試述水利工程檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和優(yōu)化措施

王蕾 朱曉彤

摘 要：信息化發(fā)展給各行業(yè)發(fā)展注入更多的推動(dòng)力量，檔案管理是水利工程的重要內(nèi)容，需要借助信息技術(shù)提高檔案管理的質(zhì)量，從而推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新化發(fā)展。通過實(shí)施信息化的檔案管理，工作人員可以對(duì)水利工程的資料進(jìn)行有效的收集與整理，也應(yīng)該開展內(nèi)容查閱和高水準(zhǔn)管理工作，這是水利工程開展檔案管理的必然趨勢(shì)。所以相關(guān)工作人員需要逐漸完善信息化管理中出現(xiàn)的不足，通過開展規(guī)范化的檔案管理提高最終的工作效率，以此給水利工程提供更好的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;優(yōu)化措施

研究指出通過實(shí)施信息化的檔案管理，工作人員可以對(duì)水利工程的資料進(jìn)行有效的收集與整理，也應(yīng)該開展內(nèi)容查閱和高水準(zhǔn)管理工作，這樣能保障信息化建設(shè)的效果。但是當(dāng)前信息化建設(shè)出現(xiàn)多種問題，不能提高檔案管理的質(zhì)量，所以需要根據(jù)這些問題制定針對(duì)性的優(yōu)化措施以推動(dòng)信息化建設(shè)。

1 意義

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將以前水利工程的檔案信息化，之前水利工程的檔案都是紙質(zhì)化的不利于管理與保存，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，通過信息軟件以及相應(yīng)的平臺(tái)進(jìn)行保管比較方便查閱。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來(lái)說，將水利工程的檔案信息化之后，可以簡(jiǎn)化檔案管理的工作流程，使檔案的管理更加簡(jiǎn)單便捷。通過使用信息化技術(shù)使檔案的分類，組合等工作節(jié)省了大量時(shí)間，同時(shí)又大大降低了該類工作的錯(cuò)誤率。同時(shí)，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說，在管理的過程中需要解決紙質(zhì)檔案的防塵，防蟲等問題，同時(shí)紙質(zhì)檔案的存放又比較占空間。將檔案信息化不僅可以減少檔案存儲(chǔ)的空間，通過采用硬盤，光盤等載體來(lái)存放相應(yīng)的檔案，便于檔案的存儲(chǔ)與攜帶管理。將水利工程的檔案信息化后可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，相應(yīng)的工作人員可以通過計(jì)算機(jī)來(lái)查詢相應(yīng)的文獻(xiàn)檔案資料這樣極大的，方便了水利工程檔案的管理工作。

2 水利工程檔案信息化建設(shè)過程中的不足之處

2.1 檔案管理人員的管理水平不高

水利檔案管理工作者通常情況下知識(shí)水平降低，對(duì)于檔案信息化管理沒有準(zhǔn)確的認(rèn)知。如果一直這樣下去的話，按照以前老舊的管理方式實(shí)施相應(yīng)的管理，這樣很難保障水利工程信息的健全，使得在查找工程資料期間比較復(fù)雜?，F(xiàn)在社會(huì)已經(jīng)慢慢向信息化方向發(fā)展，管理工作者自身的工作水準(zhǔn)對(duì)于工作來(lái)說有很大的限制，缺少相應(yīng)的管理能力或者是不具有創(chuàng)新研究的精神都會(huì)在一定程度上給工作帶來(lái)不好的影響。在現(xiàn)實(shí)的管理過程中，大部分工作者不具有建立目錄和電子檔案的能力，數(shù)字化統(tǒng)計(jì)方面的能力還需要得到加強(qiáng)。

2.2 檔案缺少健全的信息化系統(tǒng)

對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說，其中涉及很多的計(jì)算機(jī)軟件。然而現(xiàn)在這些系統(tǒng)還是很難實(shí)現(xiàn)同步實(shí)施，沒有辦法形成統(tǒng)一，實(shí)施系統(tǒng)化的管理，這種情況造成了失去平衡的現(xiàn)象發(fā)生。按照目前的現(xiàn)實(shí)狀況來(lái)實(shí)施相應(yīng)的分析研究，有關(guān)工作者還是關(guān)注于在紙質(zhì)檔案方面的管理，在信息化方面的管理還需要得到加強(qiáng)。

2.3 管理資金出現(xiàn)投入不充足的現(xiàn)象，缺乏配套的管理設(shè)施

第一，受到管理資金投入不充足的影響，檔案管理場(chǎng)所比較簡(jiǎn)陋，面臨著多種安全管理的隱患。很多單位普遍認(rèn)為檔案管理不能創(chuàng)作良好的經(jīng)濟(jì)效益，所以領(lǐng)導(dǎo)層不能重視檔案管理的信息化建設(shè)，沒有購(gòu)買電腦和打印機(jī)等相關(guān)的設(shè)備。另一方面，管理場(chǎng)所比較簡(jiǎn)陋也會(huì)出現(xiàn)火災(zāi)問題，這樣就導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在火災(zāi)或者是水災(zāi)等影響下出現(xiàn)毀滅或者是丟失的現(xiàn)象，限制檔案管理的工作。

