信息時代下行政單位檔案管理工作芻議

陳琛

摘 要：隨著我國步入信息化時代，各行各業(yè)的工作模式都得以轉(zhuǎn)變，對行政單位的檔案管理工作來說亦是如此。信息化時代的到來，降低了檔案管理任務(wù)的繁重程度，減少了工作環(huán)節(jié)，但同時也為檔案管理帶來一定挑戰(zhàn)。本文分析了信息時代下行政單位檔案管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)，并提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：信息時代;行政單位;檔案管理

隨著事業(yè)單位生產(chǎn)結(jié)構(gòu)與人員結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，在一定程度上增加了檔案管理的工作難度，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)各種漏洞，對單位內(nèi)各部門運營帶來不利影響。特別是采用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，需要工作人員花費大量時間去收集和整理檔案，檔案庫內(nèi)龐大的檔案資料給檔案管理工作帶來較大難度，嚴重降低了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，將其應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理效率和質(zhì)量低的問題，提高了檔案應(yīng)用率，對企業(yè)發(fā)展有重要意義。

1 行政單位采用信息化檔案管理的意義

1）有助于信息資源共享。信息化的檔案管理由相關(guān)部門統(tǒng)一規(guī)劃部署，將現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理工作充分整合，使信息化技術(shù)實現(xiàn)全覆蓋，為信息資源共享建立了信息網(wǎng)，使信息傳播更加便捷高效。行政單位在平時工作中，可通過運用高效的信息管理技術(shù)，增加信息的交互性，提升整體工作效率。

2）為檔案管理工作提供了新的契機。檔案管理信息化轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理重心，更側(cè)重于信息化管理。傳統(tǒng)檔案管理主要是紙質(zhì)管理法，檔案整理較為繁瑣、難以實現(xiàn)永久保存、工作效率相對較低、占用空間較大，已經(jīng)不符合當(dāng)今時代發(fā)展趨勢。信息化的到來使檔案管理更具高效性，無需占用過多的資源，減輕了檔案管理工作者的負擔(dān)。隨著我國信息化發(fā)展越來越迅速，檔案管理工作也應(yīng)與時俱進，抓住發(fā)展契機，積極提高檔案管理工作的信息化水平，進而提高工作效率，提升企業(yè)影響力。

3）檔案管理成本降低。傳統(tǒng)檔案管理因任務(wù)繁重需要專門的檔案管理部門負責(zé)，并且對檔案管理人員的知識要求較高，需要知曉出版、后勤、法律等各方面內(nèi)容，因此行政單位所投入的成本也相對較高，而通過運用電子設(shè)備，可解放大部分人力資源，更能應(yīng)對難度較高的工作。運用計算機管理檔案，有效節(jié)省了時間與成本，同時也略過了加工信息與合成信息的過程，使檔案管理更具高效性。

2 信息時代下行政單位檔案管理工作面臨的機遇與挑戰(zhàn)

1）面臨的發(fā)展機遇。信息時代帶給行政單位檔案管理的機遇主要體現(xiàn)在三方面：第一，使信息技術(shù)與檔案管理相融合，更便于檔案資源的收集、整理、存儲與共享，有效提升了檔案管理的工作效率與質(zhì)量;第二，檔案通過信息技術(shù)傳播有劃時代影響[1]。采用信息化的檔案管理無需花費過多的時間，降低了保存難度，達到了檔案信息作為檔案管理的中心地位，這也是檔案管理的一個重大轉(zhuǎn)變。檔案的信息化管理可有效分離載體信息，采用云存儲的管理方式，不單使信息存儲容量大大提升，同時也實現(xiàn)了信息存儲與傳播的永久性;第三，信息技術(shù)飛速發(fā)展的情況下，使檔案記錄與管理更具精準性，使檔案資源查詢更具靈活性、全面性。

2）面臨的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)在給檔案管理工作帶來發(fā)展機遇的同時，也帶來一定挑戰(zhàn)，主要體現(xiàn)在三方面：一是檔案信息化管理是一個系統(tǒng)且復(fù)雜的管理工作，不僅需要全面考慮本單位的企業(yè)規(guī)模、權(quán)限設(shè)置、人員及設(shè)備情況等，還應(yīng)考慮區(qū)域因素，對檔案管理進行統(tǒng)籌規(guī)劃。但是當(dāng)前我國還沒有建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案信息化系統(tǒng)，缺乏相應(yīng)的資源共享以及互相合作意識，行業(yè)之間缺少關(guān)聯(lián)性;第二，計算機設(shè)備以及資金方面投入不足，既精通檔案管理又懂得計算機知識的復(fù)合型人才匱乏。從當(dāng)前情況看，我國企業(yè)中還有很多檔案管理人員使用傳統(tǒng)檔案管理辦法，采用紙質(zhì)管理模式，缺少良好的信息技術(shù)水平;第三，存在信息安全風(fēng)險。木馬病毒以及黑客入侵是威脅計算機安全的主要因素，一旦發(fā)生這種情況，將會導(dǎo)致計算機內(nèi)部信息被盜用、丟失、篡改等問題，使企業(yè)受到嚴重損失[3]。我國的計算機安全技術(shù)還有待提升[2]。

