企業(yè)集團(tuán)采購風(fēng)險預(yù)控探析

肖世偉

[摘 要]隨著企業(yè)技術(shù)的成熟、競爭的加劇，采購業(yè)務(wù)也被越來越重視。一是形成產(chǎn)品實體的原料絕大部分是外購，因此采購原材料質(zhì)量的好壞在一定程度上影響企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量;二是采購是降低企業(yè)生產(chǎn)成本、提升競爭力的重要手段。同時，隨著業(yè)務(wù)的增加，采購的風(fēng)險也逐漸顯露，如何防控風(fēng)險成為企業(yè)首先要面對的問題。

[關(guān)鍵詞]集團(tuán);采購風(fēng)險;企業(yè)

1 采購過程中存在的主要問題

采購人員在公司采購過程中通過營私舞弊謀取私利，導(dǎo)致采購價格虛高，具體表現(xiàn)為供應(yīng)商開發(fā)較少、訂單分配比較集中、采購物料以次充好，內(nèi)外串通提高采購價格。甚至出現(xiàn)采購與出入庫人員集體舞弊，在貨物未收到的情況下虛擬入庫與出庫，通過開具發(fā)票套取公司資金等不良行為。

2 原因分析

2.1 采購制度不健全，缺乏考核辦法

從制度建設(shè)來看，公司未建立或健全公開、公平、公正的招評標(biāo)制度。招標(biāo)過程流于形式，個別人權(quán)利凌駕于內(nèi)控之上，導(dǎo)致招標(biāo)結(jié)果被極少數(shù)人操控。由于缺乏獨(dú)立的監(jiān)督檢查部門對業(yè)務(wù)的合規(guī)性進(jìn)行檢查，使得問責(zé)機(jī)制缺失，因而個別人存在僥幸心理，出現(xiàn)權(quán)力尋租。

2.2 缺乏有效培訓(xùn)或溝通，對采購業(yè)務(wù)認(rèn)識不足

許多企業(yè)雖建立規(guī)章制度，但部分行業(yè)新進(jìn)采購人員由于缺乏對本行業(yè)的了解以及市場價格調(diào)研，有時難免出現(xiàn)供應(yīng)商占空子的現(xiàn)象。因?qū)徫宦氊?zé)和制度認(rèn)識不足，甚至出現(xiàn)內(nèi)外串通利用價格波動謀取私利。

3 加強(qiáng)企業(yè)采購風(fēng)險防范措施

企業(yè)可通過建立一套公開、公平、公正的招標(biāo)程序以及招標(biāo)制度來獲取供應(yīng)商的信任，從而吸納更多的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

3.1 通過制度流程建設(shè)提前預(yù)防風(fēng)險

3.1.1 完善招投標(biāo)制度與流程

任何制度、流程的設(shè)計均應(yīng)確保風(fēng)險可控、運(yùn)行高效。所以在公司設(shè)計招標(biāo)制度以及招標(biāo)程序時均要考慮這個前提。招標(biāo)制度以及流程的設(shè)計要重點(diǎn)考慮以下三個因素。

第一，評標(biāo)委員會成員多樣化。為確保評標(biāo)過程的合規(guī)性，成員的組成應(yīng)該多樣化，成員的選擇應(yīng)符合《評標(biāo)委員會和評標(biāo)方法暫行規(guī)定》。成員名單一般應(yīng)于開標(biāo)前確定。成員名單在中標(biāo)結(jié)果確定前應(yīng)當(dāng)保密。評標(biāo)委員會由招標(biāo)人或其委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)的代表，以及有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，成員人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的2/3，為提前預(yù)防法律風(fēng)險以及保證評標(biāo)過程的合規(guī)性，建議評標(biāo)委員會成員中增加法務(wù)人員以及審計督察部人員。

第二，評標(biāo)細(xì)則具體化。首先需明確技術(shù)標(biāo)、資信標(biāo)、商務(wù)標(biāo)各自的權(quán)重占比，同時明確評價內(nèi)容以及評分標(biāo)準(zhǔn)。評標(biāo)辦法是確定中標(biāo)單位的關(guān)鍵，也是防止串標(biāo)、圍標(biāo)的最后手段。市場上大多采用最低價中標(biāo)法，該方法簡化了定標(biāo)原則，而且對技術(shù)簡單、工藝成熟的材料或設(shè)備非常有效，避免了技術(shù)人員左右評分。但對于工藝復(fù)雜，有特殊要求的設(shè)備則大多采用綜合評標(biāo)法，則需從技術(shù)指標(biāo)、性能、企業(yè)資信、價格等多方面評價。

