試論高中檔案管理信息化發(fā)展策略

王馨瑩

【摘要】當(dāng)今社會(huì)正處于一個(gè)高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，這為多項(xiàng)工作的開展與實(shí)施提供便利。針對(duì)高中檔案管理工作來說，也正在向信息化、便捷化與高效化的方向發(fā)展，極大提升工作的準(zhǔn)確性與效率，這不僅是時(shí)代發(fā)展的必然，還是改善工作質(zhì)量的重要途徑。基于此，本文以高中檔案管理如何實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展為試論對(duì)象，同時(shí)制定一系列科學(xué)適當(dāng)?shù)牟呗浴?/p>

【關(guān)鍵詞】高中檔案管理 ?信息化 ?發(fā)展

【中圖分類號(hào)】G63 ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2020）17-0006-02

在傳統(tǒng)的高中檔案管理工作中，存在著效率低、工作量大等問題，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還極易出現(xiàn)紕漏與失誤，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展與日益普及，在高中檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代步伐，及時(shí)引入信息化管理模式，充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)完善檔案管理，使得檔案資料的錄入、歸檔、查找更加準(zhǔn)確、快速與便捷。

一、轉(zhuǎn)變檔案管理工作重心，擺脫傳統(tǒng)工作模式束縛

現(xiàn)階段，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，對(duì)多個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域均帶來一定的影響和沖擊，都通過引入相關(guān)信息技術(shù)來改善工作效率，當(dāng)然也包括教育教學(xué)。對(duì)于高中檔案管理工作而言，同樣需要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，盡快轉(zhuǎn)變?cè)擁?xiàng)工作的重心，面向知識(shí)化和信息化管理方向發(fā)展，擺脫傳統(tǒng)工作模式的束縛與禁錮，把傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)移至信息化建設(shè)中，由紙質(zhì)資料改變?yōu)殡娮愚k公，更新工作模式和平臺(tái)。以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與信息化，為教師、學(xué)生、社會(huì)和教育教學(xué)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過加大信息化的建設(shè)力度，能夠有效提升檔案信息的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。而且在信息化檔案資料模式下，工作人員能夠更好的分享、加工與修改檔案內(nèi)容，確保檔案管理工作更加規(guī)范與科學(xué)的運(yùn)行。同時(shí)，高中學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)該更新工作理念，深刻認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要性，有效借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和工具提升工作質(zhì)量，借此在很大程度上避免主觀性錯(cuò)誤情況的出現(xiàn)。當(dāng)檔案管理人員在查閱資料時(shí)，也不能采用傳統(tǒng)落后的形式，而是要在信息化平臺(tái)上調(diào)取相關(guān)的信息，節(jié)省時(shí)間和人力，便于更新與查閱檔案信息。

二、提高檔案管理工作認(rèn)識(shí)，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開展工作

由于高中檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜與繁瑣的工作，涉及到的工作量較大，只有借助信息化手段，才能夠滿足當(dāng)前的工作需要。在高中檔案管理工作中，由于深受傳統(tǒng)觀念的影響，一些領(lǐng)導(dǎo)和管理者對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)不到位，沒有意識(shí)到檔案管理推動(dòng)教育教學(xué)發(fā)展的作用和重要性，以至于影響到檔案管理工作的信息化進(jìn)程，以及工作效率。這就需要高中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作人員轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的看法，認(rèn)識(shí)到這一工作在學(xué)校發(fā)展中的特殊作用，擴(kuò)大宣傳力度，及時(shí)引入信息化管理模式。而且要積極探索科學(xué)有效的檔案管理機(jī)制，通過檔案管理工作促進(jìn)教育教學(xué)工作的發(fā)展，為全校師生提供高質(zhì)量的檔案資料，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)優(yōu)化檔案管理的過程和模式。同時(shí)，在高中檔案管理信息化發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)開展工作，保證工作模式與流程的規(guī)范化，可以結(jié)合具體內(nèi)容建設(shè)數(shù)據(jù)庫服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)工具和平臺(tái)實(shí)施檔案管理。目的是保證高中檔案管理在信息化建設(shè)中可以實(shí)現(xiàn)管理制度、程度和依據(jù)等標(biāo)準(zhǔn)化，避免傳統(tǒng)工作中不同部門互不配合現(xiàn)象的出現(xiàn)，做好新時(shí)期的檔案管理工作，切實(shí)提升工作的實(shí)效性，方便人們快速、高效、準(zhǔn)確的查閱信息。

