檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

朱仰臣

摘 要：隨著數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息化時(shí)代已全面來臨。在此背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展，需要采取措施探尋檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑。本文將主要分析現(xiàn)如今檔案管理信息化存在的問題，如對檔案管理信息化缺乏重視、管理體系落后等。以及根據(jù)具體的問題探尋檔案管理科學(xué)發(fā)展的創(chuàng)新路徑，希望能給相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化管理;科學(xué)發(fā)展路徑

在全面進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代的背景下，信息資源的重要性日趨凸顯。而檔案管理正是通過管理珍貴的信息資源來體現(xiàn)價(jià)值的。因此，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理發(fā)展是必然的，有必要對檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展與創(chuàng)新路徑進(jìn)行探析。但檔案管理信息化仍有許多不完善的地方需要改進(jìn)，需要采取合理的措施對檔案管理信息化進(jìn)行建設(shè)。

1 檔案管理信息化存在的問題

1.1 檔案管理信息化建設(shè)缺乏應(yīng)用

在大部分單位中，仍沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式，沒有將檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合在一起，導(dǎo)致檔案管理的方式落后、單一，不利于珍貴檔案的保存。同時(shí)在許多單位，沒有建設(shè)良好的檔案管理信息化平臺，使得檔案管理信息化應(yīng)用受到限制，一些對外開放的檔案沒有對外公開，檔案管理信息化的整體運(yùn)行不夠完善，對信息化技術(shù)的接受程度較低，沒有對檔案管理與信息化技術(shù)進(jìn)行完美的融合。此外，許多單位盡管開放了檔案管理的平臺，但由于沒有定期對其維護(hù)與應(yīng)用，使相關(guān)單位的檔案管理工作難以開展，檔案管理信息化受到制約，所以針對這種情況，相關(guān)部門應(yīng)重視對檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用[1]。

1.2 檔案管理缺乏重視

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，要想加強(qiáng)對檔案的信息化管理，就需要購買基礎(chǔ)信息化設(shè)備，能夠使檔案管理在信息化建設(shè)的過程中，有良好的設(shè)備支持。但是在當(dāng)前許多單位中，檔案管理的工作仍沿襲傳統(tǒng)的方式，不愿意結(jié)合信息化技術(shù)做出改變，檔案管理信息化管理沒有得到重視，信息化技術(shù)沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。在大部分檔案管理工作中，不能做到與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)市場的變化調(diào)整自身的管理方式，導(dǎo)致檔案管理工作陷入停滯，難以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，不符合當(dāng)今信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢。對檔案管理工作缺乏重視的情況，使得檔案管理相關(guān)工作難以有效開展，阻礙相關(guān)單位的發(fā)展進(jìn)程。因此，應(yīng)不斷強(qiáng)化對檔案管理信息化的重視度，與時(shí)俱進(jìn)，使信息化技術(shù)與檔案管理能夠完美融合在一起，發(fā)揮出應(yīng)有作用。

1.3 檔案管理體系落后

在當(dāng)前檔案管理的過程中，檔案管理體系較為落后，阻礙了整個(gè)檔案管理信息化發(fā)展的進(jìn)程與檔案管理信息化制度的確立。在個(gè)別單位，雖然在檔案管理信息化的過程中，投入了大量的資金與人力，但卻沒有完整的管理體系，導(dǎo)致檔案管理在信息化的進(jìn)程中會出現(xiàn)各種各樣的問題。對檔案進(jìn)行信息化管理不僅僅是用網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行存儲，大部分單位的錯(cuò)誤理解也限制了檔案管理信息化的發(fā)展，不能將數(shù)字化技術(shù)與檔案管理相契合，沒有獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，使得檔案管理信息化水平不夠，不能與其他部門相互協(xié)調(diào)工作。因此，針對這種情況，相關(guān)單位應(yīng)完善更新檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展。

1.4 人才業(yè)務(wù)素養(yǎng)不足

檔案管理信息管理離不開對信息技術(shù)的熟練應(yīng)用，在這一過程中，掌握信息技術(shù)的人才是必不可少的。但如今，在許多單位中缺乏同時(shí)熟悉檔案管理工作與掌握信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，致使許多單位雖然投入了大量資金更新檔案管理設(shè)備，但是卻不能得到良好的運(yùn)用，傳統(tǒng)的檔案管理人才盡管掌握豐富的檔案管理知識與經(jīng)驗(yàn)，但無法將信息技術(shù)與檔案管理融合在一起。此外，對人才的引進(jìn)與相關(guān)的考核制度都是落后的，無法緊跟時(shí)代的發(fā)展，不適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，阻礙檔案管理信息化的進(jìn)程。復(fù)合型人才是推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程的重要組成部分，因此，應(yīng)加大對復(fù)合型人才的引進(jìn)力度。

