基于崗位說明書實(shí)施管理規(guī)范的探索與實(shí)踐

于麗洋

【摘要】通過統(tǒng)一規(guī)范崗位說明書模板，將部門管理職能、業(yè)務(wù)授權(quán)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險控制、考核指標(biāo)等管理要素層層落實(shí)到崗位，對企業(yè)管控要求和管理職能、工作任務(wù)進(jìn)行分解落實(shí)、優(yōu)化固化和細(xì)化量化，實(shí)現(xiàn)崗位管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。本文以崗位說明書為抓手，闡述了崗位說明書模板設(shè)計，開展崗位分析及崗位梳理，組織編制崗位說明書及開展培訓(xùn)，強(qiáng)化崗位說明書審核、發(fā)布及動態(tài)維護(hù)方面，對規(guī)范崗位管理的探索與實(shí)踐。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理? ?崗位? 職能? 崗位說明書

目前不同崗位存在權(quán)責(zé)不明，責(zé)任缺失、崗位流程指向不明，崗位價值無法體現(xiàn)，無法有效匹配薪酬等問題，以崗位說明書為抓手，將企業(yè)的職能體系、授權(quán)體系、制度體系和監(jiān)督體系分解落實(shí)到崗位，壓實(shí)崗位職責(zé)，規(guī)范崗位行為，加強(qiáng)崗位考核，崗位管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)崗位說明書的全生命周期管理，打破目前各類管理之間的壁壘，為科學(xué)制定總部編制及定員，實(shí)現(xiàn)人力資源和經(jīng)營資源的和諧統(tǒng)一、優(yōu)化配置奠定基礎(chǔ)。

一、崗位說明書模板設(shè)計

企業(yè)崗位說明書是通過工作分析過程，用規(guī)范的文件形式對組織各類崗位的工作性質(zhì)、任務(wù)責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作條件、崗位名稱、職種職級以及該崗位任職人員的資格條件、考核項目等做出統(tǒng)一的規(guī)定。將部門職能、任務(wù)、項目全面有效地分解落實(shí)到崗位，編制崗位說明書，對管理要素執(zhí)行性文件的承接、細(xì)化、量化和匯總，作為各崗位管理要素的直接依據(jù)，以崗位職責(zé)有效支撐部門職能，促進(jìn)崗位規(guī)范履職。

（1）崗位說明書模板設(shè)計總體思路。一是將部門管理職能、業(yè)務(wù)授權(quán)、管理制度和業(yè)務(wù)流程等管理要素層層落實(shí)到崗位，清晰界定崗位職責(zé)，明確工作任務(wù)和工作目標(biāo)，壓實(shí)崗位職責(zé)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部管理職能的全覆蓋。二是梳理業(yè)務(wù)運(yùn)行的工作步驟、時間節(jié)點(diǎn)、工作標(biāo)的等核心要素，細(xì)化明確業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和注意事項，為規(guī)范崗位履職、提高效率奠定基礎(chǔ)。三是將部門關(guān)鍵績效指標(biāo)層層分解落實(shí)，細(xì)化、量化形成各崗位關(guān)鍵績效評價指標(biāo)，切實(shí)提高集團(tuán)總部整體執(zhí)行力。四是圍繞崗位核心業(yè)務(wù)運(yùn)行可能存在的風(fēng)險事項進(jìn)行梳理，開展風(fēng)險辨識和分析，明確風(fēng)險管理策略和重點(diǎn)監(jiān)控指標(biāo)，制訂防范措施，強(qiáng)化風(fēng)險防范的全員性。

（2）崗位說明書模板設(shè)計。結(jié)合部門重點(diǎn)工作，制定《崗位說明書》標(biāo)準(zhǔn)，明確崗位職責(zé)權(quán)限、任職資格、工作方法、管理要求、風(fēng)險控制、考核指標(biāo)等基本管理要素，制定統(tǒng)一崗位說明書樣式，落實(shí)崗位職責(zé)，規(guī)范崗位行為，明確崗位標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化崗位考核，規(guī)范崗位行為，提高崗位執(zhí)行力。提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)性和可操作性，確保差異化管控體系文件落實(shí)到崗到人，實(shí)現(xiàn)管控體系有效落地

