檔案工作對獨立學院發(fā)展的作用及對策

薛鵬 孫莞

摘要：檔案工作現(xiàn)狀與檔案工作重要性之間的不平衡引起了越來越多獨立學院的重視。獨立學院中的檔案工作具有存儲功能、記憶功能等基本職能，還具有服務功能和育人功能等衍生功能，這凸顯了檔案工作對獨立學院發(fā)展的重要意義。筆者進一步探究如何發(fā)揮檔案工作對獨立學院的積極作用，得出規(guī)范化、實用性、智能化建設的對策。

關鍵詞：檔案工作 獨立學院 規(guī)范化 實用性 智能化

一、獨立學院檔案工作現(xiàn)狀

總體來說，獨立學院的檔案工作不夠規(guī)范。獨立學院為了不斷提升辦學水平和教育質(zhì)量，獲得社會廣泛認可和更大、更好的生存發(fā)展空間，普遍將主要精力聚焦規(guī)模發(fā)展和人才培養(yǎng)，因而沒有能夠騰出手規(guī)范檔案工作。目前獨立學院的檔案工作主要存在四個方面的問題：第一，獨立學院以二級學院或直屬單位的身份存在，通常是作為母體高校檔案工作職能管理部門的一個歸檔單位，以年度為時間單位整理報送檔案，提供的檔案往往缺乏細節(jié)。第二，檔案工作沒有形成常態(tài)化，經(jīng)常是在年度考核、教學評估等需要回顧、總結(jié)辦學成果的時間節(jié)點，按照相應的指標要求進行檔案的收集與整理，既容易造成收集方面的疏漏，也容易導致重復存檔。第三，對會議檔案、工作計劃總結(jié)、教學檔案（培養(yǎng)計劃、課程安排、學籍、學科專業(yè)競賽成績）、人事檔案、財務檔案等自成系統(tǒng)、便于梳理的檔案保存較為齊整，對教學一線產(chǎn)生的檔案、過程性檔案、文化建設檔案以及校友檔案等的重視程度不高。第四，隨著部門（院系）調(diào)整和人事調(diào)整，檔案難免存在遺失的情況，也會出現(xiàn)檔案部門化或個人化。因為缺乏系統(tǒng)的綜合管理平臺，檔案與檔案之間是一座座孤島，相互聯(lián)結(jié)較少。

目前，越來越多的獨立學院意識到由于檔案工作的無序?qū)е麓罅啃畔①Y源超負荷存儲，有效檔案得不到妥善保存，進而無法對其有效利用，更加意識到檔案工作對一所有歷史底蘊的、全日制在校生規(guī)模龐大的高等學校的重要意義。所以，獨立學院應逐步建立起學校發(fā)展和檔案工作“一盤棋”的觀念，在條件允許的范圍內(nèi)為檔案工作配備相應的人、財、物和場所，推動學校檔案工作走上正軌。

二、獨立學院中檔案工作的功能

一般而言，檔案館、綜合檔案室、校史博物館、專題展示館等承擔了高等學院檔案工作職能，通過搭建線上、線下兩個平臺，存儲大量的文字、圖表、聲像來記錄學校的歷史變遷，實現(xiàn)檔案工作的存儲功能、記憶功能。筆者認為新時代的檔案工作同時可以承擔起服務功能，即助推學校事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展；也可實現(xiàn)育人功能，即推動學校人才培養(yǎng)、促進學生成長與成才。檔案工作的存儲功能、記憶功能、服務功能、育人功能突顯了檔案工作對獨立學院發(fā)展的重要意義，主要包括四個方面的內(nèi)容。

（一）全面、客觀地記錄并反映學校的辦學歷史和辦學特色

獨立學院的發(fā)展之路并不平坦，獨立學院從“二級學院”“民辦二級學院”“新制二級學院”發(fā)展而來，經(jīng)歷了初創(chuàng)期、建設期、轉(zhuǎn)型期。[1]按照教育部辦公廳最新印發(fā)的《關于加快推進獨立學院轉(zhuǎn)設工作的實施方案》的精神，獨立學院加快推進轉(zhuǎn)設工作勢在必行，獨立學院將再次在政策的指導下調(diào)整優(yōu)化、開拓新局。并且，每個獨立學院院情不盡相同，走過了一條條自主性的、差異化的、無法復制的從無到有、從少到多、從小到大的發(fā)展之路、探索之路、創(chuàng)新之路。每個學校的檔案工作都“有話可說”，根據(jù)學校發(fā)展實際，分門別類、條理化地保護學校的歷史資源，全面、客觀地反映學校的歷史面貌和發(fā)展軌跡，打造一個展示學校工作成就與辦學特色的信息窗口是檔案工作的基本職能，[2]同時服務廣大師生和社會人士查檔閱檔。

