談基于全周期的石油管道工程物資采購合同管理

□ 岳佳磊 李雪鋒 張 敏

物資采購是工程建設(shè)的重要一環(huán)，物資采購合同是約束買賣雙方行為的約定性文件，自生效之日起生效，具有國家法律約束力，是工程物資采購最根本、最直接的依據(jù)，直接影響工程物資保供和工程建設(shè)成果。合同的履行是一個系統(tǒng)工程，關(guān)系到業(yè)主、設(shè)計、施工、供應(yīng)商、市場監(jiān)督等多方主體，內(nèi)外部制約因素較多。做好合同管理離不開公平完善的外部市場環(huán)境和企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營管理。2017年7月12日國家發(fā)布《中長期油氣管網(wǎng)規(guī)劃》，2019年12月9日國家管網(wǎng)公司掛牌成立，未來一段時期我國將迎來新一輪管道建設(shè)高峰。在國家管網(wǎng)公司統(tǒng)一投資建設(shè)運營、設(shè)計施工市場主體公平競爭參與的體制機制下，研究物資采購合同管理問題，對提高油氣管道工程建設(shè)企業(yè)的市場競爭力，更好迎接油氣管道行業(yè)發(fā)展面臨的機遇和挑戰(zhàn)具有現(xiàn)實意義。

一、物資采購合同管理

1.物資采購合同的含義

物資采購合同是企業(yè)或工程項目作為需求方，向供應(yīng)商采購物資，按雙方達成一致意見的供需條件，簽訂的具有法律效力、確定雙方責權(quán)利的書面文本。

2.物資采購合同管理的主要內(nèi)容

物資采購合同管理是動態(tài)的，包含合同洽談、草擬、簽訂、合同生效、變更、中止直至失效的整個過程。同時，合同管理具有系統(tǒng)性，涉及管理過程中人員管理、制度建設(shè)、審查監(jiān)督，以及合同相關(guān)方的溝通管理等多方內(nèi)容。

二、石油管道工程物資采購合同的特點

石油管道工程采購物資種類多、數(shù)目多，具有石油管道行業(yè)特點，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.合同周期的不確定性

石油管道工程點多、線長、面廣，在工程項目全周期中，參建方較多且復雜，包括業(yè)主方、勘察設(shè)計方、施工方、監(jiān)理方、供貨方等。受多種因素影響，一般工程很難保證每一環(huán)節(jié)都能準確無誤地按照項目進度計劃實施與推進，這導致了物資需求的變更可能，進而造成合同周期的不確定性。

2.石油管道工程物資采購的專業(yè)性

石油管道工程物資采購合同主要服務(wù)于長輸石油天然氣管道項目甲方業(yè)主供材和乙方總包商集中采購物資的詢商、詢價、采辦、駐廠監(jiān)造、運輸、清關(guān)、倉儲等，有著較高的技術(shù)附件要求。其對技術(shù)服務(wù)要求廣、標準高，需要相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員參與，并確認符合技術(shù)、質(zhì)量、周期等供貨要求的生產(chǎn)商、經(jīng)銷商、代理商進入供應(yīng)商名錄，以供篩選和簽約供貨。

3.石油管道工程物資采購具有集中采購優(yōu)勢

大型長輸石油天然氣管道項目具有周期長、投資高、專業(yè)性強等特點，特別是管材、閥門、壓縮機等長周期生產(chǎn)設(shè)備，往往需要設(shè)計單位、生產(chǎn)廠商共同進行定型、審圖、定產(chǎn)。如果單獨采購將大幅提高成本，只有發(fā)揮集中采購優(yōu)勢，資源共享，系統(tǒng)運作，全周期管理，才能最大限度提高供貨能力，滿足項目需求，取得規(guī)模效益。

三、合同管理中存在的主要問題

石油管道工程物資采購合同管理中，存在的問題涉及方方面面，包括合同的起草和簽訂、履行過程的跟蹤監(jiān)督、合同后期的歸檔、合同管理人員隊伍建設(shè)、合同相關(guān)方管理等。將合同管理的全周期劃分為前、中、后3個階段，即簽約、履行、關(guān)閉3個階段，有利于理清思路、抓住重點。結(jié)合近年來合同管理實踐，存在的主要問題包括以下方面。

