高校智慧迎新系統(tǒng)的建設(shè)與探索

滕華 侯鎮(zhèn)鋒 高哲

摘? 要：隨著獨立學(xué)院轉(zhuǎn)型后招生數(shù)量的不斷增長，為了解決學(xué)校迎新過程中工作效率不高、服務(wù)質(zhì)量不佳、學(xué)生及家長對新環(huán)境體驗感差等問題，文章建立了一套智慧迎新系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)外參與迎新工作的各相關(guān)部門之間信息發(fā)布、數(shù)據(jù)交互和共享，實現(xiàn)錄取學(xué)生網(wǎng)上預(yù)報到、微信繳納學(xué)費、數(shù)據(jù)多維度實時統(tǒng)計，最終實現(xiàn)迎新工作與信息化的完美融合和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：智慧迎新;移動支付;數(shù)據(jù)統(tǒng)計

中圖分類號：TP391.41? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-4706（2020）24-0135-04

Construction and Exploration of College Smart Welcome System

TENG Hua，HOU Zhenfeng，GAO Zhe

（Xian Mingde Institute of Technology，Xian? 710124，China）

Abstract：With the continuous growth in the number of enrolled student after the independent collegetransition，in order to solve a series of problems，such as low working efficiency，poor quality of service during the process that college welcome new students，and students and their parents have a poor experience to the new environment，this paper establishes a set of smart welcome system，which can realize the information release，data interaction and sharing among each related departments inside and outside the college that take part in the welcome work，realize the enrolled studentspreparation register online，paying the tuition fee on WeChat，multi-dimensional real-time statistics of data，and finally realize the perfect fusion and innovation between the welcome work and informatization.

Keywords：smart welcome;mobile payment;data statistics

0? 引? 言

迎新工作是招錄新生后的第一項重要工作，既體現(xiàn)了新學(xué)年學(xué)校各項工作的精神面貌，也集中體現(xiàn)了一所大學(xué)的組織管理水平。隨著我國高等教育進(jìn)入大眾化時代，越來越多的新生有機會踏入大學(xué)的校門[1]。我們既要將學(xué)生迎進(jìn)來，更要將高校風(fēng)貌展示出去。因此，充分利用好迎新這一階段，幫助新生盡快地了解學(xué)校、融入學(xué)校、適應(yīng)新環(huán)境、新生活，成為高校迎新工作的一個重要任務(wù)[2]。西安明德理工學(xué)院因前身是一所本科層次的獨立學(xué)院，在信息化建設(shè)方面發(fā)展并不是很全面，迎新工作也一直沿用傳統(tǒng)的手工模式：人工核驗、手工登記、排隊繳費、領(lǐng)物品等流程繁瑣，重復(fù)填報，現(xiàn)場排隊人員眾多，進(jìn)度緩慢。因此如何利用信息化手段優(yōu)化迎新工作流程、提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率是學(xué)校面臨的重要問題。

1? ?迎新工作模式

1.1? 原有迎新工作模式

每年一度的高校新生報到是緊張而匆忙的。原有的迎新工作采用全線下人工辦理，新生報到涉及到招生辦公室、教學(xué)部、資助管理科、財務(wù)部、校醫(yī)院、戶籍科、物業(yè)科等學(xué)校眾多部門。這些部門往往要提前兩到三周來校準(zhǔn)備迎接新生的工作，有的甚至?xí)r間更早。然而即便如此，迎新當(dāng)天學(xué)生家長對學(xué)校服務(wù)不滿意的現(xiàn)象也時有發(fā)生。仔細(xì)分析不難發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的迎新工作模式存在以下問題：

人工辦理出錯率高。傳統(tǒng)的迎新工作主要依靠人工登記辦理，報到、登記、繳費及物品領(lǐng)取等流程繁瑣，再加上一般迎新都集中在2到3天的時間內(nèi)，工作量大、人員密集，往往出錯率較高，并且每個環(huán)節(jié)都涉及不同部門，出錯后還很難及時發(fā)現(xiàn)問題，為后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計帶來較大困難[3]。

協(xié)同工作效率低。由于新生報到的整個環(huán)節(jié)需要許多部門相互配合才能完成，但各部門辦公的地點不同，遠(yuǎn)近各異。有時需要跑很多地方才能完成，有時一個環(huán)節(jié)沒辦完就不能辦理其他的事情，這就導(dǎo)致有些環(huán)節(jié)排起長隊，而有些環(huán)節(jié)沒人辦理。例如，財務(wù)繳費環(huán)節(jié)，每年在這個地方財務(wù)都要設(shè)立許多窗口，但仍然無法解決繳費現(xiàn)場因核對信息、刷卡支付、貸款減免、現(xiàn)金支付等情況帶來的排隊現(xiàn)象。