三、強(qiáng)化檔案管理設(shè)施建設(shè)，提供信息化的物質(zhì)條件

傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)資料為主，以手動(dòng)記載、查閱為主的工作方式難以滿足當(dāng)前的實(shí)際需求，隨著信息化的日益普及，為高中檔案管理工作提供創(chuàng)新改革的契機(jī)，不過離不開基礎(chǔ)設(shè)施的支持。高中學(xué)校與相關(guān)教育部門需擴(kuò)大對(duì)檔案管理設(shè)施建設(shè)的資金投入力度，為檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)設(shè)施，包括硬件與軟件兩大方面。因此，高中學(xué)校應(yīng)該根據(jù)本校實(shí)際需要配備掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)，及軟件系統(tǒng)，這些均是推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展的物質(zhì)條件。并據(jù)此建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，把本校的檔案信息和資料錄入到數(shù)據(jù)庫中，以電子形成保存、歸檔、更正和整理，提升檔案管理和搜集的質(zhì)量。而且要想更好的發(fā)揮軟件性能，需優(yōu)化軟件管理系統(tǒng)和提升管理效率，高中學(xué)?？梢再?gòu)買檔案信息管理系統(tǒng)，提升純粹依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料錄入和管理的工作效果與效率，或者尋求軟件公司合作，開發(fā)出符合學(xué)校實(shí)際情況的檔案管理軟件，提升系統(tǒng)的針對(duì)性、可行性與可操作性，有目的性的解決檔案管理問題。此外，高中學(xué)校在檔案管理信息化發(fā)展中，面對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備故障、不足等問題，要加大資金投入，及時(shí)更新和配備設(shè)備，以免因故障問題導(dǎo)致檔案信息損毀或丟失。

四、提升管理人員專業(yè)素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理正常進(jìn)行

檔案管理工作是將信息錄入到計(jì)算機(jī)中，通過軟件系統(tǒng)加工、整理與優(yōu)化，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的局限性，避免因更改信息而造成的紙張浪費(fèi)現(xiàn)象，這不僅是信息化時(shí)代發(fā)展的特征，還體現(xiàn)出環(huán)保理念。在高中檔案管理工作中，檔案管理人員作為該項(xiàng)工作的具體操作者與實(shí)施者，其業(yè)務(wù)水平、工作能力和計(jì)算機(jī)水平能夠直接影響到工作效果，尤其是在信息化發(fā)展過程中，對(duì)該項(xiàng)工作提出更高的要求，他們需掌握扎實(shí)的信息技術(shù)知識(shí)和能力。對(duì)此，高中學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)從思想上注重個(gè)人專業(yè)素質(zhì)的提升，掌握基本的計(jì)算機(jī)操作要領(lǐng)與技巧，促使個(gè)人工作能力與思想可以滿足信息化發(fā)展的需要。并自覺主動(dòng)跟上形勢(shì)的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)新的信息化檔案管理方法，并不是采用傳統(tǒng)的手段開展檔案管理工作，可以接受新理念、新事物的熏陶，為這一工作的順利實(shí)施奠定技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，高中學(xué)校檔案管理工作人員需不斷參加計(jì)算機(jī)培訓(xùn)活動(dòng)和更新工作理念，提升個(gè)人信息化檔案管理工作水平，滿足實(shí)際工作需求。并利用閑暇時(shí)間在網(wǎng)絡(luò)上自主學(xué)習(xí)，觀看關(guān)于檔案管理方面的視頻，增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的補(bǔ)充，豐富自身內(nèi)涵，為學(xué)校檔案管理工作提供更加便捷和高效的工作方式。

五、加強(qiáng)檔案管理保密工作，確保資料信息真實(shí)可靠

在高中學(xué)校檔案管理工作中，保密性可謂是至關(guān)重要，信息化發(fā)展能夠保障檔案管理的安全性，在信息化管理模式下，與傳統(tǒng)的檔案信息保密系統(tǒng)相比程度有所增強(qiáng)，由于是在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上存放，再加上密碼設(shè)置、權(quán)限管理等安全防護(hù)，檔案資料不易外泄或盜取。尤其是對(duì)于高中學(xué)校干部人事檔案的管理工作而言，應(yīng)當(dāng)具有足夠的保密性和安全性，原因是這些資料針對(duì)學(xué)校職工來說是相當(dāng)重要的，對(duì)他們的工作生涯、職位變動(dòng)和道德品質(zhì)等都有著詳細(xì)記錄。為此，高中學(xué)校在檔案管理工作中可利用信息化手段加強(qiáng)檔案保密工作，利用密碼、問題等功能確保檔案信息的安全可靠與真實(shí)，以免部分工作人員出于私利篡改或刪除重要內(nèi)容。這就需要為不同級(jí)別和職位的檔案管理人員開設(shè)不同的權(quán)限，目的是更好的保存檔案資料，由于網(wǎng)絡(luò)訪問檔案資料都存在記錄，針對(duì)檔案管理工作出現(xiàn)的問題有跡可循，可直接找到操作者。而且高中學(xué)校在檔案管理工作中，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置更加專業(yè)的檔案管理人員，保證有專人負(fù)責(zé)，不能由其他普通教師擔(dān)任，將責(zé)任具體明確化劃分，貫徹落實(shí)至個(gè)人，避免在這種高強(qiáng)度的工作中出現(xiàn)差錯(cuò)，進(jìn)而在出現(xiàn)問題時(shí)能夠迅速找到負(fù)責(zé)人，盡量消除安全隱患。

六、總結(jié)

綜上所述，在高中檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的需要，相關(guān)工作人員應(yīng)走在時(shí)代的前沿，極力發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，不斷完成和革新檔案管理工作模式與方法，提升服務(wù)效率與質(zhì)量，推動(dòng)教育教學(xué)活動(dòng)的順利開展。

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