基于信息一體化的國企檔案管理效率提升

李安然

【摘要】國企檔案管理工作一直以來在國企之中都不被重視，導致很多的情況下，國企檔案管理都難以發(fā)揮效果。而且在日常的建設(shè)過程中，國企檔案管理能夠獲得資源也一般較少，我國大部分的國有企業(yè)之中，檔案管理工作都存在老舊的情況，而且為了充分的節(jié)約成本，人員的能力也根本無法滿足國企檔案管理的需求。所以，當前國企檔案管理的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫，否則國企檔案管理根本無法滿足國有企業(yè)的需求，最終導致國企檔案管理名存實亡。其核心就是要在國企檔案管理中增加更多的信息化技術(shù)，從信息一體化入手，創(chuàng)造出全新的國企檔案管理工作方式。針對此類情況，則本文將從信息一體化對提升國有企業(yè)檔案管理效率的現(xiàn)實意義入手，全面展開基于信息一體化的國企檔案管理效率提升。

【關(guān)鍵詞】檔案管理? 信息一體化? 國企

一、信息一體化對提升國有企業(yè)檔案管理效率的現(xiàn)實意義

（一）改善了檔案管理工作的效率

在企業(yè)內(nèi)部，工作人員的執(zhí)行效率始終是判斷企業(yè)競爭力的重要標準之一。經(jīng)過調(diào)查研究，許多企業(yè)的檔案手工管理流程只能進行到第11步，而許多信息化系統(tǒng)，例如乾坤OA，可以直接將客戶數(shù)據(jù)送入系統(tǒng)中，然后由系統(tǒng)自動對檔案進行統(tǒng)一處理，處理完畢后再傳送給各個部門。相比之下，信息化系統(tǒng)無論是在處理檔案的速度上，還是保證檔案的安全性方面，都要優(yōu)于人工操作。

（二）實現(xiàn)了文檔的信息化處理

文檔的信息化處理，可以有效改善檔案管理工作的效率，并且節(jié)約運行成本。信息化系統(tǒng)可以將辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的有效數(shù)據(jù)進行及時、自動的整理，然后根據(jù)數(shù)據(jù)特性分類歸檔，整個過程幾乎不需要人工操作，節(jié)約了大量勞動力成本。在進行檔案查詢時，文檔的信息化處理不僅提高了查詢速度，而且由于電子數(shù)據(jù)不會被損壞，從而降低了檔案的管理成本。

（三）減少了企業(yè)的運營成本

在以前的檔案管理工作中，需要產(chǎn)生大量的紙質(zhì)文件，而信息化檔案管理模式可以實現(xiàn)全面的無紙化辦公，這就降低了企業(yè)在開發(fā)其他項目時的成本損失。而且，信息化管理系統(tǒng)會將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中有價值的管理信息和經(jīng)驗進行總結(jié)，從而形成寶貴的內(nèi)部信息資源，進一步提升企業(yè)的市場競爭力。與此同時，創(chuàng)建信息資源的同時其實也是在享受檔案的信息服務(wù)功能，從而實現(xiàn)檔案的一體化管理。

二、信息一體化背景下提升國有企業(yè)檔案管理效率的途徑

（一）加強檔案管理人員的培訓，加強業(yè)務(wù)能力

為了提高培訓本身的專業(yè)化程度，應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部建立一套完整的、科學的人才培訓方案。從具體操作的角度來看，國有企業(yè)首先要了解檔案管理工作的現(xiàn)狀以及管理人員的業(yè)務(wù)水平，然后有針對性的創(chuàng)建培訓方案，為了能讓大多數(shù)員工接受，目前應(yīng)該以網(wǎng)絡(luò)教育為主，線下培訓為輔。從培訓內(nèi)容的角度來看，企業(yè)應(yīng)該先對管理人員的基礎(chǔ)知識進行鞏固，其中比較重要的有軟件操作能力和檔案管理實踐能力，其次，為了激發(fā)管理人員的學習熱情，企業(yè)內(nèi)部還可以開展知識技能評比活動，給予優(yōu)勝者恰當?shù)奈镔|(zhì)獎勵，促使員工自發(fā)的開展學習工作，為檔案管理工作注入新的活力。