二、開展崗位分析及崗位梳理

（1）崗位分析。科學(xué)合理評價崗位，編制崗位說明書前進(jìn)行工作分析。一是準(zhǔn)確界定工作職責(zé)、權(quán)限;二是將崗位管理置于企業(yè)戰(zhàn)備分解體系與業(yè)務(wù)流程中考慮定位;三是教育程度、工作經(jīng)驗(yàn)、知識、技能與能力等任職條件要合理界定，避免盲目拔高和因人而定;四是合理確定各項任職資格的具體等級或水平;五是滿足國家和行業(yè)對崗位的特殊從業(yè)資格要求。

（2）崗位梳理。編制崗位說明書前，開展崗位進(jìn)行梳理，一是要根據(jù)崗位目的、崗位職責(zé)、崗位權(quán)限、職責(zé)履行程序的調(diào)整，對崗位設(shè)置進(jìn)行調(diào)整;二是對崗位工作負(fù)荷分布不均勻，專業(yè)性質(zhì)、職責(zé)、任職要求、崗位價值等非常接近的崗位進(jìn)行并崗處理，避免出現(xiàn)崗位設(shè)置過細(xì)。

三、組織編制崗位說明書及開展培訓(xùn)

（1）組織編制。企業(yè)各業(yè)務(wù)部門是崗位說明書編制的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)跟據(jù)本部門職能，按照崗位說明書統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，以崗位說明書為依托，承接分管集團(tuán)差異化管理體系下的職能體系、授權(quán)體系、制度體系、監(jiān)督體系落實(shí)到具體崗位人員。企業(yè)綜合管理部門是崗位說明書編制組織歸口管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)總部在編制崗位說明書過程中，統(tǒng)籌做好組織、協(xié)調(diào)管理工作。各部門要建立部門聯(lián)動機(jī)制，確保合理分工，并對于同一個標(biāo)準(zhǔn)涉及不同企業(yè)，要逐一進(jìn)行確認(rèn)論證，保證各崗位適用。

有效承接部門職能。在對集團(tuán)總部職能體系優(yōu)化、細(xì)化、量化的基礎(chǔ)上，組織各部門所屬崗位人員對部門職能進(jìn)行全面承接和細(xì)化，層層分解落實(shí)到各具體崗位，清晰界定崗位職責(zé)，明確工作任務(wù)和工作目標(biāo)，并結(jié)合管理實(shí)際層層開展下級崗位確認(rèn)、上級領(lǐng)導(dǎo)審核、部門主要領(lǐng)導(dǎo)審定，確保無遺漏、交叉和矛盾等現(xiàn)象，壓實(shí)了崗位職責(zé)，確保部門職能形成有效支撐，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部管理職能的全覆蓋。

清晰工作流程。各部門在對本部門職能分解落實(shí)的基礎(chǔ)上，組織全體員工清晰明確每個崗位的核心業(yè)務(wù)。針對具體核心業(yè)務(wù)，梳理業(yè)務(wù)運(yùn)行的工作步驟、時間節(jié)點(diǎn)、工作標(biāo)的等核心要素，細(xì)化明確業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和注意事項，并在崗位說明書中以流程示意圖的形式予以展示。工作流程要簡明扼要，關(guān)鍵環(huán)節(jié)重點(diǎn)突出，注意事項清晰明確，為規(guī)范崗位履職、提高效率奠定基礎(chǔ)。

量化工作指標(biāo)。為突出績效考核的導(dǎo)向作用，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)與考核激勵，切實(shí)提高集團(tuán)總部整體執(zhí)行力，以崗位績效的完成保障部門績效的整體提升，各部門按照部門職能，結(jié)合職能規(guī)劃和部門三年滾動計劃，將部門關(guān)鍵績效指標(biāo)層層分解落實(shí)，細(xì)化、量化形成各崗位關(guān)鍵績效評價指標(biāo)，力求科學(xué)合理，便于考評，為實(shí)施精準(zhǔn)崗位考核、有效激發(fā)總部員工的積極性和創(chuàng)造性奠定基礎(chǔ)。

規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)。崗位說明書作為工作標(biāo)準(zhǔn)，是部門管理職能、業(yè)務(wù)授權(quán)、管理制度和業(yè)務(wù)流程等管理要素落實(shí)到崗位的重要載體。首先對崗位說明書模板進(jìn)行設(shè)計和優(yōu)化，增加崗位運(yùn)行規(guī)范等核心管控要素，進(jìn)一步規(guī)范填寫標(biāo)準(zhǔn)。圍繞部門和崗位核心業(yè)務(wù)，查找補(bǔ)充國家法律法規(guī)，明確各崗位關(guān)聯(lián)的規(guī)章制度，為促進(jìn)各崗位規(guī)范履職奠定基礎(chǔ)。

