邱朝霞
摘 要:隨著我國日益強大,經(jīng)濟和民生等管理領(lǐng)域都在飛速提升。就目前來看,我國基層工作人員檔案基數(shù)逐漸增多導致我國基層檔案管理的壓力越來越巨大。當前基層工作人員檔案管理意識在工作內(nèi)容、手段、方式、方法上并不是非常順暢,這也對的現(xiàn)代檔案管理體系的發(fā)展造成了一定的影響,從而制約了基層檔案管理工作。因此,我們必須對基層工作人員檔案管理意識的培養(yǎng)進行系統(tǒng)研究,提出對策捋順檔案管理工作。
關(guān)鍵詞:基層;檔案;工作人員;管理意識
1 基層工作人員檔案管理意識存在的問題
1.1 檔案保存意識差
基層工作人員進行檔案工作時不具備檔案保存意識,有時上級會讓下級部門準備各種材料,但這些材料很少在部門內(nèi)多留一份作為檔案保存,所以很多時候,當工作需要這些材料時,只有去上級部門查詢,這不僅使工作難以順利進行也很費時;或者只能依靠記憶來尋找這些檔案信息,這也會耽誤時間,并可能導致錯誤。雖然有些部門知道再次保存使用過的數(shù)據(jù),但對這些檔案管理不好。檔案管理混亂,雜亂無章,沒有按時間或類型順序分類。所以當我們需要這些材料時,我們需要它們。當有資料時,只能漫無目的地搜索,這不僅浪費了工作時間,而且增加了額外的工作,造成不必要的麻煩。
1.2 檔案管理專業(yè)意識差
有時,當檔案量較大時,會從高校招收一些兼職大學生,對其進行整理。作為檔案管理者,他們必須了解人事檔案的重要性。但在檔案管理中,檔案相關(guān)管理人員每天都面臨著大量的檔案資料。工作過程是單一的,枯燥的,或多或少會有武斷和應(yīng)付的工作情緒,從而導致檔案資料的轉(zhuǎn)移等。在檔案的保管過程中,存在著一些損壞甚至丟失的情況。做好兼職人員的崗前培訓工作。就個人而言,檔案管理的人員比一般管理人員更需要專業(yè)性。但是,也有一些情況是人員配備不足,找一些兼職人員代替,因為兼職人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平都比較差,不可避免地缺乏對檔案管理的認識,甚至認為檔案是幾張廢紙而不重要,這就導致了檔案管理過程中的檔案丟失經(jīng)常發(fā)生。檔案管理人員的管理專業(yè)性不高,缺少復(fù)合型人才,除了對傳統(tǒng)檔案管理知識足夠?qū)I(yè),還應(yīng)具有計算機技術(shù)、信息技術(shù)等知識、技能。從事檔案管理的人員,應(yīng)當比從事一般人事檔案管理的人員更加專業(yè),主要原因是檔案管理需要適應(yīng)市場需求。
1.3 基層工作人員檔案管理水平有限
目前,基層工作人員檔案管理水平有限,基層檔案管理還沒有充分發(fā)揮檔案管理信息傳播主渠道的作用。檔案的提供方式單一,缺乏基礎(chǔ)性工作。此外,鑒于目前管理分散無序、缺乏系統(tǒng)化的檔案信息管理的現(xiàn)狀,導致社會服務(wù)效率低,檔案管理的負擔繁重。目前,檔案管理部門現(xiàn)代化水平不高,管理不科學、不規(guī)范,導致檔案混亂、缺失、意見很多,其硬件設(shè)施基本達到了要求的水平,但軟件方面仍存在不足。然而,與人才市場相比,勞動力市場在這方面存在著巨大的差距,經(jīng)驗不足,檔案信息管理落后,如果基層工作人員檔案管理水平不高,它必然無法適應(yīng)快速檔案管理發(fā)展趨勢。
2 培養(yǎng)基層工作人員檔案管理意識的對策
2.1 對日常工作中檔案管理的重要性提高認識
目前,我國基層部門檔案管理存在一系列問題。這些問題的存在是基層員工對檔案管理和數(shù)據(jù)管理認識不足造成的。在日常工作中,會形成一些文件和資料。這些資料也是檔案的一種形式,在實踐中也具有參考和憑證的功能,對于基層部門和單位正常開展日常工作十分重要。日常工作中形成的各種文件、資料信息和工作記錄。如果保存不好,類似工作一旦需要借用和參考,就會缺失檔案信息,這將影響正常工作。例如,在進行醫(yī)療檔案管理工作中,通常是定期的掛號審查,這是對醫(yī)院質(zhì)量、管理等方面的全面、有效的評價,這要求在日常工作中的資料必須完整、真實,同時也要保證資料的完整性。這些數(shù)據(jù)。尤其是完整性,如果信息不完整,將對醫(yī)院評審的順利進行產(chǎn)生一定的影響。另一方面,它將從源頭上影響歸檔的質(zhì)量?;鶎硬块T每年都要歸檔。在這項工作中,檔案室應(yīng)按照要求的歸檔要求和范圍整理歸檔。