（二）服務學校規(guī)范辦學，推動學校不斷提升辦學能力和辦學水平

在獨立學院的發(fā)展過程中，學校高度重視教學評估，因為這項工作是學校自我認識、自我發(fā)展、自我提高的重要依據(jù)，是學校建設、改革、發(fā)展的“助推器”，也是提高教育教學質(zhì)量的有效手段。[3]教學評估是一項常態(tài)化工作，針對獨立學院的教學評估評測周期性強、評測手段多樣，主要有規(guī)范設置省級合格驗收、獨立學院年檢、專業(yè)綜合評估、新專業(yè)評估、監(jiān)測數(shù)據(jù)報送等，以大量的信息資源作為依托，主要是由評估建設部門承擔?？梢姡瑱n案對于教學評估而言是至關重要的，檔案工作作為教學評估的堅實后盾，可與規(guī)范辦學指標體系有機結(jié)合，形成檔案管理閉環(huán)機制，憑借檔案工作中央廚房式的倉儲，輸出必要的信息資源，適時滿足教學評估的工作需要，避免不必要的重復勞動。檔案工作的評估價值不僅限于此，還在于它將“要我評”變成“我要評”，相較于教學評估的量化指標，檔案工作能夠進行量化、質(zhì)化、一體化研究，與評估工作并行不悖、互為補充，有利于建立一套全面、辯證的自查、自評、自建體系，發(fā)現(xiàn)發(fā)展過程中的短板和弱項，為領導決策提供依據(jù)，助力獨立學院健康發(fā)展。所以，檔案工作不僅能夠真實地反映學校的辦學歷史和辦學特色，也能夠準確地衡量學校的辦學能力和辦學水平。

（三）服務師生，增強師生的教學科研、學習創(chuàng)新和社會服務能力

獨立學院是培養(yǎng)創(chuàng)新應用型人才的社會文化事業(yè)性單位，應用型人才是面向崗位的具有扎實理論知識、實踐操作能力和創(chuàng)新能力的高素質(zhì)專門人才類型，是促進區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展的重要人力資源支撐。檔案工作應當圍繞學校這項中心工作開展，將廣大師生當作服務主體，在匯總、整理檔案的過程中關注學校學科專業(yè)建設、人才培養(yǎng)策略、科學研究、產(chǎn)教融合和校企合作、成果轉(zhuǎn)化、國際交流合作等內(nèi)涵建設領域和范疇，將關鍵做法和成效登記造冊，方便廣大師生查閱。檔案工作幫助師生在前人教學科研、學習創(chuàng)新的基礎上增強自身實力，有實力和底氣主動對接區(qū)域行業(yè)鏈、產(chǎn)業(yè)鏈和創(chuàng)新鏈，提升社會服務能力。

（四）推動校園文化建設，營造濃郁的、具有鮮明特色的校園文化氛圍

學生工作是學校工作的重要環(huán)節(jié)，獨立學院多措并舉進一步提升思想政治工作質(zhì)量和“三全育人”工作實效。對學校優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的挖掘、凝練和傳承是思想政治工作和“三全育人”工作的重要組成部分。檔案工作可以盡可能完整地保存學校建立、發(fā)展歷程中的歷史資料，涵蓋學校和師生榮譽、學校發(fā)展歷程（特別是在初創(chuàng)期、瓶頸期、轉(zhuǎn)型期彰顯的遇水搭橋逢山開路的不畏艱難、吃苦耐勞的精神）、學校突破性成就、杰出校友、與社會的有益互動、社會影響力不斷提升等方面的信息資源。檔案是學校文化的珍貴載體，檔案工作可以直接參與到育人工作中，如在新生入校時舉辦校史展、榮譽展，編印并發(fā)放校園文化建設畫冊，制作并播放學校發(fā)展宣傳片、學校文化宣傳片等。檔案工作也可以間接參與到育人工作中，營造出濃郁的育人氛圍，使廣大學子在學校的光榮傳統(tǒng)和文化底蘊的氛圍中得到精神上的升華，塑造愛校榮校的情懷，更好地傳承校園精神文化，[4]夯實奮發(fā)向上的精神力量。

