大中專畢業(yè)生檔案管理存在的問題及對策

石巖

【摘要】大中專畢業(yè)生檔案是銜接大中專畢業(yè)生與社會用人單位之間的中心樞紐，是執(zhí)行畢業(yè)生檔案存放、勞動關(guān)系轉(zhuǎn)換和人員輸送的關(guān)鍵交駐點(diǎn)，如何有效地提升大中專畢業(yè)生檔案管理水平，在促進(jìn)人才科學(xué)流動和優(yōu)化人力資源配置方面起著不容忽視的作用。本文擬從提高人力資源服務(wù)部門對大中專畢業(yè)生檔案的重視度，對大中專畢業(yè)生檔案管理制度的完善，合理規(guī)劃檔案室布局與檔案存放策略，大中專畢業(yè)生檔案優(yōu)化提升和提高檔案室整理等五方面提出優(yōu)化改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】大中專畢業(yè)生;檔案;管理;問題;對策

隨著我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)對人才需求的加速，如何規(guī)范管理大中專畢業(yè)生的人事檔案，對促進(jìn)人才推薦、交流、發(fā)現(xiàn)起著至關(guān)重要的作用。如何改善和提高大中專畢業(yè)生檔案的管理水平是人力資源服務(wù)部門面臨的重要課題。

一、大中專畢業(yè)生檔案管理中現(xiàn)存問題

（1）對大中專畢業(yè)生檔案管理的認(rèn)知度不深。由于檔案室不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，在我國大多數(shù)人力資源單位的決策領(lǐng)導(dǎo)層容易將檔案室僅僅當(dāng)作服務(wù)于人力資源服務(wù)的輔助性部門，認(rèn)為檔案室工作流程簡單，技術(shù)含量低，沒有將檔案室在優(yōu)化人才供應(yīng)鏈管理上的作用提升到戰(zhàn)略高度，造成工作重心偏失。而大中專畢業(yè)生檔案是人事檔案的主要組成部分，但部分用人單位對員工的人事檔案管理不夠重視，基本上是兼職管理，認(rèn)識不到檔案的重要性，存在著無所謂的思想。檔案管理人員的缺失及單位對人事檔案管理不夠規(guī)范，造成員工調(diào)離、辦理失業(yè)登記時(shí)，檔案關(guān)鍵材料缺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（2）大中專畢業(yè)生檔案內(nèi)容不夠完善和健全。大中專畢業(yè)生檔案的內(nèi)容核心是記錄學(xué)生在校表現(xiàn)、政治面貌、社會關(guān)系、專業(yè)成績、作風(fēng)品質(zhì)等資料，是對大中專畢業(yè)生的求職輸送以及用人單位招收人才的重要信息載體，而驗(yàn)收入出檔案室配送是檔案管理的基礎(chǔ)工作與重要環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格遵守操作流程以確保檔案室的人員信息與數(shù)據(jù)的一致性與準(zhǔn)確性。但是由于部分高職院校為了就業(yè)率，會出現(xiàn)不按真實(shí)的需求情況，造成人才與崗位不相應(yīng)的缺陷，進(jìn)而直接影響人力資源部門大中專畢業(yè)生安置的管理。在一般招聘市場中導(dǎo)致大中專畢業(yè)生信息與用工單位需求不一致的原因也主要集中不按需求辦理企業(yè)招聘業(yè)務(wù)。

（3）檔案室布局規(guī)劃及存儲策略不到位。部分人力資源服務(wù)部門的檔案室規(guī)劃不到位導(dǎo)致檔案室部分功能的缺失，此外人力資源服務(wù)部門的大中專畢業(yè)生檔案種類繁多，所學(xué)專業(yè)、求職需求不一，并且隨著市場需求的不斷變化，大中專畢業(yè)生專業(yè)頻繁地發(fā)生變更，檔案室存儲策略的規(guī)劃與管理不到位易造成檔案室內(nèi)大中專畢業(yè)生檔案存放混亂、堆積，以致影響提用效率甚至人才輸出質(zhì)量。

（4）檔案室現(xiàn)場整理水平低。大中專畢業(yè)生檔案中專業(yè)種類眾多，所學(xué)專業(yè)、求職需求不一，為提高檔案室容積利用率、加快大中專畢業(yè)生檔案周轉(zhuǎn)速度和維持良好的作業(yè)效率，需要做到不間斷的整理活動以達(dá)到持續(xù)改善的目的。在我國人力資源單位中，對檔案室的整理活動容易停留在表面，僅將整理理解為定期對檔案室現(xiàn)場進(jìn)行清理打掃，保持檔案室現(xiàn)場的清潔干凈即可，而沒有將整理的內(nèi)涵貫徹到日常的工作中，并且由于整理活動在短期內(nèi)無法為人力資源服務(wù)工作帶來較大的改善與效益，往往在持續(xù)地執(zhí)行過程中會遇到阻力，導(dǎo)致檔案室現(xiàn)場水平無法提高。

