數(shù)據(jù)管理在呆廢庫(kù)存預(yù)防中的應(yīng)用

文/陸劍一 董振濤

一、引語(yǔ)

在制造業(yè)和零售行業(yè)，以及電子商務(wù)行業(yè)，庫(kù)存都是企業(yè)資產(chǎn)中重要的一部分。通常情況下，庫(kù)存資產(chǎn)大多只可能變壞而不是更好，從這個(gè)角度看庫(kù)存資產(chǎn)比負(fù)債更加危險(xiǎn)。從財(cái)務(wù)角度來(lái)說(shuō)，已經(jīng)產(chǎn)生的存貨，有可能屬于已經(jīng)發(fā)生費(fèi)用而有可能成為“沉沒(méi)成本”。不管是有形資產(chǎn)還是無(wú)形資產(chǎn)，其價(jià)值都體現(xiàn)在能否為企業(yè)創(chuàng)造實(shí)際的現(xiàn)金流量基礎(chǔ)之上。

圖1 呆廢庫(kù)存的影響因素

呆廢庫(kù)存是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，伴隨著生產(chǎn)、市場(chǎng)、供應(yīng)等因素變化而發(fā)生變化

“呆廢庫(kù)存”是庫(kù)存中的一部分，甚至可能占庫(kù)存比重較大的一部分。筆者認(rèn)為，所謂“呆廢庫(kù)存”，是指在一定時(shí)期內(nèi)，不能給企業(yè)帶來(lái)收益的庫(kù)存，不同企業(yè)對(duì)這部分庫(kù)存的具體規(guī)定不一樣。比如在制造業(yè)，可能認(rèn)為未來(lái)12個(gè)月之內(nèi)不能帶來(lái)收益，存在報(bào)廢或者貶值的庫(kù)存。在零售行業(yè)，可能認(rèn)為是3個(gè)月之內(nèi)無(wú)法銷(xiāo)售的庫(kù)存。另外，同樣是制造業(yè)，不同行業(yè)也會(huì)有不同的定義，如快速消費(fèi)品中的食品行業(yè)和藥品行業(yè)，在到達(dá)有效期前某個(gè)時(shí)間段的庫(kù)存就是“呆廢庫(kù)存”，而在機(jī)械行業(yè)，則可能規(guī)定更長(zhǎng)的時(shí)間段。但在一些特殊的行業(yè)，比如白酒、珠寶等行業(yè)，則可能認(rèn)為其成品庫(kù)存的存放時(shí)間越久越升值，其管理的重點(diǎn)會(huì)放在庫(kù)存的準(zhǔn)確性和防損上。

呆廢庫(kù)存是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，伴隨著設(shè)計(jì)、工藝、生產(chǎn)、市場(chǎng)、供應(yīng)、社會(huì)環(huán)境等因素的變化而發(fā)生變化，貫穿于產(chǎn)品生命周期的諸如導(dǎo)入期、成長(zhǎng)期、成熟期和衰退期等的全過(guò)程。所以呆廢庫(kù)存的產(chǎn)生原因、狀態(tài)、處理方法等也不是一成不變。所謂預(yù)防，就是需要?jiǎng)討B(tài)關(guān)注，關(guān)注過(guò)去的歷史記錄，總結(jié)產(chǎn)生的原因，分析現(xiàn)狀以及對(duì)當(dāng)前的影響，未來(lái)的趨勢(shì)以及需要采取應(yīng)對(duì)措施，更重要的是所采取的措施是否有效，使呆廢庫(kù)存隨時(shí)處于可視、可控、可接受的狀態(tài)；不能等到呆廢庫(kù)存已經(jīng)產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)時(shí)，再尋找原因和處理。

企業(yè)日?；顒?dòng)中，更多關(guān)注在對(duì)已經(jīng)產(chǎn)生的呆廢庫(kù)存的處理上，在其預(yù)防上更應(yīng)受到關(guān)注，并采取可行的措施和方法進(jìn)行提前處理。數(shù)據(jù)管理工作在其中發(fā)揮了重要的作用。

數(shù)據(jù)管理常用的工具有，微軟辦公軟件系列如Excel、 Access、 Power BI，還有Tableau、Qlik、Python等，以及一些其他的專業(yè)的分析軟件。此外，公司使用的一些軟件如ERP、進(jìn)銷(xiāo)存系統(tǒng)等也是重要的工具。

