事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策研究

薛相權(quán)

摘 要：隨著信息化的的不斷發(fā)展，很多領(lǐng)域都開始應(yīng)用這一技術(shù)。事業(yè)單位的檔案管理工作也逐步完善信息化建設(shè)，但還是存在一些問(wèn)題急需解決。本文針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題深入分析，并提出具有針對(duì)性的措施，希望能作為參考促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及人們認(rèn)知水平的提高，我國(guó)在事業(yè)單位的檔案工作上已經(jīng)取得了一定程度上的進(jìn)步，工作效率得到提升，但同西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)程度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，仍需采取一些對(duì)策促進(jìn)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏針對(duì)性

在某些事業(yè)單位中，檔案管理工作仍在用原有陳舊的軟件處理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理匹配失敗的情況，在特殊檔案管理內(nèi)容上的應(yīng)用也不是很理想，某些事業(yè)單位在通過(guò)局域網(wǎng)操作時(shí)往往需要儲(chǔ)存電子文件，在查詢資料時(shí)的限制也比較少，這種模式不利于資料安全保存，一旦疏忽，就會(huì)造成文件泄露。除此之外，由于缺乏完善的文件保存制度和規(guī)范，文件往往不能分類儲(chǔ)存，在查找起來(lái)效率低下。

（二）事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏安全性保障

某些事業(yè)單位會(huì)將普通檔案和特殊檔案混合在一起，極易造成重要文件泄露，這一現(xiàn)象必須引起事業(yè)單位的高度重視。但是由于信息化技術(shù)水平的限制，檔案管理工作的安全性仍是事業(yè)單位需要攻克的難關(guān)。另外在信息資料的公開審理過(guò)程中，很容易在瀏覽外網(wǎng)資料時(shí)遭到黑客入侵，嚴(yán)重威脅檔案安全。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)水平較低

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們面臨更多的職業(yè)選擇，專業(yè)水平較高的人往往會(huì)選擇更加充滿活力、更具挑戰(zhàn)性的工作，但事業(yè)單位的工作相對(duì)乏味，就導(dǎo)致很多人不愿意進(jìn)入，因此缺乏專業(yè)性強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。在這種情況下，事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量和效率都很低，嚴(yán)重影響事業(yè)單位的工作進(jìn)度。另外，由于檔案管理人員的流動(dòng)性較強(qiáng)，在記錄檔案時(shí)往往方法不一樣，極易造成信息混亂，使得檔案丟失。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性對(duì)策

（一）提高信息化建設(shè)的針對(duì)性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要將檔案管理的實(shí)用性考慮進(jìn)去，為其提供充足的人力、物力、財(cái)力，強(qiáng)化檔案管理信息化網(wǎng)站的實(shí)用性。另外，事業(yè)單位的檔案信息管理網(wǎng)站為相關(guān)人員提供所需檔案管理工作，并且以網(wǎng)頁(yè)的形式建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)上查找和信息化的使用，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)網(wǎng)頁(yè)式的服務(wù)建設(shè)，這對(duì)于信息資源的傳遞更加便捷，也更加適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。與此同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還需要顧及到檔案與軟件的兼容性，使其更高效的保存下來(lái)。

（二）提高信息化建設(shè)的安全性

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，必須要規(guī)范和完善檔案管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。需要注意的是，事業(yè)單位一定要規(guī)范使用員工檔案資料，強(qiáng)化工作人員對(duì)于檔案工作的掌握，促進(jìn)檔案使用及保密措施的完善。除此之外，應(yīng)該采用硬件保護(hù)和軟件預(yù)防相結(jié)合的方式針對(duì)電腦病毒進(jìn)行技術(shù)防護(hù)，同時(shí)構(gòu)建檔案信息安全防護(hù)體系減少黑客入侵現(xiàn)象發(fā)生。目前應(yīng)用的防火墻技術(shù)，即在檔案部門的內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置保護(hù)屏障的方式，在避免泄露內(nèi)部信息的基礎(chǔ)上防止外部人員非法獲取檔案的手段是最為常見的。像安全保密技術(shù)，如數(shù)字簽名、數(shù)字證書、加密技術(shù)等手段也在發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。值得一提的是，事業(yè)單位各部門之間需達(dá)成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，共同構(gòu)建安全體系，降低安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）強(qiáng)化檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該注重對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)問(wèn)題，采用分級(jí)管理培訓(xùn)的形式，對(duì)員工進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，并將工作安排細(xì)分，責(zé)任到人，高層員工要端正工作態(tài)度，提高專業(yè)技能水平，幫助工作任務(wù)順利完成。檔案管理工作是服務(wù)性質(zhì)的工作，與此相關(guān)的工作人員都應(yīng)該具備較高的道德水平，更好的為檔案管理工作。

（四）建設(shè)檔案管理信息化工作網(wǎng)站

事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)要緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，緊跟時(shí)代步伐，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在其中的應(yīng)用，檔案管理工作應(yīng)更加準(zhǔn)確、高效。除此之外，利用現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案保存實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位的無(wú)紙保存，節(jié)約了資源。建立檔案信息化網(wǎng)站為相關(guān)工作人員提供信息資料體現(xiàn)了信息管理便捷化的原則，同時(shí)網(wǎng)站式的服務(wù)利于信息更加方便的處理、及時(shí)的更新、快速大范圍的傳播等，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)有利于事業(yè)單位長(zhǎng)久健康發(fā)展，在信息化建設(shè)過(guò)程中，社會(huì)各界都應(yīng)該積極響應(yīng)，不斷推進(jìn)檔案管理信息化朝著更加便捷、高效、安全的方向發(fā)展，另外相關(guān)部門以及單位領(lǐng)導(dǎo)也要提高認(rèn)知水平，吸引高素質(zhì)的專業(yè)人才從事此類職位，將信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。

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