二、改進(jìn)大中專畢業(yè)生檔案管理水平的對策

（1）提高企業(yè)對大中專畢業(yè)生檔案的重視程度。對于市場用人單位來講，大中專畢業(yè)生是企業(yè)生產(chǎn)和創(chuàng)新能力的來源。企業(yè)首先需要弱化大中專畢業(yè)生檔案“物”的概念，強(qiáng)化大中專畢業(yè)生檔案等同于“資源”的意識，使企業(yè)的決策層認(rèn)識到大中專畢業(yè)生檔案資料信息就是企業(yè)的“資源”，從企業(yè)層面體現(xiàn)并強(qiáng)調(diào)大中專畢業(yè)生檔案管理工作的重要性;其次，在大中專畢業(yè)生檔案業(yè)務(wù)運(yùn)作方面，要給予必要的支持，以確保企業(yè)的相關(guān)部門配合人力資源服務(wù)單位的檔案工作流程。檔案室是人才供應(yīng)鏈的末端操作執(zhí)行單位，企業(yè)的招聘計(jì)劃、大中專畢業(yè)生檔案管理方式、人事制度通常會左右檔案保管單位的業(yè)務(wù)，除去檔案管理自身的管理漏洞，檔案保管單位所暴露出的問題往往是由前端單位的流程、制度不明確造成，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須提高大中專畢業(yè)生檔案在人才供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)中的地位，重視人才檔案管理環(huán)節(jié)問題的現(xiàn)象，以保證人才招聘這一中心樞紐穩(wěn)定有序，進(jìn)而以點(diǎn)帶面，推進(jìn)人才供應(yīng)鏈的整體改善。

（2）嚴(yán)格執(zhí)行大中專畢業(yè)生檔案流程及規(guī)范。在大中專畢業(yè)生檔案管理工作中，存檔、提檔是最基本的工作內(nèi)容。不管對于哪一種檔案收集類型，都需要嚴(yán)格執(zhí)行信息錄入齊全、數(shù)據(jù)信息與人員信息一致方可辦理，對于手續(xù)不全、信息錯(cuò)誤、材料缺失等情況，必須拒絕辦理入檔，避免信息從入口即有錯(cuò)誤。此外，反饋至大中專畢業(yè)生畢業(yè)院校及時(shí)處理，采用倒逼的方式改善前端的作業(yè)狀態(tài)。對于大中專畢業(yè)生檔案提檔或查閱，必須嚴(yán)格執(zhí)行無手續(xù)不出檔案室、提檔信息錯(cuò)誤不出檔案室的原則。除了嚴(yán)格執(zhí)行檔案存、提流程，也必須杜絕領(lǐng)導(dǎo)層面對檔案室作業(yè)的不合理調(diào)度，不允許大中專畢業(yè)生檔案以非正常狀態(tài)存、提檔案，保證檔案室作業(yè)的制度化與流程化，確保檔案室存大中專畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)與信息的一致性。

（3）合理規(guī)劃大中專畢業(yè)生檔案存放和優(yōu)化提升策略。大中專畢業(yè)生檔案需要遵循人才市場崗位需求種類;大中專畢業(yè)生的特長、專業(yè)等原則，采用合理的存儲策略。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中人才供、需差別情況聯(lián)合人才培訓(xùn)部門，有的放矢的共同改善符合人才市場實(shí)際需求的人員培訓(xùn)工作，減少人才市場中供、需不符的現(xiàn)象，讓大中專畢業(yè)生進(jìn)入企業(yè)后有用武之地，讓企業(yè)引入可用人才。此外，檔案室需結(jié)合遵循大中專畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)間原則規(guī)劃存放，提高檔案的提查效率，優(yōu)化大中專畢業(yè)生檔案的保管方式。

（4）提升大中專畢業(yè)生檔案整理水平。首先人力資源服務(wù)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要提高對檔案室日常整理管理重要性的認(rèn)識，加深檔案管理工作人員對整理工作的理解;其次要建立整理工作方法與規(guī)章制度，強(qiáng)化監(jiān)督檢查與獎懲;最后持之以恒、持續(xù)改善，抓日常、抓細(xì)節(jié)，讓檔案管理人員養(yǎng)成良好的自覺性改善意識，最終達(dá)到提升檔案管理目的。

綜上所述，大中專畢業(yè)生檔案作為人力資源服務(wù)單位的重要組成部分，改善優(yōu)化其管理水平是保障市場經(jīng)濟(jì)的重要舉措，筆者依此提出了具有可操作的五項(xiàng)措施，為改善大中專畢業(yè)生檔案的管理水平提供了參考。然而，隨著人才需求的精益化、創(chuàng)新化以及人才市場的發(fā)展需要，采用先進(jìn)的信息技術(shù)、自動化管理方法等將必然成為未來大中專畢業(yè)生檔案管理的主要發(fā)展和改進(jìn)方向。