論電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

申宏燕

摘 要：近幾年，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，科學(xué)技術(shù)得到了較大的進(jìn)步，電子信息技術(shù)在社會(huì)生產(chǎn)及民眾生活中得到了較為廣泛的應(yīng)用，為民眾提供了極大的便利，在一定程度上推動(dòng)著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中，電子檔案的熟練呈直線上升趨勢(shì)，越來越多的單位也加大對(duì)檔案管理工作的重視，但現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理人員對(duì)電子信息技術(shù)的了解并不充分，在實(shí)際工作中對(duì)電子信息技術(shù)的應(yīng)用較少，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化水平較低。本文對(duì)電子信息技術(shù)在檔案管理中的作用進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，并提出了幾點(diǎn)運(yùn)用策略，以期能夠?yàn)橛嘘P(guān)人員開展工作提供一些參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息技術(shù);作用;運(yùn)用策略

現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理工作中電子信息技術(shù)的應(yīng)用水平較低，并沒有發(fā)揮出電子信息技術(shù)應(yīng)用的作用，檔案管理工作開展情況并不理想。目前，我國(guó)檔案管理人員已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了電子信息技術(shù)運(yùn)用中存在的不足，并積極對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，也取得了一些成績(jī)。但是由于人員、思想等多方面的影響，電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用情況并不理想，電子信息技術(shù)的應(yīng)用水平還有較大的提升空間，工作仍需進(jìn)一步改進(jìn)。這種情況下，對(duì)電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用策略進(jìn)行研究有著較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子信息技術(shù)在檔案管理中的作用

（一）改變了檔案載體

電子信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用能夠改變檔案的載體，減少檔案管理工作對(duì)紙張的浪費(fèi)，降低檔案管理工作的成本。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案有著明顯的優(yōu)勢(shì)，其對(duì)保存空間的要求較少，能夠節(jié)約大量的空間。而且電力檔案的應(yīng)用能夠減少檔案管理人員的工作量，為檔案管理人員查找、修改及傳遞文件提供便利，以此提高檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

（二）簡(jiǎn)化了檔案分類工作

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案分類工作量較大，工作內(nèi)容較為復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員有著較高的要求。電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠?qū)n案分類工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，檔案管理人員可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠快速高效的完成檔案分類工作，有效避免了人為因素對(duì)檔案管理工作的影響[1]。

（三）加快了檔案?jìng)鬟f速度，提高檔案利用效率

紙質(zhì)檔案的傳遞難度較大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間及精力，檔案的及時(shí)性得不到必要的保障，對(duì)檔案管理工作的整體質(zhì)量造成了較大的影響。在檔案管理工作中利用電子信息技術(shù)能夠在一定程度上加快檔案?jìng)鬟f的速度，避免時(shí)間及空間對(duì)檔案管理工作的影響，以此為人員利用檔案提供便利，提高檔案的利用效率，確保檔案能夠發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用。

（四）保證了檔案的安全

與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的安全性更高。在檔案管理工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)能夠有效避免檔案丟失及損壞對(duì)工作的影響，保證檔案的安全，以此提高檔案管理工作的質(zhì)量。

二、電子信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用策略

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念

新形勢(shì)下，檔案管理部門應(yīng)明確時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極轉(zhuǎn)變自身思想觀念，正視以往工作中存在的不足，對(duì)電子信息技術(shù)給予足夠的關(guān)注，積極闡釋在工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，以此提高電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平。檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到電子信息技術(shù)在檔案管理工作的積極作用，不斷對(duì)自身工作進(jìn)行改進(jìn)，確保電子信息技術(shù)能夠在實(shí)際工作中發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用，以此提高檔案管理工作的質(zhì)量。另外，有關(guān)部門應(yīng)注意宣傳工作的開展，為電子信息技術(shù)的應(yīng)用營(yíng)造良好的氛圍，以此為電子信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)，降低電子信息技術(shù)的應(yīng)用難度[2]。

（二）打造高水平人才隊(duì)伍

檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到專業(yè)人才在電子信息技術(shù)應(yīng)用中發(fā)揮的積極作用，高度重視高水平人才隊(duì)伍的建設(shè)，以此為電子信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用提供可靠的人才保障。檔案管理部門在實(shí)際工作中應(yīng)注意對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，鼓勵(lì)和引導(dǎo)現(xiàn)有人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用電子信息技術(shù)，并向人員講解電子信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的意義，以此提高現(xiàn)有人員應(yīng)用電子信息技術(shù)的能力，強(qiáng)化人員創(chuàng)新意識(shí)。而且檔案管理部門應(yīng)注意對(duì)專業(yè)人才的聘用，對(duì)人才聘用工作進(jìn)行規(guī)范，提高人才聘用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)應(yīng)聘人員電子信息技術(shù)應(yīng)用能力進(jìn)行考察，以此為人才隊(duì)伍注入新鮮血液，優(yōu)化人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，以此提高人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。另外，檔案管理部門應(yīng)注意對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行健全，對(duì)人員在電子信息技術(shù)應(yīng)用中的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并對(duì)人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲，以此激發(fā)人員的工作熱情，促使人員改進(jìn)檔案管理工作。

（三）加大資金投入

檔案管理部門在實(shí)際工作中應(yīng)加大對(duì)電子信息技術(shù)應(yīng)用方面的資金投入，為電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用提供可靠的物質(zhì)保障，以此提高電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平。穩(wěn)定可靠的資金保障是電子信息技術(shù)在檔案管理工作中高水平應(yīng)用的基礎(chǔ)和前提，因此，檔案管理部門注意為電子信息技術(shù)研發(fā)、推廣及應(yīng)用工作提供充足的資金，加快電子信息技術(shù)研發(fā)進(jìn)度，確保電子信息技術(shù)在檔案管理工作能夠發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用[3]。

三、結(jié)論

電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠在一定程度上減少檔案管理人員的工作量，加快檔案管理工作的進(jìn)度，提高檔案管理工作的質(zhì)量。但是目前我國(guó)檔案管理工作中電子信息技術(shù)的應(yīng)用情況并不理想，檔案管理工作還需進(jìn)一步改進(jìn)。針對(duì)這種情況，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，打造高水平人才隊(duì)伍，加大資金投入，切實(shí)提高電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平，以此促進(jìn)檔案管理工作效率及質(zhì)量的大幅提升。

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