3 信息時代下行政單位檔案管理工作的相關(guān)建議

1）加強檔案管理制度完善。傳統(tǒng)的檔案管理部門沒有建立行之有效的管理制度，檔案管理工作缺少參考依據(jù)，導(dǎo)致檔案管理效率不高。采用信息化檔案管理模式，需要企業(yè)內(nèi)部建立與之相匹配的管理制度，明確檔案收集與管理的工作人員，利用信息技術(shù)進行檔案文件信息記錄，能夠追溯到檔案的來源與存檔情況。同時安排專人負責(zé)檔案查閱工作，防止不法分子對檔案信息進行盜竊、篡改，確保檔案查閱的合規(guī)和合法性。這種可以保證檔案管理工作有跡可循，避免一旦出現(xiàn)檔案被損壞或者丟失無從查找問題。另外，部門應(yīng)定期召開工作會議，總結(jié)工作中存在的問題，共同商議解決措施，為檔案管理出謀劃策。在會議召開的過程中，鼓勵管理人員共同交流探討工作經(jīng)驗，互相借鑒學(xué)習(xí)，提升自身檔案管理工作水平。

2）強化信息化檔案管理意識。要想提高信息化檔案管理效果，需要單位領(lǐng)導(dǎo)以及員工對信息化檔案管理有正確認識，提高對檔案管理信息化的重視度。組織檔案管理人員進行相關(guān)知識培訓(xùn)，強化其職業(yè)技能。并結(jié)合企業(yè)實際，制定合理的獎懲制度，以激勵檔案管理人員的工作熱情，調(diào)動他們學(xué)習(xí)的積極性，更好的從事檔案管理工作，保證工作質(zhì)量。同時，將檔案管理信息化建設(shè)與員工評職稱、業(yè)績考評相掛鉤，強化其檔案管理意識。

3）加大軟、硬件設(shè)施投入力度。軟、硬件設(shè)施是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，包括多媒體設(shè)備、掃描儀以及計算機等。企業(yè)應(yīng)加大資金投入，為檔案管理信息化提供基礎(chǔ)保障[3]。應(yīng)用設(shè)備的先進性直接影響檔案管理工作的運行速度以及存儲空間，是檔案管理信息化開展的重要內(nèi)容。隨著檔案信息化的發(fā)展，應(yīng)及時進行信息管理系統(tǒng)維護和更新，因此需要單位對軟件和硬件設(shè)備加大投資力度，促使行政檔案管理工作穩(wěn)步進行，提高信息化檔案管理的應(yīng)用成效，為企業(yè)決策提供及時、有效、準確的檔案資料。

4）加強現(xiàn)代化與信息化建設(shè)，使檔案得以充分利用。為促使行政單位制度更好的改革，必須加強檔案管理的現(xiàn)代化，促使檔案管理全面提升管理效率，發(fā)揮其功能。在檔案管理的過程中，需要加強現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，以更好的提高工作效率，延長檔案使用年限。首先，可利用計算機完成檔案的輔助管理，現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備通過計算機處理，使完成整理的檔案資料及時傳送至計算機中，檔案管理由計算機與紙質(zhì)共同完成;其次，各級行政部門的檔案管理人員應(yīng)確保信息管理的準確度，使信息傳遞更加及時;最后，檔案管理創(chuàng)新的過程中應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，將保密范圍之外的資料分享給社會公眾，使資源全面共享，更體現(xiàn)出檔案管理的意義。如此一來，檔案管理的治療與效率更上升了一個等級，檔案管理的效率也會穩(wěn)步提升[4]。

4 結(jié)束語

檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展有重要意義，能夠為企業(yè)相關(guān)決策提供所需資料，從而提升決策的合理性。信息化時代背景下，需要檔案管理人員與時俱進，從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中過度到信息化檔案管理，認識到信息化檔案管理的意義，積極提升自身計算機技術(shù)水平，企業(yè)也應(yīng)針對信息化檔案管理建立相應(yīng)的制度，積極面對信息化時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，全力提升信息化檔案管理水平[5]。

參考文獻

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