數(shù)據(jù)共享機制不暢通。迎新前，各個部門從招生辦獲取報到新生的數(shù)據(jù)。迎新過程中，學(xué)生流動性大，工作相對獨立，有些環(huán)節(jié)還可并行辦理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不準(zhǔn)確，存在數(shù)據(jù)孤島。

報到信息時效性差，信息化管理能力薄弱。傳統(tǒng)的迎新工作各單位都是基于自己部門的業(yè)務(wù)流程辦理，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致整個迎新環(huán)節(jié)無法得到實時、準(zhǔn)確、統(tǒng)一的報到信息。

為此需付出大量的人力物力去統(tǒng)計最終的報到數(shù)據(jù)，無法為領(lǐng)導(dǎo)決策分析提供依據(jù)，一定程度上影響到學(xué)校信息化管理的能力。

1.2? 智慧迎新工作模式

智慧迎新系統(tǒng)的建設(shè)，梳理并優(yōu)化新生入學(xué)的工作流程，涵蓋了新生從招生錄取到入學(xué)報到的全過程[4]。整個迎新系統(tǒng)分為新生數(shù)據(jù)入庫、新生數(shù)據(jù)處理、新生數(shù)據(jù)服務(wù)、面向新生服務(wù)、數(shù)據(jù)分析與決策共五個階段。

1.2.1? 新生數(shù)據(jù)入庫

新生數(shù)據(jù)從各省招生錄取系統(tǒng)中獲取后，導(dǎo)入到學(xué)校招生錄取數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行解碼，即獲得新生的錄取信息。

1.2.2? 新生數(shù)據(jù)處理

當(dāng)全部新生錄取信息進(jìn)入招生錄取數(shù)據(jù)庫后，迎新系統(tǒng)將根據(jù)學(xué)生所在學(xué)院及班級進(jìn)行分班、分學(xué)號，這里分班分學(xué)號支持科類、性別、地域、成績等多種維度選擇自動分配，或手動分配。同時在預(yù)處理階段需要完成學(xué)費、宿舍費及宿舍各學(xué)院配額的設(shè)定。

1.2.3? 新生數(shù)據(jù)服務(wù)

基于迎新系統(tǒng)的新生數(shù)據(jù)，為后勤、教學(xué)、一卡通、財務(wù)、各學(xué)院等部門提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)服務(wù)，方便大家在統(tǒng)一的新生數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，提前完成各自的業(yè)務(wù)準(zhǔn)備工作。同時各部門都能夠及時地、準(zhǔn)確地掌握學(xué)生線上報到填寫的信息，如到校交通方式、到校時間以及是否辦理戶籍遷移等。使大家更加有針對性地開展迎新工作，切實提高迎新工作預(yù)見性和實效性，并為進(jìn)一步做出新生管理服務(wù)決策提供第一手的資料。

1.2.4? 面向新生服務(wù)

入學(xué)新生可通過迎新系統(tǒng)Web端或手機微信端訪問迎新系統(tǒng)，新生根據(jù)“姓名+身份證號”雙重校驗核實身份后，開啟線上報到流程。線上報到流程支持新生個人信息的填報、到校時間的登記、戶口遷移登記、綠色通道申請，宿舍房間類型選擇以及在線繳費。完成線上報到的學(xué)生只需攜帶錄取通知書現(xiàn)場核驗身份，便可領(lǐng)取宿舍鑰匙進(jìn)入宿舍，前往校醫(yī)院進(jìn)行體檢，同時領(lǐng)取軍訓(xùn)服，完成報到手續(xù)。

1.2.5? 數(shù)據(jù)分析與決策

現(xiàn)場報到的情況，實時通過大屏以餅圖、條圖、柱形圖等形式展現(xiàn)出來，為領(lǐng)導(dǎo)后期決策分析提供有效支撐。

2? 智慧迎新系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

2019年西安明德理工學(xué)院開展智慧迎新系統(tǒng)建設(shè)項目，本次建設(shè)分為迎新網(wǎng)和線上迎新、系統(tǒng)管理后臺三部分。其中迎新網(wǎng)和線上迎新都是提供新生預(yù)先完成報到手續(xù)的窗口。而系統(tǒng)管理后臺則是實現(xiàn)迎新工作流程各個環(huán)節(jié)具體的操作，具體工作流程圖如圖1所示。

