如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

曹艷萍

摘要：檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中一個(gè)不可缺少的組成部分。機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于這項(xiàng)工作一直都比較關(guān)注，然而因?yàn)闄n案數(shù)量和管理時(shí)間的不斷增加，讓很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在管理實(shí)踐中都產(chǎn)生了很多的問(wèn)題，如果無(wú)法及時(shí)解決管理中存在的問(wèn)題，就會(huì)限制機(jī)關(guān)事業(yè)單位的總體發(fā)展。需要采取有效的措施，提升管理水平。基于此，本文分析了推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的具體措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;具體措施

在如今的事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中，必須要將“規(guī)范化”作為一個(gè)關(guān)鍵的課題，積極加強(qiáng)相關(guān)的研究、探討與實(shí)踐，通過(guò)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，取得更好的檔案管理工作成效與質(zhì)量，使事業(yè)單位檔案管理的作用、價(jià)值得到更好發(fā)揮，促進(jìn)未來(lái)的社會(huì)治理，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)一步建設(shè)、發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

很多黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人明確強(qiáng)調(diào)了檔案工作的重要性，各級(jí)各類檔案部門需要對(duì)檔案進(jìn)行完整的收集、規(guī)范整理、科學(xué)安全保管、便捷高效利用。

二、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作人員的素質(zhì)、能力有待提升

檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，對(duì)于工作人員的素質(zhì)、能力具有很高的要求，但是從實(shí)際的事業(yè)單位檔案管理工作情況來(lái)看，很多工作人員的素質(zhì)、能力還較低，不論是個(gè)人的職業(yè)道德意識(shí)，還是其業(yè)務(wù)技能，都有著不小的提升空間，否則極不利于檔案管理的規(guī)范化建設(shè)、推進(jìn)。

（二）檔案管理方面的制度還不完善

檔案管理工作的程序、內(nèi)容復(fù)雜而繁瑣，尤其是在檔案信息、資料數(shù)據(jù)量不斷增多的情況下，檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，都可能會(huì)面臨混亂的局面，影響檔案管理的效率與質(zhì)量。而要想規(guī)避各種混亂與問(wèn)題，我們就必須要以嚴(yán)格的制度來(lái)做約束和指導(dǎo)。不過(guò)就目前事業(yè)單位檔案管理的工作實(shí)際來(lái)看，其在檔案管理制度方面的建設(shè)還并不完善，難以對(duì)檔案管理的實(shí)踐提供詳細(xì)的約束和指導(dǎo)，這就難以規(guī)避隨意、混亂的不良局面出現(xiàn)。

（三）檔案管理信息化方面的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

為了降低檔案管理工作的壓力，目前事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始逐步轉(zhuǎn)向了信息化技術(shù)平臺(tái)，不可否認(rèn)的是，信息化的檔案管理工作方式，確實(shí)提高了以往傳統(tǒng)人工方式的效率。

三、推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的措施

（一）優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍人員綜合素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理質(zhì)量的高低。因此，筆者認(rèn)為要真正地做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，還需不斷地優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍人員的綜合素質(zhì)，保證單位內(nèi)所有從事檔案管理工作的員工，對(duì)于信息化檔案管理信息熟悉且能夠靈活的應(yīng)用，更新他們的檔案管理意識(shí)和觀念，使他們切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展建設(shè)的重要性。同時(shí)，還需做好檔案管理人員的技能考核，保證他們熟練掌握了檔案管理操作技能與方法，對(duì)于在工作中積極認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作人員，可以及時(shí)地給予其物質(zhì)和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。

（二）落實(shí)檔案管理方式的改革升級(jí)

在新形勢(shì)下，為了更好地解決檔案管理工作中存在的缺點(diǎn)和不足，我國(guó)政府部門經(jīng)常會(huì)對(duì)各地機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理數(shù)據(jù)及其他各項(xiàng)信息不定期地進(jìn)行治理和調(diào)查，在這樣的背景下，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，可能會(huì)增加管理人員的工作量和壓力。因此，做好檔案管理方式的改革升級(jí)就顯得極為重要了，在改革升級(jí)檔案管理方式，重點(diǎn)在于借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺(tái)，借助該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案分門別類的管理，這樣即便是上級(jí)政府部門要臨時(shí)檢查機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理情況和效果，也能夠快速地從電腦上調(diào)用這些檔案，減輕工作人員的壓力和工作量，提高管理效率。

（三）提高檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化程度

檔案管理信息化，是一個(gè)必然和已經(jīng)形成的趨勢(shì)，就當(dāng)前的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)和格式規(guī)范統(tǒng)一、數(shù)據(jù)共享安全等要求。國(guó)家檔案局出臺(tái)的《電子文件元數(shù)據(jù)方案》《電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個(gè)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為信息化建設(shè)打下初步基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該在前期開(kāi)發(fā)時(shí)就應(yīng)該以這些標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端規(guī)范，讓檔案專業(yè)人員參與OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，按檔案管理要求和特點(diǎn)提出系統(tǒng)需求，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理軟件的無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

（四）實(shí)行精細(xì)化管理，構(gòu)建長(zhǎng)效機(jī)制

以往的檔案管理工作中存在很多不足和問(wèn)題，之所以會(huì)這樣，一個(gè)重要的問(wèn)題就是長(zhǎng)期采取粗放式的檔案管理思想以及模式，使得管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，這就影響了管理工作的效果和效率，所以，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要進(jìn)行改變，加強(qiáng)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，改變粗放式管理中的不足和問(wèn)題，實(shí)施精細(xì)化管理，構(gòu)建長(zhǎng)效的管理機(jī)制。要想讓檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展，單位就要構(gòu)建完善的制度體系，包括定期審查、考核以及評(píng)價(jià)制度，如，在每年年終業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)中，需要對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)以及辦公室等部門的檔案交接登記表進(jìn)行嚴(yán)格的審核，對(duì)各方面內(nèi)容進(jìn)行檢查，確保表中的內(nèi)容是正確和完整的，再依據(jù)登記表全面審查或者是抽查相應(yīng)的檔案資料事物，如果發(fā)現(xiàn)有疏漏或者是錯(cuò)誤，就需要對(duì)涉事者本人進(jìn)行處罰，還需要追究其所在機(jī)構(gòu)或辦公室的責(zé)任。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理是人事合理調(diào)動(dòng)的基礎(chǔ)所在，其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，要實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，必須要結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際情況，構(gòu)建現(xiàn)代化的管理模式，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，及時(shí)解決檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

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