提高國有企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

宮業(yè)勝

摘 要：辦公室文秘人員作為國有企業(yè)辦公室處理事務的一類重要人員，每天承擔著繁重的工作任務，既要嚴格遵循上級領(lǐng)導發(fā)布的命令，還要充分了解各層級工作者的實際狀況，這對文秘人員提出了更高的要求，不僅要有善于人際溝通與協(xié)調(diào)的能力，還要有過硬作風和寫作能力。高素質(zhì)文秘人員的對國有企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的提升有著至關(guān)重要的作用?；诖?，本文闡述了提高辦公室文秘工作水平的重要性以及主要工作原則，分析了當前辦公室文秘人員應具備的業(yè)務素質(zhì)，探討了提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的策略。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);辦公室;文秘工作

一般情況下，國有企業(yè)辦公室的工作量非常多，辦公室同時協(xié)調(diào)安排企業(yè)內(nèi)外部多項事宜，國有企業(yè)辦公室文秘人員處在工作協(xié)調(diào)的樞紐位置。文秘人員的工作效率與質(zhì)量可以直接影響到國有企業(yè)各項工作進展，決定了國有企業(yè)高效率高質(zhì)量發(fā)展。因此，國有企業(yè)辦公室管理者必須高度重視辦公室文秘人員工作質(zhì)量，采取有效措施提升文秘專業(yè)素養(yǎng)與工作水平。

一、提升辦公室文秘人員工作水平的重要性及其原則

（一）重要性

國有企業(yè)辦公室是機關(guān)綜合辦公的重要場地，每天需要承接多樣化的上傳下達工作任務，所以工作量一般都很大，既要及時向下達領(lǐng)導的任務及命令，而且還要將各部門的具體工作狀況向上級匯報，在這個過程中文秘人員需要把控好每個細節(jié)，不能出現(xiàn)任何紕漏。辦公室文秘人員必須科學分配好各項工作事務，及時有效地協(xié)調(diào)相關(guān)人員處理好各項工作，同時還應當處理好國有企業(yè)經(jīng)濟方面的業(yè)務。辦公室文秘人員自身的工作水平在企業(yè)運行中發(fā)揮不可或缺的作用，相關(guān)管理者必須對此給予高度重視。

（二）工作原則

辦公室文秘人員必須認真遵循所在國有企業(yè)制定的工作原則。其一，對上級發(fā)布的任務及命令必須嚴格執(zhí)行，讓國有企業(yè)內(nèi)部上下級之間形成有效的溝通，擅于協(xié)調(diào)上下級的關(guān)系，確保國有企業(yè)各項工作健康、有序地運行。其二，竭力提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能，結(jié)合具體情況有效地安排辦公室工作，提升整體辦公效率與質(zhì)量。其三，保持良好的文秘職業(yè)道德，面對復雜繁多的辦公室工作，都要高標準高質(zhì)量的完成，嚴格遵守國有企業(yè)相關(guān)的辦事制度工作。

二、辦公室文秘人員應具備的職業(yè)素養(yǎng)

第一，嚴格遵守國有企業(yè)規(guī)定的各項規(guī)章制度。這也是每一位辦公室工作人員需要遵守的最基本的職業(yè)道德。雖然文秘人員的工作十分繁重，但是也不準遲到早退。文秘人員要盡可能提前幾分鐘來單位報到，合理規(guī)劃當日工作進程，有序地開展各項工作。要學會有效地利用零碎時間，處理手里文件資料。否則，若每天正點走進辦公室，領(lǐng)導已布置好了相關(guān)任務，會讓工作手忙腳亂，甚至出現(xiàn)工作失誤，嚴重影響了整體辦公效率。

第二，凡事要能顧全大局。作為國有企業(yè)文秘人員，必須以企業(yè)利益為中心工作，遇到事情，首先站在國有企業(yè)發(fā)展的大局考慮，既需要有承擔較大的工作壓力的擔當，又能夠忍受工作中的委屈，堅決不做任何有損企業(yè)利益的事。

第三，切實提升辦事效能。工作效能是檢驗辦公室文秘人員一項重要指標，如果文秘人員每天做了很多工作，卻沒能取得良好的效果，就意味著辦事效能為“零”。所謂的效能強調(diào)的是工作質(zhì)量。例如：當辦公室文秘接到了為管理者起草發(fā)言稿的任務，若自身有著很高的文字功底，即可迅速交稿;相反，若缺乏工作經(jīng)驗或?qū)懽魉讲桓?，即使花費大量時間寫出的文稿，也很會與演講要求相違背。

