信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展分析

劉通雪

摘 要：信息化時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法不能滿足現(xiàn)在的需求，所以檔案管理在信息化背景下尋求創(chuàng)新策略，跟上信息化時代的腳步。本文結(jié)合信息化時代對檔案管理工作的影響，分析目前檔案管理中出現(xiàn)的問題，并提出檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：信息化時代;檔案管理;信息化管理

檔案記錄了數(shù)量相當(dāng)龐大的信息，傳統(tǒng)的檔案管理方式對檔案只有記錄、存儲的作用，在檔案信息查詢上，效率非常低且耗時長，因此在信息化的時代下，應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)，對檔案管理策略進(jìn)行創(chuàng)新，滿足新時代下人們對檔案管理的需求。

1 信息化時代下檔案管理創(chuàng)新當(dāng)前的難題

1.1 檔案管理觀念落后

檔案管理的觀念還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式人工記錄，然后放入專門的檔案存儲室，這種檔案管理的方式在信息化時代下，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)在對大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息記錄、更改、查詢、儲存等工作。

1.2 檔案管理的技術(shù)和手段落后

檔案管理工作的技術(shù)依舊采用傳統(tǒng)的人工分類，這種方式需要大量的人力和時間空間，因此難以在信息化時代下實行，而且檔案的查詢效果差、效率低。

1.3 檔案管理的信息安全防護(hù)不夠

傳統(tǒng)的檔案管理的信息安全防護(hù)只是通過一個人或者一把鎖之間封存在檔案儲存室，然后在查詢的時候再去尋找，實際情況下檔案被蟲蛀而檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)缺失，因此檔案的信息安全防護(hù)工作做得很差。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員在信息化時代下難以跟上時代的步伐，對信息化檔案管理方式不能合理運用，檔案管理人員的素質(zhì)不夠。

1.5 檔案管理制度落后

檔案管理制度還依舊是紙質(zhì)檔案管理制度為主，紙質(zhì)檔案管理在信息化時代下很難滿足各部門對檔案管理的需求，應(yīng)該盡快向信息化檔案管理制度轉(zhuǎn)變。

2 信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

2.1 及時轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念

信息化時代來臨之前，檔案管理一直采用傳統(tǒng)的方式，因此傳統(tǒng)的檔案管理觀念根深蒂固，但是在信息化時代下，必須及時轉(zhuǎn)變檔案管理的舊有落后觀念，除了對檔案的記錄和存儲之外，還應(yīng)該做到檔案的信息查詢，做好能夠快速、準(zhǔn)確地查詢目標(biāo)檔案相關(guān)信息。信息化時代下檔案的數(shù)據(jù)更新非?？?，人們對檔案記錄效率和更新效率大大提高，因此必須應(yīng)用信息化技術(shù)完成檔案管理，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，檔案管理信息化之后才能夠滿足對當(dāng)前這種規(guī)模的檔案完成數(shù)據(jù)記錄、更新、查詢工作。信息化時代的信息交流非?？?，使用信息化檔案管理可以在信息化管理平臺之間對檔案信息更方便的處理，利用時代背景下的新技術(shù)，更好地完成檔案管理工作。必須先讓檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)部門人員轉(zhuǎn)變思想觀念，讓領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)識到檔案管理工作信息化的重要性與緊迫性，從根本上轉(zhuǎn)變才能轉(zhuǎn)變整個檔案管理系統(tǒng)，才能更好地運用信息化技術(shù)完成檔案的信息化工作，方便后續(xù)檔案信息交互、查詢等一系列工作的開展[1]。

2.2 創(chuàng)新檔案管理方式和手段

傳統(tǒng)的檔案管理方式是對檔案進(jìn)行分組分類，然后按不同的分組分類進(jìn)行管理，但是這種管理方式隨著檔案數(shù)量逐漸增加，受時間空間等因素影響，檔案管理越來越復(fù)雜，越來越混亂，而且對檔案的存儲和查詢工作的困擾也越來越大。因此檔案管理人員在信息化時代下必須對檔案管理方式和手段進(jìn)行創(chuàng)新，利用信息化時代下的信息化技術(shù)完成對檔案管理方式的革新，通過建立信息化檔案管理平臺無疑是最好的當(dāng)時管理方式。信息化檔案管理方式可以在檔案的記錄上進(jìn)行分類分組，然后在后續(xù)的檔案增加繼續(xù)添加分類或者分組，然后在分類或分組下面添加同類型的檔案，相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，不占用更多的時間、空間、人力等資源，而且檔案管理思路清晰，不會因后續(xù)檔案的增加而混亂。同時完善檔案數(shù)據(jù)的查詢服務(wù)工作，在檔案管理的記錄及更改的同時，還要考慮相關(guān)人員能夠方便的對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，傳統(tǒng)方式通過人工按照分類尋找檔案，費時又費力，最后還可能因為保存不當(dāng)?shù)纫蛩兀嚓P(guān)內(nèi)容信息缺失，檔案的數(shù)據(jù)查詢情況不理想，但是信息化檔案管理可以直接在信息化平臺上進(jìn)行查詢，直接通過目錄類別的搜索可以快速的搜索到對應(yīng)檔案，檔案內(nèi)存保持完整，不會因為其他因素造成檔案數(shù)據(jù)缺失。

