事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析

王紅艷

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)的崛起，大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等現(xiàn)代化的電子商務(wù)方式開始在日常辦公中興起，現(xiàn)今事業(yè)單位針對(duì)檔案管理都在進(jìn)行數(shù)字化、信息化的革新，規(guī)范化、科學(xué)化的管理模式逐漸要求事業(yè)單位引入技術(shù)進(jìn)行自主變革，才能促使事業(yè)單位提高自身工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息化工作的共享，提升服務(wù)質(zhì)量和辦事效率，推動(dòng)事業(yè)單位膽敢管理的專業(yè)化。本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中所遇到的問題進(jìn)行討論，探討能夠優(yōu)化方案管理的新格局。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問題與解決方案

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理來說，其中除檔案本身的收納之外還需要進(jìn)行合理化分類，由于在檔案管理工作中相關(guān)工作人員的素養(yǎng)普遍不高且沒有明確的工作目標(biāo)，因此導(dǎo)致檔案管理效率低下，無法有效提升服務(wù)效率和質(zhì)量，從而導(dǎo)致檔案管理工作無法取得更高的成效。為了適應(yīng)現(xiàn)代化的管理模式，就必須在技術(shù)支持的基礎(chǔ)上加強(qiáng)工作人員的培養(yǎng)，建立明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而推進(jìn)信息化技術(shù)融入事業(yè)單位檔案管理工作之中，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)。

1 事業(yè)單位檔案管理實(shí)施信息化的重要意義

1）有助于提升事業(yè)單位相關(guān)膽敢的使用效率。社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化、民生不斷發(fā)展，事業(yè)單位要處理的社會(huì)相關(guān)事務(wù)也就更多了，很多事物都需要建立檔案被保存下來，日積月累案牘也越來越多，僅憑人工的協(xié)助已經(jīng)不能夠面對(duì)冗雜的檔案管理環(huán)境，針對(duì)這種情況就可以引入信息化技術(shù)，提升事業(yè)單位中檔案的采集、收納、分類和導(dǎo)出能力，不僅能夠提升檔案本身的使用年限，還能保障在有限的空間內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)最大化的存儲(chǔ)和利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案非常容易破損，且不容易長期存放，如果出現(xiàn)事故就容易產(chǎn)生損毀，如果使用信息化技術(shù)則可以有效降低管理成本和存放空間成本，不僅能夠降低檔案管理中的相關(guān)投入，還能有效降低檔案丟失或者損毀的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案保存期限的延伸。尤其是計(jì)劃生育或者婦幼保健類的相關(guān)信息，這類信息關(guān)乎個(gè)人的一生，需要長時(shí)間的保存，并且需要隨時(shí)調(diào)取，利用信息化技術(shù)就能夠占用最小的公共空間進(jìn)行最大限度的信息保存。

2）有助于提升事業(yè)單位的服務(wù)效率和質(zhì)量。在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期，事業(yè)單位需要很多人力、物力和財(cái)力進(jìn)行檔案管理工作，如果需要查詢某一項(xiàng)相關(guān)的檔案內(nèi)容就需要借助目錄進(jìn)行繁瑣核對(duì)查詢，而且由于大部分檔案管理工作使用的方式是人工審核，因此如果信息存在重復(fù)或者誤記就會(huì)造成檔案的遺失，導(dǎo)致記錄不夠準(zhǔn)確。但是信息化的檔案管理方式就能有效提升檔案建立和查詢的效率，在檔案建立過程中可以直接進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的錄入工作，信息采集能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、一體化，按照固定的模板進(jìn)行數(shù)據(jù)收集最大限度地保證數(shù)據(jù)收集的完整性和切實(shí)的針對(duì)性。如果需要進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢，也不需要興師動(dòng)眾翻閱，而是簡單地通過數(shù)據(jù)的鍵入進(jìn)行有效搜索和查詢，不但更加便于操作，還能大幅度節(jié)約使用者搜尋信息的時(shí)間。尤其在現(xiàn)今的技術(shù)條件下，信息化技術(shù)還能提供多平臺(tái)的信息共享，只要獲得同步授權(quán)就能夠調(diào)出數(shù)據(jù)，從而保障檔案快速交互使用，當(dāng)需要紙質(zhì)文件證明時(shí)也可以直接復(fù)印出相關(guān)資料，直接進(jìn)行交互，節(jié)省成本的同時(shí)也節(jié)約了管理者和被服務(wù)人員的時(shí)間成本[1]。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理面臨的問題

1）缺乏資金支持。現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理的信息化處理還處于初級(jí)階段，不少事業(yè)單位還沒有進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)設(shè)備投入，資金卡在瓶頸處，導(dǎo)致檔案信息化管理無法有效落實(shí)，降低了事業(yè)單位信息化管理的步伐，只有保障了資金來源，建立了相關(guān)系統(tǒng)，保證穩(wěn)定的投入和支持，能夠促使事業(yè)單位檔案信息管理穩(wěn)步發(fā)展。

