如何做好事業(yè)單位檔案信息安全管理工作

王芳

摘 要：近年來，隨著計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸向著數(shù)字化和信息化方向轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代科技給檔案管理工作帶來便捷的同時，也增加了檔案信息安全管理風(fēng)險，也對事業(yè)單位檔案信息安全管理提出了更高的要求。本文將結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的特點，分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，并提出加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息安全管理的相關(guān)策略，希望能夠為相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案信息;安全管理

事業(yè)單位檔案是在各類社會活動中積累下來的具有文字、聲音和影像特征歷史記錄，事業(yè)單位受到所屬行業(yè)性質(zhì)的影響，檔案中存在許多涉及到國家機(jī)密和個人隱私的信息和內(nèi)容，檔案信息一旦泄露，將會給國家和個人帶來不可估量的損失。因此，檔案信息的重要性不容忽視。

一、事業(yè)單位檔案管理的特點

事業(yè)單位檔案客觀記錄了社會活動中各類原始材料，通過檔案所記錄的內(nèi)容和信息能夠?qū)v史事件進(jìn)行真實還原。

從個人角度來看，事業(yè)單位中有些檔案記錄了個人學(xué)習(xí)、工作和成長方面的詳細(xì)信息，涉及到個人隱私，關(guān)系到個人利益。

從國家角度來看，事業(yè)單位是利用國有資產(chǎn)設(shè)立的，事業(yè)單位的社會服務(wù)職能涉及到醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育和科技等方面，其檔案信息中包含了大量涉及國家利益、對國家安全具有較大影響的內(nèi)容。因此，事業(yè)單位檔案信息具有特殊性，事業(yè)檔案檔案信息關(guān)系到國家利益和社會穩(wěn)定，具有較高的保密性。

二、事業(yè)單位檔案信息安全管理中存在的問題

（一）檔案信息安全管理意識不足

事業(yè)單位檔案信息管理中，許多檔案管理工作人員片面認(rèn)為檔案僅僅作為對歷史事件和個人履歷的相關(guān)記錄，對事業(yè)單位檔案內(nèi)容信息保密性重視程度不足。正是基于這種片面認(rèn)識，導(dǎo)致許多事業(yè)單位檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，檔案存放較為隨意，增加了外來人員與檔案接觸機(jī)會，進(jìn)而給檔案信息安全管理帶來風(fēng)險[1]。

（二）檔案收集整理工作工作效率低

事業(yè)單位檔案具有較高的保密性，相關(guān)的檔案整理、分類工作需要嚴(yán)格按照工作制度和流程執(zhí)行。但是，在事業(yè)單位實際工作中，一些檔案資料借出后常常分散于各職能部門或工作人員手中，不能及時移交檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行妥善保管;此外，由于近年來科技不斷發(fā)展，檔案形式也發(fā)生了重大變化，許多聲音、影像檔案資料缺乏有效整理和分類，不僅影響到檔案信息的利用，也給檔案信息安全管理帶來較大影響。

（三）檔案保管工作存在信息安全隱患

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理逐漸向信息化、數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，讓檔案信息利用更加便捷，提高了檔案信息的社會服務(wù)性。但是，互聯(lián)網(wǎng)具有較高的開放性，網(wǎng)絡(luò)病毒傳播、黑客的惡意入侵以及人為非法訪問，都將會增加事業(yè)單位數(shù)字檔案泄露和篡改風(fēng)險。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案管理方式的轉(zhuǎn)變以及檔案信息社會服務(wù)功能的提升對檔案管理人員綜合素質(zhì)提出了更高要求。檔案管理人員不僅要具備較高的思想政治覺悟，具有檔案信息保密意識，還要同時具備檔案管理和信息技術(shù)應(yīng)用能力，這樣才能適應(yīng)檔案管理的時代需求，妥善完成檔案管理的各項工作任務(wù)，減少管理過程中的人為失誤，進(jìn)而提高檔案信息管理的安全性。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息安全管理工作的相關(guān)策略

（一）提高檔案信息安全防范意識

首先，要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息安全管理，需要加強(qiáng)工作人員思想教育，提高檔案管理工作人員的安全防范意識，充分了解事業(yè)單位檔案信息的社會價值，尊重個人隱私，維護(hù)國家利益，提高思想政治覺悟;此外，需要健全事業(yè)單位檔案管理保密制度，明確檔案信息安全管理獎懲措施，以此提升檔案管理工作人員信息保密意識[2]。

其次，要加強(qiáng)檔案全程跟蹤管理，認(rèn)真履行檔案借閱和回收相關(guān)制度，加強(qiáng)檔案信息安全管理宣傳，并做好檔案借閱和回收相關(guān)記錄，提升檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）加強(qiáng)檔案信息技術(shù)保護(hù)

事業(yè)單位檔案檔案通常包括紙質(zhì)檔案、數(shù)字檔案以及實物檔案等形式，需要結(jié)合檔案實際特點，構(gòu)建檔案安全管理環(huán)境，避免檔案在管理過程中造成數(shù)據(jù)信息損毀。對于數(shù)字化檔案，需要做好信息安全風(fēng)險預(yù)判，利用各種安全防護(hù)手段，避免網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客惡意入侵，通過權(quán)限設(shè)置，防止外部人員非法訪問，從而提高檔案信息安全性。

（三）提高檔案管理人員專業(yè)能力

在檔案信息安全管理中，要加強(qiáng)工作人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高工作人員檔案管理綜合技能。時代的發(fā)展對檔案管理工作人員提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要具備檔案管理相關(guān)技能，還要具有豐富的檔案信息化管理知識，這樣才能符合新時期檔案管理崗位的技能要求。

結(jié)束語：

事業(yè)單位檔案信息具有較高的保密性，提高檔案管理人員安全防范意識和檔案管理綜合技能，營造檔案信息安全管理環(huán)境，不僅保障公眾隱私不受侵害，還有助于維護(hù)國家利益，從而進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息安全管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡梅玉.淺談如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室的安全管理工作[J].信息記錄材料，2017（3）

[2]侯嬌嬌.如何做好事業(yè)單位檔案信息安全管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，311（06）：117.