2.3 創(chuàng)新檔案管理的信息安全

在檔案管理信息化之后，對檔案管理的信息安全主要通過保護(hù)計算機(jī)系統(tǒng)以及各種相關(guān)配套硬件設(shè)施，減少人為操作失誤原因帶來的計算機(jī)設(shè)備故障，或者是病毒入侵、黑客攻擊等故意行為對檔案管理系統(tǒng)造成的損失及破壞，最后導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失。所以可以通過運用高技術(shù)水平的專業(yè)人才，提高計算機(jī)的各種防護(hù)手段，保護(hù)檔案管理數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理信息化的存儲還存在一些不可控的因素，因此最好定期對檔案管理進(jìn)行信息備份，防止因為不可抗力因素丟失檔案數(shù)據(jù)。

2.4 提高檔案管理人才的素質(zhì)

檔案管理無論是傳統(tǒng)檔案管理方式還是信息化檔案管理方式都是人在管理，檔案管理方式只是管理手段，實現(xiàn)檔案管理的最終還是人，所以要提高檔案管理人才的素質(zhì)，可以通過對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)來實現(xiàn)。而檔案管理人員可以從招聘錄取的時候就有針對性地選擇高素質(zhì)的人才，比如計算機(jī)專業(yè)的人才，對信息化檔案管理有著先天的優(yōu)勢。然后錄取之后進(jìn)行整體培訓(xùn)工作，培訓(xùn)基礎(chǔ)檔案管理知識水平，然后在培訓(xùn)工作完成后，通過專業(yè)性的崗位方向測試，將培訓(xùn)的人員分配到不同的檔案管理工作崗位上，實現(xiàn)人盡其用。最重要的培訓(xùn)工作是培訓(xùn)檔案管理的老員工，老員工從傳統(tǒng)的人工檔案管理到信息化檔案管理，管理方式轉(zhuǎn)變老員工在實際工作中可能依舊有很多難懂的知識，因此要加強(qiáng)對老員工的培訓(xùn)，從基礎(chǔ)的計算機(jī)知識開始培養(yǎng)，幫助老員工早日實現(xiàn)檔案管理方式的轉(zhuǎn)型，全面提高老員工檔案管理信息化方面的能力水平，將老員工從落后的檔案管理工作者轉(zhuǎn)變成全面的高級檔案管理人才，全面提高檔案管理人才的素質(zhì)。其次，對于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部分人員，可以進(jìn)一步進(jìn)行培養(yǎng)，選擇檔案管理專業(yè)院校進(jìn)行學(xué)術(shù)深造，對檔案管理人員從理論知識到實際工作進(jìn)行全新的系統(tǒng)化培養(yǎng)，夯實基礎(chǔ)，提高專業(yè)水平[2]。

2.5 實現(xiàn)檔案數(shù)字信息化管理

想要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化信息化管理，需要從構(gòu)建數(shù)字化信息化檔案管理系統(tǒng)開始，選擇專業(yè)的計算機(jī)人才對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建，然后按照檔案管理需要實現(xiàn)的功能進(jìn)行設(shè)計，保證檔案記錄、更改、查詢等各種功能能夠?qū)崿F(xiàn)，并盡可能的便利，系統(tǒng)構(gòu)建完成后需要將紙質(zhì)的檔案文檔轉(zhuǎn)化成信息化檔案文件，然后在實際工作中實現(xiàn)對各種功能、結(jié)構(gòu)的優(yōu)化工作。最后應(yīng)該由專業(yè)人員保障檔案系統(tǒng)的安全，以防惡意入侵對檔案信息進(jìn)行刪改，定期對檔案信息進(jìn)行備份，防止出現(xiàn)意外的不可控因素造成檔案數(shù)據(jù)丟失，如此才能實現(xiàn)檔案數(shù)字信息化管理。

3 結(jié)論

綜上所述，在信息化時代下，可以通過及時轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念、創(chuàng)新檔案管理方式和手段、創(chuàng)新檔案管理方式和手段、提高檔案管理人才的素質(zhì)以及實現(xiàn)檔案數(shù)字信息化管理等策略實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展工作，極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)

[1]羅曉華.信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展探究[J].內(nèi)江科技，2019，40（09）：11+84.

[2]譚鳳眉.信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2019（14）：55+57.