淺析如何實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理中的優(yōu)化管理

李娜

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作在各行業(yè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)期間發(fā)揮的作用越來越顯著，其在有效保障員工權(quán)益的同時(shí)，對(duì)于企業(yè)的進(jìn)步也起到了推動(dòng)性作用。所以必須提高檔案管理工作關(guān)注力度，加大檔案管理期間工作缺失的探索，同時(shí)制定改善措施，優(yōu)化檔案管理工作模式，提高檔案綜合管理工作效率，進(jìn)而提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

本文將對(duì)何實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理中的優(yōu)化管理進(jìn)行深入探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案;綜合管理;優(yōu)化管理

引言

企業(yè)單位的綜合檔案管理是對(duì)單位的有關(guān)檔案文件和信息進(jìn)行全面管理，并利用各種檔案給予參考和服務(wù)支持的工作總稱。綜合檔案管理工作涉及諸多方面，包括檔案的收集、整理、保管、編輯、統(tǒng)計(jì)、分析等，綜合檔案管理將大量的檔案資料進(jìn)行集中化和系統(tǒng)化的處理，以滿足企業(yè)單位對(duì)綜合檔案的使用和管理要求。

一、做好綜合檔案管理工作的意義

檔案是企業(yè)開展管理工作期間必不可少的資源，其以特殊方式對(duì)單位的人事、財(cái)務(wù)、行政、運(yùn)營(yíng)狀況以及公司制度進(jìn)行管理，其作為各項(xiàng)工作開展的依據(jù)在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。各個(gè)行業(yè)公司在運(yùn)營(yíng)期間，都離不開綜合檔案管理的推動(dòng)作用。有效的開展綜合檔案管理工作，有利于整合單位內(nèi)部資源，提高各項(xiàng)工作效率。同時(shí)針對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況開展有效的數(shù)據(jù)整理工作，可作為單位內(nèi)部各項(xiàng)工作計(jì)劃的依據(jù)，且能夠根據(jù)各項(xiàng)數(shù)據(jù)直觀的獲知企業(yè)的運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上開展各項(xiàng)工作。所以，單位管理者需要提高綜合檔案管理工作重視程度，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，積極優(yōu)化檔案管理方式，創(chuàng)建科學(xué)有效的綜合檔案管理模式，提高檔案管理的實(shí)用性和效率性，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。

二、企業(yè)檔案綜合管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）管理方式問題

之前，在開展檔案管理工作期間，未采用電子版進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)的記錄，致使在后期需要查閱檔案時(shí)查找信息用時(shí)較長(zhǎng)，且檔案管理工作較為繁瑣。此外，因保存方式和經(jīng)常查閱等原因造成保存時(shí)間較長(zhǎng)的檔案出現(xiàn)字跡模糊、資料損壞等現(xiàn)象，造成初始信息缺失，進(jìn)而影響后續(xù)工作的開展。致使此類現(xiàn)象發(fā)生的主要原因是檔案管理員責(zé)任意識(shí)較低，對(duì)檔案管理工作重視程度不高，缺乏先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)能力。同時(shí)，單位對(duì)運(yùn)營(yíng)成本管控較嚴(yán)，未增加成本輸出采購(gòu)電子裝備，致使無法開展電子檔案管理工作，進(jìn)而降低了檔案管理工作效果。

（二）管理制度混亂

目前，大多數(shù)企業(yè)管理者對(duì)綜合檔案管理工作關(guān)注程度較低，所以未針對(duì)其制定有效的管理措施。雖然個(gè)別企業(yè)擁有綜合檔案管理制度，可其開展檔案管理工作期間制度未落實(shí)到位，致使管理制度執(zhí)行效果不佳。公司規(guī)模逐漸擴(kuò)大，需整理檔案也隨之增加，大量待整理的檔案直接降低了檔案管理員的工作積極性，使其責(zé)任意識(shí)以及細(xì)心程度逐漸降低。同時(shí)，對(duì)于借出的資料未進(jìn)行登記與歸檔，致使部分資料借出后便丟失，此外還有部分人員隨意篡改檔案記錄內(nèi)容，致使記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性降低。

