事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度設(shè)計研究

張奕奕

（廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院 財經(jīng)學(xué)院，廣東 廣州 510507）

在新頒布的政府會計準(zhǔn)則背景下，《政府會計準(zhǔn)則第3 號——固定資產(chǎn)》及固定資產(chǎn)準(zhǔn)則應(yīng)用指南要求細(xì)化資產(chǎn)項目，要對資產(chǎn)取得、使用、維修維護(hù)、清查盤點、報廢處置等多個環(huán)節(jié)崗位職責(zé)及控制流程加以明確。另外，根據(jù)《內(nèi)控規(guī)范》第四十條規(guī)定：“單位應(yīng)當(dāng)對資產(chǎn)實行分類管理，建立健全資產(chǎn)內(nèi)部管理制度。單位應(yīng)當(dāng)合理設(shè)置崗位，明確相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限，確保資產(chǎn)安全和有效使用?！?/p>

為貫徹落實《財政部關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財會〔2015〕24 號）的精神，依據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21 號）和《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報告管理制度（試行）》（財會〔2017〕1 號）的相關(guān)規(guī)定，農(nóng)業(yè)部于2016 年2 月23 日針對部機(jī)關(guān)各司局、派出機(jī)構(gòu)、駐外機(jī)構(gòu)及直屬各單位印發(fā)《農(nóng)業(yè)部辦公廳關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)有關(guān)事項的通知》，G 及其下屬83 家事業(yè)單位身在其列。［2］筆者作為主要成員全程參與了下屬83 家事業(yè)單位內(nèi)部控制制度建設(shè)工作，為事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度設(shè)計研究提供了主要數(shù)據(jù)來源，通過風(fēng)險排查匯總出固定資產(chǎn)管理風(fēng)險矩陣，進(jìn)而匯總設(shè)計出固定資產(chǎn)管理流程。

一、固定資產(chǎn)管理風(fēng)險矩陣

通過對事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理進(jìn)行風(fēng)險排查，匯總得出固定資產(chǎn)風(fēng)險矩陣（如表1）。

通過固定資產(chǎn)管理風(fēng)險矩陣，推斷出固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度關(guān)鍵控制點，設(shè)計出固定資產(chǎn)取得控制、固定資產(chǎn)領(lǐng)用及移送控制、固定資產(chǎn)盤點控制、固定資產(chǎn)維修維護(hù)控制以及固定資產(chǎn)報廢及處置控制流程。

二、固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度設(shè)計

通過風(fēng)險矩陣法分析事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理風(fēng)險，G 就關(guān)鍵風(fēng)險點不斷改進(jìn)完善固定資產(chǎn)管理。筆者匯總G 下屬83 家事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制措施后，基于圖1 組織架構(gòu)圖，設(shè)計出固定資產(chǎn)取得、固定資產(chǎn)領(lǐng)用及移送、固定資產(chǎn)盤點、固定資產(chǎn)維修維護(hù)以及固定資產(chǎn)報廢及處置控制流程。

（一）固定資產(chǎn)取得業(yè)務(wù)控制

根據(jù)圖1 組織架構(gòu)，將固定資產(chǎn)取得業(yè)務(wù)流程設(shè)置如圖2 所示。

資產(chǎn)取得是指根據(jù)部門履行職能的需要，通過購置或者調(diào)配等方式配置資產(chǎn)的行為。資產(chǎn)取得應(yīng)當(dāng)符合規(guī)定的配置標(biāo)準(zhǔn)，沒有規(guī)定配置標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)當(dāng)從嚴(yán)控制，合理配置。能通過單位內(nèi)部調(diào)配方式配置的，原則上不重新購置。

資產(chǎn)需求部門根據(jù)實際需求提出資產(chǎn)需求申請，部門負(fù)責(zé)人審核申請的真實性后交由辦公室（資產(chǎn)管理）信息中心資產(chǎn)管理員，信息中心資產(chǎn)管理員檢查資產(chǎn)情況，判斷是否可以進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配。若可進(jìn)行調(diào)配，信息中心資產(chǎn)管理員則填制資產(chǎn)調(diào)配單，經(jīng)分管副主任審批后，需求部門負(fù)責(zé)人對資產(chǎn)情況進(jìn)行審核，經(jīng)辦員接受資產(chǎn)并簽署調(diào)配單；信息中心資產(chǎn)管理員完成調(diào)配后更新資產(chǎn)臺賬，更新使用部門，經(jīng)分管副主任審核無誤后報辦公室（財務(wù)科）會計更新資產(chǎn)總賬。若不可調(diào)配，則只能購置，該申請經(jīng)分管副主任審核后，交由辦公室（財務(wù)科）會計主管進(jìn)行審核，若判定為預(yù)算外，則流程結(jié)束，若判定為預(yù)算內(nèi)，則報辦公室主任審核，若為限額以下則審批后即可購置，若為限額以上則仍需經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審批后才能予以購置。