1.合同簽約階段存在的主要問題

審查供應(yīng)商資質(zhì)是合同正常履行的前提條件，也是必要手段，但往往會由于審查合同相對方資質(zhì)時不夠嚴細認真，導致相對方缺乏相應(yīng)授權(quán)或技術(shù)要求不符等不合格的情況出現(xiàn)。部分項目對招標文件、設(shè)計說明、圖紙研究不透徹，現(xiàn)場考察不充分，與工程技術(shù)人員結(jié)合不緊密，未征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，忽視了重要崗位人員的審查和會簽，缺失部分技術(shù)條款或合同項設(shè)置不完整，這些都會影響合同約束條款的準確性。還有部分項目對招標合同或談判合同的過程安排不恰當，在時間周期上與簽訂審批流程發(fā)生沖突，造成“事后合同”，存在違規(guī)風險。

2.合同履行階段存在的主要問題

不及時簽訂或變更合同，具有業(yè)務(wù)風險。對存在爭議或違約行為的合同，未予以足夠重視，導致超過訴訟時效。部分合同過程管理粗放，簽證索賠依據(jù)不足，或相關(guān)法律證據(jù)缺失，從而導致訴訟失敗。雙方完全按照合同履約程度較低，違約現(xiàn)象嚴重。以上實際操作過程中產(chǎn)生的問題，主要是由于忽視合同的全周期管理，重視簽約而不重視合同履行所致。

3.合同關(guān)閉階段存在的問題

對已簽署合同的歸檔，僅限于最終合同文本存檔，而忽略采購過程文件資料歸檔，導致后期合同跟蹤、合同糾紛無可追溯之源，也會給內(nèi)部審計工作帶來困難。缺少合同后評價，導致錯誤教訓未及時吸取更正，問題重復發(fā)生。

四、強化合同全周期管理

合同管理是系統(tǒng)性工作，貫穿于合同管理全過程，每一環(huán)節(jié)的規(guī)范科學管理都將對合同乃至項目經(jīng)營產(chǎn)生深遠影響，因此要建立基于全周期管理的理念，從事前、事中、事后全流程監(jiān)督監(jiān)控合同各項管理業(yè)務(wù)的執(zhí)行。尤其是對合同的動態(tài)管理，要擯棄“重簽約、輕履行”的舊觀念，對合同履行期間實施有效監(jiān)督管理，保證合同履行的最終效果。

1.深化合同簽訂管理

在合同簽訂前，合同管理部門要會同各業(yè)務(wù)部門認真分析合同文本的各項內(nèi)容、條款，確保切實可行，權(quán)責分明。一是要嚴格審查供應(yīng)商的資質(zhì)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商才能提高采辦效率，降低成本。二是提高設(shè)計圖紙和招標文件的研究深度，針對石油管道采購特點，特別是長周期設(shè)備等關(guān)鍵物資，有針對性地設(shè)置條款，提前啟動采購程序，對于相似內(nèi)容可以采用標準化模板，有利于優(yōu)化資源、降低供貨風險。三是嚴密把關(guān)，組織專業(yè)人士進行評審，使用合同專用章，采用不同類型專門編號。這樣不僅保障合同的合法合規(guī)，也有利于防患于未然。

2.強化合同履行管理

合同履行過程管理是合同全周期管理中最難監(jiān)管的一個階段。要扎實開展日?；A(chǔ)管理、執(zhí)行控制工作。合同簽訂后，項目經(jīng)理要落實采辦責任，加強與供應(yīng)商溝通，按合同約定做好駐廠監(jiān)督、期中驗收、現(xiàn)場交驗等基礎(chǔ)工作。要經(jīng)常深入現(xiàn)場，掌握熟悉工程進展和供貨進度，關(guān)注設(shè)計變更、施工變更等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，尤其是一些不按預定方案變更的設(shè)計變更、工程變更，要嚴格控制，及時辦理變更的相關(guān)審批手續(xù)，確保物資供應(yīng)和驗收簽證手續(xù)的及時有效、真實準確。要根據(jù)物資生產(chǎn)、交付、變更情況，嚴格履行付款審批流程，尤其對于合同履行中的異常情況進行重點跟蹤備案，如有糾紛及時止損。審計監(jiān)督部門要發(fā)揮監(jiān)督職能，重點項目出現(xiàn)異常要及時給予關(guān)注，從主體責任、監(jiān)督責任兩個方面共同推動合同依法合規(guī)履行。

3.從嚴合同關(guān)閉管理

合同關(guān)閉管理包括：一是涉及到合同資料的歸檔，從過程資料到文本付款資料都要進行整理歸檔，合同管理已進入信息化管控時代，可依托信息平臺資料，將紙質(zhì)文本一一對應(yīng)，為法律糾紛提供重要憑證。二是及時對合同關(guān)閉結(jié)果進行跟蹤，涉及結(jié)算、違約等糾紛的，及時行使索賠權(quán)，維護自身合法權(quán)益。三是對合同履行全流程進行后評價分析，分析得失，為今后的采購合同提供經(jīng)驗教訓。四是將合同履行后評價結(jié)果應(yīng)用到供應(yīng)商管理中，建立完備的供應(yīng)商庫和動態(tài)管理機制，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商形成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，清退不合格供應(yīng)商。

