多館制高校圖書館館藏文獻(xiàn)搬遷調(diào)整研究

高振

摘要：

多館制高校圖書館的文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，開展此項(xiàng)工作有利于高校的學(xué)科建設(shè)保障與館藏壓力的緩解。本文以山東大學(xué)圖書館為例，介紹了多館制高校圖書館如何進(jìn)行文獻(xiàn)的搬遷調(diào)整工作，確保搬遷工作順利地進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高校圖書館圖書館搬遷;文獻(xiàn)調(diào)整

1、引言

隨著二十一世紀(jì)初的大學(xué)合并潮、高校擴(kuò)招潮、高校擴(kuò)建潮，中國(guó)的高校發(fā)展有了新的變化，圖書館作為學(xué)校信息資源中心，其運(yùn)營(yíng)模式也隨之改變，一校多分館制的圖書館應(yīng)運(yùn)而生。隨著時(shí)間的推移，很多高校在綜合發(fā)展的同時(shí)也拓展了不少新興學(xué)科，學(xué)科之間相互滲透交叉，形成了交叉學(xué)科和邊緣學(xué)科等多種學(xué)科的匯集。對(duì)于多分館制圖書館而言，以服務(wù)學(xué)科建設(shè)為原則的文獻(xiàn)資源建設(shè)工作也面臨了新的挑戰(zhàn)，原有資源和新學(xué)科的重新配置可能造成文獻(xiàn)資源布局出現(xiàn)不合理現(xiàn)象。形成了各分館館藏和現(xiàn)有讀者群的不對(duì)應(yīng);交叉學(xué)科、邊緣學(xué)科導(dǎo)致原有的副本量無法與相應(yīng)的學(xué)科建設(shè)相匹配;新建校區(qū)或者合并校區(qū)引發(fā)的院系搬遷導(dǎo)致院系所在地的圖書館館藏文獻(xiàn)無法滿足讀者需求等問題。如何科學(xué)合理開展文獻(xiàn)資源搬遷調(diào)整工作，最大限度地滿足讀者需求，降低圖書館的運(yùn)營(yíng)成本， 是多館制高校圖書館所面臨的重要問題之一，筆者結(jié)合山東大學(xué)圖書館在跨校區(qū)文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作上的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)多館制高校圖書館開展此項(xiàng)工作進(jìn)行一些探索，供多館制圖書館參考。

2、文獻(xiàn)搬遷調(diào)整準(zhǔn)備工作

2.1組建文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作人員團(tuán)隊(duì)

進(jìn)入21世紀(jì)， 管理學(xué)界越來越注重團(tuán)體的概念， 團(tuán)隊(duì)管理已成為新世紀(jì)管理領(lǐng)域的流行概念。[1]館藏文獻(xiàn)跨校區(qū)搬遷調(diào)整是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它對(duì)安全、文獻(xiàn)類型、館舍環(huán)境、工作時(shí)間等因素都有一定要求。對(duì)于多館制高校圖書館而言，館藏文獻(xiàn)跨校區(qū)搬遷調(diào)整并不是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，所以在工作經(jīng)驗(yàn)方面并無多少可借鑒的東西。為了減少重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省開支，保障此項(xiàng)工作安全順利進(jìn)行，組建一支熟悉館藏文獻(xiàn)布局年齡結(jié)構(gòu)合理的工作人員團(tuán)隊(duì)是開展本項(xiàng)工作的必要條件。

