海外核電工程信函檔案管理的實踐與探索

崔秀敏

摘要：信函檔案是核電項目的一級檔案類目，具有鮮明的特點和獨特的管理要求。其中海外核電建設(shè)項目信函檔案因為地域、基礎(chǔ)條件等的限制，管理難度更大。本文結(jié)合筆者所在單位海外建設(shè)項目實踐經(jīng)驗，對海外核電建設(shè)項目信函檔案的管理進行分析，總結(jié)困難所在，并提出解決的方法。

關(guān)鍵詞：海外建設(shè)項目 核電項目 信函檔案管理

在國家能源局發(fā)布的核電項目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)中，信函檔案是12個一級檔案類目之一，代碼為M。與竣工圖等其他類型的檔案比較，信函檔案具有交換量大、交換內(nèi)容龐雜、接口繁多、回查率較高等特點。

在核電建設(shè)項目中，存在大量的各類信息和文件的交換，為了保證交換信息的準(zhǔn)確性和有效性，通常約定必須用信函的方式進行文檔和信息的正式交換。核電的信函檔案就是項目建設(shè)期間文檔正式交換的記錄，記錄了項目建設(shè)期間各種信息的交換、意見討論、決策過程和數(shù)據(jù)等重要信息。目前，國內(nèi)核電建設(shè)項目普遍采用了“文函一體化”的管理方式，這種管理方式就是對需要交換的各類文函進行分類管理，對每種類別給予唯一的類型代碼，以便分發(fā)和歸檔?！拔暮惑w化”的管理方式如同條理清晰的經(jīng)緯線，將核電建設(shè)項目交換的各類信息梳理得脈絡(luò)分明，是信函檔案前期控制的良好舉措。

信函檔案作為核電建設(shè)項目檔案的一個重要組成部分，具有如下特點：一是因為建設(shè)周期長，信函檔案產(chǎn)生的時間跨度往往在6～7年以上；二是信函檔案內(nèi)容復(fù)雜，因為核電站的建設(shè)往往涉及數(shù)十個專業(yè)、成千上萬種材料，核電文檔的專業(yè)性高；三是信函檔案的回查率、利用率高。

與國內(nèi)項目相比，海外核電建設(shè)項目的信函管理因為所處環(huán)境的差異等，面臨著獨特的挑戰(zhàn)和困難，最常見的困難是確定信函的管理要素有哪些、如何進行編碼和分類、如何確保能迅速流轉(zhuǎn)等。針對這些問題，筆者單位在多年的實踐中，總結(jié)了以下經(jīng)驗，使信函的管理能做到分類清晰、分發(fā)迅速、歸檔及時、查找便捷。

一、管理重細節(jié)，制度來規(guī)范

在信函檔案管理中，筆者單位堅持用制度來管理、規(guī)范工作流程，在每個項目啟動之初，就根據(jù)項目特點，及早編制好項目的信函管理制度，并對各個參建單位的信函管理提出明確要求，堅持從一開始就用制度使管理國際化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

筆者單位為項目編制的信函管理制度涵蓋了信函全生命周期，包含信函的格式、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)、催辦、歸檔、借閱等每個細節(jié)，對操作步驟給出了明確的規(guī)定，努力使每個操作有據(jù)可依。以下就幾個重要方面進行簡要說明。

首先要明確信函的格式。項目信函的格式包含以下內(nèi)容：項目名稱、發(fā)件單位/發(fā)件人、收件單位/收件人、信函編碼、發(fā)出時間、頁碼、是否需要回復(fù)、回復(fù)時間、緊急與否、標(biāo)題、正文、附件、簽發(fā)、抄送等。統(tǒng)一、完善、清晰的信函格式可以將各種要素清晰地展現(xiàn)出來，對信函的識別、接收、分發(fā)、歸檔、利用非常有利。