表1 固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)風(fēng)險矩陣［3］

圖1 G 事業(yè)單位層級組織架構(gòu)圖

購置規(guī)定范圍內(nèi)及規(guī)定限額以上資產(chǎn)的，需履行如下程序：

圖2 固定資產(chǎn)取得業(yè)務(wù)流程圖

年度部門預(yù)算編制前，單位資產(chǎn)管理部門會同辦公室（財務(wù)科）根據(jù)資產(chǎn)的存量、使用及績效情況，提出下一年度擬新購置資產(chǎn)的品目、數(shù)量及所需經(jīng)費，經(jīng)審批后納入單位預(yù)算；

單位根據(jù)資產(chǎn)存量狀況、人員編制和有關(guān)資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)等，對資產(chǎn)預(yù)算進(jìn)行審核，隨部門預(yù)算一并上報農(nóng)業(yè)部審核并報財政部審批；

單位根據(jù)預(yù)算批復(fù)配置資產(chǎn)。經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審批后相關(guān)部門組織采購及驗收，生成驗收單，需經(jīng)信息中心資產(chǎn)管理員、使用部門等相關(guān)部門一并驗收，并由需求部門經(jīng)辦員簽署驗收單。信息中心資產(chǎn)管理員生成資產(chǎn)編碼，黏貼資產(chǎn)標(biāo)簽，登記資產(chǎn)臺賬，制作資產(chǎn)領(lǐng)用單，使用部門負(fù)責(zé)人審核驗收資產(chǎn)無誤后，經(jīng)辦員接受資產(chǎn)，并簽署領(lǐng)用單。辦公室（財務(wù)科）財會人員填制固定資產(chǎn)卡片，登記固定資產(chǎn)總賬，取得驗收單后，出納付款。

（二）固定資產(chǎn)領(lǐng)用及移送業(yè)務(wù)控制

根據(jù)圖1 組織架構(gòu)，將固定資產(chǎn)領(lǐng)用及移送業(yè)務(wù)流程設(shè)置如圖3 所示。

資產(chǎn)需求部門經(jīng)辦員根據(jù)實際需求填制資產(chǎn)領(lǐng)用申請，部門負(fù)責(zé)人審核需求的真實性后，信息中心資產(chǎn)管理員根據(jù)資產(chǎn)情況對需求進(jìn)行審核并簽署意見后交由分管副主任審核。若申請領(lǐng)用的資產(chǎn)為價值較低的一般資產(chǎn)，則分管副主任審批后信息中心資產(chǎn)管理員即可填制資產(chǎn)領(lǐng)用表。若申請領(lǐng)用的資產(chǎn)為價值較高的重要資產(chǎn)，則仍需辦公室主任審核、分管局領(lǐng)導(dǎo)審批后，信息中心資產(chǎn)管理員方可填制資產(chǎn)領(lǐng)用表。

圖3 固定資產(chǎn)領(lǐng)用及移送業(yè)務(wù)流程圖

資產(chǎn)領(lǐng)用表經(jīng)分管副主任審批后即可辦理移交手續(xù)。移交資產(chǎn)經(jīng)資產(chǎn)需求部門負(fù)責(zé)人審核后，由經(jīng)辦員接收資產(chǎn)并在移交單上簽字確認(rèn)。信息中心資產(chǎn)管理員更新資產(chǎn)臺賬，經(jīng)分管副主任審核后，報給辦公室（財務(wù)科）會計更新固定資產(chǎn)總賬（更新使用部門）。

（三）固定資產(chǎn)盤點業(yè)務(wù)控制

根據(jù)圖1 組織架構(gòu)，將固定資產(chǎn)盤點業(yè)務(wù)流程設(shè)置如圖4 所示。

單位每年至少應(yīng)結(jié)合資產(chǎn)臺賬、資產(chǎn)總賬、資產(chǎn)編碼及標(biāo)簽組織一次全面盤點。信息中心資產(chǎn)管理員制定資產(chǎn)盤點計劃，分管副主任審核其可操作性及完整性后交由辦公室主任審核、分管局領(lǐng)導(dǎo)審批。信息中心資產(chǎn)管理員隨后下發(fā)盤點通知至相關(guān)部門并組織相關(guān)人員進(jìn)行盤點，其中資產(chǎn)使用部門人員參與協(xié)助盤點，辦公室（財務(wù)科）會同盤點、審計處監(jiān)督盤點。盤點后，信息中心資產(chǎn)管理員進(jìn)行盤點差異分析并編制盤點報告，列明差異資產(chǎn)的原因后交由分管副主任審核、辦公室主任審核、分管局領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)實際情況更新固定資產(chǎn)臺賬，分管副主任審核后交由辦公室（財務(wù)科）會計更新資產(chǎn)總賬。

（四）固定資產(chǎn)維修維護(hù)業(yè)務(wù)控制

根據(jù)圖1 組織架構(gòu)，將固定資產(chǎn)維修維護(hù)業(yè)務(wù)流程設(shè)置如圖5 所示。

資產(chǎn)的維修維護(hù)是對資產(chǎn)交付使用后的使用維修維護(hù)的管理。根據(jù)資產(chǎn)故障信息，由資產(chǎn)使用部門經(jīng)辦員提出維修維護(hù)申請，編制維修維護(hù)申請表，部門負(fù)責(zé)人審核。

