檔案管理信息化的問題與對策探討

田志興

摘 要：檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化、電子化的發(fā)展趨勢，讓檔案室管理職能逐漸轉(zhuǎn)化為檔案的封閉式保管與檔案查閱的分離，這樣的管理模式讓管理員管理檔案更加輕松，工作更專業(yè)，分工更明確，充分提高紙質(zhì)檔案的利用率和水平，又能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案獨立地保護，使其免受到人為因素毀壞，這種在信息時代逐漸發(fā)展起來的電子檔案，更適應(yīng)于現(xiàn)代社會發(fā)展和檔案管理，檔案管理信息化便是對于當今時代是必要性的選擇。

關(guān)鍵詞：科技檔案;信息化;檔案管理

檔案室管理是一項必須全部工作人員共同關(guān)心的任務(wù)，保存檔案問題多數(shù)會出在查閱人和管理人身上，很多突發(fā)狀況的發(fā)生都是因為人為因素造成的，而且紙質(zhì)版檔案材料查看起來難度很大，不光要按照全宗號、序列號進行一一查找，還要根據(jù)實際情況逐份閱讀，存在很大的查找難度，而且不易保存，復(fù)制備份一套紙質(zhì)版材料既耗費人力，也耗費財力。采用電子數(shù)據(jù)來保存檔案信息既方便快捷，又有利于保護紙質(zhì)原始材料不易被損壞或是涂改的諸多優(yōu)點，而且隨著電腦系統(tǒng)的電腦的更新?lián)Q代升級完善，電子數(shù)據(jù)檔案管理便捷的數(shù)據(jù)查詢可以解決檔案查看的難度，免去紙質(zhì)檔案被損壞的風(fēng)險。

1 檔案管理信息化存在的問題

1.1 管理軟件和標準不夠統(tǒng)一規(guī)范

在檔案管理查閱實際操作中，對文字進行搜索，很難檢測到圖片中的文字信息，而且因為文字處理的不同，有的真筆字無法檢索出來，在圖片中文字信息更是查不到，這就大大降低檔案電子數(shù)據(jù)查閱的工作效率，還有可能喪失檔案電子信息化的實用性。而且不同檔案室使用的電腦系統(tǒng)和程序的不同，使各種檔案管理軟件與電腦程序和系統(tǒng)不兼容，使各檔案室之間的檔案信息資源無法匹配，不能進行有效的信息分享，從而形成孤立的電子檔案信息，對檔案管理統(tǒng)一性、規(guī)范性造成影響。檔案文件信息管理其實就是信息性、管理性和實踐性的有機結(jié)合，檔案管理規(guī)范化的程序與標準，是原始檔案材料真實可靠安全的重要保證。但是，當前零散、不規(guī)范地管理電子檔案信息，使檔案管理缺少統(tǒng)一的衡量和管理標準，使檔案電子信息孤立的存在于各個檔案室之中，在軟件信息交流的系統(tǒng)和規(guī)范統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)平臺之間橫亙一條巨大的隔閡，嚴重影響了檔案管理信息化的開發(fā)利用、發(fā)展推廣、信息共享、維護和規(guī)范。除此之外，根據(jù)不同的檔案編制規(guī)范、不同的電子檔案處理方式等原因，檔案管理軟件沒有一個統(tǒng)一的標準化的檔案電子數(shù)據(jù)存檔系統(tǒng)，而且，各個檔案室電腦系統(tǒng)的不兼容，導(dǎo)致一些系統(tǒng)程序的實用性降低，逐漸拖慢了檔案管理信息化的升級和推廣。