表1 年需求量500套，呆廢庫(kù)存金額預(yù)估

表2 年需求量1000套，呆廢庫(kù)存金額預(yù)估

二、數(shù)據(jù)收集

在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，相對(duì)來(lái)說(shuō)，電子商務(wù)的數(shù)據(jù)量可能是最大的，對(duì)呆廢庫(kù)存產(chǎn)生影響的數(shù)據(jù)會(huì)更多。同時(shí)，這些數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)的?？梢哉f(shuō)，數(shù)據(jù)已經(jīng)由過(guò)去的復(fù)雜，變成了錯(cuò)綜復(fù)雜。數(shù)據(jù)的收集工作也隨之難度加大，同時(shí)其重要性也越加凸顯。

對(duì)呆廢庫(kù)存產(chǎn)生影響的因素涉及企業(yè)的各方面，如圖1。從企業(yè)內(nèi)部來(lái)說(shuō)，可以從企業(yè)已經(jīng)使用的軟件系統(tǒng)獲得數(shù)據(jù)。此外，從公司的報(bào)表、報(bào)告以及公司發(fā)展的策略和運(yùn)營(yíng)模式及其變化，甚至?xí)h記錄、流程和流程變更，也可以獲得數(shù)據(jù)。從企業(yè)外部來(lái)說(shuō)，可以從網(wǎng)絡(luò)、報(bào)紙、行業(yè)協(xié)會(huì)、排行榜單等公共渠道，以及上市公司財(cái)務(wù)報(bào)告、社會(huì)調(diào)查等渠道，獲得相關(guān)數(shù)據(jù)。

三、數(shù)據(jù)整理

在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和理解過(guò)程中，“不易”的數(shù)據(jù)，可以認(rèn)為是那些相對(duì)固定的數(shù)據(jù)，對(duì)制造業(yè)來(lái)說(shuō)，可以是產(chǎn)品的物料清單、工藝路線等，對(duì)零售行業(yè)來(lái)說(shuō)，可以是商鋪面積、貨品種類等。對(duì)這些數(shù)據(jù)，我們強(qiáng)調(diào)“表達(dá)”實(shí)際狀況，重點(diǎn)關(guān)注其存在及其正確性?！白円住钡臄?shù)據(jù)，可以認(rèn)為是那些隨時(shí)在變動(dòng)的數(shù)據(jù)，諸如客流量、庫(kù)存進(jìn)出臺(tái)賬等，對(duì)這些數(shù)據(jù)我們更關(guān)注其變化，能找到其變化的原因?！安灰住焙汀白円住钡臄?shù)據(jù)，能幫助我們提出問(wèn)題進(jìn)而找到問(wèn)題的核心?！耙缀?jiǎn)”，我們要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，找到規(guī)律和關(guān)鍵點(diǎn)，進(jìn)而找到簡(jiǎn)單的方法。

“天下難事必作于易，天下大事必作于細(xì)”，針對(duì)已經(jīng)得到的數(shù)據(jù)，需要進(jìn)進(jìn)行整理。

表3 年需求量2000套，呆廢庫(kù)存金額預(yù)估

表4 采取不同的措施來(lái)降低呆廢庫(kù)存金額

表5 措施有效，改善前后的對(duì)比

1.數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)格式

如果是從系統(tǒng)里獲得的數(shù)據(jù)，其類型相對(duì)來(lái)說(shuō)會(huì)保持一致。如果從其他渠道獲得的數(shù)據(jù)，需要統(tǒng)一數(shù)據(jù)類型和格式，將數(shù)據(jù)分解到最小元素，格式統(tǒng)一，單位統(tǒng)一。例如同樣是數(shù)字，從不同渠道獲得的可能是數(shù)字格式，也可能是文本格式；從系統(tǒng)里獲得的數(shù)據(jù)可能是以公斤為單位，從其他渠道獲得的可能是以克為單位。

2.模塊化

圖2 某項(xiàng)目呆廢零件庫(kù)存狀況

圖3 某項(xiàng)目呆廢零件庫(kù)存狀況，金額和零件號(hào)碼數(shù)量

數(shù)據(jù)的整理，要占據(jù)大量的時(shí)間。對(duì)一些相對(duì)比較固定的數(shù)據(jù)源，可以設(shè)置固定的模板來(lái)進(jìn)行整理。設(shè)置模板要考慮到數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換，可擴(kuò)展性以及防錯(cuò)和誤操作。此外，還要考慮到模塊的通用性，以及數(shù)據(jù)的可追溯性?！秴问洗呵?孟冬紀(jì)》關(guān)于秦國(guó)官營(yíng)手工業(yè)管理的記載：“物勒工名，以考其誠(chéng)；工有不當(dāng)，必行其罪，以窮其情?！笨梢钥吹綄?duì)數(shù)據(jù)追溯的重視，古已有之。

