新時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及策略

李坤

摘 要：傳統(tǒng)的人事檔案管理工作，其最主要的任務(wù)莫過(guò)于管理各項(xiàng)與人相關(guān)的信息資源。而現(xiàn)如今，隨著時(shí)代以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其不僅讓我國(guó)的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內(nèi)涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設(shè)，是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展需要，也是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;人事檔案;信息化建設(shè);問(wèn)題;策略

1 信息化時(shí)代加強(qiáng)人事檔案管理的必要性

1）促進(jìn)檔案信息共享。現(xiàn)如今在信息化的背景下，各領(lǐng)域相互緊密聯(lián)系，使不同領(lǐng)域的信息交叉整合，最終被整合至一個(gè)資料庫(kù)當(dāng)中，這樣也就出現(xiàn)了巨大的信息資源的商機(jī)。所以說(shuō)，在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，信息資源逐漸成為重要的戰(zhàn)略資源。為了最大限度地發(fā)展人才價(jià)值，必須利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理信息庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事資源共享口。同時(shí)，還應(yīng)采用科學(xué)的管理手段對(duì)信息進(jìn)行加密，確保人員信息資源環(huán)境的安全使用，促進(jìn)人才的發(fā)展。

2）有利于當(dāng)今信息化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展符合時(shí)代發(fā)展的需要。時(shí)代的變化發(fā)展，信息是這個(gè)時(shí)代的重要東西，我們的生活離不開(kāi)信息，互聯(lián)網(wǎng)、大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新，信息是這個(gè)時(shí)代的必不可少。所以說(shuō)現(xiàn)代人事檔案管理信息化建設(shè)有利于當(dāng)今信息化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展符合時(shí)代發(fā)展的需要。

3）信息化時(shí)代的信息滲透性要求人事檔案管理安全更加可靠。信息安全是信息化時(shí)代無(wú)法回避的熱門(mén)話題之一。在帶來(lái)極大便利性的同時(shí)，信息的易滲透性使得信息安全問(wèn)題頻發(fā)，小到用戶個(gè)人信息大到國(guó)家國(guó)防安全，信息安全必須得到有效保障。作為人事檔案管理的特點(diǎn)之一，無(wú)論時(shí)代如何發(fā)展、技術(shù)如何進(jìn)步，隱私機(jī)密性將伴隨始終。因此，信息化的雙刃劍作用不容忽視。對(duì)人事檔案管理而言，必須加強(qiáng)信息化平臺(tái)的安全系數(shù)，確保人事檔案所有者個(gè)人信息的安全性、隱私性和保密性。

2 人事檔案管理存在的問(wèn)題

1）軟硬件設(shè)施需要更新。人事檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用需要有完備的硬件設(shè)施和先進(jìn)的軟件系統(tǒng)作為有力支撐，然而企業(yè)在軟硬件設(shè)施的投入方面力度不足，尤其體現(xiàn)在軟件的選擇上，與企業(yè)人事檔案管理工作要求存在一定差距，使得集團(tuán)型企業(yè)的下屬分公司通常只是管理各自員工的檔案信息，人事檔案信息管理系統(tǒng)在功能上有著不少的缺陷，企業(yè)不能夠?qū)λ袉T工的信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理。除此之外，有些企業(yè)會(huì)使用文書(shū)檔案的管理系統(tǒng)來(lái)管理人事信息，殊不知二者在本質(zhì)上有著巨大區(qū)別，這種做法只會(huì)給人事檔案管理工作的開(kāi)展起到截然相反的作用，企業(yè)管理服務(wù)能力也會(huì)隨之下降。

2）信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，信息化系統(tǒng)不完善。人事檔案管理信息化的建設(shè)基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，因此想要完成對(duì)人事檔案管理信息化的建設(shè)必須要建立完善的規(guī)范機(jī)制。當(dāng)前很多部門(mén)在進(jìn)行人事檔案管理信息工作的時(shí)候都是根據(jù)自身的利益進(jìn)行，各自采取適合自己的管理方式，沒(méi)有統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)，這樣就導(dǎo)致人事檔案信息化不通暢，同時(shí)也不能有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的共享。還有一部分單位在人事檔案信息化管理中使用適合自身發(fā)展需求的管理系統(tǒng)，但是在人才信息流通迅速的今天，這種管理方式已經(jīng)不能有效地滿足信息社會(huì)化的發(fā)展需求。

3）缺乏專業(yè)信息化人才。在人事檔案管理信息化建設(shè)中，需要對(duì)原有的檔案資料進(jìn)行電子版歸納，在互聯(lián)網(wǎng)上建立數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案得以有效保存，在保存完畢后，如何搜索更新的問(wèn)題則需要由專業(yè)的信息化人才進(jìn)行設(shè)置。但是在目前企業(yè)發(fā)展中，這一類人才極其匱乏，因此會(huì)出現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施完善后無(wú)人操作的局面，嚴(yán)重浪費(fèi)資源。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