然而,由于許多基層員工沒有進行相關(guān)培訓,他們普遍缺乏檔案管理的意識和常識,這直接導致了檔案管理的質(zhì)量和基層部門的檔案工作不是特別高。一般來說,如果部門或員工有很強的責任心,他們會按照檔案的要求進行歸檔和管理,責任心越強,他們會與檔案進行溝通,把更有價值的資料歸檔;如果基層部門或員工有很強的責任心,他們會根據(jù)檔案的要求進行歸檔和管理;如果缺乏工作經(jīng)驗和相關(guān)的成就和責任。他們只能以適當?shù)姆绞酵瓿扇蝿?wù),有些甚至不能完成任務(wù)。更重要的是,一些基層部門缺乏專業(yè)知識,導致他們不知道哪些材料需要歸檔,哪些材料不需要歸檔,很容易造成有價值的材料丟失,也使員工做一些無用的工作,浪費時間和精力。
2.2 加強檔案管理人員的培養(yǎng)
1)政治意識培養(yǎng)。從傳統(tǒng)的檔案管理模式向檔案信息化管理模式的轉(zhuǎn)變和適應(yīng)社會的過程。在這一過程中,模式變遷的演變過程必然伴隨著檔案管理者政治意識的提高。檔案屬于國家所有,應(yīng)當依照國家有關(guān)法律、政策進行管理,所以加強檔案管理人員的培養(yǎng)首先要加強政治意識培養(yǎng)。作為檔案工作人員,在政治思想上要與國家政策高度統(tǒng)一,在工作中要有較強的政策性。因此,要培養(yǎng)檔案管理人員及時接收和學習黨和國家提出的政策信息的積極性,對于需要保密的檔案信息,作為檔案管理員,必須具有高度的保密性和責任感,這也是保障流動人員檔案管理信息發(fā)展安全的前提。
2)業(yè)務(wù)意識培養(yǎng)。檔案管理崗位具有流動性強、兼職人員多的特點。如何達到統(tǒng)一一致的檔案管理制度,只有在內(nèi)部進行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)意識培養(yǎng),才能更快地取得成效。現(xiàn)代科技檔案工作者需要精通檔案的收集、整理、鑒定和保存,對學科或技術(shù)方案、技術(shù)路線有詳細的了解各種技術(shù)文件的內(nèi)在聯(lián)系和因果關(guān)系,具有較強的實踐能力。除了基礎(chǔ)知識、基本原理等理論的培訓外,還應(yīng)在培訓課程中增加收集、歸檔、分類、識別、分類、檢索等實踐環(huán)節(jié)的意識培訓,使檔案管理人員具有較高的專業(yè)素質(zhì),原則上在招收檔案管理人員時,應(yīng)要求其持證上崗,或通過內(nèi)部培訓,取得統(tǒng)一的檔案管理證書,防止檔案管理人員素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象。
3)信息意識培養(yǎng)。從現(xiàn)代化的角度來看,在檔案管理工作中急需一些既有豐富的檔案管理知識、經(jīng)驗又具有網(wǎng)絡(luò)信息處理能力、網(wǎng)絡(luò)通訊等信息化技術(shù)的復(fù)合型人才的加入。建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù),熟悉電子文件和光盤的形成、保護和利用,促進檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展。在信息管理系統(tǒng)模式下,建立檔案數(shù)據(jù)庫和檔案資源共享平臺,統(tǒng)一收入和整理檔案,實現(xiàn)檔案的集中管控。當前,隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展,為了使檔案管理工作不再繁重和繁瑣,提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力,加強信息意識培養(yǎng)是保證檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。
3 結(jié)語
當前,經(jīng)濟全球化程度越來越高,基層檔案管理的效率和質(zhì)量壓力也越來越大。檔案管理是基層部門管理的核心,只有通過改進才能實現(xiàn),從源頭上解決基層檔案管理問題。因此,必須重視基層工作人員檔案管理意識的培養(yǎng),所以高層必須要重視政治、信息、業(yè)務(wù)這三方面的意識培養(yǎng),為提高基層檔案管理工作人員整體素質(zhì)指明了方向。
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