現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策研究

宋淑兵

[摘 要]信息化社會發(fā)展的背景下，正視現(xiàn)代辦公技術發(fā)展給檔案管理帶來的影響，并借助現(xiàn)代辦公技術完成檔案管理的數(shù)字化、共享化探索，已成為檔案管理的必經(jīng)之路。本文就檔案管理工作現(xiàn)代化改革的必要性進行了闡述，從工作模式、管理辦法、服務內(nèi)涵等層面對現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響進行了分析，并在此基礎上提出了硬件建設、雙套管理、信息共建等檔案管理的現(xiàn)代化辦公實踐對策，為推動檔案管理現(xiàn)代化進程提供一定的參考。

[關鍵詞]檔案管理;現(xiàn)代辦公技術;影響

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.12.087

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2020）12-0-02

0 ? ? 引 言

科學規(guī)范地開展檔案管理工作，對企事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的助推作用。但隨著現(xiàn)代辦公技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理受到了較大沖擊，呈現(xiàn)出諸多方面的不足。值得關注的是，信息技術不僅滲透在人們生活的各個方面，也催生了工作內(nèi)容和工作方式的變革。檔案工作需要利用信息技術，肩負起在新時期發(fā)展中的歷史使命和社會責任。而受到改革意識、設備基礎、人員技能等因素的影響，企事業(yè)單位檔案管理信息化建設飽受各方面的詬病。因此，基于檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢，正視現(xiàn)代辦公技術發(fā)展給檔案管理帶來的影響，并借力現(xiàn)代辦公技術完成檔案管理的數(shù)字化、共享化探索，具有十分重要的現(xiàn)實意義。

1 ? ? 檔案管理工作現(xiàn)代化改革的必要性

一段時期以來，在借鑒國外檔案管理模式的基礎上，我國企事業(yè)單位的制度化、規(guī)范化建設取得了一定的成績。通過上級督導和逐級分管的模式，企事業(yè)單位檔案管理水平基本可以滿足我國企事業(yè)單位建設的總體要求?，F(xiàn)階段，企事業(yè)單位檔案形式一般包括圖紙、圖表、影像資料、文檔等，這些文件性材料在信息時代出現(xiàn)了相應的數(shù)據(jù)稿。在現(xiàn)代化辦公技術的推動下，越來越多的資料存儲于電子設備中。從廣義上看，現(xiàn)代辦公技術條件下的檔案管理指通過以計算機為基礎的系統(tǒng)開發(fā)實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理方式的遷移。這一遷移主要以無紙化辦公和電子化辦公為主要標志，改革優(yōu)勢十分明顯。

首先，檔案管理的現(xiàn)代化辦公能夠節(jié)約大量的資源，很多資料可以存儲于檔案系統(tǒng)的辦公電腦或?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)庫內(nèi)，同時這一辦公方式也可以提高檔案管理效率，如在現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的助力下，檔案查閱等耗時耗力的工作可以在數(shù)秒內(nèi)完成;其次，檔案管理的現(xiàn)代化辦公能夠為檔案資料的規(guī)模存儲、查閱方式、資源共享帶來一場新的變革，且這一方式與當前的工作方式和生活方式更加貼合;最后，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，資源的存儲方式發(fā)生了很多變化，“云數(shù)據(jù)”等方式的出現(xiàn)，不僅使案資料維護工作更加便捷、高效，也使檔案管理在存儲介質(zhì)上擺脫了對單一紙質(zhì)介質(zhì)的依賴。這些資料不需要場地維護、甚至不需要設備投入，在無形中提升了檔案資料的安全性。檔案管理的現(xiàn)代辦公改革經(jīng)過十幾年的探索，各企事業(yè)單位檔案管理的信息化系統(tǒng)基本搭建完成，成為推動企事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)驅(qū)力。技術發(fā)展是一把雙刃劍，現(xiàn)代辦公技術在給企事業(yè)單位的檔案管理帶來諸多便利的同時，技術發(fā)展的負面影響逐步顯現(xiàn)，要求企事業(yè)單位的檔案管理人員正確認識現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的利弊，從而提升工作成效，保障工作成果。

