水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理存在的問題及完善措施

張穎昱

摘 要：水利工程的施工技術(shù)較為復雜，相關技術(shù)資料也比較多，為了將工程建設施工的寶貴經(jīng)驗積累下來，并為工程后續(xù)的維護管理、維修擴建等工作提供支持，通常都需要針對文字、圖紙、表格、聲像等各種形式的工程相關技術(shù)資料展開檔案管理工作。而本文則是從水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作入手，對當前我國在該項工作中存在的普遍問題展開了分析，同時提出了一些完善水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的針對性措施，希望能夠?qū)λこ探ㄔO的持續(xù)推進起到一定幫助。

關鍵詞：水利工程技術(shù);檔案管理;資料整理

水利工程建設對工程質(zhì)量要求十分嚴格，各項施工技術(shù)的應用也都有著明確的規(guī)范，因此在工程施工階段，通常都需要依據(jù)相關技術(shù)檔案與資料來進行施工管理，并按規(guī)定對技術(shù)檔案、資料進行歸檔整理。由此可見，技術(shù)檔案管理與資料整理對水利工程建設具有非常重要的意義，而在當前水利工程技術(shù)檔案管理工作存在問題的情況下，針對相關工作措施的研究也是非常具有現(xiàn)實意義的。

一、水利工程檔案管理與資料整理的意義

在水利工程建設管理過程中會直接形成水利工程資料，通過對水利工程資料進行收集、整理、建檔，可以制作成各種形式具有保存價值的表格、文字、報告等，這些表格、文字、報告等均是不同形式的載體，能對水利工程建設管理起到一定的指導作用與參考作用，對水利工程項目的順利進行具有重要意義。在水利工程建設當中，會涉及到對工程項目的稽查、審計、驗收、維護、改造等工作，水利工程檔案資料能夠?qū)@些工作提供重要依據(jù)，而工程資料的整理、編制是水利工程建設管理工作的重要組成部分，通過查看工程資料的整理、編制水平可以在一定程度上看出工程師對工程建設的管理水平，齊全、規(guī)范的水利工程檔案資料能夠在一定程度上控制水利工程建設的質(zhì)量。一般來說，水利工程建設項目的周期較長，歷時在半年以上，工程師在水利建設管理過程中除了要保管好原有的資料，還要不斷的對新資料進行收集、整理以及建檔，并且將其制作成表格、文字、報告等不同形式，用以保存，以期在施工后期以此作為依據(jù)便于工作人員的驗收、維護和改造工作。如果沒有對其進行保存，或資料收到損毀、丟失，則會造成不必要的損失。

二、水利工程檔案管理與資料整理的重要性

水利工程檔案屬于歷史的記錄，其中不僅包括水利工程建設的原有資料，還包括水利工程建設過程中不斷更新的資料，是水利科技檔案的重要組成部分。由于水利工程檔案包括水利工程建設全過程的資料，因此在建設過程中該檔案能夠在質(zhì)量評定、事故原因分析等方面發(fā)揮較大的作用，不僅如此，該檔案還能在建設后期發(fā)揮較大的作用，如水利工程驗收、后期維護以及后期改造工作等。因此，在水利工程建設過程中，不但水利部的領導常常強調(diào)水利工程檔案的重要性，還是建設方的法人，也時常強調(diào)水利工程檔案的重要性，甚至在水利工程的“五不驗收”當中還有“檔案資料不合格不驗收”這一規(guī)定。由此可見，在水利工程建設過程中，工程師應該要重視各階段水利工程檔案的收集、整理以及保存工作，并采取相應的制度加強對水利工程檔案管理與資料整理的力度，將其視為水利工程建設過程中的重要工作內(nèi)容。借助水利工程檔案，可以讓工程師、建設方法人以及相關部門工作人員更好的了解該工程的過去、現(xiàn)在以及未來。