三、有效優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的措施

（一）思想教育及工作能力提升

檔案管理員是檔案管理工作實(shí)施的主體，其綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理工作效率。針對(duì)檔案管理員開展科學(xué)培訓(xùn)，提高其責(zé)任意識(shí)與工作積極性。在培訓(xùn)教育期間，公司應(yīng)該指引員工自行設(shè)置學(xué)習(xí)任務(wù)，以此來提高員工的專業(yè)技能，進(jìn)而保障公司的進(jìn)步。此外，培訓(xùn)工作的良好落實(shí)能夠提高員工的自信心和工作熱情，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。通常條件下，公司在實(shí)施思想引導(dǎo)工作期間能夠采用動(dòng)員會(huì)或者主題宣講等形式來開展，在活動(dòng)期間要注重公司歷史與文化底蘊(yùn)的熏陶，提升員工的自信心、優(yōu)越感以及責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，隨著檔案管理工作的加重要逐步提高員工的工作標(biāo)準(zhǔn)，隨著公司的發(fā)展不斷優(yōu)化檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠滿足公司發(fā)展步伐。此工作的開展需要以公司加大資金投入為基礎(chǔ)，需要引進(jìn)先進(jìn)的人才或聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工能夠不斷的提高自身素養(yǎng)，同時(shí)公司要建立績(jī)效考評(píng)制度，進(jìn)行責(zé)任劃分，確保檔案管理工作的高效開展。

（二）不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了有效提高檔案管理者的綜合素質(zhì)應(yīng)從以下兩方面開展工作：（1）提高入職標(biāo)準(zhǔn)。在招聘新員工期間，主要以應(yīng)聘人的專業(yè)能力以及道德素養(yǎng)兩方面為考核標(biāo)準(zhǔn)，保證應(yīng)聘員工的綜合素質(zhì)能夠勝任檔案管理工作。（2）公司內(nèi)部定期組織員工對(duì)專業(yè)理論和道德觀念進(jìn)行學(xué)習(xí)，后對(duì)學(xué)習(xí)效果進(jìn)行檢驗(yàn)，若是員工不能通過檢驗(yàn)則需重新學(xué)習(xí)，以此來保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠滿足公司需求。此外，要建立獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于工作業(yè)績(jī)較好的員工要進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，進(jìn)而提高內(nèi)部員工工作熱情。

（三）建立信息化管理結(jié)構(gòu)體系

近幾年，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理方式已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?。借助?jì)算機(jī)創(chuàng)建電子檔案，使檔案管理工作更加簡(jiǎn)便，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)搜索功能，可以快速的找到檔案資料，提升了檔案管理工作效果。并且，在日漸復(fù)雜的檔案管理工作中，合理的采用現(xiàn)代化技術(shù)能夠創(chuàng)建新型管理系統(tǒng)，可以有效的落實(shí)檔案管理歸納工作。在開展檔案管理工作期間，公司應(yīng)該增加對(duì)檔案管理資金支持，采購(gòu)先進(jìn)的電子裝備。例如，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真和掃描儀等，確保能夠?qū)⒁延械募堎|(zhì)檔案整理為電子檔案。并且，正在完成紙質(zhì)版檔案統(tǒng)計(jì)工作后，公司內(nèi)部需要根據(jù)單位的具體檔案管理工作制定嚴(yán)格的檔案管理制度，以確保檔案管理工作的有效開展。同時(shí)借助檔案管理制度提高檔案的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，防止后期因各種因素造成的信息缺失，妨礙后期工作的順利開展，進(jìn)而阻礙公司的發(fā)展進(jìn)步。

結(jié)束語

綜上所述，做好綜合檔案管理工作及其創(chuàng)新，對(duì)企業(yè)單位的發(fā)展是非常重要的。無論是企業(yè)單位還是企業(yè)單位，檔案資料都是信息的重要來源和記憶備份，作為企業(yè)單位，必須加強(qiáng)對(duì)綜合檔案管理的管理，從管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、制度化著手，進(jìn)一步增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)，完善和創(chuàng)新管理方式和模式，加強(qiáng)監(jiān)督管控，更好地推動(dòng)企業(yè)單位綜合檔案管理的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

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