1）加強(qiáng)檔案信息資源管理力度。重視檔案信息資源管理力度的提升，不斷協(xié)調(diào)檔案歸檔與檔案使用之間的矛盾，這樣一來(lái)就能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案管理高效。根據(jù)不同的人事檔案管理制度，嚴(yán)格要求檔案歸檔信息，保證檔案數(shù)據(jù)權(quán)限保密，建立有序、完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而能夠及時(shí)修復(fù)缺失的檔案信息。

2）確保設(shè)備的更新和軟件的開(kāi)發(fā)。如果想高效地開(kāi)展檔案信息化的管理實(shí)施，除提高人員的綜合素質(zhì)以外，硬件設(shè)施和軟件的更新十分重要，這也是各環(huán)節(jié)開(kāi)展的基礎(chǔ)，通過(guò)及時(shí)更新設(shè)備，不斷完善網(wǎng)絡(luò)信息管理的系統(tǒng)，作為信息傳輸和資源共享的工具之一，硬件設(shè)備的配置對(duì)人事檔案信息的管理有很大推進(jìn)作用，也是日常工作的保障。

3）構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。由于人事檔案信息化管理較為復(fù)雜，需要確保人事檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性、高效性和科學(xué)性。第一，需要進(jìn)一步強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的重要基礎(chǔ)，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備可以將檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度提高，更好地錄入文字圖片等。第二，我們還要建立健全人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)需要由統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)使不同區(qū)域和專業(yè)人力資源工程順利實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容有畢業(yè)院校、工作時(shí)間、加入時(shí)間、入何組織、單位代碼、姓名、出生年月、民族、性別、身份照號(hào)和編號(hào)等信息。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)既能促進(jìn)數(shù)據(jù)利用效率提高，還能把重復(fù)性操作減少，確保結(jié)構(gòu)更加完善和合理。第三，我們需要構(gòu)建安全保密法規(guī)，在構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)量中安全保密問(wèn)題占據(jù)著極為重要的位置，構(gòu)建相應(yīng)的法律法規(guī)可以為安全管理提供法律依據(jù)，使人事檔案信息化管理中的安全性得到保障。

4）落實(shí)信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想。新時(shí)期，社會(huì)大眾對(duì)信息化建設(shè)的關(guān)注度、重視度逐漸提高，充分合理的進(jìn)行檔案信息化管理和建設(shè)的核心目的為：加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，充分發(fā)展信息化體系的動(dòng)態(tài)性、快捷性優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化檔案管理效果的目的。人事檔案管理指導(dǎo)思想中，相關(guān)責(zé)任人要切實(shí)理解信息化建設(shè)的意義，明確這一舉措的實(shí)際價(jià)值和未來(lái)發(fā)展方向。相關(guān)人員必須保證積極上進(jìn)，維持良好的學(xué)習(xí)態(tài)度，這對(duì)其積極創(chuàng)造條件進(jìn)行信息技術(shù)的合理利用起到了保障性功效。其次，檔案管理者必須理解其工作的內(nèi)容和責(zé)任，提高管理意識(shí)，保證意識(shí)和工作的統(tǒng)一性，從全局出發(fā)進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧，加強(qiáng)管理控制、完成組織安排，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性。

5）人事檔案管理信息數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化和專業(yè)化。開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)，要讓檔案信息展現(xiàn)出數(shù)據(jù)化的特點(diǎn)，在服務(wù)運(yùn)用的過(guò)程中要擁有網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)管理人員也要展現(xiàn)出專業(yè)化的特點(diǎn)。檔案信息數(shù)據(jù)化，往往是對(duì)以往紙質(zhì)管理模式的一種轉(zhuǎn)變，這是有效的實(shí)體管理形式，能夠進(jìn)行信息查詢，也可以開(kāi)展系統(tǒng)設(shè)計(jì)，獲得數(shù)據(jù)化功能。在開(kāi)展人事檔案管理工作的時(shí)候，要保存紙質(zhì)的檔案，因?yàn)榫哂幸罁?jù)性，這可以有效地錄入計(jì)算機(jī)，讓檔案數(shù)據(jù)化管理。

同時(shí)，在方便查詢的情況下，要整理檔案資料，并對(duì)其進(jìn)行合理分類。讓檔案管理實(shí)行分類管理模式。在服務(wù)上的網(wǎng)絡(luò)化特點(diǎn)，就要看到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的身影。讓企業(yè)在開(kāi)展資源共享的時(shí)候會(huì)獲得相應(yīng)的平臺(tái)。在管理人員專業(yè)化上，要衍生為檔案管理信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。人是實(shí)施信息化建設(shè)的主體，在掌握了基本的管理知識(shí)下，并獲得相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)。由此，在以上工作順利開(kāi)展下，讓檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)得到達(dá)成。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前各企業(yè)及單位內(nèi)，人事檔案管理是十分重要的工作，在人力資源的優(yōu)化配置方面發(fā)揮著不可替代的作用，因而有效開(kāi)展人事檔案管理工作具有重要意義。在現(xiàn)代人事檔案管理工作中，為能夠使人事檔案管理更好地符合時(shí)代的需求，須通過(guò)有效措施加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而提升檔案管理水平及質(zhì)量，促使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)更加理想的發(fā)展，進(jìn)而取得更好的成果。

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