2.2搬遷前的調(diào)研工作

2.2.1利用圖書館管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)研

高校圖書館作為高校的信息資源中心擁有龐大的用戶群體。其部分館藏文獻(xiàn)對(duì)于用戶來說是保障其科研、學(xué)習(xí)的必備資料。所以文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作要謹(jǐn)慎進(jìn)行，最大限度的減少對(duì)讀者的影響。圖書館進(jìn)入信息時(shí)代后，眾多圖書館開始利用圖書館管理系統(tǒng)對(duì)館藏文獻(xiàn)進(jìn)行管理。這也給異地辦學(xué)高校的多館制圖書館的搬遷調(diào)研工作提供了便利條件。根據(jù)不同校區(qū)的學(xué)科特點(diǎn)，在以服務(wù)學(xué)科建設(shè)的總原則下，在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)各館藏地的文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，確定搬遷目標(biāo)，最大限度的減少搬遷工作對(duì)讀者的影響。多館制高校圖書館可根據(jù)分館所在的校區(qū)學(xué)科設(shè)置，利用系統(tǒng)對(duì)所有館藏地的文獻(xiàn)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，根據(jù)副本量、交叉學(xué)科跨校區(qū)情況、邊緣學(xué)科的跨校區(qū)情況、文獻(xiàn)類型、文獻(xiàn)入藏年份及借閱率、文獻(xiàn)的委托借閱情況等因素進(jìn)行綜合考量，宏觀確定搬遷調(diào)整目標(biāo)。

2.2.2對(duì)館藏地進(jìn)行實(shí)地調(diào)研

確定好目標(biāo)搬遷文獻(xiàn)后，就需要對(duì)目標(biāo)文獻(xiàn)進(jìn)行實(shí)地調(diào)研。多館制高校圖書館館藏文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，館藏地眾多。通過實(shí)地調(diào)研可以了解各館藏地的館藏文獻(xiàn)情況和空間利用情況，也可以把涉及文獻(xiàn)搬遷調(diào)整的館藏地文獻(xiàn)的搬出量和搬入量精確化，理清系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)計(jì)的搬遷目標(biāo)的實(shí)際情況，為制定搬遷方案打下基礎(chǔ)。在對(duì)館藏地進(jìn)行實(shí)地調(diào)研時(shí)，詳細(xì)記錄館舍情況、空間利用情況、書庫書架尺寸、館藏地所藏文獻(xiàn)類型等，以便更加詳盡的制定搬遷方案。

2.3制定文獻(xiàn)搬遷調(diào)整方案

搬遷方案的總體設(shè)計(jì)要以前期調(diào)研結(jié)果為依據(jù)，以客觀數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)經(jīng)過反復(fù)論證來進(jìn)行。多館制高校圖書館在設(shè)計(jì)方案的過程中不但要以前期調(diào)研的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，還要考慮未來分館的館藏發(fā)展。通過制定搬遷方案，既為搬遷做準(zhǔn)備，也為后續(xù)分館的館藏發(fā)展奠定基礎(chǔ)。做到既立足現(xiàn)在又面向未來，同時(shí)便于新館各項(xiàng)工作的開展。[2]搬遷方案總體設(shè)計(jì)要考慮安全保障、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、人力資源、物資支持、具體實(shí)施計(jì)劃等因素，在制定具體的文獻(xiàn)搬遷調(diào)整實(shí)施方案時(shí)要運(yùn)用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析等手段進(jìn)行科學(xué)決策，使運(yùn)籌學(xué)在文獻(xiàn)搬遷調(diào)整這一社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生最大的效能。[3]以山東大學(xué)圖書館為例，2019年山東大學(xué)圖書館進(jìn)行了一次涉及多個(gè)分館的文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作。搬遷項(xiàng)目組對(duì)需要搬遷的分館進(jìn)行了充分調(diào)研，通過系統(tǒng)測(cè)算與實(shí)地調(diào)研，以學(xué)校學(xué)科設(shè)置，各分館的實(shí)際容量為依據(jù)，各類文獻(xiàn)的使用率為參考因素，將不同類型的文獻(xiàn)按照分類號(hào)從新進(jìn)行了調(diào)整規(guī)劃，以確保項(xiàng)目安全運(yùn)行為核心，制定了詳細(xì)的搬遷方案，根據(jù)前期調(diào)研結(jié)果以及上次搬遷的經(jīng)驗(yàn)，搬遷項(xiàng)目組制定了包括搬遷時(shí)間，文獻(xiàn)回溯、下架、掃碼、打包運(yùn)輸、上架、調(diào)撥等一系列具體方案并按照運(yùn)籌學(xué)原理找到最短路徑、最佳方式確保文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作順利進(jìn)行。

2.4文獻(xiàn)搬遷調(diào)整項(xiàng)目的招標(biāo)