1.2 管理不夠保密規(guī)范

在一些檔案室，進入檔案管理信息系統(tǒng)就是需要簡單地輸入一個固定的用戶名和簡單的密碼就可以，有些檔案室雖然是利用不同賬戶與密碼的加密處理方式，來保證進入軟件信息系統(tǒng)的工作人員獨立且唯一，有這樣那樣的多重密碼保護，盡管為檔案管理員進入系統(tǒng)提供了極大便利，但密碼一旦被竊取，隨意登錄進入檔案信息系統(tǒng)，進行改寫、復(fù)制、刪除和備份重要的原始檔案文件數(shù)據(jù)，對檔案安全和重要文字數(shù)據(jù)是一個現(xiàn)實的威脅，直接導(dǎo)致檔案的機密文件數(shù)據(jù)失去原有的重要價值。另外，檔案數(shù)據(jù)管理的安全性低、儲存信息復(fù)雜巨大、檔案管理的電子系統(tǒng)簡單的特點。如果電腦系統(tǒng)和檔案管理軟件一旦被黑客惡意共計，植入木馬程序，電子檔案數(shù)據(jù)就會源源不斷地泄露，電子軟件也會變?yōu)槟抉R程序，成為一些犯罪分子獲取情報和信息的幫手，給社會和檔案管理者帶來極大的隱憂，使檔案管理工作受到多方面的損失。自出臺《中華人民共和國檔案法》以來，檔案管理相關(guān)實施細則和規(guī)定陸續(xù)出臺，讓檔案管理的發(fā)展有了遵循，但絕大多數(shù)現(xiàn)有的法律法規(guī)只是針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，實施辦法和管理細則、規(guī)定也往往是針對檔案管理員的，并沒有針對檔案管理信息化服務(wù)的規(guī)定和實施意見，檔案管理信息化管理規(guī)定的出臺已經(jīng)明顯滯后于檔案管理信息化服務(wù)模式的發(fā)展，這樣的趨勢，很容易發(fā)生檔案管理信息化服務(wù)違法違規(guī)的涉密信息失泄密案件，卻沒有相關(guān)法律法規(guī)去維護檔案保管人員和檔案室的權(quán)益，這就是我們所說的檔案管理信息化服務(wù)發(fā)展缺少法律法規(guī)的保護，在實際檔案管理工作中，這會阻礙檔案管理信息化工作的開展。

2 檔案信息化管理的對策

2.1 文件材料的鑒別預(yù)歸檔

文件材料屬性鑒別是要把科技文件材料同科技資料、政務(wù)文件分離區(qū)分，目的在于把應(yīng)歸檔的文件材料立卷進行分檔?？萍嘉募涂萍假Y料區(qū)分主要在于它們和科技活動的關(guān)系不同，并且二者產(chǎn)生的作用也不同，根據(jù)這兩點就可以區(qū)分科技文件材料和科技資料。歸檔材料密級鑒別是按照有關(guān)的規(guī)定來確定要歸檔的科技材料的機密等級的，密級劃分是按照國家的技術(shù)政策、保密規(guī)定等具體的指導(dǎo)文件為依據(jù)的可分為三級，即絕密、機密和秘密。保管期限鑒別是為了確定科技文件材料的保存的價值以及保管的期限，從本質(zhì)上來看是對科技檔案形成的時期的初步鑒定過程，這需要向有關(guān)的科技人員傳授相關(guān)的具體的專業(yè)知識并提供科技檔案保管期限的表來進行指導(dǎo)?？萍嘉募牧蠚w檔是關(guān)于科技文件工作的最后一個過程，是將其轉(zhuǎn)化成為科技檔案的重要關(guān)口，其中，歸檔范圍需要具體判斷，凡是直接記述反映科技活動的，有著長遠和現(xiàn)實的參考價值的科技文件檔案都應(yīng)屬于歸檔范圍。歸檔時間則是指文件材料立卷歸檔的恰當時機大體有以下幾種：按項目歸檔、按階段歸檔、按子項歸檔、按年度歸檔、隨時歸檔這幾種劃分方法。歸檔份數(shù)是同一種的文件材料的歸檔的數(shù)量。歸檔要求和手續(xù)是指保證歸檔工作質(zhì)量的方法措施。

2.2 檔案的整理原則

檔案整理可以用來具體檢驗收集工作的完成質(zhì)量，可以用來校驗收集歸檔的科技檔案是否準確并且系統(tǒng)，為了能有計劃、有目的性的進行收集、補充等工作。整理工作是科技檔案鑒定之中的基礎(chǔ)，科技檔案必須經(jīng)過整理才能鑒定其價值，不經(jīng)過科學(xué)整理，一直處于雜亂無章狀態(tài)，那么就會不能進行科學(xué)的保管和準確的進行統(tǒng)計，而且科技檔案的整理是開發(fā)利用科技檔案信息資源的一個前提條件和基礎(chǔ)。管理科技檔案是以提供利用，并充分發(fā)揮它的經(jīng)濟和社會效益為最終目的的，直接影響科技檔案效用的發(fā)揮，主要看科技檔案的整理程度，科學(xué)合理得整理可以保持它的自然形成規(guī)律以及相互之間的有機聯(lián)系，可以正確地揭示出其內(nèi)容和成分，有利于準確且迅速地提供服務(wù)，易于了解和查找所需的科技檔案。

總之，紙質(zhì)材料檔案管理、查詢和整理工作比較緩慢，工作量和難度都很高。容易受火災(zāi)、潮濕、發(fā)霉和蟲害影響， 必須加快檔案信息化管理步伐，嚴格遵循檔案的形成規(guī)律，保持它們之間的有機的聯(lián)系，便安全系統(tǒng)地保管和利用。