三、當前水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理存在的問題

1.管理意識比較薄弱

近些年國內(nèi)水利工程的建設規(guī)模雖然有了較大的提升，但很多工程項目管理人員的思想觀念卻并未得到更新，也未能形成正確的技術(shù)檔案管理意識，在水利工程建設工期要求普遍較緊的情況下，通常都會將工作重心放在施工準備、施工管理等方面，而對于不會對水利工程建設質(zhì)量、施工成本產(chǎn)生直接影響的技術(shù)檔案管理與資料整理工作，則并不重視，不僅不愿投入過多的資金，在人力、物力方面的支持也十分有限，有些工程甚至未設立專門的檔案管理崗位或部門，這對于水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的開展顯然是非常不利的。另外，由于對水力工程技術(shù)檔案管理缺乏重視，因此部分建設單位常常會在施工開始后才進行資料收集，這不僅會嚴重影響檔案管理與資料整理效率，同時還可能會導致檔案收集不及時、資料缺失嚴重等問題。

2.專業(yè)人才嚴重不足

檔案管理工作本身具有著一定的專業(yè)性要求，尤其是對水利工程技術(shù)檔案管理來說，其工作專業(yè)性更是非常強的，因此要想做好水利工程技術(shù)的檔案管理與資料整理工作，就必須要安排經(jīng)驗豐富的專業(yè)檔案管理人員負責執(zhí)行各項工作任務。然而從目前來看，由于國內(nèi)專業(yè)檔案管理人才較少，從事水利工程技術(shù)檔案管理的更是十分稀缺，因此很多工程的檔案管理人員實際上都并未經(jīng)過專業(yè)培訓，實踐工作經(jīng)驗也比較少，如果缺乏專業(yè)人員監(jiān)督指導，那么在工作中就很容易出現(xiàn)歸檔不齊、案卷存放不規(guī)范甚至是檔案資料丟失損壞等問題。

3.信息化程度相對較低

現(xiàn)代水利工程建設所涉及的技術(shù)文件資料比較多，即便是規(guī)模較小的工程，也必須要要依靠相關檔案管理信息系統(tǒng)與計算機硬件設備才能夠保證文件資料歸檔整理效率，滿足檔案管理與資料管理的實際工作要求。但由于水利工程建設單位對檔案管理與資料整理工作并不重視，相關資金投入較少，無法購入先進的技術(shù)設備，因此當前很多工程雖然設立了檔案管理崗位或部門，但卻并未提供與實際工作需求相符的軟硬件設備，而在信息化檔案管理無法實現(xiàn)的情況下，水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作自然也很難進行下去。

4.缺少完善管理制度

水利工程技術(shù)檔案管理的相關制度規(guī)范早在上世紀就已經(jīng)建立了起來，但由于近幾年工程招投標制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度等各項制度都做出了調(diào)整，因此在水利工程建設過程中，無論是技術(shù)檔案載體還是檔案資料的內(nèi)容要求，都發(fā)生了較為明顯的變化，而在檔案管理制度規(guī)范為未能做出及時調(diào)整的情況下，其對于實際工作的指導作用也因此受到了很大的限制。另外，水利工程相關技術(shù)資料來源于建設階段的各個環(huán)節(jié)，只有在各部門積極配合的前提下，才能夠?qū)⑺屑夹g(shù)檔案資料收集起來，但由于當前工程檔案管理的相關工作制度并未涉及到其他部門人員，檔案資料的流向制度也并不健全，因此在收集技術(shù)檔案資料時，往往得不到其他部門的支持，如果部分技術(shù)崗位出現(xiàn)變更，甚至還會出現(xiàn)檔案遺失的情況。

5.工作方法過于落后

與其他檔案管理工作相比，水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理具有著一定的特殊性，而其工作方法也同樣需要作出相應的調(diào)整，但在實際工作中，由于檔案管理人員專業(yè)性不足，因此仍然會沿用落后的檔案管理方法，并對工作質(zhì)量造成較大影響。例如在檔案收集階段，并未根據(jù)水利工程特點來對收集方法進行調(diào)整，而是被動等待相關人員上交技術(shù)文件資料，或是向相關技術(shù)人員定期進行詢問，很少會主動對工程相關技術(shù)文件進行收集。

