信息化時代高校電子檔案業(yè)務流程重組研究

張寒露

摘 要：“數(shù)字校園”和“智慧校園”建設已被逐漸納入各個高校的發(fā)展規(guī)劃之中，學校的電子檔案無論是數(shù)量還是形態(tài)結構都發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務流程逐漸顯現(xiàn)出不適應之處。本文通過分析信息時代高校電子檔案業(yè)務流程重組的必要性，結合客觀實際，對高校電子檔案業(yè)務流程進行了重新設計，以期能夠提升檔案管理效率和水平，適應信息化時代的不斷發(fā)展。

關鍵詞：高校;電子檔案;業(yè)務流程;重組

隨著信息技術在高校教學和管理活動中的應用越來越普遍，由此產(chǎn)生的電子文件也成爆炸式增長，電子文件的形態(tài)和數(shù)量都發(fā)生了顯著的變化。而傳統(tǒng)高校檔案業(yè)務流程在電子文件歸檔時面臨許多困境，所以在新形勢下應該對高校電子檔案業(yè)務流程進行重組以實現(xiàn)改進和優(yōu)化，適應檔案管理客觀實際的需要。

1 電子檔案業(yè)務流程重組的必要性

現(xiàn)階段各高校普遍采取“雙套制”歸檔模式，即不管檔案的原始生成狀態(tài)是怎樣的，在保存紙質(zhì)檔案的同時，也同時保存一份相應的電子檔案。具體操作方式分為兩種，一種是將生成的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工掃描，生成電子檔案然后對應掛接。另一種是，將原生電子檔案打印成紙質(zhì)版，再加簽章或簽名當做紙質(zhì)檔案保存。這是一種線性的業(yè)務流程，每一個環(huán)節(jié)都要在前一個環(huán)節(jié)完全處理好之后才能進行。

“雙套制”一方面可以大大提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后的資源利用效率，也可以因為利用時主要利用電子版而降低對紙質(zhì)檔案的損害程度;另一方面，將電子檔案打印生成紙質(zhì)版，可以解決電子檔案易更改，載體不穩(wěn)定等具體問題，因而長期以來得到檔案界的一致認可和推廣沿用，也在一定時期內(nèi)為各高校檔案工作奠定了堅實的基礎。然而，隨著社會高速運轉(zhuǎn)和信息技術的日新月異，在面對數(shù)字時代高校電子檔案呈現(xiàn)出的新特點，傳統(tǒng)電子檔案業(yè)務流程已經(jīng)有些力不從心，因此對電子檔案業(yè)務流程的優(yōu)化重組具有其必要性。

1.1 檔案數(shù)量急劇增加，檔案人員不堪重負

隨著高校師生人數(shù)日益增加，業(yè)務活動也越來越多，隨之形成的檔案數(shù)量也急劇增加。如果現(xiàn)在仍然嚴格按照原來“雙套制”的要求，所有業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件打印后歸檔，不管是對基層單位的兼職檔案員，還是學校檔案人員來說都是一個非常困難的事情，例如一個PPT可能就是上百頁，一份圖書館購買圖書目錄就是幾百頁，將每一份文件全部打印出來對于一些本身人手和經(jīng)費不充足的學校來說是是難以實現(xiàn)的事情。在“無紙化辦公”逐漸盛行的今天，這種模式非但沒能提升工作效率，反而重復勞動，給各個學校增加了額外的負擔。

1.2 歸檔流程存在缺陷，檔案信息不完整

目前高校采取的電子檔案歸檔方式是以硬盤拷貝等形式進行的。但是在原生電子檔案越來越多，檔案形態(tài)日益豐富的今天，不管是打印，還是通過拷貝、傳輸?shù)姆绞蕉紱]有辦法將電子檔案的元數(shù)據(jù)等一同歸檔，因此無法保存檔案的原始性和真實性，不符合檔案的基本特性，所以在這種情況下的歸檔，實際上只能稱之為備份，而難以稱其為“歸檔”。同時，當我們面臨三維立體圖像、巨幅圖表和各業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的結構化或者半結構化數(shù)據(jù)時，是很難用紙質(zhì)打印將其內(nèi)容完整呈現(xiàn)的。