2 ? ? 現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響

2.1 ? 促進檔案管理工作模式升級

檔案管理現(xiàn)代化辦公實施后，其在日常辦公中面對的最主要問題是電子檔案的修改問題。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這一方面的電子檔案具有較大的弊端。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，檔案修改會留下痕跡，給檔案追蹤帶來了一定的便利，而電子檔案的修改追蹤難度較大。在這一背景下，電子檔案的篡改及偽造問題成為企事業(yè)單位檔案管理者不得不關注的問題。在信息技術發(fā)展的推動下，雖然在電子檔案的管理中實行了嚴格的授權(quán)制度和安全防范制度，且具有一定的文件變更追蹤能力，但這一弊端仍未能徹底革除。電子檔案的修改問題是急待破解的一個難題，給企事業(yè)單位的檔案安全管理提出了更高的要求。

2.2 ? 促進檔案安全管理方式變革

從發(fā)展的眼光看，現(xiàn)代辦公技術的出現(xiàn)，雖然在較大程度上解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保存、占用空間、資源消耗大、維護費用高等問題，但也帶來了新的問題。現(xiàn)代辦公技術建立在計算機技術及網(wǎng)絡通訊技術的基礎上，計算機和網(wǎng)絡成為現(xiàn)代檔案管理的重要載體?，F(xiàn)階段，我國對這些載體的維護正處于先期的探索階段。就其中的問題而言，主要表現(xiàn)在主要硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)及網(wǎng)絡系統(tǒng)3個層面。首先，就硬件系統(tǒng)而言，企事業(yè)單位辦公計算機的使用年限一般為6年左右，也就是所在檔案管理的過程中，要更換整個硬件系統(tǒng);其次，就軟件系統(tǒng)而言，企事業(yè)單位辦公檔案管理系統(tǒng)更新一般維持在2年左右，而隨著軟件開發(fā)技術的不斷升級，這一更新也在提速;最后，就網(wǎng)絡系統(tǒng)而言，部分企事業(yè)單位在軟件管理中展開了對“云盤”的探索，拓展了檔案保存方式，提高了檔案管理對網(wǎng)絡系統(tǒng)的依賴性。

2.3 ? 促進檔案管理維護樣式改變

信息技術為企事業(yè)單位檔案資料管理帶來紅利的同時，也給企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)建設和運維人員提出了更高的要求?，F(xiàn)階段，基層部門還未能就檔案資料崗位人員的上崗標準和能力評定做出明確的要求。在實踐中，因部分管理人員的信息化檔案處置力不足，造成資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化滯緩、失誤等問題，間接地影響了基層部門檔案資料信息化管理系統(tǒng)的建設水平。與此同時，在電子檔案的維護過程中，原件的界定問題相對突出?，F(xiàn)代辦公技術條件下的檔案資料多為電子文稿，這些文稿的制作及后期的傳播都在數(shù)字化層面上實施，無實物化成為這些文稿的主要特征。這在一定層面上，界定電子文稿的原件成為企事業(yè)單位檔案管理的一個難題。在實際的工作中，相關管理人員可以通過U盤、移動硬盤、網(wǎng)絡等多個渠道復制文件，而這些復制后的文件與源文件并沒有顯著的電子標識可以區(qū)分。

2.4 ? 促進檔案管理服務內(nèi)涵變遷

隨著檔案管理方式變革，傳統(tǒng)檔案管理的內(nèi)涵也發(fā)生了一定變遷。檔案管理工作不再僅限于留存資料等方面的職能，也開始向信息服務層面轉(zhuǎn)變。從實踐的角度看，檔案資料無疑是社會發(fā)展中各條戰(zhàn)線最優(yōu)價值的信息資產(chǎn)，而這些資產(chǎn)沉淀在基層或者局限在某一部分，對社會發(fā)展而言無疑是一個巨大的損失?，F(xiàn)代辦公技術的出現(xiàn)，使檔案資料的開發(fā)與共享成為可能。資源數(shù)據(jù)庫的建立和信息化系統(tǒng)的搭建，管理人員可以通過數(shù)字檔案館查閱和使用檔案資料，使檔案資料更具價值。而這一服務內(nèi)涵的變遷，也將成為檔案管理現(xiàn)代化進程中的重要方向。