第三，信息保密原則。評標(biāo)委員會成員和與評標(biāo)活動有關(guān)的工作人員不得透露對投標(biāo)文件的評審和比較、中標(biāo)候選人的推薦情況以及與評標(biāo)有關(guān)的其他情況，評標(biāo)之前所有評標(biāo)小組成員需上交通信設(shè)備直至評標(biāo)結(jié)束，防止評標(biāo)小組成員泄露投標(biāo)單位報價信息。

3.1.2 規(guī)范采購流程，強(qiáng)化管理

采購流程對集中采購管理具有重要作用，需要企業(yè)根據(jù)自身的運(yùn)營模式及對物資的實際需求情況制定合理的程序。就一般采購流程而言包括6個步驟：制訂采購計劃、供應(yīng)商入圍及考察、詢/比/議價、簽訂合同、交貨驗收、結(jié)算。公司在制定采購流程時要確保不相容職位相分離。

3.1.3 建立陽光透明的采購系統(tǒng)、加大審計監(jiān)察管理力度

企業(yè)可以采取電子化/網(wǎng)絡(luò)的投標(biāo)方式，從創(chuàng)建采購項目、供應(yīng)商評審、評標(biāo)與定標(biāo)、合同簽訂都在線上進(jìn)行，建立陽光透明的采購系統(tǒng)。同時給予審計督察部開放監(jiān)督檢查權(quán)限，全過程監(jiān)控開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)過程以及后續(xù)工作流程，及時糾正采購過程中一切對公司不利的行為。

3.1.4 推行標(biāo)準(zhǔn)化合同、預(yù)防合同風(fēng)險

第一，標(biāo)準(zhǔn)化合同的制定不僅可以防范因部分員工對合同條款的不了解帶來的風(fēng)險，還可以提升員工工作效率，降低員工內(nèi)部溝通成本，提升企業(yè)形象，樹立良好的商業(yè)信用。

第二，根據(jù)不同的市場地位制定不同的合同模板，有利于降低合同簽訂過程中的部分風(fēng)險。采購合同模板的制定可考慮以下核心條款。比如結(jié)算條款，當(dāng)月結(jié)算當(dāng)月付款采用商業(yè)承兌匯票進(jìn)行結(jié)算，當(dāng)月結(jié)算次月付款采用銀行承兌匯票進(jìn)行結(jié)算，當(dāng)月結(jié)算次次月付款采用銀行轉(zhuǎn)賬進(jìn)行結(jié)算，不同的結(jié)算周期以及付款方式在一定程度上會影響采購價格。防價格欺詐條款，合同期內(nèi)乙方需確保合同價格為同規(guī)模及同期最優(yōu)價格;市場價格降低時乙方須及時調(diào)整，否則乙方應(yīng)按雙倍差額進(jìn)行補(bǔ)償。

3.2 事中通過“入口”“出口”把控防范風(fēng)險

3.2.1 “入口”風(fēng)險控制

要做好事中控制必須把好原材料入庫與出庫關(guān)。入口主要包括供應(yīng)商入庫及原材料入庫。

供應(yīng)商入庫環(huán)節(jié)，在采購系統(tǒng)合理設(shè)置合格供應(yīng)商條件，在可能的情況下，供應(yīng)商是否合格由系統(tǒng)自動審批。為減少圍標(biāo)可能性，首先要在招標(biāo)公告中合理設(shè)定資格預(yù)審條件，防止通過傾向性條件限制其他符合條件的潛在投標(biāo)人。對符合招標(biāo)報名條件和最終中標(biāo)單位可進(jìn)行公示，引入社會監(jiān)督機(jī)制。

原材料入庫環(huán)節(jié)，入庫人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的品牌、規(guī)格、型號進(jìn)行收貨，對以次充好的材料進(jìn)行拒收，同時對供應(yīng)商進(jìn)行處罰，不良記錄計入供應(yīng)商考評。采購記賬環(huán)節(jié)，財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)實際入庫的材料品牌、規(guī)格、型號與合同約定進(jìn)行核對（不只是核對價格），檢查是否一致，防止以高于合同價入賬損害公司利益。價格監(jiān)控，企業(yè)管理層應(yīng)不定期組織不同部門的人員進(jìn)行聯(lián)合市場調(diào)研，以分析現(xiàn)有采購價格的合理性，對價格較高的商品應(yīng)重新招標(biāo)或與供應(yīng)商談判降低采購價格。