五、完善合同管理保障體系

企業(yè)強化合同管理離不開制度體系、組織體系、考核激勵機制和信息化技術(shù)的保障。

1.完善合同管理制度

合同本身是具有法律效力的文本，與合同相關(guān)方的責權(quán)利直接相關(guān)，要制訂切實可行的合同管理制度，為合同履約提供有力的支撐與保障。包括對組織機構(gòu)、人員配置、運行流程、信息化管理、監(jiān)督檢查、績效考核等方面做出具體規(guī)定。比如，中油管道物資裝備有限公司近年來在績效考核中引入的“事后合同”、“訴訟糾紛”專項指標，既真實反映了合同管理中暴露的問題，也有效避免了相關(guān)不合規(guī)事件，降低了訴訟風險，起到了制度制約作用。

2.提高信息化的業(yè)務(wù)融合度

隨著信息化、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時代的到來，合同專業(yè)軟件成熟度越來越高，并且企業(yè)逐步將合同管理與財務(wù)管理、項目管理、供應(yīng)商管理、審計監(jiān)督、檔案管理等業(yè)務(wù)融合開發(fā)，大幅提高了企業(yè)合同管理和經(jīng)營管理水平。比如，中石油管道局統(tǒng)一開發(fā)推廣的以ERP系統(tǒng)、工程項目管理平臺、數(shù)據(jù)倉庫為核心的企業(yè)級經(jīng)營管理信息系統(tǒng)，將合同簽訂、審核、資金撥付等強關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)進行有效融合，通過在線操作、流程控制、智能分析等手段，逐步實現(xiàn)工程項目的動態(tài)管理、全程控制，提高了經(jīng)營一體化管理水平。其中，合同管理系統(tǒng)已經(jīng)多次升級，業(yè)面操作更加友好，業(yè)務(wù)融合度更高，為合同全周期管理提供了先進手段。電子商務(wù)方面，中油管道物資裝備有限公司已將供應(yīng)商納入企業(yè)電子招標、集中采購商務(wù)平臺，利用線上線下兩種模式，大幅提高了采購效率。中石油集團公司統(tǒng)推的聯(lián)合監(jiān)督電子信息系統(tǒng)，對所有線上運行的合同開展電子監(jiān)查。系統(tǒng)登錄人員可以根據(jù)權(quán)限采集匯總分析大數(shù)據(jù)，更全面精準地開展合同相關(guān)工作。這些信息系統(tǒng)經(jīng)過多年數(shù)據(jù)沉淀和系統(tǒng)升級，統(tǒng)計分析功能變得更加全面，必將在未來經(jīng)營管理中發(fā)揮越來越大的作用。

3.加強采購經(jīng)營管理隊伍建設(shè)

石油管道物資采購合同的專業(yè)性，要求采購人員具備大量專業(yè)知識和實踐積累。采購人員不僅要知曉合同法律方面的知識，更重要的是熟悉和掌握采購產(chǎn)品物資特性以及管道勘察設(shè)計、施工、運行等專業(yè)知識，同時還要熟知采購流程及談判技巧。具體培養(yǎng)要求包括如下方面：一是將合同業(yè)務(wù)人員納入企業(yè)經(jīng)營專業(yè)隊伍范疇統(tǒng)一培養(yǎng)，打通合同管理人才成長通道，加強專業(yè)培訓、取證上崗和項目鍛煉，培養(yǎng)既具備專業(yè)法務(wù)知識又熟悉設(shè)備物資、工程實踐的經(jīng)營人才。二是單個項目的經(jīng)營人員應(yīng)相對固定，保證業(yè)務(wù)延續(xù)性，崗位交流要參照財務(wù)系統(tǒng)做法，進行嚴格的業(yè)務(wù)交接簽字程序。三是物資采辦是黨風廉政問題高發(fā)領(lǐng)域，要加強依法合規(guī)和廉政警示教育，保持警鐘長鳴，教育引導員工恪守職業(yè)道德，防范廉潔風險。

六、結(jié)語

在實際工作中，針對存在的各類難點疑點，要不斷總結(jié)學習，積累經(jīng)驗，找到切實有效的解決對策，從而使得合同管理更加高效，滿足項目物資保供需要，保障企業(yè)合法利益。