（二）優(yōu)化檔案管理的服務(wù)方式，提高檔案利用率

如何提高檔案利用率為企業(yè)工作進行服務(wù)一直是橫亙在企業(yè)內(nèi)部的大問題。為了優(yōu)化這一問題，首先應(yīng)該從態(tài)度入手，只有管理人員真正重視檔案管理工作，才能發(fā)揮出檔案的實際效果。其次，要加強對檔案的開發(fā)能力和利用能力，從根本上創(chuàng)新管理工作。從具體操作的層面來說，國有企業(yè)完全可以借鑒高校數(shù)字圖書館的管理模式。其次，還可以創(chuàng)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，加強內(nèi)部的信息檢索能力。最后，還可以給用戶創(chuàng)建在線服務(wù)功能，通過網(wǎng)絡(luò)的便捷交流方式實時解決用戶在查閱檔案時遇到的問題。

（三）完善檔案管理制度，加強管理能力

建立合格的、完善的制度始終是規(guī)范檔案管理人員的基本條件，國有企業(yè)只有將制度建立和系統(tǒng)開發(fā)結(jié)合在一起，才能真正實現(xiàn)檔案管理人員管理能力的飛躍。在檔案管理制度中，不僅要對檔案管理人員有所限制，還要對使用者以及領(lǐng)導層進行條件約束，只有這樣才能真正規(guī)范化檔案的使用流程，確保檔案的安全性、可靠性。

（四）做好國有企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)

對于國有企業(yè)檔案管理工作而言，其最大的問題就是設(shè)備方面存在的問題比較明顯，很多的國有企業(yè)仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式來進行國有企業(yè)檔案管理工作，這也就直接導致國有企業(yè)檔案管理工作的效果極差，甚至出現(xiàn)檔案丟失的情況。為了充分的解決這個問題，則最好的辦法就是進行國有企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，要增加更多的設(shè)備，才能確保全新的方法得到更好的應(yīng)用。這種情況下，最好的辦法有兩個：第一個就是要進行國有企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)專項基金的設(shè)立，從而讓國有企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)資金不會出現(xiàn)被其他的部門挪用的情況，保證了國有企業(yè)檔案管理工作的建設(shè)資金不會出現(xiàn)問題。第二個就是要增加對國有企業(yè)檔案管理工作的撥款，信息化設(shè)備的建設(shè)需要大量的資金，單純的依賴既定資金已經(jīng)無法滿足，所以需要國有企業(yè)的領(lǐng)導向國有企業(yè)檔案管理工作傾斜更多的資源。

三、結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)檔案管理工作一直以來都不被國有企業(yè)的領(lǐng)導重視，這主要是因為國有企業(yè)本身的特殊性而導致的。國有企業(yè)的核心是為了更好的填補市場的空白，并且引領(lǐng)市場的發(fā)展，對于國有企業(yè)而言，科研和市場的帶動是其運營的關(guān)鍵，所以其商業(yè)化的建設(shè)，以及自身內(nèi)部的管理建設(shè)都不被重視，因此，國有企業(yè)的內(nèi)控建設(shè)相對較差，也就讓國有企業(yè)檔案管理工作難以得到更多的資源，從而引發(fā)國有企業(yè)檔案管理工作效果不佳的情況。但是隨著時代的變化，當前檔案對于企業(yè)的重要性越來越高，如果國有企業(yè)檔案管理工作一直不能進行相應(yīng)的改進，那么就會直接導致國有企業(yè)檔案管理工作名存實亡。針對此類情況，則本文提出了上述內(nèi)容，希望我國的國有企業(yè)能夠謹慎的參考其中的內(nèi)容，從而促進國有企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。但是需要注意的是，本文的內(nèi)容為參考性的內(nèi)容，想要讓其發(fā)揮出應(yīng)有的效果，就需要按照實際的情況進行調(diào)整。

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