1.3 國家政策導向轉(zhuǎn)變，各行業(yè)積極試點

美國、加拿大、澳大利亞等許多歐美國早在21世紀初就已經(jīng)開始數(shù)字化轉(zhuǎn)型的研究和實踐。而在國內(nèi)，從21世紀開始，“雙套制”就成了檔案界的共識，在檔案行業(yè)已經(jīng)普及和發(fā)展了20年左右，國家檔案局也曾對“雙套制”進行了肯定。但是隨著社會的高速發(fā)展，“雙套制”的弊端也逐漸顯現(xiàn)，在2013年國家檔案局提出了“存量數(shù)字化、增量電子化”的戰(zhàn)略指導意見，2018年底，國家檔案局14號令中規(guī)定“符合國家有關規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式存檔。”2019年，國務院令16號《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》中明確了“除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。”因此，從政府到企業(yè)都掀起了一股電子檔案業(yè)務流程優(yōu)化重組的熱潮，但是對高校而言，還沒有開始大規(guī)模的進行理論和實踐研究，因此高校急需擺脫“象牙塔”的束縛，走到檔案事業(yè)發(fā)展的前端來。

2 電子檔案業(yè)務流程關鍵因素分析

業(yè)務流程重組（Business Process Reengineering，BPR）也被稱為業(yè)務流程再造、業(yè)務流程重設。由美國管理學家邁克爾·哈默提出，最初主要運用于企業(yè)管理方面，后延伸至各個領域，其主要核心即是通過業(yè)務流程的重組再造來提升管理效率，進而改善整個企業(yè)體系構建。我們將BPR理念應用于高校電子檔案業(yè)務流程中，立足于原有的業(yè)務流程，通過分析當前需要解決的問題，引入新的信息技術，通過溫和的改造來改善現(xiàn)有流程。這里我們主要采用CFS法（Critical Success Factors，關鍵成功因素法）明確現(xiàn)有業(yè)務流程中需要改造的關鍵因素，然后使用TFD（Transaction Flow Diagram），即業(yè)務流程圖來進行業(yè)務流程的重組描述。

2.1 歸檔方式

前文我們敘述了電子檔案的產(chǎn)生途徑主要有兩種：一種是紙質(zhì)檔案經(jīng)過數(shù)字化加工形成的電子檔案，一種是各類業(yè)務系統(tǒng)生成的原生電子檔案。雖然目前無紙化辦公是行政辦公發(fā)展的趨勢，但在目前仍有部分工作需要借助紙質(zhì)來完成。所以我們在進行業(yè)務流程重組是，就必須考慮到兩種電子檔案的歸檔方式。通過紙質(zhì)檔案數(shù)字化產(chǎn)生和非系統(tǒng)生成的電子檔案仍然通過硬拷貝的形式歸檔，而原生電子檔案則直接通過業(yè)務系統(tǒng)接口方式進行歸檔，并且不用再將其打印。

2.2 歸檔時間

目前各高校的電子檔案歸檔時間是同紙質(zhì)檔案歸檔時間相一致，即每年2次。上半年行政職能部門按自然年度歸檔上一年度檔案，下半年教學單位按照學年歸檔上一學年度的教學類檔案?？蒲泻突悪n案按照項目完成后2-3個月時間內(nèi)歸檔。時間上的差異讓電子檔案在未歸檔之前存在被修改、遺失等風險，進行業(yè)務流程重組后，紙質(zhì)版掃描后的電子檔案可以仍保持原有的歸檔時間，原生電子檔案的歸檔時間則可以設定為實時歸檔。

2.3 歸檔內(nèi)容

現(xiàn)在的高校電子歸檔方式通常是以硬盤拷貝的形式進行的，但是根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），電子文件歸檔應該與元數(shù)據(jù)一同歸檔，顯然傳統(tǒng)的歸檔方式是無法滿足這一需求的，電子檔案的真實性和完整性也無法展現(xiàn)。因此電子檔案歸檔需要包括它承載的內(nèi)容以及結構、背景以及業(yè)務流程記錄等元數(shù)據(jù)信息。

