提升檔案管理工作效率的相關(guān)策略

閆振生

摘 ?要：學(xué)生檔案是學(xué)生進(jìn)行日常學(xué)習(xí)，老師了解學(xué)生的重要信息。所以做好檔案管理工作是重中之重，它有助于提高學(xué)老師的教學(xué)效率，為學(xué)生的日后學(xué)習(xí)提供一定的便利條件。但是經(jīng)過(guò)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，部分學(xué)校的檔案管理工作人員對(duì)如何提升檔案管理工作效率感到苦惱。對(duì)此筆者根據(jù)自身教學(xué)經(jīng)驗(yàn)就如何提升檔案管理工作效率的相關(guān)策略進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;提升策略

每一所學(xué)校為充分了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，提高教學(xué)效率，都為學(xué)生建立了相關(guān)的檔案。但是很多學(xué)生和老師認(rèn)為學(xué)生檔案在教學(xué)期間用處不大，所以逐漸消極怠工，導(dǎo)致檔案管理工作效率下降。主要原因在于學(xué)校監(jiān)管不利;同時(shí)傳統(tǒng)管理方式工作量較大，導(dǎo)致工作人員喪失工作熱情;其次工作人員綜合能力欠缺。對(duì)此本文就以上幾個(gè)方面提出了相關(guān)的解決方案。

一、設(shè)置合理監(jiān)督機(jī)制，做好檔案管理監(jiān)督工作

部分學(xué)校檔案管理機(jī)制混亂，檔案管理工作效率逐年下降。究其原因在于有關(guān)工作人員對(duì)檔案工作不重視，校方的監(jiān)督機(jī)制執(zhí)行力較弱，從而使工作人員出現(xiàn)了消極怠工的現(xiàn)象。所以為解決這一問(wèn)題，校方首先讓相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作有正確認(rèn)識(shí)，其次還需要設(shè)置合理監(jiān)督機(jī)制，做好檔案管理監(jiān)督工作，監(jiān)督機(jī)制以滿足工作需要為主要前提。

校方可以時(shí)常針對(duì)檔案管理工作人員工作情況開(kāi)展相關(guān)的研討會(huì)，講述檔案管理的工作內(nèi)容，便于工作人員理解。同時(shí)還可以在會(huì)中講述檔案的重要性，使工作人員對(duì)檔案管理工作有一個(gè)清醒且正確的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確的工作觀念。同時(shí)還可以設(shè)立相關(guān)的考核機(jī)制，對(duì)工作人員的上下班考勤情況進(jìn)行考察，設(shè)立相應(yīng)的全勤獎(jiǎng)。同時(shí)對(duì)于工作效率低下的人員予以一定的懲戒，還可以設(shè)立流動(dòng)監(jiān)察員，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行不定期的巡視。在檔案管理工作者工作一段時(shí)間后，相關(guān)人員可以對(duì)其進(jìn)行考核，考核內(nèi)容要包括檔案的分類情況、檔案管理的定義。同時(shí)還可以讓相關(guān)人員針對(duì)自己在工作中遇到的問(wèn)題提出相關(guān)建議，學(xué)校及時(shí)采納。此外針對(duì)工作人員的考核情況，進(jìn)一步規(guī)劃，并嘗試調(diào)崗，時(shí)常注入新鮮血液，活躍工作氛圍。

二、加強(qiáng)信息技術(shù)應(yīng)用，提升檔案管理工作效率

目前科技更新?lián)Q代之快讓人目不暇接。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，人們?nèi)暨€只是因循守舊，那自然會(huì)被先進(jìn)技術(shù)所代替。所以若想提高檔案管理工作效率，相關(guān)的工作人員應(yīng)該熟練掌握相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用技能，加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。在這個(gè)過(guò)程中可以采用新老員工合作學(xué)習(xí)的模式，經(jīng)驗(yàn)與理念相互融合，真正達(dá)到提升檔案管理工作效率的目的。

相關(guān)的工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，逐漸意識(shí)到學(xué)校的學(xué)生繁多，檔案種類不易區(qū)分，若單純靠人力進(jìn)行實(shí)際的劃分，工作效率之低可想而知。目前我國(guó)信息技術(shù)高速發(fā)展，所以若想提高工作效率，工作人員可以借助信息網(wǎng)絡(luò)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。同時(shí)將學(xué)生的檔案進(jìn)行分類匯總，以便日后查閱。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，我們還發(fā)現(xiàn)，年輕的工作人員雖然容易接受新鮮事物，但是缺乏一定的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何進(jìn)行檔案分類感到苦惱;而有工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員往往年紀(jì)比較大，學(xué)習(xí)能力下降。為解決這一問(wèn)題，相關(guān)的學(xué)?？梢圆扇⌒吕蠁T工結(jié)合的形式，老員工傳授工作經(jīng)驗(yàn)，年輕的工作人員，提供新的工作思路，并嘗試進(jìn)行學(xué)生檔案的分類匯總。

三、引進(jìn)專業(yè)培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，提高工作人員綜合素質(zhì)

人們常說(shuō)：“打鐵還需自身硬?！彼匀粝胩岣呦嚓P(guān)工作人員的檔案管理效率，就需要以增強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)為主要前提。為達(dá)到這一目的，校方可以引進(jìn)專業(yè)的培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，對(duì)工作人員的檔案管理技能進(jìn)行指導(dǎo)。同時(shí)為鞏固工作人員的培訓(xùn)成果，還可以設(shè)立相關(guān)的考核，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)一步制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)這種方式提高工作人員綜合素質(zhì)。

校方在引進(jìn)專業(yè)的培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)時(shí)，首先要講明目前檔案管理工作存在的相關(guān)問(wèn)題，使培訓(xùn)人員可以有的放矢，節(jié)約培訓(xùn)時(shí)間。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括對(duì)學(xué)生情況的分析，對(duì)檔案的排查更新。同時(shí)學(xué)校應(yīng)該根據(jù)工作人員的短板進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使得工作人員逐漸提高檔案管理能力。在培訓(xùn)之后，相關(guān)的專業(yè)人士還可以對(duì)工作人員的培訓(xùn)效果進(jìn)行考查。比如適當(dāng)詢問(wèn)工作人員：在學(xué)生畢業(yè)之后，對(duì)于學(xué)生檔案的去向以及歸屬問(wèn)題該如何處理？同時(shí)根據(jù)工作人員的回答幫助其制定相應(yīng)的能力提升計(jì)劃。通過(guò)這種方式提高工作人員綜合素質(zhì)。另外在考核過(guò)程中，培訓(xùn)人員還可以結(jié)合實(shí)際案例講述檔案管理的具體情況，以便工作人員理解，及時(shí)與工作人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，為接下來(lái)的檔案管理工作提供便利條件。

綜上所述，學(xué)校的檔案管理工作效率直接關(guān)系到學(xué)校的整體工作效率，進(jìn)而影響教學(xué)效率，所以提高檔案管理工作效率有助于提高學(xué)生的學(xué)習(xí)效率。首先需要校方設(shè)置合理監(jiān)督機(jī)制，做好檔案管理監(jiān)督工作;其次工作人員還可以結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)，提升檔案管理工作效率;最后學(xué)校還可以引進(jìn)專業(yè)培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高綜合素養(yǎng)。

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