基層工作人員檔案管理意識的培養(yǎng)

邱朝霞

摘 要：隨著我國日益強大，經濟和民生等管理領域都在飛速提升。就目前來看，我國基層工作人員檔案基數(shù)逐漸增多導致我國基層檔案管理的壓力越來越巨大。當前基層工作人員檔案管理意識在工作內容、手段、方式、方法上并不是非常順暢，這也對的現(xiàn)代檔案管理體系的發(fā)展造成了一定的影響，從而制約了基層檔案管理工作。因此，我們必須對基層工作人員檔案管理意識的培養(yǎng)進行系統(tǒng)研究，提出對策捋順檔案管理工作。

關鍵詞：基層;檔案;工作人員;管理意識

1 基層工作人員檔案管理意識存在的問題

1.1 檔案保存意識差

基層工作人員進行檔案工作時不具備檔案保存意識，有時上級會讓下級部門準備各種材料，但這些材料很少在部門內多留一份作為檔案保存，所以很多時候，當工作需要這些材料時，只有去上級部門查詢，這不僅使工作難以順利進行也很費時;或者只能依靠記憶來尋找這些檔案信息，這也會耽誤時間，并可能導致錯誤。雖然有些部門知道再次保存使用過的數(shù)據(jù)，但對這些檔案管理不好。檔案管理混亂，雜亂無章，沒有按時間或類型順序分類。所以當我們需要這些材料時，我們需要它們。當有資料時，只能漫無目的地搜索，這不僅浪費了工作時間，而且增加了額外的工作，造成不必要的麻煩。

1.2 檔案管理專業(yè)意識差

有時，當檔案量較大時，會從高校招收一些兼職大學生，對其進行整理。作為檔案管理者，他們必須了解人事檔案的重要性。但在檔案管理中，檔案相關管理人員每天都面臨著大量的檔案資料。工作過程是單一的，枯燥的，或多或少會有武斷和應付的工作情緒，從而導致檔案資料的轉移等。在檔案的保管過程中，存在著一些損壞甚至丟失的情況。做好兼職人員的崗前培訓工作。就個人而言，檔案管理的人員比一般管理人員更需要專業(yè)性。但是，也有一些情況是人員配備不足，找一些兼職人員代替，因為兼職人員的專業(yè)技能和業(yè)務水平都比較差，不可避免地缺乏對檔案管理的認識，甚至認為檔案是幾張廢紙而不重要，這就導致了檔案管理過程中的檔案丟失經常發(fā)生。檔案管理人員的管理專業(yè)性不高，缺少復合型人才，除了對傳統(tǒng)檔案管理知識足夠專業(yè)，還應具有計算機技術、信息技術等知識、技能。從事檔案管理的人員，應當比從事一般人事檔案管理的人員更加專業(yè)，主要原因是檔案管理需要適應市場需求。

1.3 基層工作人員檔案管理水平有限

目前，基層工作人員檔案管理水平有限，基層檔案管理還沒有充分發(fā)揮檔案管理信息傳播主渠道的作用。檔案的提供方式單一，缺乏基礎性工作。此外，鑒于目前管理分散無序、缺乏系統(tǒng)化的檔案信息管理的現(xiàn)狀，導致社會服務效率低，檔案管理的負擔繁重。目前，檔案管理部門現(xiàn)代化水平不高，管理不科學、不規(guī)范，導致檔案混亂、缺失、意見很多，其硬件設施基本達到了要求的水平，但軟件方面仍存在不足。然而，與人才市場相比，勞動力市場在這方面存在著巨大的差距，經驗不足，檔案信息管理落后，如果基層工作人員檔案管理水平不高，它必然無法適應快速檔案管理發(fā)展趨勢。