為了安全高效的完成此項(xiàng)目，將一部分可替代性的工作外包給搬家服務(wù)公司，是保障文獻(xiàn)調(diào)整工作順利進(jìn)行的新途徑。外包工作可通過招標(biāo)來選擇服務(wù)商，圖書館要在招標(biāo)文件擬定的過程中明確文獻(xiàn)搬遷調(diào)整的數(shù)量、工期、涉及的館藏地、搬遷要求等內(nèi)容。投標(biāo)前為有意向參與本項(xiàng)目的搬家公司提供現(xiàn)場(chǎng)勘查的便利。整個(gè)招標(biāo)過程圖書館和搬家公司要依法依規(guī)，杜絕違法行為的發(fā)生。

3、文獻(xiàn)搬遷調(diào)整實(shí)施

3.1文獻(xiàn)的下架打包

文獻(xiàn)的下架打包看似簡(jiǎn)單， 實(shí)際卻是在為后續(xù)的搬遷和圖書上架作鋪墊和準(zhǔn)備， 做好此項(xiàng)工作可節(jié)省后續(xù)工作的人力、物力。

[4]具體實(shí)施時(shí)，首先要設(shè)計(jì)好打包標(biāo)簽，標(biāo)簽上寫明書刊分類號(hào)及包的順序號(hào);第二要根據(jù)文獻(xiàn)類型和數(shù)量選擇打包方式;第三要以文獻(xiàn)現(xiàn)存放館藏地為單位依照文獻(xiàn)現(xiàn)有順序依次下架打包，并且每包表面須貼標(biāo)簽。下架打包人員可根據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)行分組，工作任務(wù)落實(shí)到人，安全責(zé)任落實(shí)到人，各組組長(zhǎng)要根據(jù)文獻(xiàn)搬遷調(diào)整方案對(duì)本小組的成員做好時(shí)間安排、任務(wù)進(jìn)程、質(zhì)量保證等協(xié)調(diào)工作。多館制高校圖書館的文獻(xiàn)下架打包工作可根據(jù)運(yùn)籌學(xué)原理，多個(gè)館藏地同時(shí)進(jìn)行，以提高工作效率縮短工期。

3.2文獻(xiàn)的搬運(yùn)

文獻(xiàn)搬運(yùn)是圖書館文獻(xiàn)搬遷調(diào)整中的重頭戲，它有參與人數(shù)多、節(jié)奏緊張、勞動(dòng)強(qiáng)度大的特點(diǎn)。也是最容易產(chǎn)生混亂和文獻(xiàn)丟失的時(shí)刻，因此，組織與協(xié)調(diào)工作顯得尤其重要[5]。多館制高校圖書館在文獻(xiàn)搬運(yùn)過程中要注意以下的事項(xiàng)：第一文獻(xiàn)輸出方要安排熟悉館藏布局，了解須搬運(yùn)文獻(xiàn)基本情況的專職負(fù)責(zé)人來組織相關(guān)工作人員開展搬運(yùn)工作，整個(gè)搬運(yùn)裝車的過程要注意安全，杜絕發(fā)生安全事故;第二異地文獻(xiàn)搬遷運(yùn)輸過程中要采取相應(yīng)手段防止圖書在長(zhǎng)途運(yùn)輸中遺失;第三文獻(xiàn)接收方要提前準(zhǔn)備卸車場(chǎng)所和文獻(xiàn)臨時(shí)存放場(chǎng)所，安排專職人員對(duì)到館文獻(xiàn)進(jìn)行驗(yàn)收;第四由于多館制圖書館文獻(xiàn)搬運(yùn)工作復(fù)雜，整個(gè)過程要以先前的設(shè)計(jì)的方案為依據(jù)，有組織、有計(jì)劃的進(jìn)行，遇到突發(fā)狀況是不要慌亂，及時(shí)與各方相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通群策群力的解決突發(fā)問題，保障文獻(xiàn)搬運(yùn)工作順利進(jìn)行。