信息中心資產(chǎn)管理員審核設(shè)備是否有維修的必要，如有必要，分管副主任審核該維修維護(hù)是否符合要求。如果不符合要求，則退回維修維護(hù)申請；如果需要維修，則判斷是否需要外購服務(wù)或設(shè)備。

圖4 固定資產(chǎn)盤點業(yè)務(wù)流程圖

如果需要外購服務(wù)或設(shè)備，辦公室（財務(wù)科）會計審核是否在預(yù)算內(nèi)，預(yù)算內(nèi)的報辦公室主任審核，限額以上則仍需分管局領(lǐng)導(dǎo)審批；審批同意后，交由采購部門執(zhí)行采購程序；信息中心資產(chǎn)管理員協(xié)助組織監(jiān)督維修工作，并組織相關(guān)部門人員執(zhí)行驗收程序。如果無需外購服務(wù)或設(shè)備，則可直接由信息中心資產(chǎn)管理員組織維修與維護(hù)工作，并組織相關(guān)部門人員執(zhí)行驗收程序。驗收無誤后，辦公室（財務(wù)科）出納執(zhí)行支付維修維護(hù)款。

（五）固定資產(chǎn)報廢及處置業(yè)務(wù)控制

根據(jù)圖1 組織架構(gòu)，將固定資產(chǎn)維修維護(hù)業(yè)務(wù)流程設(shè)置如圖6 所示。

資產(chǎn)報廢是指資產(chǎn)經(jīng)有關(guān)部門、專家鑒定，對不能繼續(xù)使用的資產(chǎn)，進(jìn)行產(chǎn)權(quán)注銷的資產(chǎn)處置行為。資產(chǎn)使用部門經(jīng)辦員填制資產(chǎn)報廢審批表，部門負(fù)責(zé)人審核報廢真實性及必要性。信息中心資產(chǎn)管理員審核資產(chǎn)是否可維修，如果可維修則組織維修；如果不可維修則組織進(jìn)行資產(chǎn)報廢鑒定。其中：屬于非正常損失的，需提供責(zé)任事故的鑒定文件及對責(zé)任者的處理文件；屬于因拆除構(gòu)筑物的原因辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)的，需提交相關(guān)職能部門的拆除批復(fù)文件、建設(shè)項目拆建立項文件、簽定的拆遷補(bǔ)償協(xié)議等。

由總局資產(chǎn)報廢鑒定專家小組進(jìn)行審核鑒定，提出處置意見，按審批權(quán)限報送審批。專家小組不少于3 人，應(yīng)由熟悉相關(guān)資產(chǎn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，且具有中級以上（其中有一名以上高級職稱）專業(yè)技術(shù)職稱的人員組成。分管副主任審核資產(chǎn)鑒定報告的完整性，辦公室主任審核后報分管局領(lǐng)導(dǎo)審批。

圖5 固定資產(chǎn)維修維護(hù)業(yè)務(wù)流程圖

圖6 固定資產(chǎn)報廢及處置業(yè)務(wù)流程圖

信息中心資產(chǎn)管理員編制并呈送資產(chǎn)處置（報廢）申請文件及相關(guān)資料，說明資產(chǎn)處置的基本情況、處置的原因、理由和意見。相關(guān)資料包括：評估報告、技術(shù)鑒定或估價報告、能夠證明處置資產(chǎn)價值的有效憑證、產(chǎn)權(quán)證明及其他需要提供的資料，分管副主任審核資料的完整性。資產(chǎn)處置申請文件由國資辦經(jīng)辦員統(tǒng)一匯總審核，X 萬元以下的資產(chǎn)處置可由國資辦審批，X 萬元以上的資產(chǎn)處置需上報農(nóng)業(yè)部審批后才能予以處置。信息中心資產(chǎn)管理員按資產(chǎn)處置表進(jìn)行資產(chǎn)處置，并更新資產(chǎn)臺賬，經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審核后報辦公室（財務(wù)科）會計更新資產(chǎn)總賬。

三、總結(jié)

筆者以G 下屬承擔(dān)行政職能的事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制為研究對象，通過調(diào)研訪談及查閱資料，深入了解固定資產(chǎn)管理風(fēng)險，分析形成固定資產(chǎn)管理風(fēng)險矩陣，并通過風(fēng)險矩陣推斷固定資產(chǎn)管理關(guān)鍵控制點為固定資產(chǎn)取得、固定資產(chǎn)領(lǐng)用及移送、固定資產(chǎn)盤點、固定資產(chǎn)維修維護(hù)、固定資產(chǎn)報廢及處置五個層面，并使用流程圖繪制出控制活動，為固定資產(chǎn)管理內(nèi)部控制制度設(shè)計提供了實踐參考。