其次要明確各類信函簽發(fā)的權(quán)限。項目發(fā)出的信函具有法律效力，所以對信函內(nèi)容的審核和簽發(fā)非常重要。筆者單位在編制信函的通信規(guī)則時，就確定好各類信函簽發(fā)人的級別。例如，對外發(fā)出的信函，有權(quán)限的簽發(fā)人一般是項目總經(jīng)理、項目副總經(jīng)理，以及經(jīng)他們授權(quán)的代簽人。涉及商務(wù)費用、工期等內(nèi)容的信函，需要多個部門聯(lián)合簽署，并要求各個參建單位及時提交簽發(fā)人名單進行備案，以此來保證信函的嚴(yán)肅性。

此外，筆者單位要求項目信函的傳遞必須按照規(guī)范渠道進行。雖然在緊急情況下可以通過口頭進行信息傳遞，但傳遞的信息隨后必須盡快用正式的信函進行確認(rèn)。

二、巧用區(qū)段碼，分類更清晰

在信函管理中，除了格式、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)外，還要對信函的編碼進行科學(xué)設(shè)計。

信函的編碼可以被視為信函的身份證，是識別、分發(fā)、檢索、追蹤信函的重要工具，也是信函管理上的一個難點和要點?？傮w來說，目前我國核電項目信函的編碼主要有以下幾種方式：

三段式：發(fā)文單位代碼-大流水碼-收文單位代碼

發(fā)文單位代碼-區(qū)段流水碼-收文單位代碼

發(fā)文單位代碼-收文單位代碼-大流水碼

四段式：發(fā)文單位代碼-年度碼-大流水碼-收文單位代碼

發(fā)文單位代碼-年度碼-區(qū)段流水碼-收文單位代碼

五段式：項目代碼-發(fā)文單位代碼-年度碼-大流水碼-收文單位代碼

雖然目前各個海內(nèi)外核電項目信函編碼的方式并不完全一致，但總體來看，三段式中的“發(fā)文單位代碼-區(qū)段流水碼-收文單位代碼”編碼方式比較占主流。對于三段式信函編碼舉例如下，在某項目中，“ABCD-000001-AFGH”這個信函編碼的含義為這是某項目ABCD單位遞送給AFGH單位的第一封普通類型信函，而“ABCD-400098-AFGH”就代表著這是ABCD單位遞送給AFGH單位的第98封設(shè)計變更類型的信函。

因為信函傳遞的內(nèi)容非常繁雜，做好分類管理，對信函檔案前期的分發(fā)、流轉(zhuǎn)，后期的歸檔和查詢都有重要意義。在三段式“發(fā)文單位代碼-區(qū)段流水碼-收文單位代碼”中的第二位編碼“區(qū)段流水碼”就是信函的分類和流水碼。筆者單位對信函的分類，主要根據(jù)信函傳遞的內(nèi)容來確定。從傳遞的內(nèi)容來說，信函可以分為普通類、發(fā)票類、工作令、變更類、審查類、文件傳遞類、紀(jì)要類等多種類型。在一個核電建設(shè)項目中，信函分類可達數(shù)十種，例如“000001-09999”區(qū)段通常用于普通信函的傳遞，“100000-139999”區(qū)段用于提交發(fā)票相關(guān)的函件，“400000-499999”區(qū)段用于設(shè)計變更類型函件的傳遞……筆者單位在信函檔案的管理中，根據(jù)項目實際情況，對信函的分類和編碼進行了科學(xué)設(shè)計，使得信函檔案分類清晰，歸檔和查找方便。

同時，筆者單位在實踐和研究中也發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)各個核電項目在信函的“區(qū)段流水碼”編制和使用中存在區(qū)段分類不一致等問題。雖然各個項目可以自己定義區(qū)段碼，但從促進我國海內(nèi)外核電建設(shè)項目文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化角度來看，如果今后能對信函區(qū)段流水碼進行統(tǒng)一分類是一件非常好的事情。

對于信函是選擇三段式編碼，還是四段式、五段式，最重要的是要適合項目管理的實際。對海外核電建設(shè)項目來說，因為情況比較復(fù)雜，尤其不能照搬國內(nèi)的習(xí)慣做法。