2.1? 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)軟件采用SSM框架（SpringMVC+Spring+MyBatis框架）軟件開發(fā)技術(shù)，前段設(shè)計使用HTML5開發(fā)，后臺通過MyBatis與MySQL數(shù)據(jù)庫相連接，中間件采用WebLogic容器進(jìn)行部署。系統(tǒng)硬件使用兩臺應(yīng)用服務(wù)器、一臺數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和一臺負(fù)載均衡服務(wù)器分別部署。

2.2? 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)數(shù)據(jù)中心的建設(shè)規(guī)范，迎新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)為學(xué)生在校生命周期的起點，也是高校學(xué)生管理數(shù)據(jù)的源頭。為了加快學(xué)校信息化建設(shè)，消除信息孤島，學(xué)校根據(jù)教育部、省教育廳和學(xué)校有關(guān)信息化建設(shè)的方針政策、指導(dǎo)意見和信息標(biāo)準(zhǔn)，編制智慧校園信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

本次迎新系統(tǒng)主要涉及的編碼標(biāo)準(zhǔn)包括：學(xué)?；緮?shù)據(jù)類、組織機構(gòu)數(shù)據(jù)類、國家專業(yè)大類、國家專業(yè)二類、國家專業(yè)類、校內(nèi)專業(yè)類、班級數(shù)據(jù)類、學(xué)號數(shù)據(jù)類、樓宇數(shù)據(jù)類、宿舍數(shù)據(jù)類。

2.3? 系統(tǒng)主要功能

西安明德理工學(xué)院迎新系統(tǒng)由新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入、打印通知書、短信批次管理、分班分學(xué)號、生源地貸款、繳費、退費等功能組成。具體系統(tǒng)功能如圖2所示。

2.3.1? 新生數(shù)據(jù)導(dǎo)入

通過從各省份招錄系統(tǒng)中下載的學(xué)生.DBF數(shù)據(jù)包，對應(yīng)其省份、類別導(dǎo)入迎新系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行解碼，即獲得新生的全字段錄取信息（包含學(xué)生的姓名、性別、身份證號、考生號、錄取學(xué)校、專業(yè)代碼、錄取專業(yè)、通信地址等）。

2.3.2? 分班分學(xué)號

當(dāng)新生錄取結(jié)束，錄取數(shù)據(jù)全部導(dǎo)入系統(tǒng)后，教務(wù)部門管理員將根據(jù)學(xué)生所在學(xué)院及專業(yè)進(jìn)行學(xué)號和班級的分配，學(xué)號編碼由7位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，班號編碼由9位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，按照此規(guī)則的同時還要根據(jù)科類、性別、地域、成績等多種維度自由選擇自動分配，分配后的數(shù)據(jù)如不能全部滿足需要，可再次進(jìn)行手動調(diào)整，直至分配結(jié)束。

2.3.3? 宿舍分配管理

后勤宿舍管理部門，將宿舍信息根據(jù)錄取數(shù)據(jù)并結(jié)合往年報到率，提前預(yù)分配至每個學(xué)院、每個專業(yè)，如遇宿舍資源緊缺，則系統(tǒng)將及時進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

學(xué)生線上選擇宿舍時，根據(jù)個人所需選擇房間類型，繳費成功后，系統(tǒng)將自動分配宿舍，并通過微信公眾號推送具體的樓宇、房間號和房間類型等信息。因宿舍資源緊缺，宿舍房間類型選擇采取先到先得的方式，房間分配按照微信支付確認(rèn)信息時間為依據(jù)。

2.3.4? 綠色通道申請

“綠色通道”是確保普通高校家庭經(jīng)濟困難新生順利入學(xué)最直接、最有效的措施。入學(xué)新生根據(jù)個人家庭經(jīng)濟情況進(jìn)行申請，同時需要提供相應(yīng)支撐材料。申請后，由資助中心管理員進(jìn)行信息審核，審核通過后，應(yīng)繳納學(xué)費將自動減免。因?qū)W生提交申請時間不固定，為方便審核人員及時處理待辦，系統(tǒng)支持PC端與微信移動端共同審批，并且系統(tǒng)支持后期根據(jù)學(xué)院、專業(yè)、審核情況、申請金額、時間等進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