四、數(shù)據(jù)分析

當(dāng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好之后，才進(jìn)入到數(shù)據(jù)分析階段。數(shù)據(jù)分析之前一定要明確分析的目標(biāo)，同時(shí)要和業(yè)務(wù)相結(jié)合。如果不熟悉業(yè)務(wù)，沒(méi)有和公司實(shí)際情況建立聯(lián)系，數(shù)據(jù)分析就失去了意義。數(shù)據(jù)分析要以解決實(shí)際問(wèn)題為主要目標(biāo)，同時(shí)數(shù)據(jù)分析也需要基于現(xiàn)實(shí)，只有面對(duì)現(xiàn)實(shí)才有可能找到解決的方案、預(yù)見(jiàn)到未來(lái)，讓方案發(fā)揮作用。

常用的數(shù)據(jù)分析方法包括對(duì)比分析、分布分析、交叉分析、分組分析、矩陣分析等，更高層次的分析可能涉及到相關(guān)分析，回歸分析、聚類分析、決策樹(shù)等數(shù)據(jù)挖掘的方法。

具體到呆廢庫(kù)存的金額、分布、產(chǎn)生原因，就涉及到過(guò)去已經(jīng)發(fā)生的情況總結(jié)和現(xiàn)在的情況匯總。同時(shí)，結(jié)合公司業(yè)務(wù)對(duì)未來(lái)的展望，預(yù)估呆廢庫(kù)存的趨勢(shì)。

五、數(shù)據(jù)展示

完成數(shù)據(jù)分析之后，需要將數(shù)據(jù)展示出來(lái)。人們常說(shuō)“文不如表，表不如圖”，是有一定道理的。數(shù)據(jù)收集、整理、分析的過(guò)程會(huì)很復(fù)雜和耗時(shí)，但數(shù)據(jù)展示一定要簡(jiǎn)單，并選擇最合適和最有效的方式。杰克?威澤弗德在其著作《成吉思汗與今日世界之形成》提到，傳統(tǒng)的軍隊(duì)以大型縱隊(duì)的方式來(lái)行軍和扎營(yíng)，指揮官通過(guò)書(shū)面通知的方式進(jìn)行溝通。因?yàn)槊晒跑婈?duì)分散同時(shí)很多軍官和士兵都是文盲，各級(jí)之間的通信只能通過(guò)口頭傳達(dá)，為了消息傳遞的準(zhǔn)確，使用了歌謠的形式，簡(jiǎn)單有效。

同時(shí)，如果只是整體上關(guān)注庫(kù)存金額、庫(kù)存數(shù)量，就很難針對(duì)不同情況采取措施。從數(shù)據(jù)展示回歸到措施制定的時(shí)候，需要關(guān)注到“不變”和“易變”的數(shù)據(jù)。這對(duì)數(shù)據(jù)展示提出了更高的要求，既要有整體，又要有細(xì)節(jié)。正如《易經(jīng)》所言，“易則易知，簡(jiǎn)則易從?！敝挥羞@樣，措施才能更容易被快速地執(zhí)行。此時(shí)可以使用交互工具，如Power BI, Tableau等，也可以用Excel中的函數(shù)和內(nèi)置的一些開(kāi)發(fā)工具。

六、數(shù)據(jù)研究和挖掘

近年來(lái)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)逐漸發(fā)展起來(lái)。數(shù)據(jù)挖掘通常與計(jì)算機(jī)科學(xué)有關(guān)，同時(shí)又涉及到統(tǒng)計(jì)學(xué)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等其他學(xué)科，是要通過(guò)算法在大量數(shù)據(jù)中找到未知的或者有價(jià)值的信息，然后應(yīng)用于實(shí)際工作。

1.流程嵌入

呆廢庫(kù)存產(chǎn)生及變化，會(huì)涉及到公司所有的部門(mén)以及眾多的流程，處理和預(yù)防工作也需要各部門(mén)通力合作，協(xié)同處理。

