案的收集、整理、審核、傳遞以及利用方面的制度，最大程度上發(fā)揮公共人事檔案管理制度對于人才建設(shè)所具有的作用，充分滿足公共效益需要。

（四）轉(zhuǎn)變思想觀念

首先要強化檔案管理的意識，加大單位對檔案管理的重視程度，特別是單位的領(lǐng)導(dǎo)階層，要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作在人事工作中的重要性，重視和加強認(rèn)識人事檔案管理工作。同時，要找準(zhǔn)工作重心，把人事檔案管理工作的重點轉(zhuǎn)移到服務(wù)的形式上來，從而使人事檔案管理工作能夠為人力資源的開發(fā)提供有力的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

干部人事檔案記載著干部的成長履歷，是展現(xiàn)干部各項信息的主要媒介，對干部任用和管理都有著重要的作用。但是當(dāng)前我國的干部人事檔案管理還存在著諸多的不足，因此相關(guān)人員要用正確的態(tài)度去應(yīng)對檔案管理工作中的缺失，積極尋找解決辦法，不斷完善干部人事檔案管理的工作方式，提高干部人事檔案管理工作的質(zhì)量，保障單位任用干部的正確性。

（作者單位為白山市職業(yè)教育中心）

[作者簡介：張希霞，女，吉林白山人，本科，文學(xué)學(xué)士，畢業(yè)于中國傳媒大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。]

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