2 檔案管理科學(xué)發(fā)展與創(chuàng)新路徑探析

2.1 加強(qiáng)對檔案管理信息化的應(yīng)用

在檔案管理信息化的進(jìn)程中，應(yīng)加大對相關(guān)硬件設(shè)備的應(yīng)用。同時(shí)加強(qiáng)對檔案信息平臺的建設(shè)，建立電子文件中心，解決檔案存儲的問題，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。相關(guān)單位應(yīng)加大對檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)力度，及時(shí)更新對外開放的檔案內(nèi)容，對外進(jìn)行信息征集，有效利用軟硬件設(shè)備，將資源的價(jià)值發(fā)揮到最大。此外，應(yīng)加大對信息化檔案館的建設(shè)，對內(nèi)容與結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，結(jié)合用戶的具體需要，能夠快速檢索相應(yīng)內(nèi)容、相應(yīng)年份的檔案，節(jié)省了人力物力資源。同時(shí)對珍貴的檔案信息應(yīng)提前進(jìn)行掃描，提升用戶的體驗(yàn)感。加強(qiáng)檔案管理信息化的應(yīng)用，應(yīng)將傳統(tǒng)的檔案管理與信息化技術(shù)完美融合的一起，不是簡單的相加而是相融，使得二者能夠形成完美的配合，從而將資源的價(jià)值發(fā)揮到最大，促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，推動(dòng)我國檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

2.2 提高對檔案管理的重視度

在檔案管理信息化的進(jìn)程中，要想取得良好的檔案管理效果，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理信息化的重視度，不斷的對檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部機(jī)制進(jìn)行改革，使檔案管理信息化發(fā)揮最大作用。在相關(guān)單位的內(nèi)部，應(yīng)對外部形勢進(jìn)行分析，調(diào)整自身的檔案管理模式，強(qiáng)化對檔案管理設(shè)備的應(yīng)用，引進(jìn)相關(guān)的檔案管理軟件，必要時(shí)，可以引進(jìn)專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，對等檔案管理軟件進(jìn)行自主研發(fā)。此外，相關(guān)單位應(yīng)在檔案管理內(nèi)部建立信息化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，能夠使檔案管理工作協(xié)調(diào)各部門的發(fā)展。任用專人對檔案進(jìn)行管理，使得檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。在現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，相關(guān)單位必須提高對檔案管理的重視度，才能促使檔案管理工作不斷進(jìn)步。

2.3 更新檔案管理體系

創(chuàng)新是發(fā)展的基礎(chǔ)，任何工作只有在不斷創(chuàng)新才能長足發(fā)展。在信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)不適用于當(dāng)下的發(fā)展，相關(guān)單位應(yīng)對檔案管理工作進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，改革落后的體系，使檔案管理信息化水平不斷提高。在檔案管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部，應(yīng)不斷完善信息化水平建設(shè)，將檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管理，幫助檔案信息化管理能夠得到落實(shí)。并且在具體的工作中，應(yīng)健全相應(yīng)的管理制度，使得管理人員能夠按照制度進(jìn)行工作，具體的檔案管理工作都有一套參照標(biāo)準(zhǔn)，能夠幫助檔案管理工作順利開展，不斷提高對信息化技術(shù)的應(yīng)用水平，為其他部門的工作奠定制度基礎(chǔ)。

2.4 加大對人才的培養(yǎng)

在檔案管理工作的進(jìn)程中，人才是必不可少的，能夠直接推動(dòng)檔案管理信息化的進(jìn)程。現(xiàn)如今，針對相關(guān)單位缺乏專業(yè)型人才的情況下，應(yīng)大力引進(jìn)復(fù)合型人才與對加大對現(xiàn)有檔案管理人才的平培養(yǎng)力度。一方面，在引進(jìn)人才方面，要求檔案管理人員需要具備足夠的專業(yè)知識與操作技能，在掌握檔案管理知識的同時(shí)也掌握信息化技術(shù)，擁有對檔案的鑒定能力。另一方面，在對現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境提升工作人員的信息化水平，定期開展講座豐富檔案管理人員的信息化知識，不斷實(shí)現(xiàn)自我的提升，與時(shí)俱進(jìn)，成為時(shí)代所需要的全面型、復(fù)合型人才[2]。

3 結(jié)論

在信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案管理工作必須借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)改革與創(chuàng)新。針對現(xiàn)如今檔案管理信息化過程中的問題，應(yīng)不斷的加以完善，在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)不足并加以改正，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]董小建.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題研究[J].智庫時(shí)代，2019（20）：61-62.

[2]梁金愛.數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化的建設(shè)策略[J].蘭臺內(nèi)外，2019（18）：21-22.