強(qiáng)化風(fēng)險防范的全員性。進(jìn)一步強(qiáng)化業(yè)務(wù)部門風(fēng)險管理第一道防線的職責(zé)，提高專業(yè)風(fēng)險防范與內(nèi)部控制水平，參照《企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險事件庫》，組織企業(yè)全體員工圍繞本崗位核心業(yè)務(wù)運(yùn)行可能存在的風(fēng)險事項進(jìn)行梳理，開展風(fēng)險辨識和分析，確定風(fēng)險管理策略和重點(diǎn)監(jiān)控指標(biāo)，有針對性的制訂防范措施，將集團(tuán)風(fēng)險事項層層進(jìn)行分解和承接，強(qiáng)化風(fēng)險防范的全員性。

（2）編制人員的選拔和培訓(xùn)。企業(yè)綜合管理部門負(fù)責(zé)設(shè)計模板要素，制定集團(tuán)總部崗位說明書統(tǒng)一樣式，明確編制崗位說明相關(guān)要求，制作崗位說明書宣傳模板和PPT培訓(xùn)材料，組織各業(yè)務(wù)部門開展培訓(xùn)，由于編制崗位說明書工作量大，參與人員多，編制人員水平直接影響編制質(zhì)量，應(yīng)選擇對崗位熟悉的專業(yè)人員進(jìn)行編制，同時對編制人員進(jìn)行編制規(guī)范培訓(xùn)，保證編制質(zhì)量。

四、崗位說明書審核、發(fā)布及動態(tài)維護(hù)

（1）專家審核。崗位說明書編制完成后，各部門分專業(yè)組織專家進(jìn)行審核，一是堅持系統(tǒng)性原則，崗位說明書中描述的崗位職責(zé)、目標(biāo)任務(wù)、工作規(guī)范（制度）、工作程序（流程）、績效指標(biāo)、風(fēng)險指標(biāo)等各項要素是對本部門管控要素的承接分解、優(yōu)化固化和細(xì)化量化，具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性要求。二是堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則。崗位說明書是各崗位執(zhí)行的規(guī)范性文件，其要素結(jié)構(gòu)設(shè)計和填寫規(guī)范均應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。三是堅持實(shí)效性原則。崗位說明書是一段時間內(nèi)對具體崗位的明確要求和操作規(guī)范，是各管理體系動態(tài)調(diào)整后的終極體現(xiàn)，應(yīng)隨著各管理要素的變動而及時更新，具有嚴(yán)格的時效性。四是堅持強(qiáng)制性原則。崗位說明書是各崗位人員的工作規(guī)范，是各管理要素執(zhí)行性文件的承接、細(xì)化、量化和匯總，是各崗位管理要素的直接依據(jù)，文件的執(zhí)行具有強(qiáng)制性。確保崗位職責(zé)界定是合理、沒有交叉、遺漏現(xiàn)象，各業(yè)務(wù)流程職責(zé)要全部得到落實(shí)，任職資格條件要求合理，橫向平衡，符合相關(guān)規(guī)定。

（2）發(fā)布執(zhí)行。崗位說明書審核通過后，各業(yè)務(wù)部門按審批權(quán)限，履行發(fā)布程序后執(zhí)行。

（3）動態(tài)維護(hù)。各部門執(zhí)行過程中根據(jù)部門管理職能、業(yè)務(wù)流程變化及時對崗位說明書進(jìn)行修改，動態(tài)維護(hù)部門崗位說明書。

五、結(jié)束語

以崗位說明書為依托，強(qiáng)化崗位管理，明確崗位職責(zé)，指導(dǎo)操作，減少了職責(zé)不明確、交叉、空白、推諉扯皮等情況，實(shí)現(xiàn)崗位、制度與流程相融合，依據(jù)崗位規(guī)范用人，按照崗位標(biāo)準(zhǔn)評人的規(guī)范化崗位管理，為人力資源決策提供基礎(chǔ)依據(jù)，健全管理創(chuàng)新和持續(xù)改進(jìn)的長效機(jī)制，加快管理理念和方式變革，提升集團(tuán)管控效率和精益化管理水平，實(shí)現(xiàn)了崗位管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。