三、發(fā)揮檔案工作對獨立學院積極作用的對策

檔案工作是學校重要的基礎性工作，對獨立學院而言，建立系統(tǒng)的檔案工作是一項有益探索，這對學校檔案的收集、管理和編研都提出了最基本的要求。進入新時代，高校檔案編研工作將側(cè)重于開發(fā)檔案資源、發(fā)揮檔案的文化價值。[5]隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化浸潤時代的肌理，智慧校園、未來校園建設成為高等學校信息化發(fā)展的最新趨勢，檔案工作乘校園信息化建設的東風，可以提高現(xiàn)代化管理水平，給師生帶來更便捷、更有效的服務。接下來，筆者將從以下三個方面探究如何發(fā)揮檔案工作對獨立學院的積極作用。

（一）以規(guī)范化建設作為基礎

獨立承擔系統(tǒng)的檔案建設，對許多獨立學院而言意味著從零開始。為了更好地發(fā)揮檔案的作用，獨立學院首先必須理順檔案部門的內(nèi)部機制，加強檔案的規(guī)范化建設與管理。筆者認為獨立學院的檔案工作需要從四個“一”著手。

一套人馬即要求配套人員提升本領。從一些高等學校成熟的檔案工作中借鑒經(jīng)驗，部分檔案工作的管理部門是獨立的職能管理部門，有的是黨政辦公室的內(nèi)設機構(gòu)，有的是掛靠黨政辦公室的辦事機構(gòu)，主要提供查檔閱檔服務，負責檔案編研。部分學校還設有專門的校史博物館、專題展示館，宣傳部門、圖書館也承擔了部分檔案工作，主要用作展示。除了在管理部門內(nèi)部加強業(yè)務培訓，建設一支專業(yè)化、專家化的檔案員隊伍，獨立學院還要增強全員檔案意識，強化兼職檔案員隊伍建設。

一個理念即要求明確職能，聚焦主業(yè)。檔案工作圍繞學校中心工作，服務領導決策，服務廣大師生，充分凝練、彰顯學校辦學歷史和辦學特色。

一套制度即要求完善制度，規(guī)范管理。檔案工作除了遵循國家和省級檔案法規(guī)、檔案行業(yè)標準和《普通高校檔案管理辦法》，還必須建立并遵循校園管理制度。首先，對檔案部門的性質(zhì)、地位、管理體制、主要職能、工作網(wǎng)絡、崗位職能、經(jīng)費保障等方面進行具體規(guī)定。[6]其次，針對業(yè)務工作，形成包含科研項目檔案管理、電子文件歸檔、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、服務利用、歸檔范圍及保管期限、鑒定銷毀、庫房管理、安全保密等的一系列規(guī)章制度。檔案工作規(guī)章制度能夠幫助解決實際工作中遇到的棘手問題，通過內(nèi)部管控支持檔案工作在校園土壤上健康有序開展。

一個體系即要求統(tǒng)抓統(tǒng)管，細分管理。由獨立學院的檔案管理部門牽頭，對學校內(nèi)部二級單位的檔案工作實施統(tǒng)抓統(tǒng)管、形成體系。獨立學院的檔案工作要反映學校創(chuàng)建、變遷、發(fā)展、建設的歷程。按照獨立學院發(fā)展的一般路徑，筆者認為檔案基本可以分為黨政、教管、學籍、師資、國際化、學生工作、基建、財務、人物、實物、聲像等門類，再根據(jù)學校特色增減相關門類。