第四，著力提高工作效率。其一，要積極地保持和上級的有效溝通。文秘人員要嚴格執(zhí)行領(lǐng)導的各項命令，但同時也要擁有自己的主見，做到隨機應變、頭腦靈活。對自身職責以內(nèi)的事全盤接受，當有很好的建議或者存在疑問時也要及時與領(lǐng)導進行交流，盡可能規(guī)避工作失誤。其二，工作要有計劃性。文秘每天都要應對很多新的、復雜的任務，有些還帶有極強的時效性，或者可能存在突發(fā)性任務，并且不準遺漏、重復。因此，文秘人員要具備超前意識，結(jié)合企業(yè)的情況，合理分析哪些需要盡早完成的工作，有條不紊統(tǒng)籌推進工作。

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略

（一）培養(yǎng)文秘人員創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是一個企業(yè)發(fā)展長盛不衰的重要驅(qū)動力。部分管理人員對辦公室的文秘有思想誤區(qū)，他們大都認為文秘工作很死板，只要嚴格遵守企業(yè)規(guī)定，按部就班執(zhí)行就可以。然而，辦公室文秘工作并非想象的那樣簡單，文秘人員也需要不斷地從思維、工作方式上不斷地創(chuàng)新。為盡快取締低效率的辦公方式，一定要對工作方式加以改進、優(yōu)化，充分發(fā)揮創(chuàng)新思維，探索一種高效的辦公模式，促進企業(yè)整體辦公質(zhì)量與水平的有效提升。為了激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對辦公室文秘人員的意識、行為適當放寬約束，促進其勇于創(chuàng)新，同時做好與其有效溝通，構(gòu)建輕松的創(chuàng)新氛圍;其二，辦公室管理人員應向文秘人員介紹先進企業(yè)的辦公理念及工作方式，對文秘人員予以正確的引導或啟發(fā)。

（二）錘煉文秘人員文字功底

文稿起草水平最能反映出參政設(shè)謀水平，精雕細琢出好玉，寫材料同樣如此。文秘人員要發(fā)揚工匠精神。精益求精、專心專注，準確把握領(lǐng)導意圖，緊密結(jié)合單位實際，反復琢磨，用簡短的篇幅容納豐富的內(nèi)容，用準確的語言表達深刻的道理，用清新的文風增強表達的效果，做到有思想、有層次、有水平;要書能成其文。夯實公文寫作基本功，既當“苦行僧”，多學習、多積累、多練筆，也要做“有心人”，悟規(guī)律、悟思路、悟語言，達到“下筆如有神”的境界;要言能達其意。掌握語言表達技巧，提高組織協(xié)調(diào)能力，匯報情況、傳達指示、聯(lián)系工作時，要以理服人、以情感人。

（三）提升文秘人員綜合素質(zhì)

第一，強化相關(guān)理論的培訓。掌握扎實的理論知識才能更好地指導實踐工作，辦公室文秘人員必須不斷強化自身理論知識的學習，其一，積極地了解、學習國家新頒布的政策方針，準確把握國家發(fā)展的方向，樹立正確的價值觀，這對于文秘人員是非常關(guān)鍵。其二，認真學習領(lǐng)導層制定的政策，尤其企業(yè)經(jīng)營管理等方面的政策，準確將領(lǐng)導層的決策要求向下傳遞。第二，強化專業(yè)技能培訓。辦公室文秘人員的工作具有一定的難度，需要文秘人員具備較高的專業(yè)技能，因此國有企業(yè)管理者要重視文秘人員的業(yè)務培訓，促進文秘人員素質(zhì)提升。另外，隨著社會的不斷發(fā)展，思維觀念日益更新，作為辦公室文秘人員，也要與時俱進，不斷更新自身的思想及專業(yè)技能。

（四）建立良好的獎懲制度

為了切實提升國有企業(yè)辦公室整體工作質(zhì)量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建良好的獎懲制度，這也是一項提高文秘人員工作積極性的重要手段，有利于更好地激發(fā)文秘人員的工作熱情。企業(yè)通過健全獎勵制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發(fā)文秘工作人員對自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時，懲罰制度也帶有一定的警告性，有利于文秘人員不斷地自我提高與改進工作技能。在制定獎懲制度的時，要根據(jù)辦公室內(nèi)部不同工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評估，以確保制度的科學性、有效性、可行性，要定期進行測評，確保獎懲制度能夠有效落實。

四、結(jié)語

總之，國有企業(yè)辦公室是協(xié)調(diào)處理企業(yè)內(nèi)外部的重要部門，辦公室文秘工作質(zhì)量及水平的提升對企業(yè)整體發(fā)展而言具有重要的促進作用，國有企業(yè)的管理者必須高度的重視辦公室文秘工作，持續(xù)加強文秘人員管理，不斷激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維，強化專業(yè)知識和技能培訓，建立良好的獎懲制度，促進辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效提升。