3 ? ? 檔案管理的現(xiàn)代化辦公實踐對策

3.1 ? 硬件建設，夯實現(xiàn)代辦公技術

企事業(yè)單位的管理人員應充分認識到檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性，將其放在事關新時期各項工作平穩(wěn)發(fā)展的高度，多方保障檔案管理現(xiàn)代化建設。檔案管理的現(xiàn)代化辦公進程中，首先要解決的是硬件設施的配套建設。從實踐層面上看，檔案管理系統(tǒng)的軟硬件系統(tǒng)的性能直接決定了未來工作開展的效能。因此，企事業(yè)單位應在檔案管理的現(xiàn)代化進程中加大資金的注入力度，保障辦公系統(tǒng)軟硬件水平處在一個相對較高的水平。

3.2 ? 雙套管理，推動紙質(zhì)檔案與電子檔案同步

在現(xiàn)代辦公技術的推動下，檔案管理的便捷化、高效化已被廣大的檔案工作者和管理者認同。而在這一進程中，不少單位選擇將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是不利于檔案管理工作開展，如部分檔案管理者為了簡化工作流程，對重要檔案沒有進行紙質(zhì)化同步保存，給檔案管理工作帶來了一定的隱患。在電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案的管理形式下，檔案管理者應堅持紙質(zhì)檔案和電子檔案同步管理。同時，可依據(jù)檔案管理的等級設定不同的匹配度，對核心檔案和重點檔案應嚴格落實雙備份的管理制度，將電子檔案和紙質(zhì)檔案一一對應。

3.3 ? 優(yōu)化技能，實施崗位檔案管理

檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接決定了企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣。就企事業(yè)單位的檔案管理工作實踐而言，檔案管理人員在具備高度的責任感和良好的職業(yè)道德的同時，應具備廣博的知識及專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，收集檔案信息、完善檔案管理工作，確保檔案管理中檔案資料的完整性、及時性、準確性及真實性。在這一過程中，企事業(yè)單位的工作人員應積極迎接現(xiàn)代辦公技術帶來的挑戰(zhàn)，與時代發(fā)展相協(xié)調(diào)，端正學習態(tài)度，堅持崗位創(chuàng)新，掌握信息化檔案管理系統(tǒng)的應用技能和操作規(guī)范，不斷提升和完善自身在信息技術應用層面的能力。

3.4 ? 信息共建，實現(xiàn)檔案服務共享

隨著信息技術的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位通過開展系統(tǒng)的檔案管理建設，推動檔案管理的數(shù)字化、共享化進程。檔案作為社會發(fā)展中的重要資源，不能停留在館藏層面，應充分利用信息技術打破基層檔案資源在時間和空間上的壁壘，實現(xiàn)對這一重要資源的超時空利用。企事業(yè)單位在檔案管理系統(tǒng)的建設中，應不斷加大對這一層面的建設力度，實現(xiàn)企事業(yè)單位在檔案服務上的突破。

4 ? ? 結(jié) 語

檔案管理工作是企業(yè)事業(yè)單位信息管理層面的重要模塊。現(xiàn)代辦公技術的發(fā)展為基層部門檔案資料的數(shù)字化、共享化建設提供了新的途徑和支點。在企事業(yè)單位檔案管理中應用現(xiàn)代辦公技術對傳統(tǒng)的工作方式和工作內(nèi)容產(chǎn)生了較大沖擊，但這是時代發(fā)展的必然要求。企事業(yè)單位在檔案管理工作中，可以從硬件建設、技能優(yōu)化、信息共享等多重層面實施，推動檔案管理工作中檔案管理工作的制度化、規(guī)范化及數(shù)字化建設進程，為檔案管理工作打下堅實的基礎，提升企事業(yè)單位的檔案管理能力。

主要參考文獻

[1]李娟.現(xiàn)代信息技術對企事業(yè)單位檔案管理的影響及對策探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016（20）：268-269.

[2]孫偉.試論檔案管理基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用[J].決策與信息，2016（10）：203.

[3]高苗苗.現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策探討[J].卷宗，2019（31）：49.

[4]李偉.現(xiàn)代辦公技術對檔案管理的影響及對策研究[J].赤子，2019（15）：227.

[5]賀林燃，尚雪蕾.電子信息檔案管理的風險控制策略探析[J].中外企事業(yè)單位家，2016（6）：202.

[6]劉金偉.電子信息時代電力檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技展望，2016（9）：253.

[7]楊方亮.淺析信息時代下電子檔案管理的應用[J].建筑工程技術與設計，2017（17）：294.

[8]劉月.芻議信息時代下電子檔案管理的應用[J].絲路視野，2018（11）：59.