（二）以實用性建設作為保障

檔案工作的管理對象大多是靜態(tài)的，但是信息服務是一個動態(tài)的過程，是一個逐步優(yōu)化、突出實效的過程。獨立學院不但要遵循檔案工作的規(guī)律，通過陳列、展覽等常規(guī)的老辦法，保持歷史資源的原汁原味；也要善于轉(zhuǎn)變檔案工作思路，探索并發(fā)現(xiàn)新機制和新路徑，拓展檔案工作的廣度和深度。因此，筆者提倡實用性建設，因為實用性建設能夠確保檔案工作有聲有色，能夠使檔案在不同時代發(fā)光發(fā)熱。實用性建設要強化對館藏結(jié)構(gòu)的專業(yè)化和個性化設計，完善館藏內(nèi)容，通過對各類檔案資源的整合利用，提高信息服務的針對性與實效性。實用性建設要強化人才培養(yǎng)目標，檔案工作要為培養(yǎng)創(chuàng)新應用型人才服務。實用性建設要強化檔案工作的內(nèi)涵建設，加強對檔案資料的編研，通過對學校發(fā)展歷程的研究，梳理學校發(fā)展的脈絡，催生一系列教改研究成果，如獨立學院人才培養(yǎng)目標更迭、應用型人才培養(yǎng)模式改革、人才培養(yǎng)方案的沿革與發(fā)展、獨立學院深化轉(zhuǎn)型發(fā)展舉措、質(zhì)量體系建設、現(xiàn)代職業(yè)教育人才培養(yǎng)等，有利于為獨立學院的進一步發(fā)展厘清思路，從而進一步推動國家高等教育事業(yè)發(fā)展。

（三）以智能化建設作為提升

檔案智能化建設有其內(nèi)生動力，一是信息技術(shù)的普及推動了校園實施“無紙化教學”和“無紙化辦公”；二是獨立學院辦學歷程越來越長，辦學規(guī)模越來越大，文書檔案和聲像檔案的體量隨之激增，調(diào)閱檔案的人數(shù)也呈正相關上升趨勢，會出現(xiàn)調(diào)閱困難、調(diào)閱不全面、調(diào)閱步驟煩瑣等問題。充分融合現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段使檔案工作更智能、科學、高效是獨立學院檔案工作面臨的必然選擇和迫切需要?，F(xiàn)階段，獨立學院在國家政策的指導下積極推進轉(zhuǎn)設工作，新校園建設是一項應然舉措，許多獨立學院選擇借助這個時間點基于大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，建設多網(wǎng)融合、萬物互聯(lián)、智能采集、數(shù)據(jù)集成、安防立體、管理可視、業(yè)務協(xié)同的智慧校園，為學校教育教學和管理運行提供智慧支撐與服務。智慧校園及基礎平臺建設成為校園建設的重要一環(huán)，這為檔案工作智能化建設提供了良好契機。充分利用合適的前沿技術(shù)，如數(shù)據(jù)中臺這一新技術(shù)，能夠給校園安裝一個“大腦”，加強數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)性，打破數(shù)據(jù)壁壘，起到數(shù)據(jù)集成的作用。這樣做實現(xiàn)的功能之一是可以給每一位入校的學生描摹一張立體畫像，準確地提供學生的學籍檔案、試卷、學業(yè)成績、獎懲情況等文書檔案，以及軍訓照片、課堂表現(xiàn)、畢業(yè)照片等聲像資料。檔案智能化建設是以計算機網(wǎng)絡建設為基礎，以資源建設為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化為重點，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，[7]搭建網(wǎng)絡化、數(shù)字化、泛載化、個性化的綜合管理服務平臺，實現(xiàn)信息資源的智能錄入、查詢、交換、分析，也可以呈現(xiàn)一個網(wǎng)上辦事大廳，不但提高了檔案工作效率，也提升了用戶體驗。檔案智能化建設也包含善于運用學生青睞的信息資源接受方式，與學校新媒體官方平臺打好“組合拳”，發(fā)揮校園網(wǎng)的宣傳教育和服務功能。[8]

突出規(guī)范化、實用性、智能化建設，用檔案記錄學校改革發(fā)展的成果，用檔案協(xié)同育人、立德樹人，促進獨立學院實現(xiàn)辦人民滿意的應用型本科教育的目標。

注釋及參考文獻：

[1]路正南，周西安，孫國.新形勢下獨立學院的發(fā)展歷程及路徑分析[J].教育與職業(yè)，2012（33）：26-28.

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[5]徐彥紅.新時代做好高校檔案編研工作探析——以首經(jīng)貿(mào)檔案編研工作為例[J].北京檔案，2020（3）：39-40+46.

[6]朱忠新.推進高職院校檔案館建設的若干對策[J].浙江檔案，2020（3）：62-63.

[7]孫艷麗.高校檔案信息化建設的影響因素分析與對策研究[J].情報科學，2012（2）：254-258+263.

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作者單位：江蘇大學京江學院