如某機(jī)械制造企業(yè)新產(chǎn)品研發(fā)完成，產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)了從無(wú)到有，生產(chǎn)數(shù)量也將從少到多，開(kāi)始大批量生產(chǎn)。從表1、表2、表3可以看出，年需求量分別為500套、1000套和2000套，預(yù)估的呆廢庫(kù)存金額完全不同。

經(jīng)過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如表4，針對(duì)不同零件號(hào)碼，可以采取不同的措施來(lái)降低呆廢庫(kù)存金額。

經(jīng)過(guò)努力，降低了零件B的最小采購(gòu)數(shù)量為最小包裝數(shù)量，此時(shí)不同的年需求量，呆廢庫(kù)存金額如表5。接下來(lái)的重點(diǎn)，是針對(duì)零件F進(jìn)行重點(diǎn)改善，因其最小采購(gòu)數(shù)量已經(jīng)和最小包裝數(shù)量相同，對(duì)其改善可能是聯(lián)合設(shè)計(jì)人員以及供應(yīng)商，對(duì)其重新設(shè)計(jì)、改善工藝流程或者改變包裝方式。

如果呆廢庫(kù)存金額對(duì)利潤(rùn)率、現(xiàn)金流有非常巨大的影響，那么就需要重新審視公司的流程。在項(xiàng)目轉(zhuǎn)入大批量生產(chǎn)的時(shí)候，除了常規(guī)的良品率、物料清單及工藝路線數(shù)據(jù)正確性等等的檢查之外，需要將呆廢庫(kù)存項(xiàng)目列入到檢查的清單中。而在后續(xù)實(shí)際工作中，如果零件采購(gòu)模式、涉及到的任何相關(guān)參數(shù)有變化，都需要重新審視其影響，需要在流程中增加相應(yīng)的內(nèi)容。

2.系統(tǒng)固化

如果已經(jīng)使用到了系統(tǒng)，需要將通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘得出的結(jié)果或者建議固化到系統(tǒng)中。通過(guò)系統(tǒng)來(lái)設(shè)置提醒、警告或者通知，給到相關(guān)的部門(mén)、對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人員。比如，需求變化產(chǎn)生的呆廢庫(kù)存，需要通知到需求管理人員；制造環(huán)節(jié)因?yàn)樯a(chǎn)制程，模具或者治具的變化，其對(duì)庫(kù)存的影響也需要通知到相關(guān)人員。制造環(huán)節(jié)還有一項(xiàng)對(duì)呆廢庫(kù)存有較大影響的環(huán)節(jié)是在制品，因?yàn)槭翘幱谡谏a(chǎn)的環(huán)節(jié)，產(chǎn)生報(bào)廢的可能性高，同時(shí)引起供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)的可能性也高；供應(yīng)方面，如最小采購(gòu)批量、匯率波動(dòng)等因素也需要通知到具體負(fù)責(zé)人員。

針對(duì)有些內(nèi)容，需要采取措施，如重新研發(fā)、改變工藝、降低最小采購(gòu)數(shù)量等；而有些內(nèi)容，則不需要采取行動(dòng)，只是一個(gè)信息展示，如匯率波動(dòng)，我們僅需要知曉其影響以及對(duì)未來(lái)的影響。

3.信息共享

我們很難依據(jù)個(gè)體接觸到的有限信息得出整體情況和做出決策，尤其是信息量巨大的時(shí)候。信息是管理的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)又是信息的載體。數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、準(zhǔn)確性、可追溯性越來(lái)越重要。一個(gè)微小的數(shù)據(jù)變化，可能引起巨大的影響，要建立數(shù)據(jù)共享的意識(shí)和流程，比如可以建立與流程相對(duì)應(yīng)的信息矩陣。

數(shù)據(jù)管理工作，搭建了架構(gòu)和模型之后，我們要像相信汽車(chē)和飛機(jī)的儀表板一樣，相信我們的數(shù)據(jù)，持續(xù)不斷的維護(hù)、更新、整理、改善以及更正，當(dāng)呆廢庫(kù)存數(shù)據(jù)異常的時(shí)候，正確認(rèn)知現(xiàn)狀、分析原因、尋找系統(tǒng)和流程的控制點(diǎn)、果斷采取措施和行動(dòng)。同時(shí)，也要驗(yàn)證措施和行動(dòng)對(duì)未來(lái)的影響，總結(jié)其規(guī)律，形成案例數(shù)據(jù)庫(kù)，為呆廢庫(kù)存管理工作提供支持。