6.檔案收集歸檔不及時

一般來說，在水利工程建設過程中會產(chǎn)生大量的文件資料，在產(chǎn)生文件資料的同時檔案收集歸檔工作應該要同步跟進，避免遺失一些重要的檔案資料。然而，在實際的水利工程建設中，這一部分內(nèi)容做的并不合格，尤其是對于一些小型水利工程建設而言，由于施工限制周期較短、施工要求比較急切，因此在工程施工過程中產(chǎn)生的文件資料比較少，所負責的工程師則會經(jīng)常忽略這一部分的文件資料，導致檔案收集歸檔不及時，遺失部分重要資料;而對于大型水利工程建設工作而言，則因為工程量較大，所涉及的工作范圍較廣，在建設過程中常常會涉及到大量的文件資料，且文件資料的專業(yè)性較高、種類較多，因此內(nèi)容非常復雜，在收集歸檔過程中不可避免會發(fā)生遺漏。另外，由于水利工程建設的施工人員構(gòu)成具有一定的復雜性，有許多施工人員都是臨時機構(gòu)指派，這種情況也會影響文件資料的完整性。水利工程建設企業(yè)通常都是在工程即將結(jié)束時大量收集水利工程建設檔案，不具備時效性，由于水利工程建設周期較長，最后才收集檔案資料必定會導致大量文件資料丟失，即便是當事人也會由于過去時間過于久遠而淡化記憶。

四、完善水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的有效措施

1.強化檔案管理意識

技術(shù)檔案管理與資料整理工作對于水利工程建設來說是必不可少的，在當前水利工程建設規(guī)模不斷擴大的行業(yè)背景下，各建設單位必須要加深對技術(shù)檔案管理與資料整理工作的了解，對技術(shù)檔案管理的重要性進行正確認識，并在人力、資金等方面為檔案管理與資料整理工作提供必要支持，使檔案管理與資料整理工作能夠順利展開并發(fā)揮出應有的作用。同時，由于當前工程技術(shù)檔案管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料收集困難的情況，因此工程項目管理人員還需對技術(shù)檔案管理展開持續(xù)性的內(nèi)部宣傳，幫助各崗位技術(shù)人員樹立正確的檔案管理意識，意識到自身在技術(shù)檔案管理方面的責任義務，并積極配合相關檔案管理人員完成技術(shù)文件資料的收集工作。

2.重視專業(yè)人才培養(yǎng)

檔案管理人員作為水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作的主要執(zhí)行者，其專業(yè)素質(zhì)會對檔案管理質(zhì)量造成直接的影響，因此為避免因人為因素導致的檔案丟失、文件歸檔不齊等問題，工程項目管理人員還需從人才引進、培養(yǎng)兩方面入手，展開專業(yè)檔案管理隊伍的建設，并為檔案管理工作的順利開展提供人力支持。在人才引進方面，由于當前國內(nèi)檔案管理專業(yè)人才較少，因此建設單位可以先根據(jù)檔案管理工作的實際需求制定人才選聘標準，之后適當放寬要求，招收具有良好檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的年輕人才，并在實際工作中為其提供學習水利工程相關專業(yè)知識、積累工作經(jīng)驗的機會，從而使其能夠逐漸滿足當前檔案管理工作要求。而在人才培養(yǎng)方面，則需要建立獨立的工程技術(shù)檔案管理機構(gòu)，并根據(jù)實際工作需求設立相應的崗位，定期組織檔案管理人員進行專業(yè)技術(shù)學習，以逐漸達到懂技術(shù)、會管理、業(yè)務精的專業(yè)素質(zhì)要求。

3.加快信息化建設

在信息化時代下，檔案管理信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為了行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，而對于水利工程領域的技術(shù)檔案管理與資料整理工作來說，信息化建設也同樣是十分必要的。在當前的工作環(huán)境下，建設單位除了要轉(zhuǎn)變錯誤工作觀念，重視技術(shù)檔案管理的人力資源支持，同時也要適當提高資金投入，購入各種性能良好的計算機設備，并將檔案管理信息系統(tǒng)與存儲技術(shù)檔案文件的數(shù)據(jù)庫建立起來，為信息化檔案管理的實現(xiàn)提供良好物質(zhì)基礎。另外，建設單位還要組織檔案管理人員對信息技術(shù)進行學習，幫助其掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，具備信息化檔案管理能力，這樣才能夠讓檔案管理信息系統(tǒng)及專業(yè)化設備得到有效應用。