2.3.5? 繳費

財務(wù)部門需提前維護好新生各個專業(yè)的學(xué)費標(biāo)準(zhǔn)、宿舍費類型和宿舍標(biāo)準(zhǔn)。通過與微信支付API接口對接，學(xué)生在完成繳費前的線上報到環(huán)節(jié)后，核算出當(dāng)前應(yīng)繳費用，只需輸入支付密碼即可完成繳費環(huán)節(jié)。支付成功后，微信支付會把支付結(jié)果返回系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)學(xué)生的繳費時間和流水號，更新學(xué)生的繳費狀態(tài)。對于管理人員，可通過系統(tǒng)實時查看當(dāng)前學(xué)生的繳費數(shù)據(jù)，并根據(jù)不同維度進(jìn)行統(tǒng)計。

2.3.6? 數(shù)據(jù)統(tǒng)計

根據(jù)新生錄取數(shù)據(jù)、線上報到和現(xiàn)場報到的情況，統(tǒng)計出各種維度自由組合的統(tǒng)計報表，同時支持現(xiàn)場報到實時數(shù)據(jù)的大屏展示。實現(xiàn)新生的報到各個環(huán)節(jié)的辦理情況的實時統(tǒng)計查詢;各學(xué)院、專業(yè)報到情況的實時統(tǒng)計查詢;各生源地學(xué)生報到情況的實時統(tǒng)計查詢等，為后期領(lǐng)導(dǎo)管理決策提供有效依據(jù)。

2.4? 系統(tǒng)成效

通過智慧迎新系統(tǒng)的建設(shè)，將入學(xué)前后的事務(wù)進(jìn)行合理劃分，并充分利用信息技術(shù)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)移動技術(shù)，將傳統(tǒng)的迎新服務(wù)及管理方式，有效的組織起來，跨越了時間、空間距離和部門壁壘，使迎新工作呈現(xiàn)出“數(shù)字化、人性化、智能化”的工作特色。為入學(xué)新生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為學(xué)校的管理人員，提供面向入學(xué)新生的統(tǒng)一工作管理平臺，從而達(dá)到數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)功能的充分融合、輔助領(lǐng)導(dǎo)做出決策，提高針對入學(xué)新生的迎新管理工作效率和水平[3]。圖3所示為西安明德理工學(xué)院后臺管理系統(tǒng)示意圖。

通過智慧迎新系統(tǒng)的建設(shè)將迎新各部門有效的組織起來，實現(xiàn)統(tǒng)一辦公，協(xié)同處理，提高迎新工作的效率，打破傳統(tǒng)的部門間的壁壘和界限;實現(xiàn)學(xué)校與新生信息的雙向反饋，有針對性地開展迎新工作;實現(xiàn)為學(xué)生提供多樣化信息服務(wù)，便于新生快速地融入并適應(yīng)大學(xué)生活;實現(xiàn)新生信息數(shù)據(jù)從錄取到報到注冊全程信息化管理，提高報到注冊效率;實現(xiàn)在線支付，簡化繳費過程，提高繳費效率;實現(xiàn)錄取和報到數(shù)據(jù)的實時統(tǒng)計，為領(lǐng)導(dǎo)決策分析提供幫助[5]。

3? 結(jié)? 論

信息化技術(shù)的快速發(fā)展使高校的各項業(yè)務(wù)工作發(fā)生了巨大的變化，面向?qū)W生的管理和服務(wù)帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇，傳統(tǒng)的迎新工作模式越來越不能滿足學(xué)校的發(fā)展現(xiàn)狀和對新生的服務(wù)要求。為此，智慧迎新系統(tǒng)的建設(shè)使參與迎新工作的各部門之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和協(xié)同，并且進(jìn)一步明確各部門的職責(zé)和管理范圍，充分地體現(xiàn)了學(xué)校各項工作以學(xué)生為中心的指導(dǎo)思想，也標(biāo)志著學(xué)校管理現(xiàn)代化水平的全面提高，使新生及新生家長在入學(xué)伊始就能強烈地感受到學(xué)校高新技術(shù)應(yīng)用的氛圍和學(xué)校服務(wù)工作的高效有序，同時為學(xué)校智慧校園的建設(shè)提供全面而準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源、規(guī)范的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對學(xué)校整體信息化建設(shè)都有重要的意義。

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作者簡介：滕華（1986.11—），女，漢族，陜西西安人，工

程師，本科，研究方向：校園信息化建設(shè)、軟件應(yīng)用;侯鎮(zhèn)鋒（1986—），男，漢族，陜西咸陽人，工程師，本科，研究方向：校園信息化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)安全;高哲（1987—），女，漢族，陜西榆林人，助理工程師，碩士，研究方向：校園信息化建設(shè)、軟件應(yīng)用。