2.4 鑒定著錄

在傳統(tǒng)業(yè)務流程中，著錄鑒定都是通過人工手動完成，電子文件是否滿足歸檔標準，保管期限是多長，都需要相關人員一件一件地甄別和判斷，然后再對檔案的標題、時間和責任者進行著錄。但隨著電子檔案數(shù)量激增，通過人工來甄別和判斷已然成為不可實現(xiàn)的事情，也不可能一條一條人工進行著錄。因此筆者認為，隨著科技的發(fā)展，電子檔案儲存空間只會越來越小，因此沒有必要再進行歸檔甄別，可以一并歸檔，通過系統(tǒng)自動捕獲相關信息分類并生成歸檔目錄。

2.5 檔案分類

根據(jù)2008年教育部令27號第27號令《高等學校檔案管理辦法》，高校檔案一共分為黨群、行政、學生、教學等十一個大類，每個大類下面還分了諸多小類。每年檔案歸檔時由移交單位按照規(guī)定進行分類立卷，再統(tǒng)一移交檔案館（室）檢查入庫上架，也有部分學校是由檔案館（室）接收檔案后，由檔案工作人員將紙質(zhì)檔案一一分類裝盒。同理，電子檔案由于沒有明確的分類標準，目前也是按照這種分類模式進行的，需要將電子檔案一條一條分類加入到對應的一級類目和二級類目之下。其實，在信息技術發(fā)達的今天，只要檢索功能完善，傳統(tǒng)的電子檔案分類方式效率會非常低下，同時也再無必要。因此，筆者認為電子檔案可以改進《高等學校檔案管理辦法》中的分類方法，結合年度和來源進行分類，按照業(yè)務系統(tǒng)對應類別來進行分類，例如可分為上級來文、學校發(fā)文、教學管理、人事管理、學生管理等，而不用再細分至二級類別。

2.6 檔案利用

以往的檔案利用方式是利用者首先根據(jù)自己的利用需求向檔案館（室）提出需求，然后工作人員根據(jù)需求查詢相應的檔案并提供利用。這種方式的問題在于，利用者大多記不清楚自己想查找的文件資料題名或者時間，因此可能無法明確地表達自己的需求，導致檔案工作人員在查找時反復溝通，查詢利用效率較低。尤其是當電子檔案海量增長的時候，檔案人員要在海量的電子檔案里挑選出滿足利用者需求的所有文件資料，非常耗時耗力。因此，理想的流程是利用者可以自行查詢所有可公開的檔案資料（根據(jù)實際情況可公開到目錄或者全文），然后根據(jù)自己需求下載或者提請利用申請。

3 高校電子檔案業(yè)務流程重組設計

通過對高校電子業(yè)務流程關鍵因素分析，我們分別以系統(tǒng)生成電子文件、非系統(tǒng)生成電子文件和紙質(zhì)文件數(shù)字加工后的電子文件為對象，結合前段控制思想，參考國家相關標準規(guī)范和信息技術能力，我們可以將電子檔案業(yè)務流程做重組和改進如下：

重組后的電子檔案業(yè)務流程以實時/適時歸檔相結合結合，著重強調(diào)電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性，以提升檔案管理的效率和水平為目標，其中關鍵性業(yè)務流程描述如下：

4 結語

在信息化時代，“辦公無紙化”是未來的發(fā)展趨勢，電子檔案管理也必將從人工干預向智能管理發(fā)展。本文基于此種背景，結合國家相關政策規(guī)范和各行業(yè)試點情況，對高校電子檔案業(yè)務流程進行了重組優(yōu)化。然而，這是一項長期而復雜的系統(tǒng)工程，學校檔案部門還需進一步遵從時代發(fā)展和工作實際積極探索改進新形勢下的電子檔案管理模式，不斷優(yōu)化電子檔案業(yè)務流程，開發(fā)電子檔案資源，提升檔案管理效率和服務水平，以求更好地服務全校師生和學校發(fā)展。

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