4.健全檔案管理制度

水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理具有著一定的特殊性，為保證相關工作的有效展開，水利工程建設單位還需以現(xiàn)有工作制度為基礎，結(jié)合當前實際工作需求對相關檔案管理制度進行完善，將健全的檔案管理制度體系建立起來。例如在檔案資料收集方面，需要明確技術(shù)人員的檔案資料管理責任，并制定系統(tǒng)化的檔案資料匯總制度，這樣工程技術(shù)資料收集工作能夠有序進行，而檔案資料匯集后的完整性也可以得到保證。而在技術(shù)檔案的存儲管理階段中，則要以檔案管理信息系統(tǒng)為基礎，制定詳細技術(shù)文件資料的應用制度，將所有技術(shù)文件資料的調(diào)取查詢、搜索行為記錄下來，以免出現(xiàn)檔案文件丟失的情況。

5.創(chuàng)新檔案管理方法

在水利工程建設情況與相關施工技術(shù)不斷變化的背景下，工程技術(shù)檔案管理人員還需以現(xiàn)階段工作需求為標準，并在此前提下，檔案管理部門工作人員需要具備一定的創(chuàng)新意識與創(chuàng)新能力，對檔案管理方法進行靈活創(chuàng)新。例如在檔案資料收集階段，應轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思維，要求檔案管理人員主動對檔案資料進行搜集，與相關技術(shù)人員進行溝通，盡可能早的完成檔案資料收集工作，以免出現(xiàn)檔案資料不全等情況;而在檔案資料整理階段，則需要根據(jù)檔案資料的應用需求進行分類存放，以便于文件的搜索、查詢、調(diào)取。

6.抓好檔案文件資料收集工作

針對水利工程建設文件資料收集工作不及時，導致檔案資料大量丟失的問題，參建方應該要抓好檔案文件資料的收集工作。首先，針對前期的工程階段，水利工程檔案管理部門應該要與參建方文件資料管理部門建立良好的關系，兩個部門工作人員要加強互相之間的溝通與交流。幫助參建方做好文件資料收集工作，并積極掌握水利工程建設項目的施工進展，根據(jù)其進展狀況要求參建方文件資料管理部門工作人員第一時間做好檔案文件資料的收集工作，并分類保存，妥善管理。其次，針對施工階段，水利工程檔案管理部門應該要積極與參建方檔案管理部門工作人員聯(lián)系，促使其工作人員嚴格根據(jù)相關規(guī)定針對工程項目建設過程中產(chǎn)生的檔案資料進行收集、整理以及保存工作，保證文件資料的完整性。另外，水利工程檔案管理部門還要加大檢查力度，縮短檢查期限，保證竣工檔案驗收工作能夠順利完成。最后，針對竣工驗收階段，水利工程檔案管理部門應該要積極參與到檔案驗收工作當中，針對參建方檔案管理部門出具的文件資料檔案嚴格審批，驗證文件資料檔案的真實性與完整性，保證檔案的驗收與水利工程項目高度一致。一旦在竣工驗收階段發(fā)展檔案管理問題，則不能竣工，也不予決算。

結(jié)束語

總而言之，對水利工程技術(shù)文件資料的收集、歸檔整理具有著非常高的必要性，雖然從目前來看，水利工程建設的檔案管理與資料整理工作仍然存在著一定的問題，但通過信息化建設、檔案管理方法創(chuàng)新等針對性策略，仍然是能夠使水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理工作得到完善的。

參考文獻：

[1]林海英.論水利工程技術(shù)資料收集整編與檔案管理[J].黑龍江科技信息，2017

[2]鄭 欣.水利工程技術(shù)檔案管理工作的研究[J].赤子（上中旬），2016

（作者單位：渭南市東雷二期抽黃工程管理中心）