七、案例

圖2是機(jī)械加工行業(yè)某項(xiàng)目呆廢庫(kù)存的情況。該企業(yè)使用了ERP系統(tǒng)，實(shí)際呆廢庫(kù)存金額可以從系統(tǒng)里獲取。預(yù)估呆廢庫(kù)存金額，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如項(xiàng)目未來(lái)需求、零件在途訂單、工藝路線、價(jià)格等等也可以獲取，然后根據(jù)公司呆廢庫(kù)存的定義對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工。最后用折線圖展示出整體狀況。

從金額上看，呆廢庫(kù)存過(guò)去是呈明顯的增加趨勢(shì)，近期達(dá)到最高之后開(kāi)始下降，預(yù)估的金額也呈明顯增加的趨勢(shì)。在預(yù)估時(shí)間段的后期，呆廢庫(kù)存呈現(xiàn)出快速增加的趨勢(shì)，并達(dá)到從過(guò)去開(kāi)始統(tǒng)計(jì)時(shí)間開(kāi)始到未來(lái)預(yù)估的整個(gè)時(shí)間段的最高值。

從圖2，我們只能看出呆廢庫(kù)存的總體情況，但就是什么原因引起的還需要進(jìn)一步分析。我們?cè)黾恿肆慵?hào)碼數(shù)量的數(shù)據(jù)，如圖3。

表6 零件號(hào)碼數(shù)量與呆廢庫(kù)存金額相關(guān)比例

從零件號(hào)碼數(shù)量上來(lái)看，數(shù)量也呈明顯增加的趨勢(shì)。

庫(kù)存金額和零件號(hào)碼個(gè)數(shù)之間存在一定關(guān)聯(lián)，其關(guān)聯(lián)程度究竟有多大，需要進(jìn)一步分析。我們可以借助專業(yè)的分析軟件，也可以使用Excel內(nèi)置的函數(shù)CORREL()來(lái)求出其相關(guān)系數(shù)，如表6。從結(jié)果來(lái)看，過(guò)去實(shí)際發(fā)生呆廢庫(kù)存金額和零件號(hào)碼數(shù)量相關(guān)系數(shù)達(dá)到了89.1%，說(shuō)明過(guò)去呆廢庫(kù)存金額的變化和零件號(hào)碼數(shù)量的變化存在較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)，從預(yù)估上看，兩者相關(guān)性降低，從圖2上也可以看出，隨著零件號(hào)碼數(shù)量的增加，呆廢庫(kù)存金額的增加幅度降低。從過(guò)去實(shí)際和未來(lái)預(yù)估的整個(gè)時(shí)間段上來(lái)看，兩者之間還是存在較強(qiáng)關(guān)聯(lián)。

但是，相關(guān)關(guān)系不一定等于因果關(guān)系，所以還需要進(jìn)一步分析。

通過(guò)對(duì)零件數(shù)量數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總并與出入庫(kù)記錄和未來(lái)需求對(duì)應(yīng)，看出項(xiàng)目從開(kāi)始轉(zhuǎn)入大量生產(chǎn)后，因產(chǎn)品設(shè)計(jì)問(wèn)題進(jìn)行了多次工程變更，導(dǎo)致零件數(shù)量增加。不再使用的零件有在庫(kù)、在途而又無(wú)法取消的采購(gòu)訂單，隨著新設(shè)計(jì)的零件庫(kù)存增加以及不再使用的零件的到貨，使該項(xiàng)目整體的呆廢庫(kù)存增加。

由以上分析，加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品設(shè)計(jì)以及工程變更流程的管控，是控制呆廢庫(kù)存的一個(gè)重要方面，需要重新審視相關(guān)流程，同時(shí)需要在系統(tǒng)中增加提醒的功能，當(dāng)工程變更涉及到零件增減的時(shí)候，將呆廢庫(kù)存的狀況發(fā)送給相關(guān)的設(shè)計(jì)人員。

實(shí)際工作中我們還需要進(jìn)行更多角度的分析，找到影響呆廢庫(kù)存的關(guān)鍵點(diǎn)。比如從需求變化角度、零件在不同產(chǎn)品間共用的程度、最小采購(gòu)量的變化以及零件采購(gòu)方式等等。