2）事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才。事業(yè)單位工作人員普遍的年齡都比較大，對(duì)于新事物的接受能力有所欠缺，在面對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)能力或者技術(shù)水平不夠的問題。檔案信息化管理也沒有具體的培訓(xùn)機(jī)制和錄取標(biāo)準(zhǔn)，無法有效招募相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理人員受到極大的限制，無法切實(shí)落實(shí)檔案信息化管理章程，推遲了整體信息化管理的建設(shè)進(jìn)度。另一方面，事業(yè)單位對(duì)于本身招募的檔案管理人員未進(jìn)行相應(yīng)的考核工作，不能提升檔案管理人員的管理水平，使得檔案信息化管理無法切實(shí)得到實(shí)施，不能激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。既不能招募專業(yè)型人才，也不能培養(yǎng)現(xiàn)有人才，導(dǎo)致形成惡性循環(huán)，無法滿足信息化檔案自身使用的專業(yè)性[2]。

3）缺少穩(wěn)定的管理平臺(tái)。事業(yè)單位本身的檔案管理信息化平臺(tái)還處于建設(shè)之中，沒有能夠發(fā)揮出信息化平臺(tái)本該擁有的效率，現(xiàn)行的平臺(tái)大部分是設(shè)立為企業(yè)服務(wù)，其安全性和容量達(dá)不到事業(yè)單位應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)，事業(yè)單位中的相關(guān)系統(tǒng)不能形成有效的信息交互和鏈接，阻礙了檔案信息化管理的進(jìn)程。加之互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度和更新迭代的速度，但是事業(yè)單位沒有抓緊更新機(jī)會(huì)，導(dǎo)致在檔案管理和抗風(fēng)險(xiǎn)能力方面沒有必要的準(zhǔn)備。

3 事業(yè)單位檔案信息化管理的解決方案

1）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。事業(yè)單位如果想要快速提升檔案管理人員水平，首先要對(duì)原有的檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)與考核，將考核成績與自身的職稱和工資水平掛鉤，充分利用事業(yè)單位的號(hào)召力和培訓(xùn)機(jī)制，全面提升檔案管理人才的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)，為了更好地提供發(fā)展平臺(tái)，還可以專設(shè)一部分崗位便于檔案管理人才進(jìn)行有效晉升，提升在職的檔案管理人員學(xué)習(xí)主動(dòng)性，激勵(lì)檔案管理人員發(fā)揮自身學(xué)習(xí)水平，提升檔案管理信息化的建設(shè)速度。本身的招募渠道之外，事業(yè)單位還可以經(jīng)由多種渠道向社會(huì)招募相應(yīng)的檔案信息化管理人才，提升事業(yè)單位自身的科技實(shí)力，依靠先進(jìn)的信息技術(shù)提升檔案管理的整體水平。

2）提升事業(yè)單位中檔案管理設(shè)備水平。針對(duì)檔案信息化管理對(duì)于設(shè)備的要求，審批專項(xiàng)資金進(jìn)行電子系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)通信相關(guān)設(shè)備的建設(shè)，引進(jìn)相應(yīng)的軟件技術(shù)，將陳舊的設(shè)備和系統(tǒng)更新迭代，聯(lián)合社會(huì)單位升級(jí)信息管理技術(shù)，從而提升檔案管理的安全性和效率，保障機(jī)械硬件在使用過程中具有便捷性和持久性[3]。

3）建立完善的檔案信息化管理制度。事業(yè)單位要建立完整的檔案信息管理制度，為信息化的有效管理提供規(guī)章制度上的一句，根據(jù)自身情況制定出切實(shí)有效的管理制度，并且在建立制度后建立專門的監(jiān)管部門，有效防治檔案管理信息化制度實(shí)施過程中產(chǎn)生的紕漏，及時(shí)修訂管理工作中可能出現(xiàn)的失誤，以一崗雙責(zé)制度明確檔案管理人員的職責(zé)，從而發(fā)揮團(tuán)體力量，推進(jìn)事業(yè)單位中檔案信息化管理進(jìn)程[4]。

4）針對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行長期規(guī)劃。信息化建設(shè)是一個(gè)長期且內(nèi)容冗雜的建設(shè)工程，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)層的支持，還需要相應(yīng)的資金支持和人員輔助，味蕾提升整體的檔案管理水平和效率，需要進(jìn)行長期、穩(wěn)定的時(shí)間投入，以便于高效地為人民群眾進(jìn)行服務(wù)。

4 結(jié)束語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，現(xiàn)今各行各業(yè)在辦公中都開始使用信息化技術(shù)，相關(guān)的智能化應(yīng)用也開始體現(xiàn)在社會(huì)的方方面面，而其中影響較大就是事業(yè)單位的檔案管理工作，這也成為社會(huì)技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，而對(duì)于檔案管理信息化對(duì)事業(yè)單位也具有規(guī)范化、科學(xué)化工作內(nèi)容的意義，因此具有相當(dāng)?shù)闹匾浴?/p>

參考文獻(xiàn)

[1]徐海燕.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）.

[2]柯曉燕.基于提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（3）.

[3]楊靜.事業(yè)單位辦公系統(tǒng)與智能檔案管理的融合研究[J].中國管理信息化，2019（6）.

[4]楊元理.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考分析[J].明日風(fēng)尚，2018（15）.