3 強(qiáng)化新時(shí)期水利工程檔案信息化管理的措施

3.1 強(qiáng)化信息化建設(shè)意識(shí)

能通過舉辦不同的法規(guī)宣傳活動(dòng)和舉辦水利工程檔案的展覽會(huì)等方式，來(lái)創(chuàng)建檔案信息化管理的工作氛圍，提高管理工作者在信息化方面的理念，以及其檔案管理方面的理念，同時(shí)力求監(jiān)管機(jī)構(gòu)的相應(yīng)人員對(duì)于水利工程檔案信息化的管理工作，給予足夠的關(guān)注。在新時(shí)期下，一定要強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，給檔案信息化建設(shè)鋪墊穩(wěn)固的墊腳石，同時(shí)需要不斷健全組織工作，建立有效的工作體系，除此之外，還需要設(shè)立有關(guān)的軟硬件設(shè)施，從而更好的推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展和進(jìn)步。

3.2 重視管理資金的投入，合理完善信息化管理設(shè)施

上文研究指出在進(jìn)行水利工程檔案管理的過程中出現(xiàn)管理資金出現(xiàn)投入不充足的現(xiàn)象，缺乏配套的管理設(shè)施的問題，限制信息化建設(shè)的效果。所以本文認(rèn)為參建單位應(yīng)該重視管理資金的投入，合理完善信息化管理設(shè)施。一方面，單位應(yīng)該增加在檔案管理上的資金投入，根據(jù)實(shí)際情況購(gòu)買相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，給信息化管理提供更好的設(shè)備支持。另一方面，需要提高工作場(chǎng)所的安全管理效果，避免火災(zāi)或者是其他因素造成的檔案資料被毀問題。

3.3 配備相應(yīng)裝置。

將有關(guān)裝置配備完全可以更好的健全水利工程檔案的信息化建設(shè)。為了給水利工程高質(zhì)量的信息化服務(wù)，對(duì)于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視?；A(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺(tái)，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數(shù)字化資料文獻(xiàn)更加具有帶入感和真實(shí)性，提供的信息化服務(wù)具有更強(qiáng)的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時(shí)間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，即可完成對(duì)所需檔案資料的查詢。一個(gè)良好的設(shè)備系統(tǒng)，能夠給水利工程檔案管理創(chuàng)立健全的信息化平臺(tái)。在水利工程不斷發(fā)展和進(jìn)步的期間，水利工程檔案的數(shù)量在不斷的加大，這在一定程度上給水利檔案部門的管理工作帶來(lái)了麻煩。所以一定要配備容量比較大的檔案儲(chǔ)存裝置?？茖W(xué)合理的使用先進(jìn)的檔案管理裝置，不但能夠在一定程度上減輕管理工作者的工作量，從而還能增加管理的工作效率以及提高管理的工作質(zhì)量。

3.4 提高信息化管理的重視程度，重視檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

一方面，管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和管理能力，對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)的認(rèn)知。這樣可以對(duì)信息化管理進(jìn)行科學(xué)的認(rèn)知，愿意學(xué)習(xí)信息化管理的理論內(nèi)容和操作方式，進(jìn)而在檔案管理中有效落實(shí)信息化建設(shè)。另一方面，參建單位應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化他們開展信息化管理的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員充分認(rèn)知信息化建設(shè)的重要性，積極進(jìn)行信息化管理的探索，逐漸強(qiáng)化自身的管理能力。工作人員需要對(duì)國(guó)家政策和相關(guān)文件內(nèi)容進(jìn)行深度的學(xué)習(xí)，重視在實(shí)際工作中充分落實(shí)信息化管理的目標(biāo)，提高水利工程檔案管理的質(zhì)量。

3.5 強(qiáng)化水利工程檔案的制度建設(shè)

需要建立有用的規(guī)章管理制度，從而讓水利工程檔案工作的各方面得到改良。利用嚴(yán)格的制度來(lái)促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展，按照標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案和紙質(zhì)檔案需要一起保存起來(lái)，同時(shí)還需要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。在這種工作要求下，就需要對(duì)信息實(shí)施準(zhǔn)確的收錄，讓信息資料的各方面得到保障。除此之外，還是要采用科學(xué)合理的方式，對(duì)電子檔案信息實(shí)施保護(hù)，使得電子檔案的各方面得到保障。

4 結(jié)束語(yǔ)

在新時(shí)期下，水利工程檔案信息化管理，不但是為了跟上時(shí)代前進(jìn)的腳步，同時(shí)也是為了滿足社會(huì)進(jìn)步的需求，強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，可以在很大程度上促進(jìn)水利工程建設(shè)和管理的發(fā)展和進(jìn)步，同時(shí)也能給其他行業(yè)做參考從而促進(jìn)其發(fā)展和進(jìn)步，因此，檔案信息化管理建設(shè)的重要性不言而喻。

參考文獻(xiàn)

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