3.2.2 “出口”風(fēng)險控制

原材料領(lǐng)用環(huán)節(jié)，生產(chǎn)人員必須根據(jù)BOM物料清單以及生產(chǎn)計劃領(lǐng)用原材料，月末對原材料進(jìn)行定期盤點(diǎn)，通過定期盤點(diǎn)核實原材料實際領(lǐng)用情況，結(jié)合產(chǎn)成品入庫數(shù)量以及原材料定額耗用量以判斷原材料領(lǐng)用數(shù)據(jù)的真實性。

原材料處置環(huán)節(jié)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注處置是否進(jìn)行招標(biāo)，處置價格是否合理，如果是呆滯品，應(yīng)分析呆滯原因并追究相關(guān)人員責(zé)任，如是廢料應(yīng)合理分析損耗是否合理。

原材料付款環(huán)節(jié)，應(yīng)重點(diǎn)檢查是否按合同約定的付款節(jié)點(diǎn)以及付款方式進(jìn)行付款，付款手續(xù)是否齊全，如付款方式由承兌支付改為銀行轉(zhuǎn)賬支付，應(yīng)考慮扣回票據(jù)貼息費(fèi)用。

3.3 通過審計監(jiān)督手段事后尋堵漏洞

審計督察對一個公司的健康運(yùn)行不可或缺，在審計過程中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)的真實性，以及制度、流程設(shè)計是否合理，運(yùn)行是否有效，獎勵與處罰是否落實到位。

3.3.1 檢查業(yè)務(wù)的真實性

一個正常的采購業(yè)務(wù)流程通常是先簽訂合同，再由采購方下達(dá)訂單，由銷售方組織物流發(fā)貨，采購方驗收入庫，再由銷售方開具開票，購買方付款。要檢查某項采購業(yè)務(wù)的真實性首先要看合同簽訂方、供貨方、物流、資金流，開票方是否一致，如存在異常應(yīng)做深入分析。當(dāng)公司存在串通舞弊時，這些情況也可能出現(xiàn)一致。那如何發(fā)現(xiàn)這種串通舞弊的行為呢？結(jié)論是通過大數(shù)據(jù)分析，如存在串通舞弊內(nèi)外聯(lián)合虛開發(fā)票套取公司資金的行為，最終結(jié)果表現(xiàn)為成本虛高或成本結(jié)構(gòu)不合理，原材料實際領(lǐng)用量遠(yuǎn)大于根據(jù)產(chǎn)成品入庫計算的定額耗用量。還可能表現(xiàn)為材料損耗遠(yuǎn)大于正常損耗，廢料處置沒有對應(yīng)的收入。

3.3.2 檢查內(nèi)控的有效性

評價內(nèi)控有效性，一般看制度、流程設(shè)計是否合理，運(yùn)行是否有效，可從以下角度進(jìn)行思考。該制度、流程是否包含獎懲機(jī)制，是否有利于調(diào)動員工積極性，釋放員工活力。是否對所有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了相應(yīng)規(guī)范，如存在漏洞，應(yīng)盡快新增或修改制度、流程。檢查業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中是否存在越權(quán)審批，是否存在權(quán)力凌駕于內(nèi)控之上，是否存在串通舞弊的現(xiàn)象。

3.3.3 獎勵與處罰通報

要樹立制度的權(quán)威性以及執(zhí)行的剛性，獎罰措施就必須落實到位，并以新聞通報的形式在集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行通報。樹立好的典型，同時對不合規(guī)行為以處罰通報的形式進(jìn)行警示，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)。

參考文獻(xiàn)：

[1]祁繼紅.企業(yè)采購風(fēng)險管理研究綜述[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2018，39（19）：37-38.

[2]賈鑫.規(guī)模型企業(yè)集中采購風(fēng)險控制研究[J].中國市場，2017（33）.

[3]劉竹芬.企業(yè)物資采購風(fēng)險分析及防范措施探析[J].中國市場，2020（9）.