三、創(chuàng)新多舉措，流轉(zhuǎn)變順暢

一封信函經(jīng)過起草、編碼、簽發(fā)后，就進入質(zhì)量檢查環(huán)節(jié)。質(zhì)量檢查的內(nèi)容包含格式是否正確、簽發(fā)人是否有效、編審批是否齊全等。筆者單位的海外項目有大量的外文信函，對外文信函還要檢查是否有翻譯者的簽字，在完成質(zhì)量檢查之后，信函就進入了流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。

信函的流轉(zhuǎn)在國內(nèi)項目中是比較順暢的，但海外項目因為所在國網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施的限制，以及時差、多地辦公、國內(nèi)外接口繁多等實際情況，流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)往往比國內(nèi)項目復(fù)雜得多。以筆者單位某核電建設(shè)項目為例，因為當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)條件有限，現(xiàn)場工作的項目部同事登錄國內(nèi)的網(wǎng)站時，存在打開時間長或網(wǎng)站無法打開等情況，使得每天大量信函的交換和管理非常不方便。為了保證信函能流轉(zhuǎn)快捷，公司采取了靈活、創(chuàng)新的舉措，順利地完成了信函快速的流轉(zhuǎn)，滿足了施工需要。

一是幫助項目部在當(dāng)?shù)丶茉O(shè)了局域網(wǎng)絡(luò)，以方便項目部的日常工作，同時公司總部的文檔部門主動承擔(dān)了項目信函交換中轉(zhuǎn)站的角色，負(fù)責(zé)接收和處理項目部發(fā)往國內(nèi)的部分信函，相當(dāng)于接辦了前線信函管理人員的一部分工作，前后方的協(xié)作使得工作順利進行。

二是對信函進行了分層級的管理。在海外建設(shè)項目中，建設(shè)高峰期交換的成千上萬封各類信函如雪片般飛來，快速流轉(zhuǎn)的壓力很大。為了加快信函流轉(zhuǎn)和處理速度，確保信函得到準(zhǔn)確和快速的處理，筆者單位對信函進行了分級管理。

首先根據(jù)信函的發(fā)出層級將信函分為公司級信函和項目級信函。筆者單位總部編制了《公司通信的一般規(guī)則》等，對公司信函的級別，項目部與總部、各個項目部之間如何交換信函進行了規(guī)范。各個項目部參照此程序制定和發(fā)布項目級別的通信規(guī)則，并負(fù)責(zé)管理好項目層級的信函檔案。

在公司級信函和項目級信函中，又根據(jù)信函是否外發(fā)，將信函分為內(nèi)部信函與外部信函。外部信函是指公司各部門、各項目部與外單位的通信，通過正式信函的方式來進行，需要文檔部門統(tǒng)一編號、收發(fā)、歸檔。公司各部門內(nèi)部、項目部各部門之間流轉(zhuǎn)的各類信函，被劃分為內(nèi)部信函。內(nèi)部信函的管理相對簡單，由各個部門根據(jù)程序自行編碼，負(fù)責(zé)日常流轉(zhuǎn)、管理與歸檔。

分類管理使得信函呈現(xiàn)出層次性，脈絡(luò)分明，也減輕了文檔部門信函管理的壓力，加快了信函的審批、流轉(zhuǎn)速度，同時減少了后期歸檔的壓力。

綜上所述，在海外核電項目信函管理中，筆者單位在借鑒國內(nèi)做法的同時，在信函檔案的要素、編碼、流轉(zhuǎn)、歸檔等方面根據(jù)項目實際情況進行創(chuàng)新性管理，確保了信函管理在滿足項目建設(shè)需要的同時，也能滿足檔案管理要求。今天的經(jīng)驗和成績是幾代檔案管理人員汗水與智慧的結(jié)晶，也是我們的寶貴財富。希望這些經(jīng)驗?zāi)苤ξ覈Ｍ饨ㄔO(shè)項目信函檔案管理的研究和實踐，并對大家有所啟迪。

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作者單位：中國中原對外工程有限公司信息文檔部