3.3文獻(xiàn)的上架整理

文獻(xiàn)上架整理工作是圖書館文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作的最后一環(huán)，此項(xiàng)工作決定了搬遷調(diào)整的文獻(xiàn)能否被新館藏地的讀者便捷使用。為了讓搬遷調(diào)整的文獻(xiàn)盡早的開放給讀者，多館制高校圖書館的文獻(xiàn)上架整理工作可按以下流程進(jìn)行：首先搬遷文獻(xiàn)運(yùn)送至目的地后，根據(jù)要求放置到指定樓層或房間，雙方簽字辦理交接手續(xù)。接收方先核查到館的文獻(xiàn)包裝是否有破損、標(biāo)簽內(nèi)容是否齊全、有無丟失現(xiàn)象發(fā)生;第二核查完畢后將文獻(xiàn)按照標(biāo)簽上的標(biāo)號(hào)順序，擺放到制定的書架上;第三文獻(xiàn)上要考慮新館藏地未來的館藏發(fā)展留出一定比例的書架空間;第四核定無誤后進(jìn)行拆包工作，將文獻(xiàn)“對(duì)號(hào)人座”，快速歸位;第五安排專職人員進(jìn)行文獻(xiàn)整架順號(hào)工作。

4、文獻(xiàn)搬遷調(diào)整項(xiàng)目的評(píng)價(jià)

文獻(xiàn)搬遷調(diào)整項(xiàng)目的評(píng)價(jià)圖書館搬遷工作實(shí)施完成后的總結(jié)分析階段。多館制高校圖書館根據(jù)先前制定的搬遷方案的要求， 檢查文獻(xiàn)搬遷調(diào)整項(xiàng)目的執(zhí)行情況， 是否達(dá)到預(yù)期效果。多館制高校圖書館可根據(jù)搬遷經(jīng)費(fèi)的使用情況、文獻(xiàn)上架情況、館藏地空間的利用情況、搬遷調(diào)整的文獻(xiàn)使用情況來評(píng)估規(guī)劃執(zhí)行是否科學(xué)合理。圖書館要對(duì)文獻(xiàn)搬遷調(diào)整過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行總結(jié)和分析， 撰寫工作總結(jié)，推廣成功的經(jīng)驗(yàn)，修正工作的不足，為以后開展類似工作提供案例支持。

5、對(duì)多館制高校圖書館文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作的思考

對(duì)于多館制高校圖書館而言，通過文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作，不但可以緩解分館的館藏壓力，還可以優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，促進(jìn)學(xué)科的文獻(xiàn)保障工作。但是，由于近年來新技術(shù)、新概念層出不窮，高校的學(xué)科發(fā)展也步入高速軌道，多館制高校圖書館的部分館藏文獻(xiàn)須及時(shí)調(diào)整才能適應(yīng)學(xué)科發(fā)展，所以要想更好的服務(wù)高校的學(xué)科建設(shè)，多館制高校圖書館不能完全寄希望于用一兩次的文獻(xiàn)搬遷調(diào)整來應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)的挑戰(zhàn)，圖書館需建立動(dòng)態(tài)典藏機(jī)制，靈活的進(jìn)行館藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化才能更好的服務(wù)學(xué)科建設(shè)，促進(jìn)學(xué)科發(fā)展。多館制高校圖書館的文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作往往是領(lǐng)導(dǎo)頂層設(shè)計(jì)，多部門配合，為了降低對(duì)讀者的影響一般也會(huì)在假期實(shí)施本項(xiàng)工作，整個(gè)工作流程雖然清晰，但是由于是在假期進(jìn)行，各分館的工作人員值班比較分散，就導(dǎo)致了部分工作人員對(duì)需要搬遷的文獻(xiàn)了解不夠，也從一定程度上影響了搬遷進(jìn)程，加強(qiáng)文獻(xiàn)搬遷前的人員培訓(xùn)，落實(shí)人員責(zé)任，是解決這一問題的有效方法。多館制高校圖書館在搬遷過程中往往會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃外需要搬遷的文獻(xiàn)，所以在項(xiàng)目規(guī)劃過程中要充分考慮經(jīng)費(fèi)的情況，確保經(jīng)費(fèi)充足。總之多館制高校圖書館的文獻(xiàn)搬遷調(diào)整工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要考慮全面才能順利完成。

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（作者單位：山東大學(xué)圖書館，山東 濟(jì)南 250100）