2 培養(yǎng)基層工作人員檔案管理意識的對策

2.1 對日常工作中檔案管理的重要性提高認識

目前，我國基層部門檔案管理存在一系列問題。這些問題的存在是基層員工對檔案管理和數(shù)據(jù)管理認識不足造成的。在日常工作中，會形成一些文件和資料。這些資料也是檔案的一種形式，在實踐中也具有參考和憑證的功能，對于基層部門和單位正常開展日常工作十分重要。日常工作中形成的各種文件、資料信息和工作記錄。如果保存不好，類似工作一旦需要借用和參考，就會缺失檔案信息，這將影響正常工作。例如，在進行醫(yī)療檔案管理工作中，通常是定期的掛號審查，這是對醫(yī)院質量、管理等方面的全面、有效的評價，這要求在日常工作中的資料必須完整、真實，同時也要保證資料的完整性。這些數(shù)據(jù)。尤其是完整性，如果信息不完整，將對醫(yī)院評審的順利進行產生一定的影響。另一方面，它將從源頭上影響歸檔的質量。基層部門每年都要歸檔。在這項工作中，檔案室應按照要求的歸檔要求和范圍整理歸檔。然而，由于許多基層員工沒有進行相關培訓，他們普遍缺乏檔案管理的意識和常識，這直接導致了檔案管理的質量和基層部門的檔案工作不是特別高。一般來說，如果部門或員工有很強的責任心，他們會按照檔案的要求進行歸檔和管理，責任心越強，他們會與檔案進行溝通，把更有價值的資料歸檔;如果基層部門或員工有很強的責任心，他們會根據(jù)檔案的要求進行歸檔和管理;如果缺乏工作經驗和相關的成就和責任。他們只能以適當?shù)姆绞酵瓿扇蝿?，有些甚至不能完成任務。更重要的是，一些基層部門缺乏專業(yè)知識，導致他們不知道哪些材料需要歸檔，哪些材料不需要歸檔，很容易造成有價值的材料丟失，也使員工做一些無用的工作，浪費時間和精力。

2.2 加強檔案管理人員的培養(yǎng)

1）政治意識培養(yǎng)。從傳統(tǒng)的檔案管理模式向檔案信息化管理模式的轉變和適應社會的過程。在這一過程中，模式變遷的演變過程必然伴隨著檔案管理者政治意識的提高。檔案屬于國家所有，應當依照國家有關法律、政策進行管理，所以加強檔案管理人員的培養(yǎng)首先要加強政治意識培養(yǎng)。作為檔案工作人員，在政治思想上要與國家政策高度統(tǒng)一，在工作中要有較強的政策性。因此，要培養(yǎng)檔案管理人員及時接收和學習黨和國家提出的政策信息的積極性，對于需要保密的檔案信息，作為檔案管理員，必須具有高度的保密性和責任感，這也是保障流動人員檔案管理信息發(fā)展安全的前提。

2）業(yè)務意識培養(yǎng)。檔案管理崗位具有流動性強、兼職人員多的特點。如何達到統(tǒng)一一致的檔案管理制度，只有在內部進行統(tǒng)一的業(yè)務意識培養(yǎng)，才能更快地取得成效?，F(xiàn)代科技檔案工作者需要精通檔案的收集、整理、鑒定和保存，對學科或技術方案、技術路線有詳細的了解各種技術文件的內在聯(lián)系和因果關系，具有較強的實踐能力。除了基礎知識、基本原理等理論的培訓外，還應在培訓課程中增加收集、歸檔、分類、識別、分類、檢索等實踐環(huán)節(jié)的意識培訓，使檔案管理人員具有較高的專業(yè)素質，原則上在招收檔案管理人員時，應要求其持證上崗，或通過內部培訓，取得統(tǒng)一的檔案管理證書，防止檔案管理人員素質參差不齊的現(xiàn)象。

3）信息意識培養(yǎng)。從現(xiàn)代化的角度來看，在檔案管理工作中急需一些既有豐富的檔案管理知識、經驗又具有網(wǎng)絡信息處理能力、網(wǎng)絡通訊等信息化技術的復合型人才的加入。建立人事檔案網(wǎng)絡服務，熟悉電子文件和光盤的形成、保護和利用，促進檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展。在信息管理系統(tǒng)模式下，建立檔案數(shù)據(jù)庫和檔案資源共享平臺，統(tǒng)一收入和整理檔案，實現(xiàn)檔案的集中管控。當前，隨著信息技術的飛速發(fā)展，為了使檔案管理工作不再繁重和繁瑣，提高檔案管理人員的綜合素質和能力，加強信息意識培養(yǎng)是保證檔案管理現(xiàn)代化的關鍵。

3 結語

當前，經濟全球化程度越來越高，基層檔案管理的效率和質量壓力也越來越大。檔案管理是基層部門管理的核心，只有通過改進才能實現(xiàn)，從源頭上解決基層檔案管理問題。因此，必須重視基層工作人員檔案管理意識的培養(yǎng)，所以高層必須要重視政治、信息、業(yè)務這三方面的意識培養(yǎng)，為提高基層檔案管理工作人員整體素質指明了方向。

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