推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的研究

趙亮

摘 要：機關事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，承擔著為社會以及國家服務的責任，在我國社會經(jīng)濟發(fā)展過程中，起著十分重要的作用。而檔案管理工作在機關事業(yè)單位中也扮演著重要角色，在單位發(fā)展的過程中起著不可或缺的作用。但是，在機關事業(yè)單位檔案管理的過程中還是存在著一些不足，制約著其的發(fā)展?；诖?，本文就推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的對策進行分析、探討。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案管理;規(guī)范化;標準化

一、緒論

在我國經(jīng)濟建設的過程中，機關事業(yè)單位在其中扮演著十分重要的角色，也承擔著極其重要的社會服務責任，檔案管理工作作為其運營過程中的關鍵部分，管理著與檔案相關的大小事務，能夠有效的促進單位的發(fā)展。但是檔案管理工作在現(xiàn)階段的管理中由于各種因素的限制，其工作效率與質量各方面都較低，檔案管理工作的意義也未能明顯的體現(xiàn)出來，使事業(yè)單位在發(fā)展的過程中受到了一定的制約[1]。因此，基于現(xiàn)狀，事業(yè)單位應該正視其存在的問題，并通過有效地途徑與措施進行改善，使檔案管理工作更加的規(guī)范化、標準化，從而有效促進機關事業(yè)單位的發(fā)展。

二、推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的對策

（一）更新單位管理理念

在機關事業(yè)單位檔案管理工作的進行中，管理理念尤為重要。事業(yè)單位可以在管理的過程中，更新自身的管理理念，使檔案管理工作人員認識到檔案管理工作的重要性，進而推動機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[2]。首先在工作的過程中，領導者起到領頭羊的作用，在平時的生活中加強對檔案管理知識的學習與深入探究，加強對檔案管理工作的重視。其次，機關事業(yè)單位還應該不定期的開展宣傳教育工作，加強對工作人員檔案管理專業(yè)技能的培訓，樹立全新的檔案管理理念，完善工作流程。最后，順應時代的發(fā)展，各個工作人員在檔案管理工作的過程都應該不斷的更新自我理念，完善自身的專業(yè)能力，提升自身的綜合素質，規(guī)范自身的工作行為，進而有效推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展。

（二）創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段

在事業(yè)單位檔案管理開展的過程中，領導者應該創(chuàng)新管理手段，積極學習行內(nèi)知識，引進先進的設備與數(shù)字化技術，科學的對檔案進行管理，從而從整體上提升工作人員管理的綜合效率，促進事業(yè)單位檔案管理工作向標準化規(guī)范化的方向發(fā)展[3]。首先在檔案管理時，工作人員應該利用數(shù)字化信息設備將紙質檔案轉化為電子檔案存檔。其次，事業(yè)單位還應當擴充自身的信息技術，構建更加便捷的管理平臺，提升檔案的利用率以及管理人員的工作效率。最后，管理人員必須在一定程度上確保檔案存檔的安全性，不定期的對計算機進行殺毒和病毒防護，設置好高級防火墻，防止檔案被竊取或者惡意破壞，進而有效推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展。

（三）加強對管理隊伍的構建

在檔案的管理工作中，管理人員自身的素質、專業(yè)技能與檔案工作進行的效率密不可分，因此，機關事業(yè)單位應該加強對其管理隊伍的構建[4]。首先，事業(yè)單位應該結合現(xiàn)階段工作人員的具體情況進行分析總結，分層次的進行培訓。其次，在培訓的過程中，還要加強對工作人員加算計操作以及檔案管理專業(yè)技能的普及。最后，領導人員還應該加強對檔案管理工作的重視，對優(yōu)秀人員進行提撥嘉興，從而激發(fā)其在工作過程中的積極主動性，在一定的程度上實現(xiàn)工作人員綜合素質與檔案管理專業(yè)知識技能有效提升，進而推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展。

（四）機關事業(yè)單位加大資金投入

在機關事業(yè)單位檔案管理的過程中，要想實現(xiàn)管理標準化以及規(guī)范化的建設，就需要單位投入充足的資金作為發(fā)展過程中的支撐點，因為在檔案管理的過程中，需要引進大量的先進設備以及軟件、硬件設施。在檔案管理工作進行的過程中，事業(yè)單位應該正視現(xiàn)階段的經(jīng)濟條件，購買所需要的先進設備，如掃描儀、打印機等。不僅如此，在檔案管理的過程中，信息化平臺的建設必不可少，并且事業(yè)單位在建設信息化平臺的過程中需要投入一定量的資金，在日后的發(fā)展過程中運營與維護系統(tǒng)的資金也不可或缺。因此，為了保證檔案管理的標準化規(guī)范化，單位應該加大資金的投入，進而促進機關事業(yè)單位的發(fā)展。

（五）進行資源檔案的整合

在機關事業(yè)單位檔案管理的過程中，其組織管理人員缺乏，但是其工作內(nèi)容繁多且相對較為復雜。所以，為了減少工作人員的負擔，提高檔案管理工作的工作效率，檔案管理者需要遵循“關聯(lián)原則”對檔案資源進行分類，將所有的檔案按照類別、頁碼、目錄進行資源分類，對于沒有頁碼的檔案進行重新編碼分類，確保在日后的管理工作中能夠標準規(guī)范的管理。并且分類整合，有效的節(jié)約放置的空間。同時還能提高檔案在翻閱過程中的查找效率，進而推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展，提高檔案資源在機關事業(yè)單位發(fā)展過程中的利用率。

三、結論

綜上所述，機關事業(yè)單位應該重視對檔案管理工作的重視，更新單位管理理念，創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段，加強對管理隊伍的構建，推動機關事業(yè)單位檔案管理工作向規(guī)范化標準化的方向發(fā)展，進而為社會的發(fā)展提供自身的力量。

參考文獻：

[1]段明賢.如何推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].卷宗，2019，9（21）：64.

[2]張彤.推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化探析[J].辦公室業(yè)務，2019，（11）：83，102.

[3]李峰.如何推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018，（36）：139.

[4]王曉麗.如何推進機關事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化[J].卷宗，2019，9（14）：1.